建筑業(yè)與IT 業(yè)項目管理制度建設(shè)比較和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

建筑業(yè)與IT業(yè)項目管理制度建設(shè)比較

AMT研究院周瑛

Thursday,December16202312:56PM項目管理在建筑行業(yè)運用的時間最長，也最成功；在當(dāng)前采用項目管理方式運作的行業(yè)中，IT行業(yè)是非常頻繁和典型的。本文通過對IT業(yè)和建筑行業(yè)的比較，對項目管理的內(nèi)部制度建設(shè)進(jìn)行一番探討。1.建筑業(yè)的項目管理現(xiàn)狀

建筑行業(yè)采用項目管理的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)比IT行業(yè)、金融產(chǎn)業(yè)等等要長很多，在這個領(lǐng)域所獲得的成功也是有目共睹的。從上海的城市建設(shè)來看，六座浦江大橋、越江隧道、金茂大廈和無數(shù)的摩天大樓都順利完成，雖然偶爾也會有失敗的例子，但成功的例子不論從重要性還是數(shù)量上都是占絕對優(yōu)勢的。建筑項目成功的原因主要是以項目為中心的組織結(jié)構(gòu)。下圖標(biāo)顯示了組織項目管理能力和個人能力的關(guān)系：組織能力的建設(shè)

組織能力體現(xiàn)在一系列的項目管理的活動中，包括組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計、職責(zé)的分配、報告制度的方法和程序、管理觀念、和承包商的關(guān)系以及人力資源管理。現(xiàn)將建筑行業(yè)的項目管理內(nèi)部組織能力建設(shè)情況作一小結(jié)：組織結(jié)構(gòu)。建筑企業(yè)的組織機構(gòu)通常都是比較扁平的，從項目經(jīng)理到最高決策機構(gòu)一般不會超過兩層，這使項目的最高決策人能夠很快對相關(guān)事項作出反應(yīng)。同時相關(guān)的職能部門很少也很小，一切都是以項目為中心的。這樣的組織結(jié)構(gòu)使項目管理所遇到的內(nèi)部阻力很小。職責(zé)分配。項目經(jīng)理的責(zé)任與權(quán)利的平衡是至關(guān)重要的。項目經(jīng)理的職責(zé)是負(fù)責(zé)項目的實施，因而在項目的范圍內(nèi)項目經(jīng)理有權(quán)作出相關(guān)的決定，而不需要通過更高層的批準(zhǔn)，當(dāng)然他也就必須為其自己的決定負(fù)責(zé)。在建筑行業(yè)，通常都有一個或幾位項目主管人員，作為一個或者多個項目經(jīng)理的直接上級，對項目的整個過程負(fù)責(zé)。這樣的項目主管人通常都是由有經(jīng)驗的資深的項目經(jīng)理擔(dān)任。這個職位是非常重要的，可以把項目的簽訂和實施聯(lián)系在一起，因為他對項目的整個過程負(fù)責(zé)從項目的前期到項目后評價都需要他的參與，從而保證了項目的簽訂和項目的實施不會產(chǎn)生大的脫節(jié)，使項目經(jīng)理陷入難堪的境地。同時由于擔(dān)任這一職位所需要的項目管理專有知識，使得項目經(jīng)理能通過項目管理中的報告制度，得到很好的支持和專業(yè)的幫助。報告制度。建筑行業(yè)的扁平的組織結(jié)構(gòu)和該產(chǎn)業(yè)所需的項目經(jīng)理與管理層頻繁的溝通和交流是相適應(yīng)的。報告制度的實施有利于項目的控制并保證整個企業(yè)的資源用于項目的實現(xiàn)。管理理念?？蛻艄芾?、風(fēng)險管理、績效評估都是廣為采用的。對于項目經(jīng)理，越來越多的建筑企業(yè)將他們作為公司的重要財富。這樣的觀念能夠保持一定的人員連續(xù)性，有助于企業(yè)積累更多的知識。與分包商的關(guān)系。在建筑行業(yè)分包的情況是極為普遍的，和分包商的關(guān)系也會直接影響到項目的成敗。良好的合作和長期建立的信任對項目的成功很有益處，在出現(xiàn)未曾預(yù)料到的事件時，基于這樣的關(guān)系可以使項目經(jīng)理更加靈活地處理。人力資源管理。對于組織的能力而言是非常重要的一環(huán)。新的雇員到一個新的企業(yè)總要有一個學(xué)習(xí)曲線。因而保持一定數(shù)量的項目管理人員是有必要的。個人能力的培養(yǎng)

