八步法A3資料制作

1A3資料制作技巧目前一頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)2部下上司問題解決的思考過程有效

并有針對性的指導(dǎo)A3A3資料的特點(diǎn)是人才培養(yǎng)（OJD）的重要工具溝通目前二頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)為什么要“制作簡潔易懂的資料”（對資料使用者而言）■能夠盡快理解■能夠供每一位相關(guān)人員理解■即便意見不同，那什么地方不同。簡潔易懂的資料，能夠幫助引發(fā)有建設(shè)性的討論?！黾幢銉?nèi)容有問題，也容易發(fā)現(xiàn)問題所在，便于進(jìn)一步指導(dǎo)和修正（對資料制作者而言）■自覺地意識并思考如何“制作簡潔易懂的資料”，

有助于對思路的自我檢測和整理。3目前三頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)什么是“什么是A3資料”A3資料是強(qiáng)有力的溝通工具之一?！瞿軌?qū)栴}解決的8個步驟歸納在一張A3紙上

→是贊成或是反對，對哪個部分進(jìn)行討論，論點(diǎn)明確?！鐾ㄟ^視覺表達(dá)，使內(nèi)容一目了然

→有助于盡快理解問題，將節(jié)省出來的時間用于對內(nèi)容的討論。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出決策?！鯝3資料是培養(yǎng)問題解決能力的交流工具

（問題出在哪一步，一目了然，便于指導(dǎo)和被指導(dǎo)）4目前四頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)今天學(xué)習(xí)的目的就是：盡一切可能排除上述危險，掌握將A3資料功效發(fā)揮到最大限度的技巧什么是“A3資料”？

并非只在形式上滿足A3要求即可?一味的填充令資料不得要領(lǐng)?不知圖表為何而做?圖表、表格的表現(xiàn)內(nèi)容艱澀難懂?理解了每個項(xiàng)目的內(nèi)容，卻不能了解整篇資料的中心5目前五頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)[1]A3資料制作的步驟資料的撰寫5大步驟順序Step５.檢查校對資料Step４.撰寫資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”重點(diǎn)6目前六頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)資料的撰寫5大步驟順序Step５.檢查校對資料Step４.撰寫資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step1.明確資料目的7目前七頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)Step1.明確資料目的資料是說明、傳達(dá)事情的工具。制作什么樣的資料要依其目的而定。關(guān)于目的，首先要考慮“面向誰”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達(dá)“什么內(nèi)容”。公司外部公司內(nèi)部其他部門本部門經(jīng)管會、部長或室長、課長面向誰資料的內(nèi)容傳達(dá)什么分發(fā)開會自己進(jìn)行說明上司進(jìn)行說明經(jīng)管會、部長或室長、課長如何使用說明自己進(jìn)行說明上司進(jìn)行說明經(jīng)管會、部長或室長、課長用途如何報(bào)告聯(lián)絡(luò)商談決裁＊＊決裁：決定是否批準(zhǔn)提案8目前八頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)資料所要傳達(dá)的內(nèi)容由制作資料的目的來決定即使所涉及的內(nèi)容一樣，因資料的使用目的不一，資料所傳達(dá)的內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)有所改變。首先自問自答“資料的目的是什么？”思考為達(dá)成這一目的應(yīng)當(dāng)在資料當(dāng)中傳達(dá)什么信息

從以下角度出發(fā)，明確目的“面向誰”“如何使用”“用途如何”此3點(diǎn)Step1.明確資料目的

※技巧9目前九頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)Step2.撰寫資料綱要資料的撰寫5大步驟順序Step５.檢查校對資料Step４.撰寫資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”10目前十頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)制作簡明易懂的說明綱要是使資料通俗易懂的前提。沒有好的綱要，

無論任何版面設(shè)計(jì)或講求視覺效果都沒用。簡明易懂的綱要，就是要簡潔、遵循問題解決的步驟、合理、符合邏輯。綱要主體?????每個步驟的信息都表述簡單、符合

邏輯

?整體的長度以口頭表述３０秒到１分鐘為佳綱要補(bǔ)充內(nèi)容簡潔地整理出３個左右的理由或數(shù)據(jù)，以從邏輯上支持各步驟所給出的信息各個步驟所傳達(dá)信息的理由和補(bǔ)充數(shù)據(jù)

Step8

鞏固成果

Step7

評價結(jié)果和過程

Step6

貫徹實(shí)施

Step5

制定對策

Step4

把握真因

Step3

設(shè)定目標(biāo)

Step2

分解問題

Step1

明確問題Step2.撰寫資料綱要11目前十一頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)（1）確定綱要的主體

