2023年地產(chǎn)公司檔案管理制度(篇)

2023年地產(chǎn)公司檔案管理制度(篇)

書目

正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度

河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、總則

第一條依據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施方法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書立卷工作,特制定本制度。

其次條歸檔的文件材料必需按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要根據(jù)本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后剛好交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)剛好通知綜合管理部檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

(一)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查探討、參與上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必需將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才賜予核報(bào)差旅費(fèi)。

(二)本公司召開會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。

第七條各部門兼職文書的職責(zé):

(一)了解本部門的工作業(yè)務(wù),駕馭本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

(二)仔細(xì)執(zhí)行平常歸檔制度,對(duì)本部門承辦的文件材料剛好收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

三、歸檔范圍

第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的確定、決議、指示、吩咐、條例、規(guī)定、安排等文件材料。

第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。

第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作安排、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎(jiǎng)、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條其它應(yīng)當(dāng)納入檔案管理的材料。

四、平常歸檔

第十九條各部門都要建立健全平常歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

其次十條各部門應(yīng)依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平常文件材料歸卷運(yùn)用的“案卷類目”的條款必需簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,并編上條款號(hào)。

其次十一條公文承辦人員應(yīng)剛好將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

其次十二條專(兼)職文書人員應(yīng)剛好將已歸卷的文件材料,根據(jù)“案卷類目”條款,放入平常保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

五、立卷(案卷質(zhì)量要求)

其次十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員協(xié)作,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

其次十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同的價(jià)值,便于保管和利用。

其次十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

其次十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)一般文電假如與絕密文電有親密聯(lián)系,也可伴同絕密文電立卷。

其次十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其他文件的立卷根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

其次十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)行排列,密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

其次十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按依次排列,依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十條永久、長(zhǎng)期的短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件書目。填寫字跡要工整。卷內(nèi)書目放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的狀況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)狀況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清楚。

第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件書目)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五

房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度安排、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、確定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必需按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必需保證平安

二、歸檔時(shí)間和份數(shù)

對(duì)公司需歸樓的文件必需當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可干脆向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時(shí)必需愛(ài)惜檔案,保持整齊,嚴(yán)禁涂改,留意平安和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作須要必需摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

房地產(chǎn)公司檔案管理制度范本-2

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度范本2

一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、平安制度,確保檔案和案卷機(jī)密平安。

二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

四、各類規(guī)章制度、方法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作安排和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

八、歸檔資料必需符合下列要求:

①文件材料齊全完整;

②依據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

③依據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)分保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并依據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

某某地產(chǎn)公司檔案管理制度

3、檔案管理

3.1目的

明確公司檔案管理原則,建立完善精確的檔案系列,積累和儲(chǔ)存珍貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策供應(yīng)必要的資料服務(wù)。

3.2定義

檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會(huì)議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。

3.3原則

企業(yè)檔案是企業(yè)不行缺少的資源,對(duì)企業(yè)的有效運(yùn)作與決策,對(duì)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,愛(ài)護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,具有法律憑證作用。依據(jù)本公司實(shí)際狀況,公司的企業(yè)檔案,根據(jù)集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要仔細(xì)做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、精確和平安。

a、地盤保管一般短期資料,對(duì)重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長(zhǎng)期保管的資料數(shù)據(jù),地盤應(yīng)復(fù)制留底后,將原件隨時(shí)送交公司有關(guān)部門。::地盤結(jié)束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。

b、重要檔案需在產(chǎn)生同時(shí)將正本報(bào)公司行政人事部集中管理。

c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。

d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷書目。

3.4檔案分類

通常是,工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料,以項(xiàng)目為主進(jìn)行分類;文書、財(cái)務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。

依據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)狀況,現(xiàn)將檔案資料分為五大類。

a、文書類

b、財(cái)務(wù)類

c、工程施工類

d、物資類

e、地產(chǎn)類

3.5各檔案分類如下

a、文書類

⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請(qǐng)示、批復(fù)。

⑵公司組織簡(jiǎn)潔、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。

⑶營(yíng)業(yè)證書、公證書、注冊(cè)文件、政府批文、法代表證件。

⑷有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。

⑸工作安排、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、重要文件。

⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示,以及公司的請(qǐng)示報(bào)告與批復(fù)等。