項目的成功有賴于很多因素，其中項目經(jīng)理的起到至關(guān)重要的作用，會對項目的最終結(jié)果產(chǎn)生重要的影響。而組織的能力也必須借助于項目經(jīng)理才能得以發(fā)揮。項目管理要求項目經(jīng)理在計劃、溝通、談判方面有相應(yīng)的知識，要有領(lǐng)導(dǎo)才能和解決問題的能力。成功的項目經(jīng)理往往具有相應(yīng)的技能和一些共同的特征：比較有經(jīng)驗，有高度的責(zé)任心，有強烈的成功欲望。項目的實施

項目的實施實際上是將前面兩種能力結(jié)合起來，促成項目的成功。項目經(jīng)理的能力直接影響到項目的結(jié)果，組織的能力可以為項目經(jīng)理能力的發(fā)揮提供支持。以項目為中心的組織結(jié)構(gòu)和適當(dāng)?shù)氖跈?quán)使項目經(jīng)理能夠充分利用所需的資源?？偟膩碚f，建筑行業(yè)的企業(yè)主要通過加強組織能力、加強項目經(jīng)理個人能力和為項目經(jīng)理提供支持這三個途徑，把這些能力和制度組合在一起，形成了在企業(yè)層面上的以項目為中心的獨特的組織結(jié)構(gòu)，這對于建筑企業(yè)來說是取得項目成功的最關(guān)鍵的因素。2.IT行業(yè)項目管理的現(xiàn)狀

在IT行業(yè)中，絕大多數(shù)的工作是通過項目的形式來組織完成的，不論是在實驗室還是在企業(yè)，"項目"這個詞的出現(xiàn)頻率是很高的。盡管在IT行業(yè)中項目很常見，但是其在項目管理領(lǐng)域中的表現(xiàn)卻并不那樣出色。據(jù)國外學(xué)者統(tǒng)計，如果在項目的成本、時間和功能目標(biāo)都滿足的情況下，只有25%的IT項目能夠得到順利實現(xiàn)。在20世紀(jì)90年代后期，美國有超過800億美元投資的軟件項目最終未能完成。盡管IT行業(yè)并沒有特別的規(guī)定和方法來實行其項目管理，但從總體上而言還是能夠看到該行業(yè)的一些特點和方法。首先在人員的選擇和配備上，IT項目經(jīng)理很少是被系統(tǒng)經(jīng)過項目管理的培訓(xùn)和挑選。他們之所以成為項目經(jīng)理最多是因為他被認(rèn)為具有項目管理的潛力，甚至更多的情況是他們是技術(shù)方面的專家而恰好這時他有空，可以被安排去承擔(dān)這項工作。這種情況在IT企業(yè)中應(yīng)該是非常平常的。其次項目經(jīng)理工作的過程中又很少能夠得到高級經(jīng)理的支持和監(jiān)督，這在很大程度上是因為高級經(jīng)理本身也并不具備很多的項目管理的經(jīng)驗。在項目過程中得到的支持最多是一些項目管理的小冊子，包括一些簡單的理論和一些軟件。但事實上這些并不能起到很大的作用。這樣的組織人員安排和項目管理的要求相去甚遠(yuǎn)。因為項目的報告制度、解決問題的能力、人力資源的管理、作決定的能力對于項目的計劃、監(jiān)控以及項目的有效控制都是非常重要的，在IT項目管理中沒有得到足夠的重視，而對于賣方管理和公共關(guān)系則考慮得更少。同時IT行業(yè)在項目經(jīng)理的流動上也對項目產(chǎn)生負(fù)面的影響。有些公司喜歡從外部招聘項目經(jīng)理，在IT項目經(jīng)理緊缺的情況下，這會使IT項目經(jīng)理頻繁地跳槽，使項目在未完成之前不斷更換項目經(jīng)理，這也使項目的順利完成受到影響。在項目經(jīng)理的授權(quán)問題上，IT項目組織，不論是企業(yè)的內(nèi)部IT機構(gòu)還是對外服務(wù)的IT公司，都不同程度地遇到相應(yīng)地困難。IT項目的一個非常重要的特征就是其工作成果必須嵌入到目標(biāo)組織中去，這就要求其他經(jīng)理的配合。但事實上，企業(yè)內(nèi)部的IT部門很少會有這樣的權(quán)利去影響其他部門的經(jīng)理，這就令I(lǐng)T項目經(jīng)理感到非常無助。對于提供對外服務(wù)的IT公司來說，通常銷售人員和真正負(fù)責(zé)實施的人員是分開的，這所導(dǎo)致的問題是銷售人員向客戶推銷產(chǎn)品，并許諾一系列的優(yōu)點和條件，卻并不對此負(fù)責(zé)，而讓時間成本和實際相配合這就變成IT項目經(jīng)理的責(zé)任。從組織結(jié)構(gòu)上看，IT項目對IT產(chǎn)業(yè)來說主要是被看作是技術(shù)問題而不是管理問題。項目管理的思想和方法更多地是體現(xiàn)在個別項目本身，而不是處于一個企業(yè)的層面。3.對IT業(yè)項目管理的啟示