將每一步所要傳達(dá)的信息用至多1句話表述類似報(bào)紙

上的新聞標(biāo)題口頭念一下，長度以從30秒到1分鐘為

最佳（2）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

為每條信息找出3個左右的理由或數(shù)據(jù)（3）檢查綱要整體

比照資料的目的反復(fù)通讀

（思考“面向誰”“如何使用”“何種用途”）Step2.撰寫資料綱要

順序12目前十二頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)資料不可能一次制作成功思路尚未理順，或觀察到的各個要素尚未具備整體的整合性首先考慮每個文本框的主題信息，檢查這些信息的組合是否具備邏輯上的關(guān)聯(lián)性制作綱要的要點(diǎn)在于：?掌握對制作一份資料有用的信息的量（適中）?語言是否簡明易懂?各項(xiàng)主題的串聯(lián)是否合乎邏輯此3點(diǎn)Step2.撰寫資料綱要

※技巧13目前十三頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)資料的撰寫5大步驟順序Step５.檢查校對資料Step４.撰寫資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step3.確定版面設(shè)計(jì)14目前十四頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計(jì)（模板）。順著思路進(jìn)行版面設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)和步驟。標(biāo)題順著思路展開！Step3.確定版面設(shè)計(jì)15目前十五頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)初稿論據(jù)論據(jù)論據(jù)想強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)結(jié)論初稿論據(jù)論據(jù)把想強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)放在正中間先提結(jié)論其它參考Step3.確定版面設(shè)計(jì)16目前十六頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)資料的撰寫5大步驟順序Step５.檢查校對資料Step４.撰寫資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step4.撰寫資料內(nèi)容17目前十七頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)的部分用粗體字、大字文章要【簡明扼要】【具體的】【主動語態(tài)】使用的表和圖，圖表，給予他人【視覺性】遵循文體和書寫格式的基礎(chǔ)，通過框格的上下左右進(jìn)行合并Step4.撰寫資料內(nèi)容確定版面設(shè)計(jì)后，接下去就要填寫各文本框中的內(nèi)容。行文要盡量簡明扼要，

并使用圖表、表格，使資料具有較強(qiáng)的視覺效果。修飾資料，使資料更簡潔明了，使著重強(qiáng)調(diào)的部分一目了然。關(guān)鍵技巧在于

統(tǒng)一文體和書寫格式，只強(qiáng)調(diào)需要強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)。18目前十八頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)（1）各框內(nèi)容的書寫1）文章要【簡明扼要】、【具體的】、【主動語態(tài)】★【簡明扼要】①盡可能用一行文字表達(dá)②一句話表達(dá)一個內(nèi)容③【開門見山】的表現(xiàn)④不重復(fù)使用相同的詞語★【具體的】避免抽象的表達(dá)★【主動語態(tài)】盡可能避免被動的表達(dá)2）使用的表和圖、圖表要給予他人【視覺性】（2）內(nèi)容要采取一目了然的布局和修飾①遵循文體和書寫格式的基礎(chǔ)，通過框格的上下左右進(jìn)行內(nèi)容的排版。②需要強(qiáng)調(diào)的框格和文字要使用粗體字和大字（盡可能選擇3種以下的顏色和字體，對想強(qiáng)調(diào)的部分進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和標(biāo)注。）Step4.撰寫資料內(nèi)容19目前十九頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)20Step4.撰寫資料內(nèi)容<例>（1）撰寫各文本框的內(nèi)容★【簡明扼要】①盡可能用一行文字表達(dá)兩行以上無法讓人一目了然②一句話表達(dá)一個內(nèi)容?不好的例子：由于6月份起新研制的汽車上線，與原有汽車并行生產(chǎn)，目前的狀況無法對應(yīng)，因此必須對車間的布置和作業(yè)方法進(jìn)行改革。?好的例子：▽6月份起新研制的汽車上線，實(shí)行與原有汽車并行生產(chǎn)。

?需要改善車間布置和作業(yè)方法。③【開門見山】的表現(xiàn)?不好的例子：安全問題并不是不比數(shù)量問題重要（雙重否定）?好的例子：安全問題比數(shù)量問題重要?不好的例子：質(zhì)量不合格的事件，去年發(fā)生了34起，今年又發(fā)生了18起。?好的例子：今年發(fā)生質(zhì)量不合格的事件18起。（去年34起）④不重復(fù)使用相同的詞語1）文章要【簡明扼要】、【具體的】、【主動語態(tài)】目前二十頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)Step4.撰寫資料內(nèi)容<例>▼“具體”：避免抽象的表達(dá)方式?不好的例子：今年的銷售情況還可以。?好的例子：今年的銷售完成了目標(biāo)的98%?！铩揪唧w的】★【主動語態(tài)】▼“主動語態(tài)”：盡量避免被動的表達(dá)方式?不好的例子：業(yè)績受下屬的干勁兒所影響。?好的例子：下屬的干勁極大影響著業(yè)績。<例>2）使用的表和圖、圖表要給予他人【視覺性】參照“資料作成的有效工具”（后續(xù)）（1）撰寫各文本框的內(nèi)容1）文章要【簡明扼要】、【具體的】、【主動語態(tài)】目前二十一頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)Step4.撰寫資料內(nèi)容<例>（2）內(nèi)容要采取一目了然的布局和修飾?不好的例子：○△◆?好的例子：○○●1）統(tǒng)一文體和書寫格式，文本框的上下左右對齊?不好的例子（促銷方法的現(xiàn)狀和改善方向）現(xiàn)狀今后?廣告宣傳沒有達(dá)到效果，

來店人數(shù)減少?強(qiáng)化營銷人員的活動?好的例子：現(xiàn)狀今后?通過廣告宣傳促進(jìn)來店人數(shù)增加

→針對不特定多人群，效果不佳?通過銷售人員宣傳，促進(jìn)來店人數(shù)增加

→針對特定的顧客展開活動，效果好?文體不一致?主語、賓語不同?填寫內(nèi)容不同2）須強(qiáng)調(diào)的文本框和文字用主題，加大字號目前二十二頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)■整篇資料使用的語言及表達(dá)方式是否具有一致性（句末表現(xiàn)方面/整體內(nèi)容方面）■符號和編號是否注意保持了同整體統(tǒng)一■避免無謂的修飾（過度的修飾，反而會讓讀者無法區(qū)分哪里是修飾過的，哪里是未修飾過的。）Step4.撰寫資料內(nèi)容※技巧23目前二十三頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)Step５.檢查校對資料資料的撰寫5大步驟順序Step４.撰寫資料內(nèi)容Step３.確定版面設(shè)計(jì)Step２.撰寫資料綱要Step１.明確資料目的（１）確定綱要的主體（２）確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容

（３）檢查綱要整體（１）根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)（模板）（２）確定各文本框的標(biāo)題（１）分別將各部分內(nèi)容填入模板

（２）修飾資料，使內(nèi)容能夠一目了然提綱的制作（１）最后檢查整體的效果（１）考慮是“面向誰”的資料（２）考慮要“如何使用”資料（３）考慮資料用于“何種用途”（４）考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容”Step5.檢查校對資料24目前二十四頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)標(biāo)題很容易明白整體的思路嗎？能快速看清初稿的大綱嗎？想說的話有遺漏嗎？頁邊距與文體內(nèi)容的整體布局是否合宜？（合理布局）Step5.檢查校對資料25目前二十五頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)26Step1明確問題Step2分解問題Step3設(shè)定目標(biāo)Step4把握真因Step5制定對策Step7-8評價結(jié)果和過程、鞏固成果以上豐田的問題解決問題解決A3資料的特點(diǎn)1張紙展現(xiàn)8個步驟目前二十六頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)·用一張紙表達(dá)所要表達(dá)的事物的情節(jié)?！じ鶕?jù)資料的目的、用途的不同，寫法也是不同的。最佳的表現(xiàn)方法還是A3資料?！4資料和A3資料一樣，也是將情節(jié)進(jìn)行理論地展開，以讓對方更加容易理解。·寫報(bào)告時，要根據(jù)所要報(bào)告的人的職位，將要點(diǎn)總結(jié)在3頁A4紙內(nèi)（盡可能1頁紙）為好。作為報(bào)告的依據(jù)或數(shù)據(jù)等，以附件的形式附在報(bào)告的后面，更容易使人理解。[2]A4資料制作何謂A4資料？→27目前二十七頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)干思路關(guān)于的決裁1.目的2.現(xiàn)狀的問題點(diǎn)（背景）3.改善設(shè)想A案B案C案（方案對比）4.建議選擇的方案5.結(jié)論年月日姓名A4資料（樣式）28目前二十八頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)[3]資料作成的有效工具①

柱狀圖……比較絕對值的大?。?）圖（圖表）的種類及用途Ex.②折線圖……隨著時間的推移有變化Ex.○○年度不良發(fā)生件數(shù)推移29目前二十九頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)③圓環(huán)圖……比較整體比例（構(gòu)成比）Ex.④條形圖……各項(xiàng)目的構(gòu)成比Ex.修理工數(shù)設(shè)備區(qū)別、地點(diǎn)Total7650個零部件生產(chǎn)實(shí)際[3]資料作成的有效工具30目前三十頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)⑤兩軸線柱狀圖……重點(diǎn)指向Ex.粗材加工不良項(xiàng)目件數(shù)○○年1～6月實(shí)際N＝250⑥散點(diǎn)圖……復(fù)數(shù)數(shù)據(jù)的相關(guān)關(guān)系Ex.溫度和不良發(fā)生件數(shù)不良件數(shù)溫度濕度和不良發(fā)生件數(shù)不良件數(shù)濕度[3]資料作成的有效工具31目前三十一頁\總數(shù)三十七頁\編于十九點(diǎn)（2）圖（圖表）的寫法Ex.（圖1）零部件不良率推移