⑺對(duì)外宣揚(yáng)的公司簡(jiǎn)介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。

b、財(cái)務(wù)類

⑴本公司財(cái)務(wù)制度。

⑵各種會(huì)計(jì)憑證(單證、記帳、匯總等)。

⑶會(huì)計(jì)帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、協(xié)助帳)。

⑷會(huì)計(jì)報(bào)表(帳務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年度決算報(bào)表)。

⑸各類清冊(cè)(會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等)。

c、工程施工類

⑴開工申請(qǐng)。

⑵工程保險(xiǎn)文件。

⑶施工記錄、測(cè)試記錄、來(lái)回信件和指示(分開存檔)。

⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量平安事故報(bào)告。

⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。

⑹結(jié)算文件資料。

⑺竣工工程總結(jié)報(bào)告。

⑻完工保養(yǎng)紙。

d、物資類

⑴機(jī)械設(shè)備及材料選購(gòu) 供應(yīng)安排及審批件。

⑵物資訂購(gòu)的報(bào)價(jià)單、比價(jià)單與合同文件。

⑶各種機(jī)械設(shè)備清單、保險(xiǎn)文件及汽車牌簿等。

⑷固定資產(chǎn)清單。

⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報(bào)廢及出售審批表。

⑹材料調(diào)拔單。

⑺物資買賣合同文本。

⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。

⑼海關(guān)進(jìn)出口報(bào)送單證。

⑽重大買賣合約審批表。

e、地產(chǎn)類

⑴征地或購(gòu)地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。

⑵建立房屋的全部文件、資料。

⑶賣房契約、價(jià)目、入伙等文件。

⑷與設(shè)計(jì)單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。

⑸市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性探討報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營(yíng)銷策劃報(bào)告等有關(guān)文件。

3.6檔案立卷歸檔要求

a、檔案歸檔立卷依據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系,便于保管利用。

b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年依次編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在批復(fù)之年度內(nèi);沒(méi)有批復(fù)文放在請(qǐng)示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。

c、歸檔的檔案材料中,應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起,不得分開。

d、立卷歸檔必需按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)書目,并進(jìn)行代碼編號(hào),字跡要工整、清楚。

e、工程項(xiàng)目在進(jìn)行過(guò)程中要隨時(shí)留意收集、積累有關(guān)資料。

3.7有關(guān)留意事項(xiàng)

a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)根據(jù)本管理制度的要求,并結(jié)合實(shí)際情

況和以往的閱歷,將資料按各有關(guān)規(guī)定搜尋、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級(jí)主管必需重視并常常過(guò)問(wèn),檢查此項(xiàng)工作。

b、各級(jí)管理人員必需健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必需經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可,不得復(fù)印或外借。

c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必需按本管理制度之3.3所述要求逐級(jí)移交,存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險(xiǎn)柜的文件除外。但這部分檔案要按期剛好向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。

d、公司內(nèi)部制作的,需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時(shí)限一并移交公司行政人事部。

e、凡需銷毀的檔案資料,::必需先造冊(cè)列出清單,并經(jīng)相應(yīng)級(jí)別的主管簽字批準(zhǔn)后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時(shí),清理上交后,將無(wú)用資料加以銷毀。

3.8公司檔案室檔案

a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。

b、檔案在用完之后按須要存于公司檔案室,肯定時(shí)間或永久保存。

入庫(kù)檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),并指派專人限制、整理及最終銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。

c、檔案的儲(chǔ)存及儲(chǔ)存時(shí)間等,要視乎檔案狀況及其他緣由而定,并由部門負(fù)責(zé)人最終確定。

d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi),每年封套均需有參考編號(hào),以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。

房地產(chǎn)公司檔案管理程序（15）

房地產(chǎn)公司檔案管理程序(十五)

1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì),檔案資源得到妥當(dāng)保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2.職責(zé):

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方法進(jìn)行組織管理,即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理,部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作,圖書檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2鑒于財(cái)務(wù)檔案的特別性,公司財(cái)務(wù)檔案(包含各類合同)由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管,圖書檔案室供應(yīng)存放點(diǎn)。運(yùn)用時(shí),由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特別性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。

3.流程:

3.1檔案分類:

3.1.1文書檔案:即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。

3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案:即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本狀況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、

3.1.5經(jīng)營(yíng)銷售檔案:即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄,如合同評(píng)審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、樓盤宣揚(yáng)資料等。

3.1.6客戶服務(wù)檔案:即公司在供應(yīng)客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿足度調(diào)查與分析記錄等。

3.1.7對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案:即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

