招投標(biāo)工作注意事項

PAGEPAGE1XXX公司投標(biāo)工作主要工作注意事項匯總公司名稱：部門：姓名：時間：投標(biāo)工作注意事項匯總PAGE3XXXX公司目錄1、投標(biāo)工作 21.1、投標(biāo)工作流程 21.2、工作注意事項 31.2.1、標(biāo)書購買階段 31.2.2、投標(biāo)文件的編寫及審核階段 31.2.3、標(biāo)書的遞送及投標(biāo)階段 51.2.4、述標(biāo)答辯及澄清階段 61.2.5、投標(biāo)結(jié)果跟蹤 62、報價工作 72.1、報價工作流程 72.2、工作注意事項 82.2.1、審查詢價的主體是否真實有效 82.2.2、保證報價的時效性 82.2.3、是否接收詢價 82.2.4、核實項目配置 82.2.5、確定最終報價 92.2.6、起草報價單 92.2.7、使用JPEG格式 92.2.8、使用E-mail發(fā)送 92.2.9、控制報價單大小 92.2.10、選擇合適的郵件客戶端 92.2.11、確認(rèn)客戶是否能正常收取到報價單 93、其他工作主要事項 101、由技術(shù)支持填寫項目信息表，所有信息必須完整，并核實技術(shù)部分是否有疑問，是否需要澄清答疑，如有疑問需要澄清，應(yīng)及時發(fā)澄清函到招標(biāo)公司，并將需澄清的問題告知銷售人員，聯(lián)系銷售人員去了解相關(guān)情況，技術(shù)支持及時將項目信息表發(fā)給商務(wù)部經(jīng)理招投標(biāo)負(fù)責(zé)人審核，由招投標(biāo)負(fù)責(zé)人將信息表以郵件的形式發(fā)送給相關(guān)銷售人員，銷售人員需要及時了解到需要澄清的問題，并及時反饋給商務(wù)部技術(shù)支持，銷售經(jīng)理需要及時確認(rèn)投標(biāo)價格，并返回給商務(wù)部經(jīng)理處。2、仔細(xì)閱讀技術(shù)招標(biāo)文件，如技術(shù)招標(biāo)文件中包含公司沒有的產(chǎn)品，應(yīng)及時與公司研發(fā)、技術(shù)部等相關(guān)部門聯(lián)系，評估我公司是否能參加投標(biāo)，如招標(biāo)文件中有需外購產(chǎn)品，應(yīng)及時找相關(guān)廠家詢價；3、仔細(xì)閱讀商務(wù)招標(biāo)文件，有特殊資質(zhì)、報告要求的，如銀行信用情況、犯罪記錄證明等，需及時安排辦理，如果招標(biāo)文件中要求的產(chǎn)品報告比較特殊，公司不能提供出時，應(yīng)及時通知相關(guān)銷售經(jīng)理；投標(biāo)文件制作注意事項：1、嚴(yán)格按招標(biāo)文件要求編制文件，不得有出入，資質(zhì)文件、報告、業(yè)績、合同、運行報告等只能多不能少，必須嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求執(zhí)行。2、投標(biāo)保證金的支付，需要核實支付方式、賬號、金額、支付日期、支付要求等備注條款，特別是明確要求從基本賬戶支付的，在通知財務(wù)付款前要特別指明，以防出錯，付款要求由技術(shù)支持發(fā)送給商務(wù)助理，商務(wù)助理按要求填寫付款申請并跟蹤財務(wù)。3、由商務(wù)部經(jīng)理與銷售經(jīng)理聯(lián)系，確認(rèn)投標(biāo)價格。4、技術(shù)支持完成商務(wù)、技術(shù)、報價、封面、電子版等文件的制作，由其他技術(shù)支持【非標(biāo)書制作者】對標(biāo)書進(jìn)行初審，初審內(nèi)容如下：a)投標(biāo)書的格式和內(nèi)容是否滿足招標(biāo)書的要求；b)投標(biāo)書提供的資質(zhì)文件是否滿足招標(biāo)書的要求，基本資質(zhì)文件要求全部放入；c)投標(biāo)初步價格和付款條件（注意報價的單位”元”與“萬元”的區(qū)別）；d)投標(biāo)書中承諾的工期；e)業(yè)績表格式；f)業(yè)績證明文件數(shù)量是否滿足要求；g)質(zhì)保期、投標(biāo)有效期是否滿足要求；h)招標(biāo)文件中規(guī)