采購管理程序-VQP-030070-06

程序名采購管理控制程序文件編號VQP-030/070-06更正編號A1PAGE317VIGEXJL051-021/B1VIGEXJL051-021/A1程序文件編號制定日期更正日期更正編號VQP-030/070-062011-08-012013-06-19A1程序名采購管理程序制·更正履歷制·更正編號制·更正日期制·更正內(nèi)容A02011-08-01制定A12013-06-19整合A2A3A4A5A6A7A8A9A10審核及施行承認(rèn)審核承認(rèn)總經(jīng)理制定制定部門采購中心制定者解偉1.0目的確保采購物料和服務(wù)準(zhǔn)時按質(zhì)按量完成，并降低物料存量，以合乎Q（品質(zhì)）、C（成本）、D（交期）原則，供應(yīng)生產(chǎn)所需之材料、輔料及半成品，確保生產(chǎn)作業(yè)之順利完成。2.0適用范圍適用于本公司物料、輔料、外購成品、模具及設(shè)備的采購。3.0職責(zé)3.1采購中心負(fù)責(zé)選擇合格供應(yīng)商，簽訂和履行《采購合同》及《采購條款和約定》；3.2采購中心負(fù)責(zé)保持和供方的溝通，確保合格物料及時到貨；4.0工作程序4.1物料的采購4.1.1根據(jù)營銷中心的業(yè)務(wù)訂單及生管中心的物料需求表，進(jìn)行分析、核對。4.1.2根據(jù)業(yè)務(wù)訂單及倉儲中心查庫結(jié)果下達(dá)《采購合同》。4.1.3《采購合同》必須包括供應(yīng)商、產(chǎn)品或物料的描述、編號、數(shù)量、價格、交期、品質(zhì)要求、包裝和運(yùn)輸方式等。4.1.4采購中心將《采購合同》以傳真或發(fā)送E-MAIL的方式發(fā)出,并電話再確認(rèn)供應(yīng)商已收到。同時轉(zhuǎn)給倉儲及品管各一份，以便來料收貨及進(jìn)料檢驗。4.1.5廠商接單后2日內(nèi)（含），如診斷無法如期交貨時，應(yīng)立即反應(yīng)給采購人員，并與生管中心協(xié)調(diào)，未在期限內(nèi)反應(yīng)，視為廠商已正式接單，需簽字回傳《采購合同》存查；4.1.6采購人員根據(jù)《采購合同》對到貨情況進(jìn)行跟催；若物料緊急需用，而供應(yīng)商來料不合格，但可挑選或特采，采購中心填寫《特采申請單》，會簽相關(guān)部門。4.1.7若為首次采購或所采購之物料發(fā)生變更時，采購中心需把相關(guān)資料及圖紙下發(fā)供應(yīng)商，并需做記錄。供應(yīng)商批量生產(chǎn)前需送樣確認(rèn)，采購中心提供《樣品確認(rèn)單》，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)合格后，通知供應(yīng)商可批量投產(chǎn)；4.1.8計劃外物料采購；如生產(chǎn)損耗物料較多、庫存物料不能采用等，需求單位提供《申購單》，采購中心下達(dá)《采購合同》，按4.1.3至4.1.7流程執(zhí)行采購作業(yè)。4.1.9當(dāng)價格出現(xiàn)變動時采購中心應(yīng)填寫《物料價格變更申請單》。4.2包裝材料的采購4.2.1根據(jù)客戶訂單合同的需求量下達(dá)采購合同；4.2.2由于印刷品行業(yè)的特殊，為降低采購成本，采用最低采購量方式，下達(dá)《采購合同》。4.2.3下達(dá)《采購合同》前，根據(jù)需求不同，必須分別附嘜頭或樣本、菲林，除特別要求外，均需先確認(rèn)樣板。4.3生產(chǎn)輔料的采購4.3.1采購人員接獲核準(zhǔn)后的《內(nèi)部聯(lián)系單》后，展開輔料采購，如所需輔料數(shù)量及金額較大時（1000元以上）須擬定《申購單》選擇符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價，將所詢價格填入《申購單》報上級主管經(jīng)理確認(rèn)后方可執(zhí)行采購。