辦公自動化培訓

辦公自動化培訓忻州師范學院計算機系馮素琴1

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3第1頁，共34頁。Word文檔處理Word初識格式編排表格處理高級編排第2頁，共34頁。Word基礎篇一---初識認識word界面、word文檔圖標、文檔擴展名新建，保存，打開，另存，重命名word文檔文字編輯（輸入、插入、刪除、復制、移動，輸入法切換，中英文切換，改寫|插入切換，輸入標點符號和特殊符號、撤銷、恢復）選擇文本第3頁，共34頁。2013.10.16內(nèi)容總結(jié)認識鍵盤輸入的切換Word文檔新建文檔中文本的選擇文本內(nèi)容的復制、剪切、移動、粘貼幾個常用的快捷鍵（Ctrl+A,Ctrl+C,Ctrl+X,Ctrl+V）第4頁，共34頁。第二節(jié)課內(nèi)容安排打開，保存word文檔。學會使用電子郵箱，接受發(fā)送郵件。1、登錄郵箱2、瀏覽郵箱中的各項目（收件箱，草稿箱，已發(fā)送（發(fā)件箱），附件，網(wǎng)盤等）3、收件人的書寫，郵件主題的書寫，郵件正文書寫4、以附件形式上傳word文檔5、發(fā)送6、查看收件箱，接受郵件，下載郵件中的附件到制定位置并打開閱讀。7、回復郵件8、郵箱的參數(shù)設置9.上傳下載重要文件到網(wǎng)盤第5頁，共34頁。第三節(jié)課安排文件管理（創(chuàng)建，移動，復制，重命名）資源管理器的使用回收站的管理控制面板設置（顯示，輸入法，日期時間，用戶帳戶，打印機，添加刪除程序）第6頁，共34頁。認識鍵盤CapsLock鍵為字母大小寫轉(zhuǎn)換鍵。它是一個開關鍵。CapsLock燈Backspace(或←─)為退格鍵。使光標左移一格,刪除光標前字符。Enter(或Return,或←┘)鍵為回車鍵（又稱換行鍵）。用于確認或結(jié)束某項操作。(即Shift)為換擋鍵。用于輸入鍵面上方的字符。Ctrl和Alt鍵都為組合鍵。常與其他鍵組合使用。Space(長的空格棒)為空格鍵。輸入一個空白字符NumLock為數(shù)字鎖定鍵。當打開（NumLock燈亮）時數(shù)字鍵輸入數(shù)字；當關閉（NumLock燈滅）時數(shù)字鍵作為控制鍵使用。NumLock燈Esc為放棄鍵。通常定義為“退出”、“結(jié)束”、“返回”。第7頁，共34頁。輸入法切換啟動或關閉漢字輸入法：Ctrl+Space切換輸入法：Ctrl+Shift（或Alt+Shift）第8頁，共34頁。Word基礎篇二---格式編排字體格式（字體、字號、字型、格式刷）段落編排（段落分、合，縮進，行距，段距，對齊）頁面設置（紙張大小、邊距，插入頁碼，分頁）第9頁，共34頁。Word基礎三---表格處理插入表格，合并、拆分單元格設置表格行高、列寬，插入行列單元格對齊斜線表頭計算排序第10頁，共34頁。Word提高篇---高級編排分欄公式編排藝術(shù)字插入圖片，繪制圖形，圖文混排文本框文字與段落邊框底紋頁眉頁腳樣式與目錄生成第11頁，共34頁。Excel電子表格處理Excel初識格式設置公式與圖表排序篩選第12頁，共34頁。Excel基礎篇---初識認識Excel工作區(qū)、單元格、活動單元格，地址欄、編輯欄，Excel文檔圖標、文檔擴展名新建，保存，打開，另存，重命名Exce工作簿。添加、刪除、重命名工作表。選定單元格輸入數(shù)據(jù)（文本、數(shù)值、數(shù)字文本、日期時間、分數(shù)、自動填充）第13頁，共34頁。Excel基礎篇---格式設置編輯數(shù)據(jù)（移動、復制、選擇性粘貼）單元格設置行列設置邊框設置頁面設置第14頁，共34頁。Excel提高篇---公式與圖表數(shù)據(jù)的排序與篩選公式的輸入單元格的引用插入圖表格式化圖表第15頁，共34頁。Powerpoint演示文稿制作初識Powerpoint幻燈片中添加各種對象幻燈片的動畫設置幻燈片的放映幻燈片的美化第16頁，共34頁。

Powerpoint基礎篇---初識幻燈片把文本與圖形圖像，聲音、影像結(jié)合在一起起交流和信息宣傳作用。1.Powerpoint的工作窗口2.Powerpoint視圖3.Powerpoint有關術(shù)語4.演示文稿的創(chuàng)建5.幻燈片的創(chuàng)建，插入，復制、刪除，調(diào)整次序。第17頁，共34頁。