定的其他特殊要求是否已經(jīng)提供（如特殊的資質(zhì)要求，特殊的承諾函要求）；i)標(biāo)書的簽字、蓋章是否正確（有些標(biāo)書需要角簽，有些標(biāo)書需要蓋騎縫章）；j)標(biāo)書的封面設(shè)計是否合適，封面所包含的內(nèi)容是否滿足招標(biāo)要求（投標(biāo)人、聯(lián)系方式、日期等）；k)標(biāo)書的制作份數(shù)是否滿足要求（幾正，幾副，是按標(biāo)制作還是按包制作）；l)標(biāo)書的包裝方式是否滿足招標(biāo)要求；m)標(biāo)書的電子版文件是否正確，是否要用BID文件進(jìn)行報價；n)是否需要單獨準(zhǔn)備授權(quán)書、承諾函、購買標(biāo)書確認(rèn)表及其他資質(zhì)，準(zhǔn)備的是否正確；o)投標(biāo)保證金包裝是否正確，是否需要放置開戶許可證等資料。由招投標(biāo)負(fù)責(zé)人對標(biāo)書進(jìn)行復(fù)審，主要審核的內(nèi)容：a)標(biāo)書文件內(nèi)容是否完整，表述是否準(zhǔn)確、提供的資質(zhì)等是否符合要求，招標(biāo)文件中提出的廢標(biāo)條件的，需重點審核；b)投標(biāo)初步價格和付款條件（注意報價的單位”元”與“萬元”的區(qū)別）；c）投標(biāo)保證金開具方式、包裝是否正確，是否需要放置開戶許可證等資料。d)標(biāo)書是否簽章；數(shù)量、封裝是否滿足要求；e)電子版是否能正常打開；5、標(biāo)書完成前，要核實招標(biāo)方是否有新的澄清發(fā)布。標(biāo)書的遞送及投標(biāo)階段注意事項：1、標(biāo)書如需上傳，則在投標(biāo)文件上傳截止時間前完成；2、標(biāo)書要及時安排郵寄，一般截標(biāo)前3天郵寄，采用順豐快遞的方式郵寄給銷售人員，標(biāo)書郵寄出后，要及時將快遞單號發(fā)送給銷售人員，以便跟蹤快遞。3、如果是網(wǎng)上開標(biāo)的，由商務(wù)部經(jīng)理及時將開標(biāo)信息下載、發(fā)送給銷售經(jīng)理，并安排商務(wù)助理將開標(biāo)信息登記到公司投標(biāo)信息表中，如果是現(xiàn)場開標(biāo)的，由商務(wù)部經(jīng)理及時跟蹤銷售經(jīng)理現(xiàn)場的開標(biāo)情況，并安排商務(wù)助理將開標(biāo)信息登記到公司投標(biāo)信息表中，投標(biāo)信息表中每日下班前發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；銷售人員現(xiàn)場開標(biāo)情況記錄要求準(zhǔn)確、并及時反饋給商務(wù)部。述標(biāo)答辯及澄清階段注意事項：1、根據(jù)招標(biāo)項目要求完成技術(shù)澄清，如遇到不能回答的問題，需要在第一時間聯(lián)系研發(fā)部門答復(fù)；根據(jù)招標(biāo)項目要求完成商務(wù)澄清，如需要二次報價的，及時按銷售要求做好二次報價，二次報價及澄清答復(fù)準(zhǔn)確到位；2、根據(jù)招標(biāo)方發(fā)出的澄清函完成澄清答復(fù)。投標(biāo)結(jié)果跟蹤1、標(biāo)書完成后，及時將標(biāo)書資料發(fā)送到商務(wù)助理處存檔，存檔資料要完整，不能有遺漏；2、商務(wù)部要及時跟中公司所參加投標(biāo)項目的中標(biāo)結(jié)果情況，并及時將結(jié)果記錄到投標(biāo)信息表中，若我公司未中標(biāo)，需要通知銷售人員辦理退保證金，若我公司中標(biāo)，需按招標(biāo)要求繳納中標(biāo)服務(wù)費，通知銷售人員及時將中標(biāo)服務(wù)費發(fā)票取回，盡早安排合同簽訂工作，同時將招投標(biāo)資料發(fā)給項目部，并通知項目部開展后續(xù)項目評審、備貨工作。報價工作此部分工作主要由報價專員負(fù)責(zé)完成，報價目前采用的是銷售經(jīng)理提前報備制度，即，根據(jù)項目報價，無項目不報價，提前報備的項目，與項目報備人確認(rèn)價格，未報備的項目，按銷售區(qū)域聯(lián)系區(qū)域經(jīng)理確認(rèn)報價，無人跟蹤項目，參照市場價報價，報價要求準(zhǔn)確、及時。