4.3.2供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)。4.3.3專業(yè)材料、用品或項目，采購中心應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價。4.4模具的采購4.4.1項目相關(guān)的產(chǎn)品模具主要由研發(fā)部負(fù)責(zé)出圖，并提供《物料開發(fā)申請單》，對于包裝材料的模具（泡殼、熱合模）是由采購中心負(fù)責(zé)采購，并下達(dá)《模具生產(chǎn)和保管協(xié)議》。4.4.2項目相關(guān)的產(chǎn)品模具分為自制或外制：自制模具：由采購中心以《新模/改模生產(chǎn)任務(wù)單》下達(dá)給模具加工中心；外制模具：由采購中心以《模具生產(chǎn)和保管協(xié)議》下達(dá)給外協(xié)供應(yīng)商，供應(yīng)商需蓋章簽回；4.4.3采購中心保存模具合同原件，并建立模具臺賬，提供模具合同的復(fù)印件給研發(fā)部，由研發(fā)部文員進(jìn)行歸檔。4.4.4模具的跟催:由采購中心負(fù)責(zé)跟催模具進(jìn)度,并及時反饋給研發(fā)部采購工程人員，供應(yīng)商送樣時，采購中心需做好樣品登記簽收記錄；4.4.5模具的驗收及付款:模具完成后,供應(yīng)商需送樣確認(rèn),研發(fā)部填寫《新樣品檢驗報告》，樣品確認(rèn)合格后，需安排小批量試產(chǎn),試產(chǎn)合格后,由采購中心填寫《模具驗收單》,會簽各部門,連同《模具生產(chǎn)和保管協(xié)議》原件,提供給財會中心,申請付款。4.5生產(chǎn)設(shè)備的采購4.5.1采購中心接到相關(guān)部門的《設(shè)施設(shè)備申請單》，應(yīng)選擇符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象。4.5.2如無法確定的生產(chǎn)設(shè)備，則與相關(guān)部門赴生產(chǎn)廠商處咨詢、選擇。應(yīng)注意品牌的選擇、適用性、價格、耐用性及售后服務(wù)等。4.5.3經(jīng)各方面確認(rèn)后，給最終確認(rèn)之供應(yīng)商下達(dá)《設(shè)備采購和安裝維護(hù)協(xié)議》4.5.4《設(shè)備采購和安裝維護(hù)協(xié)議》包括供應(yīng)商、設(shè)備規(guī)格和詳細(xì)描述、金額、質(zhì)量、付款方式、售后服務(wù)等。4.6外購成品的采購4.6.1根據(jù)客戶訂單需求，業(yè)務(wù)部制定《采購合同》，經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后下達(dá)給供貨方。4.6.2《采購合同》必須包括供應(yīng)商、產(chǎn)品的描述、編號、數(shù)量、價格、交期、品質(zhì)要求、包裝和運(yùn)輸方式等。4.7采購的執(zhí)行采購中心從《合格供應(yīng)商一覽表》挑選合適的供方實(shí)施采購活，嚴(yán)格執(zhí)行公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本，以書面形式對外簽約。特殊情況下的采購，由采購人員直接進(jìn)行采購作業(yè)。4.8采購的驗證4.8.1對采購產(chǎn)品的驗證可采用來料檢驗、樣品檢驗、供方現(xiàn)場驗證或其他驗證方式。4.8.2對外購成品的檢驗按《產(chǎn)品的監(jiān)視與測量控制程序》執(zhí)行。