會(huì)展工作基礎(chǔ)規(guī)范

會(huì)展工作基礎(chǔ)規(guī)范所學(xué)課程第一章成功所謂“三個(gè)三”第二章目標(biāo)管理第三章時(shí)間管理第四章六段業(yè)務(wù)第五章如何做好招展工作第六章保護(hù)條的應(yīng)用第七章業(yè)務(wù)范圍成功所謂“3個(gè)3”第一節(jié)做好記錄—3個(gè)本第二節(jié)良好的工作習(xí)慣—3個(gè)武器第三節(jié)考慮3個(gè)問題第四節(jié)保護(hù)條的應(yīng)用成功所謂3個(gè)3

3個(gè)本子（做好記錄，總的客戶信息本、意向客戶本、重點(diǎn)客戶本）3個(gè)桌面工具（一支筆、一個(gè)便條、一部）3個(gè)打時(shí)思考的問題（了解信息、分析客戶、如何溝通）做好記錄—3個(gè)本子第1本：總的客戶信息本，記錄一般信息。舉例：拿過一本會(huì)刊，打完每個(gè)企業(yè)后在旁邊用鉛筆做記錄，集中在非黃金時(shí)間記錄在自己的第一本上。要將企業(yè)名稱、負(fù)責(zé)人、、記全記清楚，包括未接通的客戶，并注明是哪本會(huì)刊。日常搜集到的資料也可以直接抄到筆記本上。作用：1、節(jié)省時(shí)間：每本會(huì)刊上都會(huì)有企業(yè)簡介或其它非真實(shí)信息，筆記本是最直接有效的客戶記錄。2、提高工作效率：在操作每個(gè)會(huì)的時(shí)候不會(huì)去找會(huì)刊資料，而是直接使用自己的第一本筆記本。要點(diǎn)：全部記錄、標(biāo)明出處、簡單扼要、記錄聯(lián)系情況。第一節(jié)做好記錄—3個(gè)本子第2本：意向客戶本在跟進(jìn)第1本筆記本的基礎(chǔ)上，有初步意向的客戶應(yīng)及時(shí)記錄在第2本筆記本上。

要點(diǎn)：1、意向客戶的表現(xiàn)：談到價(jià)格、位置、觀眾群等客戶想認(rèn)真了解展會(huì)。2、記錄細(xì)致：將談到具體多少錢、哪個(gè)位置，給客戶什么承諾都要詳細(xì)記錄，以免再次聯(lián)系時(shí)和上次談話內(nèi)容不符。3、跟進(jìn)及時(shí)：根據(jù)上次記錄的聯(lián)系時(shí)間及時(shí)跟進(jìn)，不能間隔時(shí)間及長。第一節(jié)做好記錄—3個(gè)本子第3本：重點(diǎn)客戶本重點(diǎn)客戶本即記錄要進(jìn)單和要維護(hù)的非常難纏的客戶。要點(diǎn)：1、保持跟進(jìn)頻率，對(duì)于以上類別的客戶要一天多個(gè)隨時(shí)保持跟進(jìn)。2、因此類客戶數(shù)量不多，可用很小的本子記錄，隨時(shí)提醒。第二節(jié)良好的工作習(xí)慣—3個(gè)武器一支筆及時(shí)記錄相關(guān)信息（最好備兩種顏色的筆）一個(gè)便條1）隨時(shí)記錄工作中的靈感和由客戶處獲得的有用信息，整理成自己常用的武器2）針對(duì)部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理更有用處，主要用于記錄隨時(shí)想出的事情，統(tǒng)一時(shí)間進(jìn)行處理一部（隨時(shí)進(jìn)入溝通狀態(tài)）便于安排和整理一天的工作，養(yǎng)成好的工作習(xí)慣第三節(jié)考慮3

個(gè)問題

A、做什么事情結(jié)合實(shí)際：搞清楚你打這個(gè)的目的是什么，是找到負(fù)責(zé)人、談價(jià)格還是推介位置。B、如何安排根據(jù)事情緊急、重要、緩等，做時(shí)判斷和分析并實(shí)施。C、總結(jié)與計(jì)劃結(jié)合實(shí)際：打完一個(gè)或多個(gè)要進(jìn)行分析和總結(jié)，找出問題、解決問題。第二章目標(biāo)管理目標(biāo)管理實(shí)施步驟設(shè)計(jì)總目標(biāo)

