會(huì)計(jì)電算化課件2015第四章第一節(jié)

第四章電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用知識(shí)導(dǎo)圖

第一節(jié)電子表格軟件概述第一節(jié)電子表格軟件概述一、常用的電子表格軟件（★）

Windows操作系統(tǒng)：微軟Excel、金山WPS、LotusNotes、FormulaOne等

Mac操作系統(tǒng)：Numbers第一節(jié)電子表格軟件概述二、電子表格軟件的主要功能（★）

1.建立工作簿

2.管理數(shù)據(jù)

3.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

4.制作圖表

5.開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

第一節(jié)電子表格軟件概述（一）建立工作簿

每個(gè)工作簿含有一張或多張工作表。

單元格是工作表的最小組成單位。每一單元格最多可容納32000個(gè)字符。

每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。版本默認(rèn)工作表數(shù)量行數(shù)列數(shù)EXCEL20033張65536(256×256)256EXCEL20131張1048576(65536×16)16384（256×64）第一節(jié)電子表格軟件概述（二）管理數(shù)據(jù)

用戶通過(guò)Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格,而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。第一節(jié)電子表格軟件概述（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享通過(guò)Excel可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。第一節(jié)電子表格軟件概述（四）制作圖表

散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。

第一節(jié)電子表格軟件概述（五）開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)Excel自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶可以根據(jù)這些宏語(yǔ)言，自行編寫和開(kāi)發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Excel的功能。第一節(jié)電子表格軟件概述三、Excel軟件的啟動(dòng)與退出（一）Excel軟件的啟動(dòng)1．點(diǎn)擊開(kāi)始菜單中列示的Excel快捷命令；2．點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)；3．通過(guò)運(yùn)行對(duì)話框啟動(dòng)Excel軟件；(開(kāi)始圖標(biāo)+R或“開(kāi)始”—“運(yùn)行”菜單)4．直接鼠標(biāo)左鍵雙擊或右鍵單擊選擇打開(kāi)現(xiàn)成的Excel文件。第一節(jié)電子表格軟件概述

（二）Excel軟件的退出

1.通過(guò)標(biāo)題欄的“關(guān)閉”按鈕退出,或者標(biāo)題欄右鍵關(guān)閉

2.通過(guò)任務(wù)欄退出

3.通過(guò)快捷鍵退出：Alt+F4

4.雙擊標(biāo)題欄的控制按鈕（Office按鈕）退出

5.打開(kāi)標(biāo)題欄的控制按鈕（Office按鈕），點(diǎn)擊退出第一節(jié)電子表格軟件概述快捷鍵Alt+F4與Ctrl+F4的區(qū)別在Excel2003中，Ctrl+F4僅關(guān)閉當(dāng)前工作簿，程序依然運(yùn)行；Alt+F4關(guān)閉當(dāng)前程序。在Excel2013中，沒(méi)有區(qū)別。如同時(shí)打開(kāi)幾個(gè)工作簿，在Excel2003中，Alt+F4是關(guān)閉所有工作簿，Ctrl+F4僅關(guān)閉當(dāng)前工作簿。在Excel2013中，Alt+F4與Ctrl+F4都只能關(guān)閉當(dāng)前工作簿。第一節(jié)電子表格軟件概述四、Excel軟件的用戶界面（★★）

Excel2003及以下版本的默認(rèn)用戶界面基本相同,由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;

Excel2007及以上版本的默認(rèn)用戶界面基本相同,主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

【提示】功能區(qū)將菜單欄、工具欄和任務(wù)窗格進(jìn)行了合并，非常方便操作。

第一節(jié)電子表格軟件概述Excel2003可以通過(guò)工具—選項(xiàng)—常規(guī)—新工作簿內(nèi)的工作表張數(shù)輸入默認(rèn)的工作表張數(shù)。Excel2013可以通過(guò)文件—選項(xiàng)—常規(guī)—包含的工作表數(shù)輸入默認(rèn)的工作表張數(shù)。Excel2007可以先點(diǎn)擊左上角的excel圖標(biāo)，然后選擇右下角的excel選項(xiàng)命令。excel2003可通過(guò)工具—選項(xiàng)設(shè)置是否顯示列標(biāo)與行號(hào)，excel2007上：通過(guò)視圖—標(biāo)題，把復(fù)選框上的打鉤去掉就行。全選按鈕：位于名稱框下方，單擊該按鈕，可選中當(dāng)前工作表的全部單元格。快捷鍵Ctrl+A第一節(jié)電子表格軟件概述【提示】