Powerpoint基礎篇---各種對象的添加文本添加（占位符，文本框，導入）插入圖片，插入相冊繪制圖形插入聲音，影片第18頁，共34頁。

Powerpoint基礎篇---動畫設置設置幻燈片的切換效果自定義動畫（進入、退出、強調(diào)和動畫路徑）設置動畫選項（開始、方向和速度）調(diào)整動畫播放次序添加超鏈接添加動作按鈕第19頁，共34頁。

Powerpoint提高篇---幻燈片的放映使用繪圖筆定時放映連續(xù)放映循環(huán)放映排練計時打印、打包成pps放映格式第20頁，共34頁。Powerpoint提高篇—美化幻燈片編輯母版應用模板，選擇配色方案利用“幻燈片版式”只能修改一張幻燈片，如編輯幻燈片上的文本格式，改變文本框的位置等。如果要使演示文稿中所有幻燈片具有一致的外觀可以通過幻燈片母版、配色方案和應用設計模版來控制幻燈片的外觀。第21頁，共34頁。選擇文本拖動選定。指針定位到文本首，拖動到文本尾。Shift+單擊。單擊文本首，在文本尾Shift+單擊。全部選定：Ctrl＋A組合鍵，或“編輯”／全選。選定欄選定。單擊某行的選定欄，則選定該行。雙擊某段的選定欄，則選定該段。拖動選定欄連續(xù)的數(shù)行，則選定該連續(xù)數(shù)行。Alt＋拖動。Alt＋拖動數(shù)行，選定該數(shù)行矩形塊。第22頁，共34頁。選定單元格當前正在操作的單元格為活動單元格，被黑線框住。要操作單元格首先要“標記”為活動單元格。該單元格的地址顯示在名稱框中，其中的數(shù)據(jù)和公式顯示在編輯欄中?？梢赃x定一個或多個單元格。