分解目標(biāo)，設(shè)定工作期限工作標(biāo)準(zhǔn)，以及達(dá)成目標(biāo)的計(jì)劃執(zhí)行目標(biāo)管理計(jì)劃的各項(xiàng)工作考核執(zhí)行結(jié)果追蹤以及檢查審核未達(dá)成目標(biāo)的原因，發(fā)掘以及改善異?，F(xiàn)象最終目標(biāo)：提高效率降低成本、達(dá)成目標(biāo)激勵(lì)和獎(jiǎng)罰通過檢查監(jiān)督實(shí)現(xiàn)目標(biāo)執(zhí)行我們的業(yè)務(wù)類管理工具目標(biāo)管理卡管理工具-目標(biāo)管理卡目標(biāo)管理卡填寫要求1、字跡工整；2、工作目標(biāo)要明確，清晰、量化；3、填寫內(nèi)容要使用量化語言，消滅形容；4、對(duì)每項(xiàng)工作的完成時(shí)間和結(jié)果進(jìn)行標(biāo)注；5、每日工作完成情況交直接領(lǐng)導(dǎo)審核；6、每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)，消滅消極情緒；有目標(biāo)就一定會(huì)實(shí)現(xiàn)！我們的工作，其實(shí)就是通過不同手段達(dá)到解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程。第三章時(shí)間管理

第四章六段業(yè)務(wù)第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段模擬測試：

總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議

在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？

第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段

通知到所有參會(huì)的人員，然后秘書自己也參加會(huì)議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。

但我們想要的結(jié)果是什么呢？第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段一段秘書的做法（發(fā)通知）用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。二段秘書的做法（抓落實(shí)）發(fā)通知之后，再打一通與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。三段秘書的做法（重檢查）發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參與，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，也向總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段四段秘書的做法（勤準(zhǔn)備）發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。五段秘書的做法（細(xì)準(zhǔn)備）發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么？總裁的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段六段秘書的做法（做記錄）發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。七段秘書的做法（發(fā)記錄）會(huì)后整理好會(huì)議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段八段秘書的做法（定責(zé)任）將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。九段秘書的做法（做流程）把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這給流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段從以上九個(gè)不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對(duì)結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。任務(wù)與結(jié)果的差別，是很多企業(yè)的“心病”：有時(shí)候并不是員工不盡力，大家似乎都在工作，但企業(yè)卻拿不到結(jié)果，導(dǎo)致銷售下降，質(zhì)量波動(dòng)，人心浮動(dòng)，沒有業(yè)績。同樣，這也是員工們的疑惑：我這么努力，“圓滿”地完成了任務(wù)，為什么老板還是不滿意？關(guān)鍵就在于，我們沒有把重點(diǎn)放到結(jié)果上，被“完成任務(wù)”迷惑了。其實(shí)在大多數(shù)情況下，對(duì)于我們想要的結(jié)果，不是辦不到，是因?yàn)槲覀儧]有執(zhí)著地辦到。

第五章如何做好招展工作招展是展覽工作開始的第一步，是展會(huì)成功的一部分。組展就如同銷售人員將一種有價(jià)值產(chǎn)品推薦給顧客使用一樣，需要事前妥善規(guī)劃，溝通過程中抓牢企業(yè)心理，達(dá)到意向后及時(shí)追蹤服務(wù)，這樣才能取得好的效果。招展工作流程1、事前規(guī)劃和準(zhǔn)備2、溝通過程中抓牢企業(yè)心理

3、及時(shí)追蹤服務(wù)

事前規(guī)劃和準(zhǔn)備

第一步：確定目標(biāo)企業(yè)范圍

根據(jù)展出的目標(biāo)和任務(wù)、展覽會(huì)的性質(zhì)確定

目標(biāo)企業(yè)，收集潛在的企業(yè)名單。首先從過去參加過展覽的企業(yè)中尋找是否有相關(guān)服

務(wù)與商品展覽的企業(yè)，再從這些企業(yè)中找出與他們業(yè)

務(wù)相關(guān)的廠商（客戶轉(zhuǎn)介紹等方法）。同時(shí)留意有些

常在媒體中登廣告的廠商，這些也是潛在的企業(yè)客戶。事前規(guī)劃和準(zhǔn)備

第二步：熟悉我們的展會(huì)與服務(wù)、準(zhǔn)備好相應(yīng)文件1、了解自己展會(huì)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)2、目前行業(yè)中同類展會(huì)的狀況知道自己處于什么樣的地位，在市場中的地位和在企