1.工具欄可分為常用工具欄和格式工具欄。

2.單元格是工作表中最基本的存儲(chǔ)單位。

3.如果需要打開(kāi)任務(wù)窗格,可以選擇“視圖”菜單的“任務(wù)窗格”命令或使用快捷鍵Ctrl+F1將其打開(kāi)。（2003版本）

第一節(jié)電子表格軟件概述4.功能區(qū)是Excel2007以上版本特有的功能。Excel2013默認(rèn)的功能區(qū)標(biāo)簽有開(kāi)始、插入、頁(yè)面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱、視圖、開(kāi)發(fā)工具，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶還可以通過(guò)自定義功能區(qū)自定義選項(xiàng)卡。5.折疊或展開(kāi)功能區(qū)：

（1）Ctrl+F1（Excel2003為打開(kāi)任務(wù)窗格）

（2）功能區(qū)空白處右擊—折疊功能區(qū)

（3）雙擊選項(xiàng)卡名稱

（4）單擊功能區(qū)右下角折疊箭頭

第一節(jié)電子表格軟件概述五、Excel文件的管理（★★）

Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改、刪除等工作。

（一）Excel文件的新建與保存

1.Excel文件的新建

（1）啟動(dòng)軟件時(shí)：自動(dòng)建立新文件

（2）啟動(dòng)軟件以后：

快捷鍵：“Ctrl+N”鍵

菜單欄：“文件”→“新建”

工具欄：“新建”按鈕

第一節(jié)電子表格軟件概述2.Excel文件的保存

快捷鍵：“F12”鍵，另存為（尚未保存過(guò)）

“Ctrl+S”鍵，保存（之前保存過(guò)）

常用工具欄：“保存”按鈕（適用于Excel2003）快速訪問(wèn)工具欄（適用于Excel2013）

菜單欄：“文件”→“保存”或“另存為”（適用于Excel2003）

第一節(jié)電子表格軟件概述自定義自動(dòng)保存的時(shí)間Excel2003：工具—選項(xiàng)—保存—保存自動(dòng)恢復(fù)信息；Excel2013：文件—excel選項(xiàng)—保存—保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔。Excel2007：office圖標(biāo)—excel選項(xiàng)—保存—保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔第一節(jié)電子表格軟件概述（二）Excel文件的關(guān)閉與打開(kāi)1．Excel文件的關(guān)閉可以采用Excel軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉Excel文件：（1）快捷鍵Ctrl+F4關(guān)閉當(dāng)前文件。（2）文件菜單或選項(xiàng)卡—關(guān)閉。（3）工具欄—關(guān)閉（Excel2003）；快速訪問(wèn)工具欄中—關(guān)閉（Excel2013）。第一節(jié)電子表格軟件概述注意：（1）上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Excel軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊Ctr1+N鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。第一節(jié)電子表格軟件概述（2）Ctrl+F4和Alt+F4的區(qū)別。在Excel2003\2007中，Ctrl+F4僅關(guān)閉當(dāng)前工作簿，程序依然運(yùn)行；Alt+F4關(guān)閉當(dāng)前程序。在Excel2013中，沒(méi)有區(qū)別。如同時(shí)打開(kāi)幾個(gè)工作簿，在Excel2003中，Alt+F4是關(guān)閉所有工作簿，Ctrl+F4僅關(guān)閉當(dāng)前工作簿。在Excel2013中，Alt+F4與Ctrl+F4都只能關(guān)閉當(dāng)前工作簿。第一節(jié)電子表格軟件概述2．Excel文件的打開(kāi)打開(kāi)Excel文件的方法主要有：（1）直接點(diǎn)擊Excel文件打開(kāi)。（2）快捷菜單中打開(kāi)命令打開(kāi)。（3）文件菜單/選項(xiàng)卡—打開(kāi)。（4）常用工具欄（適用于Excel2003）—打開(kāi)；快速訪問(wèn)工具欄（適用于Excel2013）—打開(kāi)。（5）快捷鍵Ctr1+O（字母O）。第一節(jié)電子表格軟件概述（三）Excel文件的保密與備份1．Excel文件的保密設(shè)置打開(kāi)權(quán)限密碼：輸入正確的密碼才能打開(kāi)。設(shè)置了修改權(quán)限密碼：輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。加密方法：1.文件—另存為—工具—常規(guī)選項(xiàng)—輸入打開(kāi)密碼和修改密碼。2.Excel2013中還可以通過(guò)文件—信息—保護(hù)工作薄—用密碼進(jìn)行加密來(lái)設(shè)置打開(kāi)權(quán)限密碼。（excel2007：office圖標(biāo)——準(zhǔn)備——加密文檔）第一節(jié)電子表格軟件概述2．Excel文件的備份Excel軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同，保存位置與原文件保存位置相同，與默認(rèn)的自動(dòng)保存文件路徑不同。

文件—另存為—工具—常規(guī)選項(xiàng)—勾選生成備份文件第一節(jié)電子表格軟件概述（四）Excel文件的修改與刪除1．Excel文件的修改Excel文件的修改通常在已打開(kāi)的Excel文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。（1）選擇和新增工作表

鼠標(biāo)左鍵單擊工作表標(biāo)簽即可選擇，如果需要同時(shí)選擇多個(gè)工作表組合，可以使用“Ctrl”或“Shift”進(jìn)行不連續(xù)多選或連續(xù)多選。第一節(jié)電子表格軟件概述增加工作表的方法：①鼠標(biāo)左鍵單擊追加工作表標(biāo)簽按鈕（Excel2013）。②快捷鍵：Shift＋F11。③右擊工作表標(biāo)簽—插入（如工作簿被保護(hù)則不能插入）。④菜單欄插入—工作表（Excel2003）；

開(kāi)始選項(xiàng)卡—單元格—插入—插入工作表（Excel2013）。第一節(jié)電子表格軟件概述（2）刪除、移動(dòng)、復(fù)制工作表①移動(dòng)：鼠標(biāo)拖動(dòng)工作表標(biāo)簽。②復(fù)制：按住“Ctrl”鍵同時(shí)用鼠標(biāo)拖動(dòng)。③在不同工作簿中復(fù)制或移動(dòng)工作表：右鍵單擊工作表標(biāo)簽—移動(dòng)或復(fù)制—選擇目標(biāo)工作簿。勾選“建立副本”則為復(fù)制，不勾選，則為移動(dòng)。第一節(jié)電子表格軟件概述④刪除：右鍵單擊想要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽—?jiǎng)h除。注意：工作表一旦被刪除是無(wú)法恢復(fù)的。（3）隱藏、顯示工作表隱藏：右鍵單擊想要隱藏的工作表標(biāo)簽—隱藏。顯示：右鍵單擊任意一個(gè)工作表標(biāo)簽—取消隱藏—選擇需要顯示的隱藏工作表。（4）重命名工作表①雙擊工作表標(biāo)簽；②右鍵單擊工作表標(biāo)簽—重命名。第一節(jié)電子表格軟件概述（5）設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色右鍵單擊工作表標(biāo)簽—工作表標(biāo)簽顏色。Excel2003還可通過(guò)格式—工作表實(shí)現(xiàn)重命名、隱藏和顯示、設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色。（6）選擇單元格每一個(gè)單元格都有一個(gè)固定的地址，一個(gè)地址只表示一個(gè)單元格。如：“B2”表示位于第B列和第2行交匯處的單元格；“B2:F9”表示從單元格“B2”到單元格“F9”的整個(gè)矩形區(qū)域；第一節(jié)電子表格軟件概述“Sheet1!B6”表示工作表名為“Sheet1”中的“B6”單元格。注意：?jiǎn)卧衩Q框中只顯示活動(dòng)單元格的地址。

活動(dòng)單元格是當(dāng)前正在使用的單元格，在屏幕上用黑色粗框線表示（Excel2013框線顏色默認(rèn)為綠色），活動(dòng)單元格的地址會(huì)在地址欄中顯示，此時(shí)輸入的數(shù)據(jù)會(huì)被保存在該單元格中，每次只能有一個(gè)單元格是活動(dòng)的。

多個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域中，該區(qū)域左上方第一個(gè)以白色顯示的單元格為當(dāng)前活動(dòng)單元格，多個(gè)不連續(xù)的單元格區(qū)域中，最后一個(gè)被選中的以白色顯示的單元格為當(dāng)前活動(dòng)單元格。第一節(jié)電子表格軟件概述選擇單元格的方法主要有以下幾種：①左鍵單擊目標(biāo)單元格。②按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)可連續(xù)選擇單元格區(qū)域。③選擇某個(gè)單元格，按住“Shift”鍵同時(shí)選擇另一個(gè)單元格，即可選擇這兩個(gè)單元格為對(duì)角線的矩形區(qū)域；按住“Ctrl”鍵同時(shí)選擇另一個(gè)單元格可以同時(shí)選中不連續(xù)的單元格或區(qū)域。④單擊行號(hào)或列標(biāo)，可選擇該行或該列上的所有單元格。⑤單擊全選按鈕或按“Ctrl＋A”，可選中該工作表中所有單元格。第一節(jié)電子