第十章-會議組織技能課件

第10章會議組織與溝通

2023/6/82本章基本要點(diǎn)群體溝通的優(yōu)勢和缺點(diǎn)影響群體溝通的因素組織和參加會議2023/6/8310.1會議的含義與特征通常人們把會議簡稱為會。嚴(yán)格來說，聚而不議者謂之會，聚而又議者稱之為會議。特征：普遍性目的性組織性集體性問題討論

某服裝廠決定進(jìn)行流程再造，但以前每次工藝流程的變革都會引起員工非常強(qiáng)烈的抗議。因此，公司采取三種策略：策略一：向員工解釋新的標(biāo)準(zhǔn)，流程再造的目的、必要性和必然性；給員工反饋的期限；策略二：告知員工現(xiàn)工藝流程中存在的問題，進(jìn)行討論，找出辦法，請員工代表參與制定標(biāo)準(zhǔn)和流程；策略三：要求全體員工共同討論，并參與建立和實施新標(biāo)準(zhǔn)、實施流程改造。討論三種策略的優(yōu)缺點(diǎn)。10.2群體溝通的引入2023/6/85群體溝通的優(yōu)點(diǎn)：（1）可以產(chǎn)生更多的點(diǎn)子和信息，使管理決策和解決問題、考慮問題更為全面，質(zhì)量也更高；（2）提高了團(tuán)隊成員之間的理解，關(guān)系更加融洽；（3）因為“社會效應(yīng)”，當(dāng)人處于被他人包圍之中時，會更有干勁和活力，所以團(tuán)隊中有較高的動力和業(yè)績水平；（4）消除影響問題分析和解決效率的個人偏差和盲點(diǎn)；（5）更容易采用“風(fēng)險轉(zhuǎn)移”的觀點(diǎn)——選擇更冒險的方案和更創(chuàng)新的行動。2023/6/86群體溝通的缺點(diǎn)：（1）時間與效率；（2）群體壓力；（3）專家或領(lǐng)導(dǎo)壓力；（4）說而不做。2023/6/87

10.3影響群體溝通的因素不可控因素

——群體變量：規(guī)模、個性和目標(biāo)、身份和角色

——環(huán)境變量：自然位置、群體間關(guān)系、群體期望

——任務(wù)變量：性質(zhì)、困難程度、特殊要求可控因素

——領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格：民主型、獨(dú)裁型、自由放任型

——群體對任務(wù)的激勵

——成員間友好關(guān)系

——成員參與的方式與程度

——溝通網(wǎng)絡(luò)與渠道設(shè)計

影響群體溝通的因素企業(yè)內(nèi)外部的多組群的有效溝通和高效溝通，導(dǎo)致組織行為的良性化發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展，確保企業(yè)當(dāng)期、近期和中遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)的推進(jìn)和實現(xiàn)。

企業(yè)內(nèi)部溝通常量較多、變量較少，相對容易掌控

。大局觀大思維大智慧的基本理念：縱覽大局，運(yùn)用大思維，施展大智慧。通過溝通形成謀略，進(jìn)而認(rèn)知大局；通過溝通實施謀略，進(jìn)而做成大局。溝通謀略不僅強(qiáng)調(diào)“思”，尤其強(qiáng)調(diào)“做”；成大器必須“知行合一”。關(guān)鍵詞：做。

組群溝通，溝通謀略——必須做出來。

發(fā)散思維的經(jīng)典案例

無處不在

有一個人，從小就崇拜神奇的福爾摩斯，于是便立志考取警探學(xué)校，幻想著自己也能像福爾摩斯那樣，神奇地破獲一宗宗案件。到這個人十八歲那年，參加了一所警探學(xué)校的招生考試，在試卷上看到這樣一個問題：一粒沙子藏在哪里最不容易被發(fā)現(xiàn)？人藏在哪才最不容易被發(fā)現(xiàn)？

看到這個問題的時候，他想了很久。但他知道要做一名合格的警探人員，必須要有過人的智慧和獨(dú)特的思維方式，于是在發(fā)散思維的促使下，該考生靈機(jī)一動，在試卷上這樣寫道：逆向思維的經(jīng)典案例