業(yè)心目中的地位是什么樣的，知道自己如何去彌補(bǔ)和提升

自己展會(huì)的美譽(yù)度，知道在和企業(yè)溝通中能提煉哪些內(nèi)容可

以吸引企業(yè)3、準(zhǔn)備出溝通過程中可能用到的文件。如展會(huì)的邀請(qǐng)函、展位圖、參展協(xié)議等，便于企業(yè)有需求的時(shí)候即可提供。如何抓住客戶的心理首先要了解客戶，一般說來，客戶參加展會(huì)都是有動(dòng)機(jī)的，總結(jié)下來無非是如下兩種：一種動(dòng)機(jī)是希望獲得某種好處。一種動(dòng)機(jī)是害怕?lián)p失某種利益。也就是說企業(yè)希望通過展會(huì)宣傳自己的企業(yè)和產(chǎn)品，引起公眾的注意，為企業(yè)的發(fā)展和銷售尋找商機(jī)。如果有這種機(jī)會(huì)，企業(yè)一定會(huì)牢牢把握住，不讓它推動(dòng)失去的。所以要學(xué)會(huì)將展會(huì)招商信息變成有效的幫助策略，真正打動(dòng)企業(yè)。抓住客戶的心理

第一步：了解你的客戶在會(huì)展業(yè)快速發(fā)展的今天，了解你的客戶是與客戶有效溝通的第一步。站在客戶的角度，他們從最初接觸展會(huì)信息到最后決定參展（參觀）一般會(huì)有五個(gè)階段：知曉——認(rèn)識(shí)——接收——確信——參展只有了解你的客戶正處于哪個(gè)階段，才能有的放矢地制定溝通目標(biāo)并設(shè)計(jì)溝通信息。抓住客戶的心理

第二步：制定溝通目標(biāo)新客戶是展會(huì)發(fā)展會(huì)后勁，老客戶是展會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)。1、對(duì)于新客戶：我們的目標(biāo)就是要成功邀請(qǐng)其參展或參觀。通過我們不斷的努力，切實(shí)與客戶建立信任關(guān)系，這樣才會(huì)使其決定參展；2、對(duì)于老客戶：我們的目標(biāo)就是要與客戶建立一種長期而穩(wěn)固的關(guān)系。制定溝通目標(biāo)信息跟蹤以及深入誘導(dǎo)是招展成功的關(guān)鍵。招展人員在溝通時(shí)過程中會(huì)得到許多信息，了解到企業(yè)對(duì)展會(huì)的態(tài)度，存在的種種疑慮等，針對(duì)這些情況，招展人員要根據(jù)企業(yè)反饋信息不同，做出不同解答，通過有效溝通，打消企業(yè)心中的不安因素，但切勿強(qiáng)行的灌輸，這樣會(huì)讓企業(yè)反感，適得其反。抓住客戶的心理

第三步：設(shè)計(jì)溝通信息對(duì)于理性訴求傾向較強(qiáng)的客戶我們住處設(shè)計(jì)需要從客戶的利益出發(fā)，著重描述展會(huì)的優(yōu)勢、特點(diǎn)以及可以為客戶帶來何種收益。對(duì)于情感訴求較強(qiáng)的客戶我們的信息設(shè)計(jì)應(yīng)該努力激發(fā)客戶的某種情感。對(duì)于道德訴求較強(qiáng)的客戶應(yīng)利用客戶道德感來強(qiáng)化他們參加展會(huì)的理由招展新人注意事項(xiàng)沒經(jīng)驗(yàn)的招展人員：總是向客戶闡述自己的展會(huì)如何好，主辦單位的規(guī)格如何高，政府是如何準(zhǔn)備搭臺(tái)唱戲。其實(shí)客戶真正關(guān)心的問題：不在于展會(huì)如何好，而是展會(huì)如何能讓他賺錢、受益，招展所要說的內(nèi)容也就是如此。招展想要打動(dòng)企業(yè)，關(guān)鍵是要了解企業(yè)，了解他現(xiàn)在需要什么、懷疑什么以及企業(yè)所面臨的難題是什么，在此基礎(chǔ)上，針對(duì)性地告知，才能打動(dòng)企業(yè)的心。而其中招展成功的關(guān)鍵就是對(duì)企業(yè)要真誠，溝通中對(duì)展會(huì)的推廣要有切實(shí)可行的策略與計(jì)劃，不能不切實(shí)際地胡吹亂侃，讓企業(yè)在聽了詳細(xì)的分析計(jì)劃后，感受到這是一個(gè)非常好的賺錢機(jī)會(huì)。那么，招展的成功也就是順理成章的事了。及時(shí)追蹤服務(wù)

