行政管理-1、行政部門崗位職責(zé)

行政部門崗位職責(zé)本文件是針對本公司行政部門各個崗位制定，明確各個崗位的詳細權(quán)責(zé)劃分，高效率完成行政部門各項工作。行政經(jīng)理崗位名稱：行政部經(jīng)理直接上級：總經(jīng)理崗位性質(zhì)：負責(zé)全面主持本部的管理工作管理權(quán)限：受總經(jīng)理的委托，行使對公司行政后勤、總務(wù)、公司財產(chǎn)保衛(wèi)維護工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力，并承擔(dān)執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務(wù)管理責(zé)任，對所分管的工作全面負責(zé)。職責(zé)一：全面負責(zé)辦公室日常工作組織制定辦公室年度、月度工作目標及工作計劃，并組織實施;負責(zé)參加總經(jīng)理辦公會、重大業(yè)務(wù)會議，并負責(zé)記錄；負責(zé)督辦、檢查總經(jīng)理辦公會及部門經(jīng)理例會決議的執(zhí)行情況；組織起草公司重要文件，定期提交公司工作簡報；組織起草公司各項管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施；公司大事記的記錄和編寫。參與公司重大決策的研討和制定；負責(zé)組織策劃公司的重大公關(guān)和慶典活動；負責(zé)組織外事接待活動，妥善處理各種對外事務(wù)；審核、控制公司辦公費用及接待費用。職責(zé)二：組織危機管理工作及外部投訴處理。組織公司危機管理工作，包括危機預(yù)防、危機發(fā)生時的及時處理及危機發(fā)生后的企業(yè)形象恢復(fù)；組織公司外部投訴處理工作，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決職責(zé)三：協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系。負責(zé)組織各部門的信息傳遞工作，保證各部門信息溝通順暢；協(xié)調(diào)各部門的工作行為，使工作流程順暢，實現(xiàn)共同的戰(zhàn)略目標；負責(zé)公司的年終總結(jié)工作，包括會議安排及跟催各部門編寫總結(jié)報告職責(zé)四：負責(zé)公司對外形象宣傳、公共關(guān)系和公司企業(yè)文化建設(shè)代表公司與相關(guān)部門、上下級單位往來，保持與政府部門及相關(guān)企業(yè)的良好合作關(guān)系；負責(zé)公司的對外工作，協(xié)調(diào)公司與政府部門及企業(yè)的關(guān)系；負責(zé)組織公司企業(yè)文化建設(shè)，提煉和宣傳企業(yè)理念，舉辦各種活動，促進員工凝聚力。職責(zé)五：內(nèi)部組織管理。負責(zé)將部門工作計劃分解到個人，并監(jiān)督計劃完成情況；評價考核下屬員工工作完成狀況；控制部門預(yù)算使用情況。職責(zé)六：執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。行政主管崗位名稱：行政部主管直接上級：行政經(jīng)理崗位性質(zhì)：協(xié)助行政經(jīng)理完成本部的管理工作管理權(quán)限：堅決執(zhí)行貫徹行政經(jīng)理的指令，按照標準要求細化分配各類行政工作，協(xié)助行政經(jīng)理監(jiān)督各項制度的執(zhí)行，并定期收集各部門信息，匯報工作進度。職責(zé)一：協(xié)助行政經(jīng)理完成各項工作在公司行政經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下全面負責(zé)公司的總務(wù)后勤工作,保障公司在任何情況下能夠順利地開展各項工作,確保公司的安全穩(wěn)定,正常運作；協(xié)助行政經(jīng)理完成行政部門與其他部門間的協(xié)調(diào)工作，配合各部門做好各項服務(wù)工作；協(xié)助行政經(jīng)理對公司和各部門的重大事務(wù)處理工作，并做好事情的起因、結(jié)果的調(diào)查工作；協(xié)助行政經(jīng)理完成對公司的資產(chǎn)管理工作，包括水電管制，辦公用品與勞保用品的管理，以及行政部門日常經(jīng)費的管理工作，避免公司資產(chǎn)流失和浪費，努力為公司做好勤檢節(jié)約的實務(wù)工作；負責(zé)建立和完善行政后勤管理的各項規(guī)章制度，并負責(zé)監(jiān)督、執(zhí)行與追蹤，并定期上報行政經(jīng)理；協(xié)助行政經(jīng)理處理應(yīng)急救援機制的組織工作，處理好公司的各類突發(fā)性事件；協(xié)助行政經(jīng)理定期完成各部門職員的績效考核工作，完成相關(guān)考核結(jié)果文件的制作和統(tǒng)計。職責(zé)二：日常工作的細致管理全面負責(zé)行政部門全體成員的日常管理工作，合理分工和配置人員，做到人盡其才，各盡其能,負責(zé)督導(dǎo)和分配所屬人員的各項工作；全面負責(zé)公司的前臺、辦公用品、環(huán)衛(wèi)、安全、車輛的日常管理工作，確保后勤保障得力；執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，有權(quán)對違章違紀人員的提報處理工作。維護好公司各項規(guī)章制度的權(quán)威；全面負責(zé)公司員工的保險、福利辦理工作。定期對公司辦公用品進行檢查和盤點，制作相關(guān)統(tǒng)計記錄文件。合理安排人員完成會議工作的布置準備工作、會議記錄工作、會后記錄整理工作。職責(zé)三：執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。行政文員崗位名稱：行政部文員直接上級：行政主管崗位性質(zhì)：細致認真完成各類行政工作職責(zé)一：執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理1、新員工入職時，由部門經(jīng)理根據(jù)辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽字領(lǐng)取。其余時間，員工急需領(lǐng)取辦公用品，必須簽字，并寫清楚領(lǐng)用時間、項目、數(shù)量等。2、員工離職時，部門經(jīng)理應(yīng)認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。3、協(xié)助行政主管每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。職責(zé)二：會議管理協(xié)助。按照會議要求通知所有與會人員會議時間、地點。按照會議要求準備會議需用的所有文件、文檔，如有需要會前發(fā)放的文件應(yīng)在會前規(guī)定時間內(nèi)發(fā)放到所有與會人員手中。布置會場。根據(jù)會議需要，提前準備相關(guān)會議需要使用的設(shè)備，如投影儀、手提電腦、移動存儲器、功放、話筒、音響之類，在會前調(diào)試設(shè)備，保證會議中的正常使用。根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，擬定會議所需采購的飲品、小吃、文具等物品清單，上報行政主管。會議中，做好詳細會議記錄，并在會后整理會議記錄完成會議總結(jié)報告，在規(guī)定時間內(nèi)上繳行政主管。會后會場的清掃整理工作。