公文管理制度和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

PAGEPAGE1公文管理制度一、總則1為了規(guī)范公司的文件管理工作，做好外來文件的收發(fā)、存檔工作及公司各類文件擬定、簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。2公司文件包括收文、發(fā)文，是公司在進(jìn)行經(jīng)營管理活動中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文書，是公司進(jìn)行管理的重要工具。二、收文1.權(quán)限規(guī)定：（1）外來文件原則上由行政部統(tǒng)一簽收，將該文件的原件交董辦機(jī)要秘書存檔，復(fù)印件按所對口的系統(tǒng)交由以下責(zé)任人簽收：序發(fā)文部責(zé)任人副責(zé)任人1市委、市政府、井開管委會總裁或副總裁2外貿(mào)局、農(nóng)業(yè)局、林業(yè)局總裁或副總裁3人事局、發(fā)改委、科技局、工信委行政副總4工信委（產(chǎn)品批準(zhǔn)文號）、省農(nóng)藥管理局、相關(guān)行業(yè)協(xié)會或?qū)W會、農(nóng)業(yè)部藥檢所、環(huán)保局、安全局、技術(shù)監(jiān)督局生產(chǎn)副總5工商局、稅務(wù)局財(cái)務(wù)副總6公安局、檢察院、法院以及涉及維權(quán)工作的政府執(zhí)法部門法務(wù)部負(fù)責(zé)人備注1、發(fā)文部門的所有文件統(tǒng)一由責(zé)任人進(jìn)行的簽收和上報(bào)簽核，并監(jiān)督落實(shí)；2、如發(fā)現(xiàn)漏文、收文不簽核、文件落實(shí)不到位，責(zé)任人及承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（2）如外來文件是由對口系統(tǒng)直接簽收的，須將原件交交董辦機(jī)要秘書簽收、存檔；（3）外來文件的簽核、督辦和存檔由董辦機(jī)要秘書負(fù)責(zé)。（4）承辦部門請按文件要求如期完成相關(guān)工作，并按機(jī)要類型，做好文件的備份工作；（5）處理結(jié)果須報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)。2、收文流程：（簽發(fā)）文件復(fù)印件交由對口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽收（原件存檔）原件交由董辦機(jī)要秘書簽收存檔（簽準(zhǔn)（簽發(fā)）文件復(fù)印件交由對口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽收（原件存檔）原件交由董辦機(jī)要秘書簽收存檔（簽準(zhǔn)）交總裁或主管副總裁簽準(zhǔn)（收文）由行政部或責(zé)任部門主辦人員簽收（執(zhí)行）交由具體承辦部門落實(shí)（完成確認(rèn)）由系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（存檔）由行政部負(fù)責(zé)資料存檔（完成確認(rèn)）由系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（存檔）由行政部負(fù)責(zé)資料存檔（督查）行政部負(fù)責(zé)督查工作說明：1）由行政部填寫《收文登記及督辦表》中的“日期”，“發(fā)文單位”，“標(biāo)題”等，并擬寫“擬辦意見”并交公司總裁（或副總裁）批辦。2）文件簽核時(shí)，經(jīng)辦部門須上交文件原件。3、操作表格：收文登記及督辦表收文日期發(fā)文單位發(fā)文標(biāo)題文件簽核文件頁數(shù)經(jīng)辦部門擬辦意見承辦人完成期限重要說明：機(jī)要類型：□辦理文件存檔□辦理文件不存檔公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)意見完成情況結(jié)果查核監(jiān)查人：歸檔文件歸檔日期機(jī)要秘書三、發(fā)文1、權(quán)限規(guī)定：1）公司發(fā)文統(tǒng)一由董辦行政專員負(fù)責(zé)管理；2）經(jīng)核準(zhǔn)后，文件的蓋章存檔統(tǒng)一由行政專員負(fù)責(zé)；3）各經(jīng)辦或責(zé)任部門負(fù)責(zé)文件的擬定、復(fù)核、會簽審批及下發(fā)落實(shí)。2、發(fā)文流程：交部門經(jīng)理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發(fā)（簽發(fā)）交相關(guān)部門討論審核會簽由發(fā)文部門主辦人員起草（擬稿）交部門經(jīng)理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發(fā)（簽發(fā)）交相關(guān)部門討論審核會簽由發(fā)文部門主辦人員起草（擬稿）由行政部負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔（歸檔）由由行政部負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔（歸檔）由行政部或董辦負(fù)責(zé)分發(fā)（分發(fā)）加蓋公章（用?。┙恍姓繌?fù)核后確定發(fā)文字號、分送部門、印制份數(shù)登記在案；打印初稿，并經(jīng)擬稿部門校對后印制（校對）說明：1）由擬稿部門填寫《發(fā)文審批表》中的“文件標(biāo)題”，“內(nèi)容介紹”，等，并經(jīng)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見后，報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。2）需會簽時(shí)，由擬稿部門負(fù)責(zé)溝通落實(shí)；3）需總裁簽審時(shí)，由擬稿部門呈報(bào)審批；4）審批后，由行政專員負(fù)責(zé)蓋章下發(fā)。