3.1.8聲像檔案:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特別載體上的并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。

3.2詳細(xì)管理:

3.2.1立卷歸檔:

a.流程:

b.要求:

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí),均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí),交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整,圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段,要留意保持字跡清楚、份數(shù)完整,防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可依據(jù)實(shí)際工作須要保存文件,但向檔案室移交檔案時(shí),則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a)總經(jīng)理室:會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與年度安排文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來(lái)文件、外送文件、大事記等;

b)人力資源部:人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;

c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集,竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等;

d)財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部:財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》;

e)審計(jì)核算部:決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等;

f)經(jīng)營(yíng)銷售部:合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣揚(yáng)資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等;

g)設(shè)計(jì)研發(fā)部:工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件(標(biāo)書、合同等)、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。

h)對(duì)外聯(lián)絡(luò)部:聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)安排、外送文件、外來(lái)文件等。

i)客戶服務(wù)部:客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿足度調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2整理上架:

a.流程

b.要求:

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間依次依次排列,具有親密聯(lián)系的文件應(yīng)依肯定的次序排列在一起,即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列依次為文前圖后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼(采納打號(hào)機(jī),正面右上角,背面左上角)。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采納手風(fēng)琴式折疊法,規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并留意露出圖標(biāo)。

3.2.3保管:

a.庫(kù)房管理:

a.庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū),不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品,不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng);庫(kù)內(nèi)檔案必需按順號(hào)上架,不得錯(cuò)架、亂架;

b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房,確需進(jìn)庫(kù)的(如修理庫(kù)房或設(shè)備等),則須有檔案員陪伴并相伴始終;

c.庫(kù)房設(shè)有中心空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備,檔案員要定期檢查,以確保以上設(shè)施的平安有效;

d.隨時(shí)留意庫(kù)房溫濕度的詳細(xì)指數(shù),務(wù)必使溫度保持在140c~200c,相對(duì)濕度50%~65%;

e.檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作,特殊留意檢查易于生蟲的部位;同時(shí)對(duì)檔案必需進(jìn)行定期的防疫檢查,有安排、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng);

f.每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特殊是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生;

g.檔案員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)順手鎖門,并留意檢查庫(kù)房門窗的緊閉性;

h.公司采納移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號(hào)及檔案的存放依次為自門口起,從左自右,從上到下。

b.流淌中的平安防護(hù):

a.檔案在庫(kù)房外未被運(yùn)用時(shí),不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上,而應(yīng)剛好放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好,更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的運(yùn)用場(chǎng)所;

b.未經(jīng)許可,利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人,以防泄密;

c.未經(jīng)許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;

d.盡量削減檔案原件在同一運(yùn)用人手中

的滯留時(shí)間,以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4供應(yīng)利用:

a.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作:

a.編制必要的全引書目和案卷書目,為檔案用戶供應(yīng)必要的檢索工具;

b.安裝運(yùn)用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;

c.開拓閱覽室,向檔案用戶供應(yīng)檔案信息。

b.開展查借服務(wù):

a.借閱:

a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢剛好歸還;歸還時(shí),管理人員必需當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù),之后再入庫(kù);

b)非公司人員借閱檔案的,須持有關(guān)單位介紹信,并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱;

c)借閱者必需愛(ài)惜所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁(yè);

d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

b.借出:

a)檔案運(yùn)用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還,不能剛好歸還的,經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時(shí),檔案管理人員必需當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。

b)非公司人員若需借出檔案,須持有關(guān)單位介紹信,并征得公司相關(guān)部門主管同意后,方可借出;

c)借出人員須妥當(dāng)保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借,并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c.復(fù)印:

a)檔案運(yùn)用人若需復(fù)印檔案資料的,須經(jīng)檔案員同意;

b)圖紙資料若需借出復(fù)印的,須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格限制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5銷毀:

a.流程:

b.要求:

a.打算銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管;

b.批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀,嚴(yán)禁將須要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。

c.檔案銷毀時(shí),須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。

4.相關(guān)文件:

4.1《rr集團(tuán)檔案管理方法》之《檔案保管期限表》

4.2《rr集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案限制程序》

4.3《財(cái)務(wù)檔案管理制度》

5.相關(guān)表單:

5.1文件清單/移交清單(詳細(xì)見(jiàn)《文件管理程序》)

5.2檔案借閱登記表

5.3檔案借出登記表

5.4檔案銷毀清冊(cè)

編制:

