煤炭行業(yè)合同行為管理制度

年4月19日煤炭行業(yè)合同行為管理制度文檔僅供參考第一章總則為加強經濟合同管理,保護國家利益、社會公共利益和本公司的合法權益,維護社會主義經濟秩序,根據(jù)<中華人民共和國經濟合同法>及有關法律法規(guī),結合我公司實際,制定本條例。本條例所稱合同行為,是指以公司名義同平等主體的自然人、法人、其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。包括各類經濟合同和勞動合同等。公司的全資子公司和控股子公司以及以本公司董事長為法人代表的企業(yè)同平等主體的自然人、法人、其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議時,參照本條例實施。公司合同行為應本著公平誠信原則訂立,遵守法律、行政法規(guī),尊重社會公德,不得擾亂社會經濟秩序,損害社會公共利益。第二章組織機構公司在辦公室設立法律顧問室,負責公司的法律事務,對全公司合同行為進行統(tǒng)一監(jiān)督和管理。法律顧問室能夠有以下兩種組織形式:由專職的、具備律師資格的法律人員構成,直接處理公司的法律事務。由公司內熟悉法律知識的人員構成,同時外聘兼職的具備律師資格的法律人員,法律顧問室負責聯(lián)系、協(xié)助外聘法律人員工作,同時對全公司的合同行為進行統(tǒng)一的監(jiān)督和管理。法津顧問室的職責是:負責組織宣傳、貫徹有關合同法津、法規(guī)以及公司合同管理規(guī)章制度,對全體合同管理人員進行相關培訓。負責辦理法人授權委托手續(xù),管理公司合同專用章。負責對各單位合同的簽訂、履行、變更、解除情況進行指導、監(jiān)督和檢查。負責對重大合同的審查,發(fā)現(xiàn)無效合同,自發(fā)現(xiàn)之時起四個小時內向法定代表人及主管領導匯報。法律顧問室以委托代理人身份代理各種合同簽證業(yè)務、參與合同糾紛的調處,經公司法定代表人或公司主管領導批準,必要時可經過訴訟手段維護公司合法權益。法律顧問室負責檢查、考核各單位合同基礎管理工作,每半年向公司總經理匯報公司合同管理情況。公司在下列部門設合同管理組,接受法律顧問室有關合同管理方面的指導、監(jiān)督:人力資源部。財務部。銷售部。機動部。供應部。生產技術部。項目與發(fā)展部其它被公司認為有必要設立合同管理組的部門。合同管理組負責本單位合同管理事務,設組長一名、合同管理員一名和合同業(yè)務員若干名。合同管理組組長由各單位行政一把手擔任,并經公司法定代理人授權后,在授權范圍內對本單位合同簽訂、履行及日常管理工作全面負責。合同管理組職責是:根據(jù)國家有關法津法規(guī)政策及公司合同管理制度,結合本專業(yè)特點,擬定、修改本單位合同管理制度,并組織實施。對本單位合同的簽訂、履行、變更、解除情況進行監(jiān)督、審查。負責本單位合同用章的保管、使用。負責本單位合同臺帳、檔案的登記,歸檔。及時了解掌握本單位合同糾紛的發(fā)生原因。負責辦理授權委托轉移手續(xù)(即繼授權)。合同管理組組長職責:選任熟知有關法律法規(guī),精通業(yè)務,認真負責的合同管理員和合同業(yè)務員。審批本單位合同管理制度,并負責落實。協(xié)助法律顧問室對重大合同進行審查。簽訂本單位權限內的重大合同。對重大合同的變更,解除及履行中存在的異議、糾紛組織研究處理,必要時向公司法律顧問室或公司總經理反映。合同管理員職責:起草本單位合同管理制度并組織落實,對違反法律、法規(guī)及公司合同管理制度的情況及時上報。辦理合同的上報以及授權委托手續(xù),負責合同專用章的管理使用。負責本單位合同的分類編號,臺賬登記,檔案保管,按時填報合同統(tǒng)計報表。負責審查比較重大的合同,根據(jù)需要配合組長參加重大合同的談判、簽約活動。需有關部門共同審查的合同應在四小時內上報公司法律顧問室。監(jiān)督檢查本單位合同履行情況,隨時掌握合同履行中存在的糾紛情況,協(xié)助組長處理重大,復雜,難于處理的合同糾紛,并在四小時內上報公司法律顧問室。合同業(yè)務員職責:負責接洽聯(lián)系,調查研究等有關方面準備工作。了解掌握合同另一方當事人的基本情況,資信狀況履約能力,以及合同簽訂人的代理權限。并將上述材料向法律顧問室,公司主管領導及時提供,確保其真實性。