加里·沙克是一個具有猶太血統(tǒng)的老人，退休后，在學(xué)校附近買了一間簡陋的房子。住下的前幾個星期還很安靜，不久有3個年輕人開始在附近踢垃圾桶鬧著玩。老人受不了這些噪音，出去跟年輕人談判。“你們玩得真開心。”他說，“我喜歡看你們玩得這樣高興。如果你們每天都來踢垃圾桶，我將每天給你們每人一塊錢?！?個年輕人很高興，更加賣力地表演“足下功夫”。不料三天后，老人憂愁地說：“通貨膨脹減少了我的收入，從明天起，只能給你們每人五毛錢了?！蹦贻p人顯得不大開心，但還是接受了老人的條件。他們每天繼續(xù)去踢垃圾桶。一周后，老人又對他們說：“最近沒有收到養(yǎng)老金支票，對不起，每天只能給兩毛了?！薄皟擅X？”一個年輕人臉色發(fā)青，“我們才不會為了區(qū)區(qū)兩毛錢浪費(fèi)寶貴的時間在這里表演呢，不干了!”從此以后，老人又過上了安靜的日子。有一家人決定搬進(jìn)城里，于是去找房子。全家三口，夫妻兩個和一個5歲的孩子。他們跑了一天，直到傍晚，才好不容易看到一張公寓出租的廣告。他們趕緊跑去，房子出乎意料的好。于是，就前去敲門詢問。這時，溫和的房東出來，對這三位客人從上到下地打量了一番。丈夫豉起勇氣問道:“這房屋出租嗎?”房東遺憾地說:“啊，實在對不起，我們公寓不招有孩子的住戶?！闭煞蚝推拮勇犃耍粫r不知如何是好，于是，他們默默地走開了。那5歲的孩子，把事情的經(jīng)過從頭至尾都看在眼里。那可愛的心靈在想:真的就沒辦法了?他那紅葉般的小手，又去敲房東的大門。這時，丈夫和妻子已走出5米來遠(yuǎn)，都回頭望著。門開了，房東又出來了。這孩子精神抖擻地說:“老爺爺，這個房子我租了。我沒有孩子，我只帶來兩個大人?！狈繓|聽了之后，高聲笑了起來，決定把房子租給他們住。一天，猶太富翁哈德走進(jìn)紐約花旗銀行的貸款部?？吹竭@位紳士很神氣，打扮得又很華貴，貸款部的經(jīng)理不敢怠慢，趕緊招呼："這位先生有什么事情需要我?guī)兔Φ膯幔?"哦，我想借些錢。""好啊，你要借多少？""1美元。""只需要1美元？""不錯，只借1美元，可以嗎？""當(dāng)然可以，像您這樣的紳士，只要有擔(dān)保多借點(diǎn)也可以。""那這些擔(dān)?？梢詥?？"猶太人說著，從豪華的皮包里取出一大堆珠寶堆在寫字臺上。"喏，這是價值50萬美元的珠寶，夠嗎？""當(dāng)然，當(dāng)然！不過，你只要借1美元？""是的。"猶太人接過了1美元，就準(zhǔn)備離開銀行。在旁邊觀看的分行行長此時有點(diǎn)傻了，他怎么也弄不明白這個猶太人為何抵押50萬美元就借1美元，他急忙追上前去，對猶太人說："這位先生，請等一下，你有價值50萬美元的珠寶，為什么只借1美元呢？假如您想借30萬、40萬美元的話，我們也會考慮的。"你知道是為什么？

10.4會議準(zhǔn)備

確定會議目的確定會議議題確定會議場地選定會議時間確定與會人員制定會議計劃制定會議議程

3.1確定會議目的

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信息共享

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動員激勵

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信息傳播

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問題解決和決策制定

3.2確定會議議題

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緊扣目標(biāo)

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有機(jī)聯(lián)系

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明確時間

3.3確定會議場地

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會場的選定

交通便利原則、經(jīng)濟(jì)適用原則

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會場內(nèi)設(shè)備準(zhǔn)備

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會場布置

會場布置禮堂型U型圓桌型長桌型課堂式V型影響會議成效的因素會議時間不當(dāng)會議目的不明確會議持續(xù)太久簡單問題復(fù)雜化發(fā)言者過于健談

有效會議的策略不搞形式主義明確會議的目的和目標(biāo)選擇合適的與會者合理安排會議議程合理安排會務(wù)控制好會議分發(fā)會議簡報

3.4確定與會人員

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會議主席

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會議成員

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會議工作人員會議秘書、記錄員、服務(wù)人員構(gòu)成信息研討：30人；正式報告：不限研討培訓(xùn)：15人； 問題識別：10人關(guān)鍵問題解決和決策制定：5人結(jié)構(gòu)

——同質(zhì)性和異質(zhì)性的平衡

——競爭性和合作性的平衡

——任務(wù)導(dǎo)向和過程導(dǎo)向的平衡

與會者安排2023/6/825（2）與會者角色職責(zé)會議主席的類型和職責(zé)：會議控制、會議引導(dǎo)促進(jìn)討論應(yīng)付“隱秘議程”作出決定等。2023/6/826職責(zé)一：會議控制

作為有效的會議主持人應(yīng)遵循以下五個基本原則：決定討論主題；明確討論范圍；確保人們圍繞主題依次發(fā)言；盡可能做到公正，盡全力避免與會者的爭論；確保其他成員了解會議進(jìn)展情況。2023/6/827職責(zé)二：過程引導(dǎo)