IT項目的外包近年來越來越流行，這種局面的出現(xiàn)使IT服務(wù)供應(yīng)商和建筑行業(yè)有了更多的相似性。有研究表明，對于IT服務(wù)收入超過1500美元的企業(yè)，建立適合項目管理的組織結(jié)構(gòu)和過程，產(chǎn)生的效果是非常明顯的。盡管IT服務(wù)的公司很多，但真正比較完全地采用以項目為中心的組織結(jié)構(gòu)的各項安排的很少，通常都是在某個環(huán)節(jié)或者層面上采用一些項目管理的特征，而沒有形成系統(tǒng)的企業(yè)層面上的項目管理組織。更多地采用這樣地組織形式將會使企業(yè)的表現(xiàn)大幅度提高。下圖顯示了高層管理者如何來提高IT企業(yè)的組織和個人的項目管理能力，并為項目經(jīng)理提供更好的支持。項目管理的組織能力

加強組織的項目管理能力非常關(guān)鍵是將個人的知識和經(jīng)驗予以制度化，從而變成組織的知識和技能，以便大家分享，同時創(chuàng)造一個學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的氛圍。為了實現(xiàn)這一點，可以由專門的高級經(jīng)理來負(fù)責(zé)，也可以成立專門的項目管理辦公室來處理。對于一個要轉(zhuǎn)變成為一個以項目為中心的公司來說，項目管理辦公室可能更為合適，因為如果由一個經(jīng)理來完成的話，就需要其全身心地投入，對于轉(zhuǎn)型中的公司來說可能會有困難。當(dāng)然項目管理辦公室也不是長久之計，大多數(shù)成功的項目管理組織并沒有項目管理辦公室這樣的機構(gòu)，因為時間一長，很多因素就會融入企業(yè)之中，比如像項目主管人這樣的角色就會自然而然地形成，而不再需要一個專門設(shè)立地部門來負(fù)責(zé)了。建立一個項目經(jīng)理的職業(yè)梯隊是很有必要的，這就在選擇項目經(jīng)理時相對比較輕松，不同程度的項目經(jīng)理可以匹配不同難度的項目；同時也可以使項目經(jīng)理清楚地認(rèn)識到他們發(fā)展個人的職業(yè)能力可以得到相應(yīng)的回報，促使他們作出努力；再者這就形成了一條晉升的通路，有助于那些相對資深的項目經(jīng)理留下來向高級項目經(jīng)理發(fā)展，給他們提供了相應(yīng)的目標(biāo)和驅(qū)動力。當(dāng)然對于組織能力更為重要的一點在于其授權(quán)的能力和對項目經(jīng)理的支持，建筑行業(yè)為IT企業(yè)提供了一個授權(quán)與職責(zé)相匹配的解決方案。建筑企業(yè)之所以能成功得益于相對較弱的職能部門的權(quán)力和強有力的項目主管人的角色。相對較弱的職能部門的權(quán)力保證項目經(jīng)理在需要時可以支配組織的資源。強有力的項目主管人通常是高級經(jīng)理或董事會的成員，他們集公司的利益和相應(yīng)的權(quán)力于一身，使得項目經(jīng)理能夠迅速得到支持作出相應(yīng)的行動。項目主管人和項目經(jīng)理共同對項目的成功負(fù)責(zé)，確保了項目談判簽約和項目的實際情況不會有很大的脫節(jié)，也使得項目主管人愿意全力支持項目經(jīng)理的工作。IT企業(yè)在采用建筑行業(yè)模式時會有兩個主要的困難。首先要有既懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的有經(jīng)驗的項目主管人，這可能要企業(yè)向外部招聘，同時使銷售人員和項目開發(fā)人員一起工作一段時間也是很有必要的。在開始階段可以由項目主管人來全權(quán)負(fù)責(zé)，在此過程中可以培養(yǎng)項目經(jīng)理的梯隊。第二個困難就是要保證項目經(jīng)理對企業(yè)的資源能夠在需要的時候得到控制，這就意味著要削弱職能部門的權(quán)力，使項目經(jīng)理具有更多的權(quán)力，這通常都會有較大的阻力。提高項目經(jīng)理的權(quán)威通常有幾種方式，比如在員工評價時給項目經(jīng)理高于一般職能部門的經(jīng)理，在項目經(jīng)理和職能部門的經(jīng)理之間可以用合同的形式來改變他們之間的地位等等。個人能力