負責本單位合同項目的可行性分析,對重大合同項目應提出書面分析報告。第三章合同行為細則第一節(jié)授權委托授權委托分為期間授權委托和單位時間授權委托。單位時間授權委托即在單位時間內授權委托有效,公司實行年度授權制度,即單位時間為一年。公司對下屬具有對外經營職能的非法人單位的行政負責人,授權委托實行單位時間授權委托,即每年十二月三十一日前被授權單位以行政負責人名義提出本單位經營活動自查報告及授權項目申請,送交公司法律顧問室審查后上報法定代表人審批并辦理授權變更手續(xù)。被授權的部門行政負責人可根據(jù)本單位情況,在公司授權范圍內向有關人員辦理繼續(xù)授權委托,并在繼續(xù)授權委托書上加蓋行政負責人的個人章或簽名。公司對非單位時間授權委托的單位或超越單位時間授權委托權限的單位實行期間授權委托制,即一事一委托,期間能夠為合同簽訂全過程也能夠為合同簽訂的某一階段,具體程序為:經辦單位行政負責人提出書面申請,附合同擬稿和可行性報告及其它材料送法律顧問室審查;合同標的金額為100萬元人民幣以上報法定代表人批準,不超過100萬元人民幣的由總經理批準。第二節(jié)審查一般合同由授權經辦的合同業(yè)務員自行審查,比較重大合同由合同管理員審查,重大合同由法律顧問室審查,特別重大合同由公司總經理與法律顧問室聯(lián)合會審。審查內容包括:對方當事人的法人資格,以委托代理人身份參加的應查明其代理權限。對方資信情況;對方履行能力;合同語言是否語意明確,是否為雙方當事人真實意思表示;合同條款有無違反法律法規(guī)以及本公司合同制度的條款;是否存在無效條款。審查時如對對方當事人履行能力及資信情況存在疑義時,應要求其提供相應擔保并要求在合同中注明。特別重大合同的審查期限以談判結束時間為準,重大合同的審查期限為二個工作日,比較重大合同審查期限為一個工作日。審查完畢后,負責審查人員應出具審查意見書,審查意見書應附有審查人員簽名。第三節(jié)簽訂簽訂合同的合同文本應采用國家工商行政管理總局關于各類合同統(tǒng)一印制的合同范本格式。簽訂合同除經公司總經理特許外,合同簽訂地應填寫”省孝義市”或”孝義市梧桐鎮(zhèn)”。簽訂合同時法定代表人必須填寫董事長姓名,合同委托代理人必須由兩人簽名(即被授權單位的合同業(yè)務人員及其單位行政的負責人簽字)。合同應以”XX煤焦化工有限公司”或”孝義XX煤焦有限公司”名義簽訂。合同原則上一律應以書面形式簽訂,特殊情況下經公司領導審定可行的,以要約或承諾的方式達成一致意見形成合同,事后應在二個工作日內形成書面合同。涉外購銷合同和技術引進合同,應委托進出口公司對外簽約,并加蓋印章,由我公司與被委托公司簽定行紀合同。第四節(jié)公證合同簽訂后能夠進行公證,以保證合同合法可行,避免糾紛.公司對外簽訂的下列合同應當公證:聯(lián)營合同。勞務合同。房產、固定資產轉讓租賃合同。多種經營機構承包、租賃合同。技術轉讓、技術協(xié)作合同。外包給二級資質以上工程隊的工程承包合同。外包的引進設備,檢修合同。包工包料的外包工程合同。主要的工程設計合同。其它法定需要公證的合同。辦理合同公證,由經辦人單位指定代理人與雙方法定代表人或代理人在法律顧問室相關人員的陪同下前往公證機關辦理公證手續(xù)。辦理公證手續(xù),須持下列材料:文本一式三份。合同雙方法定代表人身份證明。委托代理人的授權委托書,居民身份證,工作證。雙方營業(yè)執(zhí)照、資質證書、許可證書。其它有關材料。第五節(jié)履行依法成立的合同,自成立時生效,公司應遵循誠實信用原則,根據(jù)合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)對方當事人履約能力及資信程度下降應及時通知公司法律顧問室并向主管領導上報,及時向對方出具不安抗辯書,維護公司合法權益。第六節(jié)變更與解除合同一經簽訂即依法成立。任何人不得擅自變更或解除,除出現(xiàn)法定事由及合同約定事由之外。合同若出現(xiàn)上述事由確定需要變更或解除,應按審查程序審查認可后,報公司領導批準后與對方達成協(xié)議。經辦人收到對方要求變更或解除的通知后,必須一個工作日內提出處理意見,按原審程序報告報批,主管領導或法律顧問室應在兩個工作日內審批,經辦人答復對方最遲不得超過三個工作日(自收到通知之日起)。第七節(jié)合同糾紛的解決對方在法定可約定期限內提出數(shù)量、質量異議的,收到異議通知的單位應在收到通知一個工作日內報法律顧問室,公司應在法定或約定的期限內以書面形式答復對方。