公文排版 辦公室常用公文處理排版方法

公文排版辦公室常用公文處理排版方法云南省審計廳辦公室常用公文處理排版方法根據(jù)審人發(fā)〔2001〕103號、審辦法〔2002〕21號文件的有關規(guī)定，以及廳辦公室日常文處理工作的處理工作的經驗，審計機關常用公文的排版方法如下：一、平行文的排版方法。云審發(fā)文件中的平行文，包括廳黨組、廳機關黨委、紀檢組文件、經責領導小組辦公室文件，云審函文件，云審辦發(fā)文件，審計意見書，審計通知書，審計決定等。（一）如文件為wps文件格式太的word文件，另存為txt文件，用word打開重新排版。公文中所用阿拉伯數(shù)碼均用半角。（二）頁碼設置。紙張為a4型；頁邊距上為3.7cm、下為3.5cm、內外側（或左右側）均為2.7cm、頁眉頁為2.5cm。（三）字符數(shù)、行數(shù)設置。正式公文要求每頁22行、第行28字?？捎谩绊撁嬖O置”中“文檔網格”進行設置數(shù)值并無固定的設置數(shù)值（參考數(shù)據(jù)：第行42個字符、第頁44行），需自行調節(jié)。頁面、字、行設置應在錄入文字前進行行數(shù)設置另一方法：可在“頁面設置”中“文檔網格”設置為“無網格”后，用“格式”，“段落”，“行距”，“多倍行距”進行設置。（四）發(fā)文字號。居中排布在第6行此為參考數(shù)值，針對各種文頭不同略微調整行數(shù)數(shù)），設置為3號仿宋，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應標全稱，用六角括號括入。如“云審發(fā)〔2006〕88號。”“〔〕”可在“插入”菜單“特殊符號”的“標點符號”中選擇，也可在“輸入法狀態(tài)欄”的“軟鍵盤”中選擇。（五）公文標題。排布在發(fā)文字號下空2行的第3行，設置為2號小標宋體（即方正小標宋簡體。如無此字體，可暫用宋體加粗代替），可成1行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（如是方正小標宋簡體，需選定后將行間距設置為“格式”中“段落”“行距”中“固定值”設為32磅。）（六）主送機關。標題下空1行頂格排布，設置為3號仿宋，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱全冒號。（七）公文正文。排在主送機關名稱下1行，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份用阿拉伯數(shù)碼標識的的不能折行，如折行，通過字間距調整。正文層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。（操作方法見六角括號“〔〕”操作方法?！埃ㄒ唬薄ⅰ?”、“（1）”、“①”在“數(shù)字序號”中）。正文中的標題：正文中如有小標題（指單列的小標題，正文層次第一層“一、”仍用3號仿宋體）用3號小標宋體（即方正小標宋簡體。如無此字體，可暫用宋體加粗代替）或3號黑體字。（八）頁碼設置。頁碼設置在“外側”。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，數(shù)碼左右各飾1條4號一字線。操作方法：1、進入“頁面設置”的“版式”中選擇“奇偶頁不同”打√。2、進入“插入”菜單中“頁碼”，“位置”選擇頁腳，“對齊方式”選擇“外側”，在“首頁顯示頁碼”打√。3、先在單頁碼處操作一次，再在雙頁碼處操作一次。如頁碼位置被移動，可手動將單頁碼調至頁面右端，雙頁調至頁面或端。將鼠標移至頁碼所在位置雙擊鼠標左鍵，出現(xiàn)頁碼菜單，將原頁碼刪除；選擇頁碼菜單中“插入自動圖文集”中“-頁碼-”命令，這時原頁碼所在頁腳位置處即出現(xiàn)“-頁碼-”（以頁碼1為例，即出現(xiàn)“-1-”），將“-1-”選定后（必須連同一字線一并掃黑）在字號字體快捷菜單中選擇為四號仿宋。（九）附件：公文如有附件，在正文下空1行、左空2字，用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1、×××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。（十）成文日期。落款年月日（發(fā)文單位不必落款）必須與正文同一頁，與正文之間空3行。如排版時日期至下一頁，就調整正文的行距或字距（一般調整最后幾頁的行數(shù)），不得采取標注“（此頁無正文）”的方法解決；成文日期中“00”設置為全角，用全角英文狀態(tài)下的大寫“○○”。成文日期也可用“插入”中的“日期和時間”自動生成。單一機關發(fā)的公文，位置在靠右端并離右邊界7字；3個機關聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一排印章之下或空2字標識。（十一）有密級的文件，如“秘密”，將其放在首頁第1行右端，兩字之間空1字（全角），如“秘密”，如需同進標識保密期限的，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，秘密兩字間則不空1字距離，如”秘密★三個月“，密級文件的份數(shù)編號在同一行左端，字體均設置為3號黑體。（十二）版記部分：版記部分位置放在公文的最后一頁的最下面的位置。如果公文主體之后的空白位置容納不下版記部分，另加一頁在最下面標識版式記，前面可完全空白；每條下劃線均頂兩頭。版記部分排版方法如下：1、主題詞。“主題詞“用3號黑體字居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字（即方正小標宋簡體。如無此字體，可暫用宋體加粗代替），詞目之間空1個全角字。2、抄送機關。抄送機關在主題詞下居左空1個全角字，用3號仿宋字標識，后標全角冒號；抄送機關回行時與上一行冒號后的抄送機關對齊。3、印發(fā)機關和印發(fā)時間。印發(fā)機關和印發(fā)時間位于廳內分送，用阿拉伯數(shù)碼標識，占1行位置，用3號仿宋體字；印發(fā)左空1個全角字，印發(fā)時間右空1個全角字。二、審計重要情況反映、審計工作簡報等公文的排版方法。（一）期數(shù)。居中排在第4行（此為參考數(shù)值，針對各種文頭設置字體不一致的情況，排版時可根據(jù)文頭不同略微調整行數(shù)），設置為3號仿宋。（二）成文日期。居右頂格排在第6行，設置為3號仿宋。（三）標題。排在成文日期后第3行。（四）擬文單位。居右排在正文后，外加圓括號。（五）報送單位。必須在最后一頁末下端，每一條下劃線均頂兩端，文字部分空1個字。其他排版方法與云審發(fā)平行文相同。三、云南審計信息的排版方法。（一）期數(shù)。居中排在第4行，設置為3號仿宋。（二）總期數(shù)。居中排在第5行，設置為3號仿宋。（三）成文日期。居右頂格排在第7行，設置為3號仿宋。（四）目錄。目錄標識居中排在成文日期后第3行，設置為2號宋體；目錄標識后空一行排布目錄內容，設置為3號仿宋。（五）信息。每篇信息標題用3號黑體居中排布，標題后空一行為信息內容，擬文單位居右排在正文后，外加圓括號。每篇信息之間空一行。信息與目錄分頁排列。（六）報送單位。必須在最后一頁末端，每一條下劃線均頂兩頭，文字部分空1個字。其他排版方法與云審發(fā)平行文相同。四、上行文的排版方法。云審