職責(zé)三：執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交由行政文員負責(zé)辦理。3、名片印制前需校稿，確認名片職務(wù)、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請者。職責(zé)四：執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理1、負責(zé)對公司的固定資產(chǎn)進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統(tǒng)計數(shù)量、并責(zé)任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對需要報廢的資產(chǎn)進行報廢登記處理。2、行政文員根據(jù)盤點狀況，制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》，發(fā)給公司相關(guān)負責(zé)人。3、行政文員負責(zé)對打印機、傳真機等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護和聯(lián)系維修工作。職責(zé)五：執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理1、公司所有書籍應(yīng)編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。2、公司員工借書、領(lǐng)取文件資料時，必須簽字登記。應(yīng)注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應(yīng)提醒催還。員工離開公司時，應(yīng)歸還所領(lǐng)文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應(yīng)備注說明歸還日期。4、嚴格按照公司《文件文檔管理制度》做好公司各類文件文檔的分類、保存、調(diào)閱管理、定期檢查、保密、銷毀等相關(guān)工作。職責(zé)六：執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。前臺接待崗位名稱：前臺接待員直接上級：行政主管崗位性質(zhì)：完成部分行政基礎(chǔ)工作，展示公司良好形象。職責(zé)一：來訪者接待、員工考勤統(tǒng)計管理1、負責(zé)公司來訪客戶的禮貌接待與服務(wù)，按照公司接待標準流程完成詢問、引座、倒茶、通知相關(guān)被訪人等工作。2、每日負責(zé)全公司所有人員的考勤監(jiān)督，杜絕考勤包庇現(xiàn)象，每月制作考勤簽到表。協(xié)助行政主管完成員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計。3、拒絕鬧事人員或推銷人員入內(nèi)，事件如不能自行解決，應(yīng)立即通知行政主管或行政經(jīng)理。職責(zé)二：飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時負責(zé)公司飲用水的訂送。確認送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量。2、公司負責(zé)人或其它部門根據(jù)實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政前臺予以代辦，結(jié)款方式根據(jù)實際情況而定。3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政前臺，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會議廳一般提前10～20天）。職責(zé)三：公司日常辦公設(shè)備及電器管理。每日到公司后打開所有電燈、飲水機、打印復(fù)印掃描設(shè)備，根據(jù)季節(jié)打開空調(diào)，檢查所有電氣設(shè)備是否正常運作，如發(fā)現(xiàn)故障情況，應(yīng)立即通知相關(guān)維修人員。每日下班前，關(guān)閉所有電器電源，并對照標準檢查，做到?jīng)]有遺漏。有其他部門人員加班的情況下，將電源關(guān)閉工作移交到某加班人員手中，并將移交人員名單記錄在案，確保詳細的責(zé)任追認。職責(zé)四：信件的收發(fā)、文件資料打、復(fù)印，傳真管理1、公司所有打印、復(fù)印文檔工作及信件、報刊收發(fā)管理工作由行政前臺統(tǒng)一負責(zé)。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉(zhuǎn)移。發(fā)件時，由發(fā)件人填寫好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復(fù)印或快遞的結(jié)賬單據(jù)，并負責(zé)核對單據(jù)、數(shù)量、金額，便于財務(wù)結(jié)算。3、做好公司常用工作表格的分類、整理、保存，定期對公司常用工作表格進行統(tǒng)計和盤點，及時補充數(shù)量不多的工作表格。4、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關(guān)的文件，前臺人員有權(quán)監(jiān)管設(shè)備的使用。職責(zé)五：電話的接聽和記錄。電話響起后，響三聲之內(nèi)必須接聽。接聽后使用標準規(guī)范用語和對方禮貌通話，不得和對方發(fā)生任何爭執(zhí)。詳細記錄通話內(nèi)容，整理后立即處理或傳達到相關(guān)負責(zé)人處。等到對方掛電話后才能掛電話，如需先掛電話，應(yīng)向?qū)Ψ蕉Y貌說明原因。接收到傳真，如是非工作性質(zhì)內(nèi)容傳真（如廣告）可自行處理，如是公司相關(guān)工作內(nèi)容傳真，應(yīng)立即遞交到相關(guān)負責(zé)人處處理。職責(zé)六：執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。司機崗位名稱：司機直接上級：行政主管崗位性質(zhì)：完成公司派車任務(wù)職責(zé)一：遵守交通制度及公司制度公司司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則。司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時一定保證證件齊全遵守公司員工管理手冊，安全駕車。同時遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。不準私自用車職責(zé)二：定期檢查保養(yǎng)車輛司機應(yīng)愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。司機應(yīng)每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔(包括車內(nèi)、車外和引擎的清潔)。出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或調(diào)整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應(yīng)立即加油，不得出車時才臨時去加油。司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。不會檢修的，應(yīng)立即報告行政主管，并提