5.0相關(guān)文件5.1《采購條款和約定》WI037/071-001A05.2《模具生產(chǎn)和保管協(xié)議》WI037/071-002A05.3《設(shè)備采購和安裝維護(hù)協(xié)議》WI037-071-003A06.0相關(guān)記錄6.1《采購合同》JL037/071-008A16.2《特采申請單》JL062-001A16.3《樣品確認(rèn)單》JL025-001A06.4《物料價格變更申請單》JL037/071-010A16.5《物料開發(fā)申請單》JL037/071-006A16.6《新模/改模生產(chǎn)任務(wù)單》JL010-006A06.7《新樣品檢驗報告》JL012-005A06.8《模具驗收單》JL010-009A06.9《塑膠模具委外申請單》JL037/071-009/A06.10《外發(fā)加工合同JL035/072-019/A16.11《合格供應(yīng)商一覽表》JL037/071-006/A16.12《模具管理表》JL037/071-009/A16.13《設(shè)施設(shè)備申請單》JL052-017A06.14《內(nèi)部聯(lián)系單》JL052-002A06.15《申購單》JL035/072-019/A1記錄表6.1采購合同日期：合同號：供方：需方:物料編碼物料名稱規(guī)格/型號數(shù)量單位單價金額備注金額總計:0.00運(yùn)輸要求：供方送貨至指定交貨地點(diǎn)，運(yùn)費(fèi)由供方自負(fù)。交貨日期：交貨地點(diǎn)：（年月日前）其它約定:產(chǎn)品價格含包裝費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)以及17%增值稅以上物料必須符合CE和ROHS標(biāo)準(zhǔn)，若查出不符，供方需承擔(dān)需方所有損失產(chǎn)品如屬法定商檢的商品,供方必須提供商檢證書本合同中如無特別說明,產(chǎn)品品質(zhì)按該產(chǎn)品的規(guī)格書或樣品確定的標(biāo)準(zhǔn)合同其它條款參照雙方商定的<采購條款和約定>制表：品質(zhì)：審核：核準(zhǔn)：供應(yīng)商：JL037/071-008/A1記錄表6.2特采申請單編號：合同號：日期：申請單位客戶/廠商產(chǎn)品名稱物料編號

產(chǎn)品型號數(shù)量抽樣數(shù)不良數(shù)不良率不合格現(xiàn)象詳細(xì)說明：（必要時附不合格樣品或圖示說明）申請原因：特采物料（成品）：處理方案，執(zhí)行部門直接使用。品管挑選使用。品管提供標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)單位安排挑選使用。生產(chǎn)線加工后使用，加工方法：其它提出：執(zhí)行：特采物料（成品）處理結(jié)果確認(rèn)：確認(rèn)：備注：批準(zhǔn)采購工程生產(chǎn)品管同意不同意同意不同意同意不同意同意不同意同意不同意JL062-001/A0記錄表6.3樣品確認(rèn)單編號：物料供應(yīng)商物料名稱物料編碼：物料確認(rèn)規(guī)格/型號：確認(rèn)類型：□樣品確認(rèn)□試產(chǎn)確認(rèn)物料外觀檢驗結(jié)果：物料性能指標(biāo)檢驗結(jié)果：物質(zhì)成分報告資料核查結(jié)果:物料小批量試用或試產(chǎn)結(jié)果：確認(rèn)人：日期：審核：日期：部門確認(rèn)：品管中心：研發(fā)部：采購中心：副總批準(zhǔn)意見：簽名：日期：知會部門：JL025-001/A0 