招展很少有初次溝通即可確定成交的，一般是先把展會(huì)信息傳達(dá)給企業(yè)，如企業(yè)有意向的話會(huì)索要一些詳細(xì)資料，然后企業(yè)內(nèi)部會(huì)進(jìn)行研究考慮再?zèng)Q定是否參展，這樣就必須安排下一次通話時(shí)間。招展人員要根據(jù)和企業(yè)的溝通情況決定下一次的時(shí)間，及時(shí)與企業(yè)聯(lián)系，打消企業(yè)心中的疑慮，盡快達(dá)成合作意向，簽定合同，這才算招展真正取得成功！第六章保護(hù)條的使用原則使用保護(hù)條的目的：1、促進(jìn)簽單2、幫助你快速把握客戶，提高工作效率3、避免過度競爭使用保護(hù)條的原則公開公正公平，數(shù)量上可不統(tǒng)一，更換周期及時(shí)間要相同；保護(hù)條數(shù)量視所操作項(xiàng)目不同可設(shè)6-10條參考：更換周期：兩周為一周期，每個(gè)企業(yè)一般可保護(hù)兩個(gè)周期，其中一條可延長一個(gè)周期；(需要視項(xiàng)目規(guī)定而定）更換時(shí)間：周一9：00前，若超過更換時(shí)間再上保護(hù)條者，以自動(dòng)放棄論處。更換形式：規(guī)定時(shí)間統(tǒng)一張貼到公示版。保護(hù)條的完整性：單位名稱完整、聯(lián)系方式完整、所屬行業(yè)，方可完整有效。使用保護(hù)條的原則出差在外人員可通知行政人員代其刊登保護(hù)企業(yè)，回公司后可增加2條保護(hù)條，（如此次展會(huì)企業(yè)數(shù)超過200家，可再增1條）；出差人員保護(hù)條更換周期同前規(guī)定。在同一時(shí)間同上一條保護(hù)條的同事協(xié)商解決，如協(xié)商不成，采取抓鬮的形式解決。如二人協(xié)商解決后保護(hù)周期內(nèi)未簽單，下次更換保護(hù)條時(shí)二人同時(shí)沒有資格再保護(hù)。在周一保護(hù)條更換之前，不得保護(hù)他人保護(hù)條撤下的企業(yè)，如發(fā)現(xiàn)小團(tuán)體主義協(xié)作，將進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，并將此企業(yè)歸為公司單。保護(hù)條的使用技巧什么樣的企業(yè)適合寫到你的保護(hù)條上？（什么樣的企業(yè)需要上保護(hù)條）1）該企業(yè)來參展的可能性有多大？2）不來的幾率有多大？排除這些不來因素后企業(yè)參展的機(jī)會(huì)大不大？3）從現(xiàn)在到確定參展大約需要多長時(shí)間？回答完這些問題，再確定這家企業(yè)是否上保護(hù)條，需要在何時(shí)上。保護(hù)條的使用技巧使用四四二原則（推薦）：第一個(gè)40%的客戶是屬于一次保護(hù)期內(nèi)跟不進(jìn)來的，須多次保期內(nèi)才能簽進(jìn)來的客戶（即需要一段時(shí)間才能確定的客戶）第二個(gè)40%的客戶是流動(dòng)客戶，隨進(jìn)隨換，但至少保持有一個(gè)是空著的，以防萬一，忽然出現(xiàn)特大意向客戶。第三，20%的客戶是屬于意外狀況，判斷失誤滯留的客戶。需要隨時(shí)剔掉。此原則與項(xiàng)目內(nèi)的保護(hù)條規(guī)定的息息相關(guān)的。或者是：保護(hù)條上企業(yè)的類型和所占比例：遵循一個(gè)原則——60%一般意向客戶、20%機(jī)動(dòng)客戶、20%重點(diǎn)客戶使用保護(hù)條注意事項(xiàng)1、不要害怕上保護(hù)條，要大膽利用自己的資源，客戶都是公開的，不要擔(dān)心自己的客戶資源被“曝光”。2、合理分配自己的客戶資源，充分分析和把握客戶的參展意向和簽單時(shí)間，不要浪費(fèi)自己的保護(hù)條。3、促進(jìn)保護(hù)條上的企業(yè)的簽單率，提高更換頻率，讓保護(hù)條滾動(dòng)起來，讓自己的意向客戶資源源源不斷。4、掌握客戶的心理簽單時(shí)間，過早的話會(huì)出現(xiàn)誤時(shí)間、誤精力的情況。5、保護(hù)條要留有一定的余地和空間，不要讓自己變得太被動(dòng)。隨時(shí)有添加的客戶名額或者撤下保護(hù)條的企業(yè)，可以隨時(shí)補(bǔ)充或者調(diào)整?？蛻魠⒓诱箷?huì)的目的1、銷售產(chǎn)品2、宣傳公司形象，樹立品