組織的能力是通過個人來實現(xiàn)的，所以項目人員個人的能力也是至關(guān)重要的，因而評價現(xiàn)有的項目經(jīng)理的能力，肯定那些有能力和有潛力的人員，評估他們的強項和弱項，并對此進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和培養(yǎng)計劃。讓員工感覺到公司愿意在他們身上進(jìn)行投資是非常重要的。員工的發(fā)展計劃可以包括正式的培訓(xùn)、分配給他更具有挑戰(zhàn)性的工作等等。當(dāng)然分配的工作也不能太高太遠(yuǎn)，要有挑戰(zhàn)性但可及，這樣不但可以鍛煉項目經(jīng)理人員還可以保證項目的成功。這樣的個人發(fā)展計劃不僅有助于項目經(jīng)理拓展強化現(xiàn)有的技能，同時克服一些自身的缺陷。在一些常規(guī)和已經(jīng)有較好解決方案的事項上，有經(jīng)驗的高級經(jīng)理可以給予指導(dǎo)，在項目實施過程中，人際間的接觸對項目經(jīng)理的成長是非常有幫助的。IT企業(yè)的項目經(jīng)理有時會感到?jīng)]有得到足夠的重視，高層的經(jīng)理可以在公開的場合表揚有較好表現(xiàn)的項目經(jīng)理，給他們較好的評價，并容忍一些可以理解的錯誤。這向項目管理經(jīng)理傳達(dá)了公司認(rèn)識到管理項目固有的困難，并愿意真正付出努力去幫助他們克服困難。這會使項目經(jīng)理樂意與高層經(jīng)理討論他們所遇到的問題，從而得到幫助并從中學(xué)到相關(guān)的知識。當(dāng)組織建立了相關(guān)的結(jié)構(gòu)和過程以增強組織的項目管理能力后，對項目實施的支持也變得相對容易，就像前面分析的在建筑行業(yè)中一樣會自然地運轉(zhuǎn)起來

供應(yīng)商調(diào)查管理制度總則1．1制定目的為了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，確認(rèn)其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對擬開發(fā)供應(yīng)商之調(diào)查，及本公司合格供應(yīng)商之年度復(fù)查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權(quán)責(zé)單位采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。供應(yīng)商調(diào)查作業(yè)規(guī)定2．1供應(yīng)商調(diào)查程序采購部實施采購前，應(yīng)對擬開發(fā)之廠商組織供應(yīng)商調(diào)查工作，目的是了解供應(yīng)商之各項管理能力，以確定其可否列為合格供應(yīng)商名列。由采購、生技、品管、生管人員組成供應(yīng)商調(diào)查小組，對供應(yīng)商實施調(diào)查評核，并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。評核之結(jié)果由各單位作出建議，供總經(jīng)理核定是否準(zhǔn)予成為本公司之合格供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商調(diào)查認(rèn)可之廠商，除總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可成為本公司之供應(yīng)商。2．2供應(yīng)商調(diào)查評核2．2．1價格評核對供應(yīng)商所提供之物料價格，由采購部依下列因素作評核：原料價格。加工費用。估價方法。付款方式。2．2．2技術(shù)評核對供應(yīng)商之生產(chǎn)技術(shù)，由生技部依下列因素作評核：技術(shù)水準(zhǔn)。技術(shù)資料管理。設(shè)備狀況。工藝流程與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2．2．3品質(zhì)評核對供應(yīng)商之品質(zhì)，由品管部依下列因素作評核：品管組織與體系。品質(zhì)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。檢驗之方法與記錄。糾正與預(yù)防措施。2．2．4生管評核對供應(yīng)商之生產(chǎn)管理，由生管部依下列因素作主核：生產(chǎn)計劃體系。最短及最長之交貨期限。進(jìn)度控制方法。異常排除能力。2．3供應(yīng)商復(fù)查規(guī)定經(jīng)調(diào)查認(rèn)可之合格供應(yīng)商，原則上每年復(fù)查一次。復(fù)查流程類同首次調(diào)查評核。復(fù)查不合格之供應(yīng)商，除經(jīng)本公司總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可列入次年合格供應(yīng)商之列。若供應(yīng)商之交期、品質(zhì)、價格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時，可于一年中，隨時對供應(yīng)商作必要之復(fù)查。附件[附件]GA02-1《供應(yīng)商調(diào)查表（范例）》

供應(yīng)商調(diào)查表（范例）