我方收到貨物有數(shù)量、質量異議的,經辦單位應在法定或約定期限內以書面形式向對方提出,對方在法定或約定期限內不予答復的視為默認。合同發(fā)生糾紛時經辦單位或經辦人應及時與對方解決,協(xié)商不成時,必須在一個工作日向法律顧問室匯報,并在三個工作日內提供有關資料,任何單位或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實體權利,更不得隱瞞實情。法律顧問室應在接到報告五個工作日內提出處理意見,需要向仲裁機構仲裁或向人民法院提起訴訟的由法律顧問室審定代理人并上報公司主管領導。第八節(jié)合同的檔案管理合同的檔案管理是合同管理的基礎工作,各單位應根據(jù)實際情況建立合同臺帳、報表,并按時填報。合同檔案保存期限為法定長期保存,時間為50年。合同的統(tǒng)計報表實行季報制,各單位于每季度第一個月前三個工作日內填報上季度報表并報法律顧問室。法律顧問室應于每季度的前十個工作日內匯總,報公司主管領導。合同履行完畢后,合同業(yè)務員應于五個工作日內將合同文本及有關資料交合同管理員歸檔,丟失的必須查清原因。歸檔的合同資料要分類編號、裝定成冊。第五章合同專用章的使用管理公司合同專用章由公司統(tǒng)一刻制、使用,凡是公司下屬非法人單位對外簽訂合同,必須加蓋公司合同專用章。公司合同專用章按合同類別分類編號:”合同專用章””供應合同專用章””銷售合同專用章””設計合同專用章””運輸合同專用章””勞務合同專用章””聯(lián)營合同專用章”。”合同專用章”能夠通用,由法律顧問室保管使用,其它類型合同專用章,只限定特定類型合同使用。其它類型合同專用章,只限定特定類型合同使用。XX公司合同專用章的使用單位分為長期使用單位和臨時使用單位,實行年度授權的單位為長期單位,其它單位為臨時使用單位。各類合同專用章由法律顧問室根據(jù)法定代表人授權范圍、期限發(fā)放或收回,使用單位應由合同管理員保管使用。合同專用章不準私自帶出使用,確實需要時應書面申請經使用單位主管領導批準。嚴禁在空白合同上蓋章,嚴禁超越授權范圍用章。合同專用章一經丟失應立即向法律顧問室報告,法律顧問室應在接到報告的四個小時內將以公司名義登報聲明做廢的手續(xù)辦理完畢。第六章各類合同的主管部門辦公室法律顧問室:企業(yè)聯(lián)營、并購合同企業(yè)的資產轉讓租賃合同企業(yè)開辦土地使用租賃合同企業(yè)參股、入股招商引資合同廠容綠化工程、設計實施合同行政后勤協(xié)保合同供應部:各類原煤采供合同。各類精煤采供合同。原煤、精煤入廠運輸合同。除公司另有規(guī)定以外的各類物資采供合同。人力資源部。勞動合同。各種工傷保險,醫(yī)療保險失業(yè)保險合同。各類專家人才聘用合同員工對外培訓、學習、實習合同。外來培訓實習合同。專業(yè)職務的聘任合同。生產技術部。技術聯(lián)合開發(fā)合同。技術轉讓、技術咨詢合同。技術服務合同。保產、檢修、汽運、吊車租用合同。生產急需外協(xié)外委合同。機動部。機械能源介質采供合同(水、電、蒸汽等)設備、備品備件采供合同(含外委加工)機器儀表類采供合同電氣設備及備品備件采供合同生產設備、設施大中修外委合同財務部。財產保險合同貸款融資合同授權的擔保合同銷售部。本公司焦炭產品(冶金焦、粒焦、粉焦等)的銷售合同。公司化工產品(焦油、甲醇、粗笨、硫磺等)。本公司煤氣銷售合同。本公司中煤、煤泥、矸石外銷合同。產品銷售、相關的鐵路、公路運輸合同。焦炭產品采購合同。生產需用冼油采供合同。項目與發(fā)展部。建筑工程的可研、初設、設計合同。新建工程的土建、設備制造采供安裝合同。其它單位授權范圍內的合同。第七章責任考核合同的基礎管理工作納入各單位目標管理體系的考核,由辦公室法律顧問室根據(jù)實際情況對各單位提出具體要求,列入科室管理工作計劃或公司重點工作計劃。凡違反本條例款項規(guī)定一經查明,對單位處以200-元罰款,由法律顧問室書面通知人力資源部從當月單位獎金總額中扣除。舉揭發(fā)查證屬實的,由法律顧問室提取扣罰金額10%用于獎勵有功人員。 違反本條例規(guī)定,給公司造成經濟損失的,其損失從該單位留利分成或獎金總額中扣除,由法律顧問室通知財務部執(zhí)行,并知會人力資源部。由責任人主觀故意或嚴重過失造成的損失,則該單位應向個人