報價信息表，定期發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)。報價工作流程工作注意事項審查詢價的主體是否真實有效如果詢價主體不合格，那么不予以報價，特別是有些電話詢價，不告知單位信息、個人信息、項目信息以及詢價用途的，一律不予回復(fù)。在正式接收詢價開始之前，要認(rèn)真搞好詢價主體的審查，看對方是否詢價給自己單位使用（投標(biāo)使用、采購使用等其他用途），嚴(yán)禁套價行為。如變壓器廠家人員詢GIS在線監(jiān)測產(chǎn)品價格，幫助競爭對手河南中分、上海思源套取公司正常報價的，都一律不予回復(fù)，并納入黑名單管理。詢價方式有電話詢價、郵件詢價、傳真詢價等多種方式。經(jīng)常聯(lián)系的變壓器廠、GIS廠家詢價，默認(rèn)主體有效，及時予以回復(fù)。第一次詢價的單位，應(yīng)讓對方出示正式的詢價單，必須加蓋單位公章或其他可以證明詢價人員身份的章，確認(rèn)非套價行為的，及時予以回復(fù)。下次詢價默認(rèn)詢價主體有效。所有詢價的主體必須記錄相關(guān)聯(lián)系方式，主要聯(lián)系方式：公司名稱、姓、聯(lián)系電話等信息，如果情況允許可以留有其他信息：全名、座機(jī)、傳真、郵箱、手機(jī)、部門、職務(wù)等信息，如詢價人員不便預(yù)留，也不強(qiáng)求。保證報價的時效性接收報價一般應(yīng)在24小時內(nèi)回復(fù)，因項目負(fù)責(zé)人不能立即提供銷售價格，需多方協(xié)商的，不能保證24小時內(nèi)回復(fù)的，應(yīng)告知詢價單位大約回復(fù)時間，做好溝通工作。以免客戶長時間沒有收到報價，認(rèn)為公司有懈怠行為，給客戶留下不好的影響，影響公司整體形象。是否接收詢價如不能提供有效的項目名稱、項目需求，說不清詢價用途的詢價單位，一律不予正式報價，但可以提供口頭建議價，建議價格不可低于公司最低價，也不能遠(yuǎn)大于市場價，保持一定的機(jī)動性和靈活性。核實項目配置對于項目配置較少的簡單項目，商務(wù)部應(yīng)給出簡單配置，并向銷售經(jīng)理或負(fù)責(zé)人提供建議價，如公司產(chǎn)品與項目技術(shù)要求有較大出入的地方，應(yīng)告知項目經(jīng)理。給出的配置、參考價要核實清楚，不能出現(xiàn)較大波動。對于項目需求較多、技術(shù)要求復(fù)雜的項目，銷售部應(yīng)讓技術(shù)部協(xié)助給出具體配置方案，商務(wù)部依據(jù)配置方案給出建議價格。確定最終報價商務(wù)部所有報價需經(jīng)過銷售公司相關(guān)人員確認(rèn)，不得私自變動已經(jīng)確定的報價，如明顯有不合理的地方，可以給出具體建議，最終報價的金額不能出錯。起草報價單正式報價單上必須明確寫明：項目負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式、報價單編號、項目名稱、配置明細(xì)、計量單位、單價、總價、價格所包含的具體服務(wù)內(nèi)容。以及其他必須明確條款，例如付款方式、報價有效性、報價的有效期、交貨期等信息，盡量避免有爭議的地方，要體現(xiàn)公司的專業(yè)性。使用JPEG格式為了保持報價版式、打印模式的一致性、不可修改替換性。常規(guī)報價一律采用JPEG格式報價。特殊情況可以提供可編輯版本給詢價單位，作為編輯投標(biāo)文件參考使用。使用E-mail發(fā)送報價的發(fā)送如無特殊要求，一律采用E-mail發(fā)送，確保報價的可追溯性，倡導(dǎo)無紙化辦公，如詢價單位有其他要求QQ、傳真、快遞等，依據(jù)詢價單位要求發(fā)送?？刂茍髢r單大小常規(guī)報價單控制在1頁A4紙中。防止頁碼過多的情況下，詢價單位收取的文件不完整或雜亂現(xiàn)象。選擇合適的郵件客戶端常規(guī)報價單盡量使用nblgjc@163郵箱發(fā)送，其他郵箱有弊端：QQ郵箱容易被當(dāng)做垃圾郵件處