為能夠保證會議的發(fā)起和進(jìn)行的良好秩序，主持人需要明確四個基本步驟：識別主題／問題——應(yīng)清楚地加以說明，如有必要，會議間隔后要重復(fù)強(qiáng)調(diào)；交換和開發(fā)建議——在取得解決問題的建議之前，收集和解釋依據(jù)；評價不同方案——列出可選方案，預(yù)測每個方案的可能結(jié)果(時間、成本、資源、政治因素)；選擇行動計劃——為達(dá)到預(yù)期結(jié)果，決定“誰”、“何地”、“何時”、“怎樣做”，并確保每個人都明確自己的責(zé)任。2023/6/828職責(zé)三：促進(jìn)討論

根據(jù)會議的進(jìn)程和討論的話題，圍繞主題提出恰當(dāng)?shù)膯栴}以激勵與會者。2023/6/829職責(zé)四：應(yīng)付“隱秘議程”

應(yīng)努力保持討論的話題集中，不使其演變成為與會者之間的個人沖突。必須妥善處理群體成員中的隱密議程、競爭和偏激的發(fā)言。為了促使與會者關(guān)注事實和建議，要求他們列舉概括性論斷的實例。2023/6/830職責(zé)五：作出決定

當(dāng)群體要作出結(jié)論時，可以采用多種方式，如采取正式投票表決的方式；采取其他由成員一致同意或普遍同意的方法去得出結(jié)論(如相互協(xié)商)；或采取恰如其分地引出解決問題的最佳方案。2023/6/831一般與會者責(zé)任：樹立對會議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見；保證自己做好準(zhǔn)備和了解會議主題；認(rèn)識群體過程2023/6/832有效的會議參與者應(yīng)具有的技能：決定是否需要出席會議準(zhǔn)備準(zhǔn)時與會就某些疑點(diǎn)或模糊問題征詢清晰解釋給出信息時，力求精確切題傾聽支持他人確保公平參與反對要有根據(jù)以能提高團(tuán)隊績效的方式行事2023/6/833工作人員與成員的職責(zé)

職務(wù)會議之前會議期間會議之后主席1.提出和理解計劃處理的業(yè)務(wù)項目2.批準(zhǔn)議程草案3.確使與會者得知會議目標(biāo)、時間和地點(diǎn)及會議議程4.保證房間的合理布置——座位安排、文件、飲水、煙灰缸等1.準(zhǔn)時開始2.清楚地介紹主題3.獲得有力的發(fā)言4.維持秩序5.有效的決策1.核實秘書或記錄員準(zhǔn)備的備忘錄

2.監(jiān)控進(jìn)展2023/6/834職務(wù)會議之前會議期間會議之后秘書或記錄員1.從以前的記錄或新的信息源收集資料2.起草會議議程，有邏輯性的主次順序安排3.得到主席的批準(zhǔn)4.發(fā)送會議通知和議程1.提前到達(dá)2.將房間準(zhǔn)備就緒3.提供所有必要文件3.記錄進(jìn)程5.避免不明確的討論或通過含糊不清的決策6.協(xié)助主席1.起草備忘錄2.交主席批準(zhǔn)3.兩天內(nèi)發(fā)給與會者4.必要時根據(jù)備忘錄和監(jiān)督者的要求發(fā)布告示2023/6/835職務(wù)會議之前會議期間會議之后會議成員1.通知秘書／主席列人議程的事項2.閱讀所有文件3.如果合適，準(zhǔn)備自己的支持性文件4.向秘書說明需要糾正的論點(diǎn)1.準(zhǔn)時出席2.按照會議要求發(fā)言3.記錄會議決定及需要采取的行動1.閱讀、審核備忘錄2.執(zhí)行行動計劃，必要時匯報情況3.5制定會議議程

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時間

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地點(diǎn)

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目的

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議題順序2023/6/837（1）常見的會議議程確定原則：例行公事的項目放在會議議程開始，然后再安排商務(wù)中的新問題；當(dāng)議程中包括一些比較簡短或緊急的項目時，先安排它們，余下的會議時間專注于比較費(fèi)時的事項。

2023/6/838回顧與會者介紹制定規(guī)則大會報告參與討論演示總結(jié)（2）會議議程的主要步驟2023/6/839（3）議程準(zhǔn)備和支持文件：

會議議程的準(zhǔn)備應(yīng)包括以下幾個方面：以次序排列出議程；對歷史項目的討論準(zhǔn)備支持性文件；準(zhǔn)備好具體議題；確定好下次會議的時間、地點(diǎn)等。2023/6/840以下是可供參考的議程準(zhǔn)備的步驟：(1)根據(jù)上次會議列出突出問題；(2)通過目前發(fā)展情況的預(yù)期，和與會成員聯(lián)系，提出商務(wù)中的新議題；(3)選擇重要議題；(4)避免包括過多的“新問題”(在議程中，突出地分別標(biāo)示關(guān)鍵項目)；(5)將例行項目放在開始；(6)按邏輯關(guān)系排列關(guān)鍵項目；(7)根據(jù)會議時間長短和與會者情況安排項目；(8)用數(shù)字排列項目；(9)交叉參考上次會議的議題；(10)要求明確提出下次會議的細(xì)節(jié)，在議程結(jié)尾列出“