備用鑰匙管理規(guī)定

文檔僅供參考文檔僅供參考#2020年4月19日備用鑰匙管理規(guī)定1.0目的為規(guī)范社區(qū)各部門鑰匙管理程序，確保妥善保管好備用鑰匙，在緊急時能正常啟用。2.0適用范圍適用于紅鼎高爾夫社區(qū)物管處秩序部備用鑰匙的使用和管理。3.0職責物管處秩序部主管負責組織、安排備用鑰匙的管理工作。秩序部消防中控室值班人員作為備用鑰匙管理員，負責依照本規(guī)程實施備用鑰匙的日常管理工作。程序要點鑰匙備份的范圍辦公區(qū)各部門應在秩序部留有一把備用鑰匙，財務、人事類辦公室自行管理鑰匙；社區(qū)公共區(qū)域、重點部位、設施設備房、通道等鑰匙留存?zhèn)浞?，除客用鑰匙以外的門鎖鑰匙應全部備份；特定情況下經(jīng)領導指定同意秩序部托管的鑰匙；備用鑰匙的接管社區(qū)各部門根據(jù)公司鑰匙管理要求將需備份鑰匙移交物管處秩序部托管，移交雙方共同填寫《鑰匙移交清單》接管的鑰匙由物管處秩序部分類、清楚標明鑰匙單位編碼，并建立《鑰匙明細表》；備用鑰匙整齊有序地存放在消防中控室專用鑰匙柜中，標識清晰完整。備用鑰匙的管理備用鑰匙管理員應編制本項目的《鑰匙明細表》，每月核對一次，對鑰匙的變動情況進行記錄。秩序部主管負責對備用鑰匙管理進行監(jiān)督，每月不少于一次檢查鑰匙存放、保管和啟用情況，并填寫《鑰匙清點記錄表》，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正；秩序部班長對備用鑰匙使用及管理各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督與控制，每周不少于一次檢查鑰匙存放、保管和啟用情況，并填寫《鑰匙清點記錄表》，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正；鑰匙管理員負責對所有備份鑰匙進行統(tǒng)一登記、編號、封存、保管、使用，未經(jīng)批準，無特殊情況，禁止動用，每天交接班時必須對備用鑰匙進行清點，并按要求填寫《值班記錄》中。備用鑰匙的使用各部門按照實際需要配發(fā)鑰匙，備用鑰匙只在發(fā)生緊急情況時使用，如發(fā)生火災、水浸、漏電、及正常使用鑰匙發(fā)生丟失、損壞、無法啟用等情況，非特殊情況下嚴禁隨意借用備份鑰匙；鑰匙借用手續(xù)的辦理程序:非緊急情況需使用備用鑰匙時，應向秩序部鑰匙管理員借用，借用人需填寫《鑰匙借用申請》，并如實填寫借用日期、房號、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容，然后經(jīng)所屬部門負責人審核簽名確認。2）備用鑰匙管理員核實《鑰匙借用申請》后辦理鑰匙借用手續(xù)，并填寫《鑰匙借用登記表》將鑰匙交給借用人。3）鑰匙退還時，備用鑰匙管理員應核對鑰匙數(shù)量后，在《鑰匙借用登記表》中標注明鑰匙退還日期，并在“接收人”一欄簽名確認。4）如值班過程中緊急需要使用備用鑰匙，由秩序部指派專人為其開鎖，并現(xiàn)場監(jiān)督處理完畢后將鎖具鎖閉，使用情況由備用鑰匙管理員按規(guī)定填寫《鑰匙借用登記表》和跟進備用鑰匙的歸還情況。備用鑰匙管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發(fā)現(xiàn)借期超過24小時未還鑰匙者，應向借鑰匙部門或個人催還，如值班人員下班備用鑰匙還未歸還，交班人必須清楚向接班人做好工作交接，并填寫《值班記錄》中由接班人員跟蹤備用鑰匙的歸還情況，如接班人員值班時間還未收回備用鑰匙，必須向秩序主管匯報。各部門借用備用鑰匙時，應遵守“用幾把，借幾把”的原則，不得多借或與本部門無關的鑰匙，使用完畢后，及時歸還，以免丟失；4.4.5所持備用鑰匙如出現(xiàn)丟失、損壞等情況，需及時向秩序部匯報，并做詳細的書面說明，寫明鑰匙的丟失地點、時間及原因，經(jīng)所屬部門負責任人批注意見，秩序部將按情節(jié)，提出處