日期:20**.4.22審核:

日期:20**.4.28批準(zhǔn):

日期:20**.4.30

房地產(chǎn)公司檔案管理書目制度

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理書目制度

一、公司檔案共分十一類,分別是:人力資源、政策法規(guī)、公司文件、文件(含設(shè)備、生產(chǎn)技術(shù)、倉(cāng)儲(chǔ)、營(yíng)銷、工程等)、工程、廣告、選購(gòu) 、培訓(xùn)、信息、綜合等類。有特別要求的全部文件資料歸為一類。不單獨(dú)區(qū)分公文與檔案的管理。

二、檔案管理執(zhí)行的依據(jù)是公司的《檔案管理制度》。

三、檔案編號(hào):'檔案'二字拼音的第一個(gè)大寫字母+類別+序號(hào)+附件

類別干脆以漢字表示。

序號(hào)即各類別中排序,以三位數(shù)表示,從001起先依次編號(hào)。

附件以數(shù)量表示,有幾份附件就用數(shù)字幾表示。

在此沒(méi)有將'合同'單獨(dú)分類,相關(guān)合同歸相關(guān)類別建檔。

沒(méi)有按檔案密級(jí)分類,確屬重要的、唯一的資料,將單獨(dú)保管。

四、查閱檔案時(shí)以檔案書目與檔案編號(hào)比照一樣即可。

五、綜合類如圖片、錄像(影)帶、磁盤、移動(dòng)盤、光盤等以及無(wú)法歸入上述十一類的。

本制度由行政部制定,并監(jiān)督執(zhí)行。

檔案書目類

項(xiàng)目序號(hào)日期編號(hào)名稱份數(shù)備注

1

制表日期:

領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé),各部門幫助管理。

一、文件檔案的管理

1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;

2、各類文件檔案的整理、愛(ài)護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮;

3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必需交綜合部存檔;

4、各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;

5、各部門的各類專業(yè)檔案,部門應(yīng)剛好與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;

6、各類文件檔案要妥當(dāng)保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所,避開泄露、丟失等擔(dān)心全事故發(fā)生。

二、工程技術(shù)檔案的管理

1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;

2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;

3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;

4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

三、檔案管理規(guī)范

為規(guī)范公司檔案管理,增加公司檔案的好用性和有效性,特制定本規(guī)范。

(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度安排、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、確定、托付書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé),檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、平安保密和運(yùn)用便利。

(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實(shí)行“剛好歸檔”制度,即:資料辦理者應(yīng)剛好將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門經(jīng)理應(yīng)主動(dòng)協(xié)作與支持;2、凡應(yīng)當(dāng)剛好歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)剛好歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必需將原件交給檔案管理員。

(四)檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可干脆通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù);

2、檔案借閱者必需做到:①愛(ài)惜檔案,保持整齊,嚴(yán)禁涂改。②留意平安保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

(五)檔案的銷毀

1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料;

2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須仔細(xì)核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;

5、在銷毀公司檔案資料時(shí),必需由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。

麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度

麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),依據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際狀況,特制訂本方法。

其次條凡公司各部門、子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必需按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

其次章檔案管理體制

第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管,分級(jí)查閱的原則。其中:一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé);二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員幫助管理。

第四條公司檔案管理的分散與集中。

1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視狀況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。

2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。

3、屬工程項(xiàng)目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視狀況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负蟀雮€(gè)月內(nèi),把全部檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管,并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料,但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后馬上移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)依據(jù)合同約定及實(shí)際須要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、營(yíng)銷中心對(duì)外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí),即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視狀況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告,項(xiàng)目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。

6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章(按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章)后,當(dāng)日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。

7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視狀況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。

8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室干脆歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特別狀況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)部保存原件,綜合部保存復(fù)印件(售樓合同除外)。

9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、安排、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。

10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理,屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在事務(wù)辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視狀況保留復(fù)印件。

第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,人員變動(dòng)應(yīng)剛好通知綜合部檔案室,因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰,才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門(含部門)以上的各種安排、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告,和各種重要通知、通報(bào),及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。

2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。

3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。

4、各種協(xié)議書、合同書,各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書。

5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告,各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。

8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng),及用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

12、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級(jí)主管部門、單位的來(lái)文等。

13、其他須要?dú)w檔的重要文件。

第四章檔案的歸檔與立卷

第八條檔案在形成過(guò)程中,經(jīng)辦人員應(yīng)剛好對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。

第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫,不得運(yùn)用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第十條凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件剛好歸檔,任何單位和個(gè)人不得私自留存;經(jīng)辦部門視實(shí)際須要留存復(fù)印件。如特別案件因業(yè)務(wù)處理須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存,綜合部以復(fù)印件歸檔,經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

第十一條各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必需有原件,并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必需具體記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必需是原版、原件、清楚、完整。

第十二條為避開歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要仔細(xì)核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等狀況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

第十三條立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有親密聯(lián)系的文件組

合在一起,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必需立在一起,文件上視狀況加蓋密級(jí)印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。

第十四條立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷書目,把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項(xiàng)目填寫清晰,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、堅(jiān)固,無(wú)任何金屬物。

第五章檔案的分類與編號(hào)

第十五條檔案管理員應(yīng)依據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索書目,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順當(dāng)進(jìn)行。

第十六條檔案分類與編號(hào)規(guī)則,見(jiàn)附表。

第六章檔案的保管工作

第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的特地庫(kù)房,庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等平安條件,門窗應(yīng)牢固堅(jiān)固。各部門依據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。

第十八條歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔書目,完善檢索工具,以便供應(yīng)利用。依據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號(hào),分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必需圖物相符,帳物相符。

第十九條檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)剛好上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人,重要問(wèn)題應(yīng)剛好上報(bào)總經(jīng)理。要熟識(shí)所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,駕馭利用規(guī)律。要常常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整齊有序,醒目易找。

其次十條檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作,妥當(dāng)保管,謹(jǐn)防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室,非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案平安保密制度,對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴(yán)守職責(zé),不得傳播或泄露內(nèi)容。

其次十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí),依據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行懲罰。

第七章檔案的保管期限與密級(jí)

其次十二條依據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、牢靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值,確定其保管期限和密級(jí)。

其次十三條保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

1、永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)規(guī)章制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)安排資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

其次十四條檔案密級(jí)

公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、一般四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

1、'絕密'文書含:相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。

2、'機(jī)密'文書含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作安排、重要會(huì)議紀(jì)要。

3、'密'文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。

4、'一般'文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣揚(yáng)資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

第八章檔案的借閱管理方法

其次十五條凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

其次十六條借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批

公司各部門因工作須要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。

借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可,方可借閱。

借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可借閱。

其次十七條借閱檔案必需嚴(yán)格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)惜檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作須要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)覺(jué)遺失或損壞,應(yīng)剛好報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要?jiǎng)偤么哌€。

其次十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱,一般不得借出檔案室,如有特別狀況,在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借,一般檔案借閱期為七天,密級(jí)檔案為三天;機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借,并且必需在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特別情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因狀況特別,外部人員須出具其單位書面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

其次十九條借閱檔案須妥當(dāng)保管,若有遺失,將依據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必需嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行懲罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。

第九章檔案的銷毀

第三十條綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的資料,對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

第三十一條對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷毀。

第三十二條銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字,銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀檔案須運(yùn)用碎紙機(jī)或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。

第十章罰則

第三十三條有下列行為之一,視情節(jié)輕重,賜予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界供應(yīng)、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未剛好上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。

6、泄露公司檔

案機(jī)密者。

第十一章附則

第三十四條本制度由綜合部負(fù)責(zé)說(shuō)明、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

地產(chǎn)公司檔案管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司檔案管理規(guī)定

為使各類檔案完整、精確、系統(tǒng)、剛好收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,以及為公司各項(xiàng)工作開展供應(yīng)信息和依據(jù),特制定本規(guī)定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的干脆領(lǐng)導(dǎo)下,由行政部負(fù)責(zé)檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項(xiàng)目組、旅順項(xiàng)目組、營(yíng)銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部及所屬公司分別設(shè)兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門發(fā)生需保存文件時(shí),應(yīng)先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日?qǐng)?bào)送公司檔案員核對(duì),以確保公司檔案的完整性。公司對(duì)部門的檔案管理工作實(shí)行導(dǎo)、監(jiān)督。

3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料積累,要熟識(shí)部門檔案,作到快速查找。

4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復(fù)印件(除特別檔案,如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負(fù)責(zé)管理,所屬公司證件檔案復(fù)印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報(bào)送檔案匯總狀況。

二、檔案的分類

檔案分為文書檔案、工程(設(shè)備)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

三、檔案的歸檔要求

1、文書檔案應(yīng)在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,根據(jù)要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進(jìn)入本公司工作后就應(yīng)建立,由人事部門進(jìn)行管理。

3、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按歸檔范圍要求,按年度整理,財(cái)務(wù)部門保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參與各種會(huì)議獲得的重要文件材料、技術(shù)圖紙、照片資料等,歸來(lái)后,應(yīng)剛好到行政部做文件處理由公司檔案室進(jìn)行登記、歸檔。

5、實(shí)物、聲像一經(jīng)形成,即需歸檔。

6、各類合同成立或生效后即應(yīng)將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項(xiàng)目交復(fù)驗(yàn)收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經(jīng)理借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員干脆提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時(shí),要經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理借出檔案手續(xù)。

3、借閱檔案必需愛(ài)惜,保持整齊、嚴(yán)禁涂改,留意平安和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作須要摘錄和復(fù)制,必需由主管總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

4、外單位借用我公司檔案時(shí),應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復(fù)印。

5、借閱期限不得超過(guò)兩星期,到期必需追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。

五、移交、銷毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時(shí),移交單位要填寫書目和檔案交接單,經(jīng)雙方核實(shí)后,交接人應(yīng)在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對(duì)新接收的檔案資料要?jiǎng)偤谜須w檔和登記,對(duì)銷毀的檔案剛好在檔案書目中注銷,并注明緣由和去向。

3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設(shè)或其它變動(dòng),其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負(fù)責(zé)將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、依據(jù)各類檔案不同保管期限,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,進(jìn)一步正確區(qū)分檔案價(jià)值,并將已失去保存價(jià)值的檔案,剔出處理。

5、任何部門和個(gè)人非經(jīng)公司允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

6、對(duì)要銷毀的檔案登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊(cè)上簽字,存檔保存。

六、公司各部門檔案員的要求:

1、各部門檔案員嚴(yán)格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在其次年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發(fā)覺(jué)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時(shí),要?jiǎng)偤孟蛴嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不得隱瞞。

3、對(duì)公司檔案管理工作需按時(shí)保質(zhì)完成,如有困難就剛好向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。不得耽擱工作。

4、有下列行為之一的,依據(jù)情節(jié)輕重,賜予行政處分,造成損失的,責(zé)令賠償損失,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任:

a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

b、涂改偽造檔案。

c、出賣公司檔案或?qū)⒐緳n案不經(jīng)批準(zhǔn)擅自出示他人。

d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規(guī)定由圣北公司行政部負(fù)責(zé)說(shuō)明。

八、本規(guī)定自通過(guò)之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請(qǐng)表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷毀申請(qǐng)表

房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

檔案管理與資料管理

檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。

(一)歸檔適用范圍范圍

凡公司與外界往來(lái)及公司與各協(xié)作單位之間往來(lái)的以及公司經(jīng)營(yíng)管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、安排或總結(jié)(年、月度)、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)營(yíng)狀況、項(xiàng)目可行探討報(bào)告(方案)、各類許可證書、圖紙、政府批文、公司執(zhí)照(與注冊(cè)文件)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、請(qǐng)示、決定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷售廣告等有價(jià)值的文件資料及重大公關(guān)活動(dòng)的圖片、文字、錄像資料。

(二)管理部門

1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼職檔案管理人員(必需報(bào)行政人事部備案),負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負(fù)責(zé)定期移交公司綜合檔案室。

2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實(shí)行專業(yè)對(duì)口分級(jí)管理。

(三)移交歸檔與運(yùn)用

公司總部各部門兼職檔案管理員,根據(jù)歸檔時(shí)間將有關(guān)襠案文件移交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件運(yùn)用(公司所發(fā)文件除外);須要已經(jīng)歸檔的原件時(shí),需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)運(yùn)用。

2、歸檔時(shí)間分與歸口管理部門

2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。

2.2會(huì)計(jì)檔案:會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部依據(jù)人員變動(dòng)狀況隨時(shí)歸檔。2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、隱藏資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動(dòng)力安裝投入運(yùn)用后一個(gè)月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。

2.5各類報(bào)告、方案、內(nèi)部申請(qǐng)批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、安排書:該類檔案在確立形成時(shí)由部門留存,同時(shí)送交行政人事部留存正本歸檔。

2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部門、財(cái)務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。

2.7圖書、期刊、報(bào)紙類:在購(gòu)入或訂購(gòu)后先列入管理臺(tái)帳,后又綜合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。

2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動(dòng)圖像、錄音錄象資料以及外出開會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價(jià)值的資料,一般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。

(三)文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:

1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)馬上追查歸入。

2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)馬上退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

3、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)馬上退回經(jīng)辦部門。(四)文件整理標(biāo)準(zhǔn)

1、本檔案按問(wèn)題組卷,一事一卷或一事多卷。

2、對(duì)接收的全部檔案剛好審查,進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)。

3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿,請(qǐng)示與批復(fù)合并一起立卷。

4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。

(五)檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)

檔案按職能設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營(yíng)管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報(bào)告和專項(xiàng)技術(shù)探討類;(7)預(yù)算項(xiàng)目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會(huì)計(jì)檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級(jí)類目是按檔案的詳細(xì)內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行設(shè)置。按問(wèn)題分類,結(jié)合年度,一事一卷。檔案分類一級(jí)類目采納漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí),a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個(gè)一級(jí)類目(二級(jí)類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。按各項(xiàng)要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則,保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和剛好、高效供應(yīng)利用。

依據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理要求,按大類、分年頭排架法、即按大類---年頭進(jìn)行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問(wèn)題的案卷排列在一起,在同一問(wèn)題內(nèi)再按永久、長(zhǎng)期、短期依次排列,其次年依次接著排,分階段排列,一個(gè)階段不超過(guò)三位數(shù)。排列時(shí)按大類、年度、流水編制案卷依次號(hào),即類、年度大流水編號(hào)。

(六)保存期限

保管期限可分為:永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。

(七)檔案借閱

1、無(wú)論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必需進(jìn)行登記,注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。

2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行,一般不得借出。必需借出時(shí),需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。

3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準(zhǔn),經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。

4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。

5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必需愛(ài)惜,嚴(yán)禁涂改;留意平安和保密,嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作須要摘錄和復(fù)制,必需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

6、檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。7、財(cái)務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。

(八)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)

檔案入庫(kù)前必需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格檢查,防止錯(cuò)、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì)進(jìn)行侵蝕。檔案入庫(kù)后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和利用。

3、檔案室門窗裝具要堅(jiān)實(shí),檔案管理人員要仔細(xì)負(fù)責(zé),確保檔案平安;非工作人員不得進(jìn)入檔案室。保持檔案整齊,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與設(shè)施。每季度對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后的檔案剛好歸回原處。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無(wú)關(guān)物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。

(九)保密守則(詳見(jiàn)保密規(guī)定)

對(duì)保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級(jí)規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會(huì)同歸檔部門合理劃分密級(jí)(絕密、機(jī)密、隱私)。

2、檔案材料不得隨意帶出檔案室,更不得將檔案隱私向無(wú)關(guān)人員泄露。

3、查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù),在閱檔室查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。

4、

銷毀檔案要嚴(yán)格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進(jìn)行監(jiān)銷,任何個(gè)人不得將檔案私自處理。

5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須馬上向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不得隱瞞,情節(jié)嚴(yán)峻者要依法肅穆處理。

(十)附則

房地產(chǎn)公司檔案管理制度（12）

房地產(chǎn)公司檔案管理制度(十二)

第一節(jié)行政檔案管理制度

一、文件檔案工作用辦公室總負(fù)責(zé),各部門幫助管理。

二、文件檔案的處理

(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計(jì)、愛(ài)護(hù)工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮。

(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必需交辦公室存檔。

(四)各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等編號(hào)、分類登記造冊(cè),交辦公室統(tǒng)一保管。

(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應(yīng)在立檔后,將總書目及卷內(nèi)書目交辦公室一份,以便查閱、利用。

(六)各類文件檔案要妥當(dāng)保管,任何人不得擅自攜帶機(jī)要文件回家或去公共場(chǎng)所,避開泄露、丟失等擔(dān)心全事故發(fā)生。

三、各部門上報(bào)的行文,要根據(jù)公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,詳細(xì)詳見(jiàn)《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。

四、各類公文辦理程序

(一)一般下級(jí)報(bào)上級(jí)部門的請(qǐng)示類文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當(dāng)天回復(fù)。

(二)上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示類文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果剛好向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

其次節(jié)工程技術(shù)檔案管理制度

一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負(fù)責(zé)實(shí)施。

二、管理機(jī)構(gòu)及職能

(一)組織機(jī)構(gòu):

1、**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:

組長(zhǎng):總工程師

組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。

2、參加本項(xiàng)工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,并建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項(xiàng)工程的檔案材料。