記錄表6.4物料價格變更申請單采購變更編號：申請日期；產(chǎn)品名稱及規(guī)格：計劃完成日期：部件編碼部件名稱材質(zhì)變更原因變更前單價(元)17%變更后價格(元)含稅17%采購中心說明:制造部核準(zhǔn)：財務(wù)核準(zhǔn):總經(jīng)理核準(zhǔn)：批準(zhǔn)：審核：采購負(fù)責(zé)人：JL037/071-008/A1記錄表6.5物料開發(fā)申請單開發(fā)項目編號：申請日期：產(chǎn)品名稱及規(guī)格：項目計劃完成日期：部件編碼部件名稱圖號模具成本部件單價備注審核意見：批準(zhǔn)：項目負(fù)責(zé)人：申請人/日期：JL037/071-006/A1記錄表6.6新模/改模生產(chǎn)任務(wù)單文件編號：MD產(chǎn)品貨號產(chǎn)品名稱項目編號/工程變更號啟動日期預(yù)計完成日期物料編碼物料名稱模具生產(chǎn)/修改要求模具材料成型材料模具取數(shù)模具數(shù)量模具單價試模要求試模日期總金額備注：評審會簽制作審核批準(zhǔn)以下內(nèi)容由制造部填寫模具編號合同號物料名稱和規(guī)格供應(yīng)商簡稱交貨期試模要求數(shù)量金額工時統(tǒng)計試模費(fèi)用總金額備注：評審會簽制作審核批準(zhǔn)JL010-006/A0記錄表6.7新樣品檢驗報告單號樣品貨號樣品名稱樣品來源樣品規(guī)格樣品數(shù)量送樣時間樣品描述：外觀結(jié)構(gòu)三、功能設(shè)計修改意見：對樣品的處理意見：批準(zhǔn)：制單：日期:JL012-005/A0記錄表6.8模具驗收單編號：零件名稱：部件編碼：年月日模具名稱模具類型模具編號項目負(fù)責(zé)人制作單位造價完成日期采購意見1、模具進(jìn)度是否符合要求；2、模具質(zhì)量是否符合要求；3、其它審核：經(jīng)手人：日期：研發(fā)部意見1、模具是否達(dá)到設(shè)計要求；2、暫有無必要作進(jìn)一步改進(jìn)；3、其它簽名：日期：品管部意見1、模具所生產(chǎn)出的產(chǎn)品質(zhì)量如何；2、其它簽名：日期：制造部意見1、模具是否方便于操作；2、對該工序質(zhì)量要求有無保障或程度多少；3、安全性能；4、其它簽名：日期：最終判定1、是否同意驗收（確認(rèn)合格或不合格）；2、其它驗收結(jié)果：合格□不合格□驗收人/日期：審核/日期：備注JL010-009/A0

記錄表6.9塑膠模具委外申請單委外加工廠：地址：電話：聯(lián)系人：產(chǎn)品型號：外發(fā)時間：模具編號名稱用料出模數(shù)機(jī)型制單采購倉庫品管核準(zhǔn)JL037/071-009/A0記錄表6.10外發(fā)加工合同日期：合同號：供方：需方:物料編碼物料名稱規(guī)格/型號數(shù)量單位單價金額備注金額總計（人民幣元）:0.00運(yùn)輸要求：供方送貨至指定交貨地點(diǎn)，運(yùn)費(fèi)由供方自負(fù)。交貨日期：交貨地點(diǎn)：（年月日前）其它約定:產(chǎn)品價格含包裝費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)以及17%增值稅以上物料必須符合CE和ROHS標(biāo)準(zhǔn)，若查出不符，供方需承擔(dān)需方所有損失產(chǎn)品如屬法定商檢的商品,供方必須提供商檢證書本合同中如無特別說明,產(chǎn)品品質(zhì)按該產(chǎn)品的規(guī)格書或樣品確定的標(biāo)準(zhǔn)合同其它條款參照雙方商定的<采購條款和約定>制表：品質(zhì)：審核：核準(zhǔn)：供應(yīng)商：JL037/071-004/A1記錄表6.11合格供應(yīng)商一覽表序號代碼供應(yīng)商名稱電話傳真聯(lián)系人物料名稱地址制表：審核：核準(zhǔn)：JL037/071-006/A1記錄表6.12模具管理表項目編號：TO：From: