合同管理制度

第一章總則第一條化、程序化、制度化，保證依法訂立、履行、變更和解除合同，防范合同法律風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于【】公司、各部門、各項目。第三章術(shù)語和定義第三條本制度所稱的合同是指公司為一方主體簽訂的合同（勞動合同除外）、協(xié)議（書）或其它內(nèi)容涉及各方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)關(guān)系的具有合同性質(zhì)的文件。合同的訂立必須遵守國家法律、法規(guī)和本規(guī)定。第四章職責(zé)第四條公司【】部（以下簡稱“合同管理部門”）、合同承辦部門、財務(wù)管理部（以下簡稱“財務(wù)部門”）等相關(guān)部門應(yīng)按照本制度的規(guī)定履行其職責(zé)。第五條公司【】部為各部門合同管理工作的歸口管理部門，設(shè)專人負(fù)責(zé)合同的管理、審核工作，應(yīng)履行以下管理職責(zé)：1、制定、完善公司合同管理制度并監(jiān)督執(zhí)行；23、組織、協(xié)調(diào)合同審查及會簽程序，對各部門合同的論證、談判、起草、簽訂有權(quán)參與、審查并提出意見；4、對涉及公司合同的訂立、變更、執(zhí)行、終止等行為進(jìn)行監(jiān)督并指導(dǎo)、協(xié)調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作；5、負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的要求進(jìn)行本公司合同管理數(shù)據(jù)的匯總、分析并提出管理建議；6、對公司的重大合同進(jìn)行跟蹤，在本公司進(jìn)行預(yù)警，并根據(jù)執(zhí)行情況上報集團(tuán)。1/77、負(fù)責(zé)處理公司合同糾紛所涉及的法律糾紛事宜；8、其它法律事務(wù)職責(zé)。第六條離職前，需將合同事項全部文件、信息、檔案等移交給工作交接人。公司臨時借行以下管理職責(zé)：1、依本制度規(guī)定審查對方當(dāng)事人的主體資格和資信狀況；2、組織合同談判；3、根據(jù)公司制定并經(jīng)過審批通過的合同示范文本起草合同文本；4、負(fù)責(zé)合同報審，在完成報審程序后負(fù)責(zé)履行合同簽字及用章報批手續(xù)；5、負(fù)責(zé)按照合同規(guī)定履行己方合同權(quán)利義務(wù)，并監(jiān)督合同他方合同履行情況，并將合同履行中存在的問題及時向合同管理部門反饋；6、負(fù)責(zé)處理合同履行過程中的糾紛；7、負(fù)責(zé)協(xié)助合同管理部門解決合同糾紛引發(fā)的法律訴訟；8、負(fù)責(zé)按照公司的規(guī)定保管承辦合同的檔案；9、其它相關(guān)職責(zé)。第七條財務(wù)部門履行以下管理職責(zé)：1、審查合同中的財務(wù)收支事項是否符合財務(wù)的法律、法規(guī)、準(zhǔn)則和公司財務(wù)管理制度；2、審查合同的經(jīng)濟(jì)可行性；3、協(xié)助監(jiān)督合同執(zhí)行情況；4、按照合同約定審核收支事項；5、其它相關(guān)職責(zé)。第五章內(nèi)容及要求第八條合同的簽訂1、凡涉及公司設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對外經(jīng)濟(jì)活動，均需要簽訂書面合同。2、凡存在權(quán)利義務(wù)履行事項，均需要先簽訂合同，再履行合同權(quán)利義務(wù)。2/73、合同簽訂階段，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同對方當(dāng)事人的主體資格和資信狀況進(jìn)行審查并收集保管相關(guān)文件。審查事項如下：（1其核載內(nèi)容與實際相符；（2）擬簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍。涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書；（3后附加法定代表人及代理人的身份證明復(fù)印件、授權(quán)委托書原件；（4）合同對方當(dāng)事人應(yīng)具有相應(yīng)的履約能力，包括支付能力或生產(chǎn)運輸能等相關(guān)文件；（5）合同對方當(dāng)事人應(yīng)具有履約信用，未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件；（6）其它應(yīng)審查事項；（7）上述審查事項所涉文件，應(yīng)當(dāng)留檔備查。4、重大合同的簽訂，合同承辦部門應(yīng)組織合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與合同談判。5、合同按照公司授權(quán)體系審批后由合同承辦部門逐一落實審批意見，由合同承辦部門送交有權(quán)簽署人簽署合同后，方可使用公司印章。6、各公司各部門對外簽訂合同，除特殊情況必須使用公章或無合同專用章外，一律使用公司的合同專用章，不得以公章、財務(wù)章、部門章項目部印章或其他印章代替。7、如根據(jù)實際情況，該合同確需使用公章的，經(jīng)辦人除應(yīng)當(dāng)履行合同審批還應(yīng)當(dāng)在使用公章前經(jīng)合同管理部門審批、并完成后續(xù)歸檔及登記編號工作。8、合同專用章由合同管理部門專人負(fù)責(zé)管理，用章同時應(yīng)做好登記備案。第九條合同檔案管理1、公司的合同管理部門負(fù)責(zé)對簽署的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號。3/72、合同正式簽署后，公司至少應(yīng)留存兩份合同原件，合同承辦部門須將其檔，合同管理部門留存復(fù)印件一份。3、合同承辦部門應(yīng)留存合同相關(guān)文件（資信證明文件、授權(quán)委托書等）備查，并設(shè)專卷統(tǒng)一保管。4、合同管理部門應(yīng)按照便于管理、方便利用的原則，對合同檔案進(jìn)行編號及排列。合同管理的要求：（1）合同文件的頁數(shù)應(yīng)齊全完整，合同沒有原件的，應(yīng)當(dāng)留存完整、字跡清楚的復(fù)印件；（2）在歸檔的合同中，應(yīng)將每份合同的審批單、正文、附件等材料形成統(tǒng)一的文件，不得分開保管；（3）時間劃分：合同應(yīng)當(dāng)按照年度進(jìn)行存檔管理，從1月1日起至12月31日止；（4）合同文件上右上角，應(yīng)加合同編號，按照合同序號順序排列。合同審批單應(yīng)附于其后。（5）合同的借閱按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十條合同履行1、合同生效后，合同承辦部門負(fù)責(zé)組織合同的履行，督促當(dāng)事人按照約定時向合同管理部門反饋。2、合同承辦部門人員及其他相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)保守合同所涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其它保密信息。3、集團(tuán)合同管理部門根據(jù)職責(zé)可隨時了解合同履行情況，并提出意見和建合同執(zhí)行情況及處理建議），并將合同履行異常的情況報送集團(tuán)。第十一條合同糾紛處理14/7及時解決問題。2、合同管理部門全面負(fù)責(zé)合同糾紛的處理。如需委托律師代理的案件，由公司合同管理部門統(tǒng)一對外委托。3、公司有關(guān)部門應(yīng)協(xié)助合同管理部門對糾紛進(jìn)行調(diào)查取證。各有關(guān)部門應(yīng)專人參與仲裁、訴訟或出庭作證。4、合同糾紛處理完畢，合同承辦部門應(yīng)協(xié)助合同管理部門建立訴訟、仲裁案卷，以備查考。第十二條合同變更及解除第六章附則第十三條公司【合同管理】部是本制度的建立、維護(hù)和貫徹的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制度的解釋。第十四條本制度自發(fā)布之日起生效并執(zhí)行。附件1合同簽署情況統(tǒng)計表模板（武漢公司）.x附件2：5/7第一條實施細(xì)則。第二條第三條定的合同審批權(quán)限執(zhí)行。第四條凡公司合同均須提交【合同管理】部法務(wù)人員審核。第五條審查，保證合同條款的合法性、嚴(yán)密性、可行性。第六條的企業(yè)（如設(shè)計公司必須具備相應(yīng)設(shè)計資質(zhì)；勘察單位必須具備相應(yīng)勘察資質(zhì)；第七條質(zhì)證書、法定代表人（或委托代理人）身份證原件、授權(quán)委托書，審驗對方的主體資格，上述證件復(fù)印件加蓋公章作為合同附件交由公司法務(wù)人員審核通過后，方能進(jìn)入合同條款的審核會簽流程。第八條第九條律顧問）審核后的合同條款，如有修改、刪除情況的，應(yīng)就不能采納的原因和理由進(jìn)行書面說明。第十條簽訂的合同條款必須完備，須包括但不限于以下條款：合同標(biāo)的；質(zhì)量條款；數(shù)量及單價條款；合同價款；甲、乙方權(quán)利義務(wù)條款；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；爭議解決方式。第十一條審批會簽通過的合同由合同承辦部門整理后由法務(wù)專員蓋頁面6/7司合同專用章或公章；如特殊情況需法定代表人簽署的除外。第十二條它特殊情況，可相應(yīng)增加合同簽訂的份數(shù)。第十三條簽單、合同文本及附件一并附上，經(jīng)用印登記管理部門審核后方可給予蓋印。第十四條以下內(nèi)容：合同名稱；合同內(nèi)容；合同價款；合同主體；合同編號；合同承辦部第十五條原件存檔案室歸檔，承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本原件一份送至財務(wù)部門歸檔。第十六條年年檢后）副本復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證