(二)職能

1、總工程師負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理工作,組織制定本項(xiàng)工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。

2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。

3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。

4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

三、管理內(nèi)容與要求

(一)歸檔方法:

(二)管理要求:

(三)竣工圖的編制:

(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見(jiàn)附表)

(五)工程檔案運(yùn)用:

(六)匯總上報(bào):

x房地產(chǎn)公司檔案管理制度

房地產(chǎn)公司檔案管理制度

1.目的:為加強(qiáng)檔案的管理工作,維護(hù)檔案的完整與平安,便于公司各部門人員的利用,充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用,依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,特制定本制度。

2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料,包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。

3.職責(zé)

檔案工作,設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員,隸屬行政辦公室,對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理,各部門設(shè)立二級(jí)檔案員,由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào),監(jiān)督和指導(dǎo)。

行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作,檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和供應(yīng)利用,并對(duì)各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。

各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作,并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦,由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。

人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)管理部和營(yíng)銷管理部設(shè)專人協(xié)作行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。

各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人(檔案員)。檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。

歸檔

各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù),重要資料應(yīng)隨時(shí)移交,集中管理,任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。

歸檔范圍及管理:

各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作安排、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔,并按規(guī)定剛好向檔案室移交。

各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖,設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料,會(huì)議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

工程進(jìn)度安排,施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì)議記錄,工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

各類合同協(xié)議(承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等)的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

各類證件(營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本;開戶許可證等)及各類財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。

公司選購(gòu) 的設(shè)備、材料說(shuō)明書、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等資料由材料選購(gòu) 部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料,由各部門二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。

歸檔資料必需符合下列要求:

文件材料齊全完整,真實(shí)有效;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。

依據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)書目、裝訂立卷;

依據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)分保存價(jià)值,進(jìn)行分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,便于保管和利用。

借閱

檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。

本公司職工一般只能借閱隱私以下的檔案,查借隱私檔案,需經(jīng)所在單位主管副總簽字,方可借閱。

機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱,由所在單位主管副總簽署看法,經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。

本公司職工借閱的檔案,原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作須要外借,必需經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn),外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還,所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限,如需接著運(yùn)用,若無(wú)他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案,檔案室有權(quán)依據(jù)工作須要隨時(shí)催還,借閱人不得拒還。

外單位人員借閱非機(jī)要檔案,必需持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意,并辦理借閱登記手續(xù),所借閱的檔案,只能在本檔案室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)外借,檔案管理負(fù)責(zé)人并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查。

借閱檔案要留意愛(ài)惜和保管,不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級(jí)內(nèi)容和內(nèi)部限制事項(xiàng)的檔案,要留意保密,如有上述違規(guī)行為,要追究當(dāng)事人責(zé)任。

查閱一般檔案材料,經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。

借出或歸還檔案時(shí),檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整狀況,如發(fā)覺(jué)檔案缺損的狀況要肅穆查處。

借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù),檔案管理人員一律拒借,否則,追究檔案管理人員的責(zé)任。

職工臨時(shí)離開公司(出國(guó)、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等)、調(diào)動(dòng)工作或解聘辦理手續(xù)之前,人力資源部門要?jiǎng)偤猛ㄖ獧n案部門,經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)已還清所借檔案后,方能辦理相關(guān)手續(xù)。

本公司保管的人事、財(cái)務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱,不對(duì)外溝通,外單位人員須要查閱必需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

財(cái)務(wù)檔案原則上不許外借,須要查閱者必需經(jīng)主管財(cái)務(wù)副總同意后,由財(cái)務(wù)部指定專人陪伴查閱,財(cái)務(wù)賬目不予復(fù)制,財(cái)務(wù)憑證如的確須要復(fù)制,必需在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。

檔案保存期限及銷毀

工程項(xiàng)目竣工資料、開發(fā)文件、設(shè)計(jì)文件、其他重要檔案永久保存。

行政檔案視可利用價(jià)值定期銷毀。

檔案每三年鑒定一次,對(duì)超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類。

由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并依據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。

銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行,同時(shí)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。

檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求

為了給分析、探討工作供應(yīng)數(shù)據(jù),要仔細(xì)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總,并統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次,分析利用率,總結(jié)檔案利用與效果。

保密資料要全部入庫(kù),存放在檔案室保密柜中,在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。

公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,若有泄密應(yīng)追究責(zé)任,有