選定一個單元格。單擊需選定的單元格。選定一個區(qū)域。用鼠標從左上角單元格拖動到右下角單元格選定一個連續(xù)區(qū)域。單擊左上角單元格，Shift+單擊右下角單元格行首選定。單擊一行首部（顯示行號的位置）選定該行全部。列首選定。單擊一列首部（顯示列號的位置）選定該列全部。全部選定。單擊工作表的左上角（行列號相交的全選按鈕）選定多個不鄰接區(qū)域。先選定第一個區(qū)域，按下Ctrl鍵，再選其他的區(qū)域。第23頁，共34頁。輸入數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)輸入到活動單元格中，按回車鍵或“輸入√”按鈕確認，按Esc鍵或“取消×”按鈕則取消本次輸入。雙擊單元格單擊單元格直接在單元格輸入數(shù)據(jù)在編輯欄中輸入數(shù)據(jù)文本超長，擴展到右列；若右列有內(nèi)容，截斷顯示。文本輸入后，默認為左對齊格式。⑴、文本輸入輸入數(shù)值文本，在數(shù)字前加單引號’。數(shù)值數(shù)據(jù)輸入后，默認為右對齊格式。⑵、數(shù)值輸入數(shù)值輸入超長，以科學記數(shù)法顯示。單元格中數(shù)值保留15位有效數(shù)字，超出位四舍五入顯示。第24頁，共34頁。自動識別日期格式為“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”，時間格式為“hh:mm∪(am/pm)”。（∪為空格）⑶、日期和時間輸入分數(shù)輸入時，要以0和空格開頭。如：0∪3/5正確輸入后，日期和時間數(shù)據(jù)為右對齊格式。⑷、分數(shù)輸入⑸、自動輸入一批有規(guī)律的序列數(shù)據(jù)可自動輸入，如等差數(shù)列。依次輸入前2個數(shù)據(jù)選中這2個單元格用鼠標拖動右下角的“復制柄”到最后單元格文本和數(shù)字混合的序列同樣輸入。相同數(shù)據(jù)是特例。對系統(tǒng)自動填充序列中的數(shù)據(jù)都可自動輸入。用戶可通過工具／選項／自定義序列添加自定義的序列。第25頁，共34頁。⑹、填充輸入有選擇地填充輸入序列數(shù)據(jù)：編輯／填充／序列⑺、有效性輸入保證數(shù)據(jù)輸入的正確性，防止不合邏輯的數(shù)據(jù)進入。有數(shù)據(jù)輸入信息和出錯警告。選定有效性輸入?yún)^(qū)域數(shù)據(jù)／有效性設置有效性條件，輸入提示信息，出錯警告提示。設置位置設置類型設置范圍設置有效性條件數(shù)據(jù)性質(zhì)數(shù)據(jù)范圍設置提示和警告確定確定第26頁，共34頁。公式與函數(shù)一、公式中的運算符⑴、算術(shù)運算符：＋、－、*、/、^、%、（）。運算對象是數(shù)值，運算結(jié)果也是數(shù)值。⑵、比較運算符：＝、＞、＞＝、＜、＜＝、＜＞。結(jié)果是TRUE（真）或FALSE（假）。⑶、文本運算符：&（連接）。是把帶引號的文字或單元格地址中的文本“連接”起來。⑷、引用運算符：:（冒號，區(qū)域）引用所指的所有單元格。,（逗號，聯(lián)合）將多個引用合并為一個引用。∪（空格，交叉）同屬于兩個引用單元格區(qū)域的引用。第27頁，共34頁。二、公式的輸入與編輯公式形式：=操作數(shù)和運算符操作數(shù)：單元格、數(shù)字、字符、區(qū)域名、區(qū)域等。運算符（以優(yōu)先級由高到低）：:(冒號)、,(逗號)、∪(空格)、－(負號)、%、^、（*、/、）（＋、－、）&(連接)、（＝、＞、＞＝、＜、＜＝、＜＞）。公式舉例：＝C5*1.15＋D5＝C5＋Sheet2！C5＋C6輸入公式：確定單元格，然后在單元格或編輯欄中輸入公式。輸入方法同數(shù)據(jù)輸入。計算結(jié)果在當前單元格。編輯公式：與數(shù)據(jù)的編輯方法相同。同工作表地址直接引用。同工作簿不同工作表地址加上“工作表標簽！”，如Sheet3!D4。不同工作簿地址加上“[工作簿名]工作表標簽！”，如[Book2]Sheet!C3。第28頁，共34頁。三、函數(shù)簡介函數(shù)是Excel提供的用于數(shù)值計算和數(shù)據(jù)處理的現(xiàn)成公式。Excel提供了大量的函數(shù)，可分為以下幾類：①、常用函數(shù)。求和SUM，求平均值AVERAGE，求最大值MAX，求最小值MIN，統(tǒng)計個數(shù)COUNT，舍入ROUND(),條件求和SUMIF，求積PRODUCT，邏輯函數(shù)IF()等。②、財務函數(shù)。主要進行一般的財務計算。③、日期與時間函數(shù)。主要處理日期和時間。④、數(shù)學與三角函數(shù)。主要進行數(shù)學計算。⑤、統(tǒng)計函數(shù)。主要對數(shù)據(jù)區(qū)域進行統(tǒng)計分析。此外，還有查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)、信息函數(shù)等。第29頁，共34頁。函數(shù)語法形式：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，……）參數(shù)是：常量、單元格、區(qū)域、區(qū)域名或其他函數(shù)。1、使用自動求和按鈕選取求和的行或列單擊“求和”按鈕“求和”結(jié)果存放于選定行的右方單元格、選定列的下方單元格，雙擊該單元格，看到計算公式。自動計算：求和、均值、最大值、最小值、計數(shù)。選取計算區(qū)域在狀態(tài)欄單擊右鍵/選擇一項計算功能在狀態(tài)欄顯示計算結(jié)果2、自動計算功能3、函數(shù)的輸入⑴、直接輸入法。在=號后面直接輸入函數(shù)名和參數(shù)。第30頁，共34頁。⑵、粘貼函數(shù)法。不必記憶，引導用戶正確輸入函數(shù)。選定函數(shù)輸入位置粘貼函數(shù)按鈕插入／函數(shù)“粘貼函數(shù)”對話框選擇函數(shù)類別選擇函數(shù)名稱幫助按鈕確定接著在彈出的“參數(shù)”對話框中輸入對應參數(shù)，確定。第31頁，共34頁。單元格的引用在公式中參與運算的是存放數(shù)據(jù)的單元格地址。引用單元格，計算結(jié)果會隨原始數(shù)據(jù)的變化自動發(fā)生變化，公式的復制也可避免重復輸入工作1、相對引用單元格地址是相對位置。當公式所在單元格位置變化時，單元格引用會隨變化自行調(diào)整。描述：列坐標行坐標。如：B6，A4，C5:F8。2、絕對引用單元格地址是絕對位置。當公式所在單元格位置變化時，單元格引用不會隨變化而改變。描述：$列坐標$行坐標。如：$B$6，$C$5:$F$8。第32頁，共34頁。4、引用方式的相互轉(zhuǎn)換描述：列坐標$行坐標?；颍?/p>

$列坐標行坐標。如：B$6，A$4，C$5:F$8。$B6，$A4，$C5:$F8。選定單元格中的引用部分反復按F4鍵3、混合引用混合引用是相對引用與絕對引用的結(jié)合。當公式所在單元格位置變化時，單元格引用中只有相對地址部分會自行調(diào)整，而絕對地址部分不變化。在相對地址、絕對地址、混合地址1、混合地址2，之間依次轉(zhuǎn)換。第33頁，共34頁。Powerpoint有關術(shù)語1.演示文稿演示文稿就是PowerPoint創(chuàng)建的文件，其擴展名為.ppt。2.幻燈片