某公司OA系統(tǒng)管理辦法

OA系統(tǒng)管理辦法第一條總則1、 為了加強(qiáng)對公司OA系統(tǒng)的管理，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各類信息傳遞快捷通暢安全，提高公司辦公效率，有效降低和節(jié)約成本，特制定本辦法。2、 公司辦公系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以XX辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立覆蓋全體員工的辦公信息化系統(tǒng)。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司整體管理水平的重要手段。3、 OA系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)登陸地址：XXXX；外網(wǎng)登陸地址：XXXX。第二條職責(zé)1、 行政管理中心IT部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運(yùn)行，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的安全及備份。主要職責(zé)為：（1） 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；（2） 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；（3） 負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理；（4） 負(fù)責(zé)公司員工、OA管理員的使用培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)等工作；（5） 負(fù)責(zé)服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；（6） IT部負(fù)責(zé)根據(jù)人力資源部門提供人員信息變動，當(dāng)天在系統(tǒng)上注冊、注銷用戶信息內(nèi)容；（7） 負(fù)責(zé)系統(tǒng)各模塊的權(quán)限設(shè)置管理和用戶權(quán)限的設(shè)定；（8） 負(fù)責(zé)知識文檔模塊權(quán)限管理維護(hù)；（9） 負(fù)責(zé)制定修改OA系統(tǒng)規(guī)章制度；2、 人力資源管理中心負(fù)責(zé)為OA系統(tǒng)提供組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，提供系統(tǒng)用戶流動信息。主要職責(zé)為：（1） 負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶及新增用戶的審核；（2） 負(fù)責(zé)提供用戶變更或注銷信息；（3） 負(fù)責(zé)提供織織機(jī)構(gòu)的變更信息；（4） 負(fù)責(zé)提供需要開通人員名單信息；（5） 配合IT部門組織OA系統(tǒng)操作培訓(xùn)。3、 行政管理中心行政部，各公司行政部門負(fù)責(zé)配合行政管理中心IT部。主要職責(zé)為：（1） 配合IT部搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；（2） 配合OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；（3） 配合對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；（4） 配合對用戶使用中出現(xiàn)的反饋信息進(jìn)行收集；（5） 負(fù)責(zé)發(fā)布公司所有信息知識文檔。4、各中心、各公司主要職責(zé)（1） 及時提供需要發(fā)布至OA上的流程、文檔到行政管理中心；（2） 及時反饋OA系統(tǒng)在使用過程中問題及建議。第三條登陸規(guī)范1、 系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶（除保安、保潔、駕駛員等）至少在每個工作日上午和下午的上班時間進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公司各項工作事項得到及時處理。2、 系統(tǒng)用戶必須填寫個人信息，修改初始密碼，保護(hù)好個人登陸密碼。多人共用一臺計算機(jī)，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統(tǒng)，以免盜用介入工作環(huán)境。3、 OA系統(tǒng)用戶密碼應(yīng)三個月更改一次，并保守密碼，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)獲取知識信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料干擾系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)。4、 特殊崗位（除保安、保潔、駕駛員等）可以至公司公共電腦登陸使用，如停止OA辦公需及時注銷或退出系統(tǒng)。第四條門戶管理1、 門戶頁面放置集團(tuán)公司通知公告、企業(yè)文化、培訓(xùn)資料、規(guī)章制度、項目介紹、新員工風(fēng)采等信息。2、 各公司門戶頁面根據(jù)各公司情況放置通知公告，企業(yè)文化等相關(guān)信息。3、 個人門戶頁面放置每一天用戶需要關(guān)注的信息（自己關(guān)聯(lián)流程、文檔、會議、日程、郵件等）4、 集團(tuán)門戶頁面全體用戶都有查看權(quán)限、各公司門戶頁面只有各公司相關(guān)用戶和集團(tuán)總監(jiān)級以上用戶有權(quán)限查看。5、 所有門戶頁面統(tǒng)一由行政管理中心IT部管理維護(hù)。第五條知識文檔管理1、 所有發(fā)布到OA系統(tǒng)文檔必須由專人負(fù)責(zé)，集團(tuán)總部文檔由行政管理中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批，各公司由該公司行政部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批，發(fā)布前須按流程報相關(guān)部門審核確認(rèn)后方可發(fā)布。2、 上傳電子公文、各類數(shù)據(jù)報表、會議紀(jì)要等內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格設(shè)置查看權(quán)限，杜絕泄密現(xiàn)象。3、 集團(tuán)與各公司知識目錄相關(guān)管理部門應(yīng)該及時整理公司內(nèi)部的各種知識文檔，并形成各種知識目錄方便知識共享。4、 嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關(guān)的文檔資料，擾亂正常工作秩序。5、 所有知識文檔經(jīng)過審核發(fā)布以后，不可再次進(jìn)行編輯修改。6、 文檔分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四等級，普通文檔允許下載，絕密、機(jī)密、秘密默認(rèn)不允許下載，如果需要下載，須填寫《文件下載申請表》并報相關(guān)部門審核，審核完通知行政管理中心下載且蓋機(jī)密文件章或受控章。權(quán)限如下：（1） 集團(tuán)文件屬于絕密文件、各公司發(fā)布文件屬于絕密文件由總裁審批；（2） 機(jī)密文件、各公司發(fā)布文件屬于機(jī)密文件由行政管理中心分管副總裁審批；（3） 秘密和普通文件由行政管理中心總監(jiān)審批；（4） 各公司發(fā)布文件屬于秘密文件由各公司總經(jīng)理審批；（5） 各公司發(fā)布文件屬于普通文件由行政部負(fù)責(zé)人審批。第六條流程使用1、 集團(tuán)全體員工須及時處理待辦事宜。2、 嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建與工作無關(guān)的工作流程，影響正常工作程序。3、 嚴(yán)禁處理工作流程時，在意見欄輸入無意義或不文明的內(nèi)容。4、 各部門有人員調(diào)動變更、人員增加等，由集團(tuán)人力資源管理中心或各公司人資專員通過OA系統(tǒng)發(fā)起《OA及郵箱開通申請表》流程。5、 上傳OA流程表單根據(jù)集團(tuán)權(quán)責(zé)手冊的要求制定或修改，由人力資源管理中心提供最終審批版，行政管理中心IT部在OA系統(tǒng)上發(fā)布。第七條安全管理與保密1、全體使用者對OA系統(tǒng)發(fā)布的文檔，根據(jù)保密要求，負(fù)有保密責(zé)任。全體使用者對OA系統(tǒng)負(fù)有安全管理責(zé)任，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息。不得制造和輸入計算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。2、OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。3、 未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不得下載受控的內(nèi)容。4、 發(fā)生泄密的情況，將按公司相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。5、 各部人員在使用OA系統(tǒng)過程中，出現(xiàn)異?，F(xiàn)象或有更改需求，應(yīng)由各部門提出申請，交至行政管理中心IT部負(fù)責(zé)處理。6、 系統(tǒng)每天自動本地備份知識文檔資料一次，IT部每天檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)及系統(tǒng)備份