3、操作表格：發(fā)文審批表日期擬稿人行文標(biāo)題文件類型內(nèi)容簡介部門主管分管領(lǐng)導(dǎo)行政經(jīng)理是否存檔：董事長存檔確認(rèn)存檔時(shí)間紅頭文件發(fā)文審批表簽發(fā)：會簽：文件編號：[]第號生效日期：報(bào)：送：發(fā)：擬稿單位：擬稿：核稿：打?。盒Γ悍輸?shù)：附件：主題詞：標(biāo)題：簡要內(nèi)容：四、存檔銷毀1、權(quán)限規(guī)定：1）文件存檔統(tǒng)一由董經(jīng)辦行政專員負(fù)責(zé)；2）文件類型：類型說明系統(tǒng)分類行政系統(tǒng)、人力系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)文件分類文件等級文件內(nèi)容一級文件質(zhì)量環(huán)境手冊二級文件過程控制的程序文件三級文件部門工作手冊作為各部門運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境管理體系的常用實(shí)施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和職務(wù)說明書等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）等；其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。四級文件記錄3）文件的銷毀由行政經(jīng)理主持，相關(guān)部門參加，組成文件鑒定小組，半年度對文件資料明細(xì)，提出存毀意見，報(bào)請總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。4）銷毀材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。五、文件格式：1：封面、目錄、頁眉、頁腳，正文部分：目的、適用范圍、術(shù)語和定義、管理要求、相關(guān)文件、記錄表格、附錄標(biāo)示。1）封面：主要針對正文內(nèi)容較多，獨(dú)立成冊的文件。封面內(nèi)容包括：企業(yè)名稱、文件編號、文件名稱、受控狀態(tài)、分發(fā)號、發(fā)布和實(shí)施日期等。2）目錄：文件編訂成冊后文件主要內(nèi)容、章節(jié)的頁碼索引。3）頁眉：頁眉的內(nèi)容包括：文件類型、文件名稱、文件編號、版本及修改狀態(tài)、頁碼，要求用表格形式反映，且正文的每一頁都應(yīng)有相同形式的頁眉。4）手冊編號格式TR/QEM－01手冊的版本號質(zhì)量環(huán)境手冊代號5）質(zhì)量環(huán)境管理體系程序文件的編號方法TR/QP（X）文件順序號程序文件代號6）三級文件的編號方法TR/QC-XXX-XX文件順序號部門代號管理文件代號注:部門代號如：寺/QR-XXX-XX順序號文件編號記錄代號8）頁眉中版本及修改狀態(tài)的規(guī)定：版本及修改狀態(tài)次一律用“第1版第0次修改”表示。如果文件修改次數(shù)較多已達(dá)3次(不含)或整體內(nèi)容改動較大已占到文件內(nèi)容的50%以上章節(jié)，就應(yīng)更新版次，以1→2→3類推，文件編號中的年代號隨換版時(shí)年號的改變而改變。9）頁腳：在文件的末頁用表格形式標(biāo)明文件的編制、審核、批準(zhǔn)人及時(shí)間。2、文件字體、字號要求文件內(nèi)容字體字號位置封面第一行公司名稱黑體一號居中文件編號黑體四號處于公司名稱的下方，并與公司名稱右對齊，前體現(xiàn)“編號”二字編號下劃線與編號之間無空格，居中文件名稱黑體一號居中起草、審核、審批、實(shí)施日期、發(fā)文單位黑體四號位于封皮最下端目錄標(biāo)題黑體小二居中內(nèi)容仿宋體三號左對齊，前無空格正文名稱黑體小二居中文件編號匯編本的文件編號在封面體現(xiàn)，見“封面”的字體、字號格式要求。單份文件或匯編本中子文件的編號體現(xiàn)在文件名稱下方仿宋體三號居中編號前要體現(xiàn)“編號”二字正文章、條黑體三號左對齊正文內(nèi)容仿宋體三號首行空兩格，兩端對齊流程仿宋體10-12號居中加粗列項(xiàng)每條列項(xiàng)首行前空兩格圖、表（1）其圖、表內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整字體及字號（2）圖、表下方必須有標(biāo)注，圖的下方標(biāo)準(zhǔn)“圖1××”；表的下方標(biāo)注“表1××”，字體為黑體，字號為小四。（3）單份文件中圖、表的標(biāo)注順序順次排列；匯編本中每份子文件的圖、表標(biāo)注以一份子文件為準(zhǔn)，順次排列即可。附件/仿宋三號“附件”二字與上文空一行，本行前空兩格。多個(gè)附件表示為附件：1.******2.******落款（單份文件設(shè)置）發(fā)文單位仿宋三號處于“實(shí)施日期”上方居中的位置實(shí)施日期仿宋三號簽發(fā)時(shí)，只寫“實(shí)施日期”具體日期待簽發(fā)后輸入或填寫。起草人、審批人仿宋三號至于文件末頁最下方3、文件資料版式要求文件資料版式一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210㎜×297㎜），左側(cè)裝訂。頁邊距設(shè)置要求：上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm?！靶芯唷痹O(shè)置成“單倍行距”，或可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整“固定值”。紙張頁面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置成“縱向”或“橫向”排版。紙張大小的設(shè)置要求為標(biāo)準(zhǔn)A4打印紙。4、文件資料頁碼的要求文件資料需插入頁碼，并體現(xiàn)在文件下邊距居中的位置。首頁不顯示頁碼。匯編本的技術(shù)性文件。如：子文件不是同匯編本同時(shí)發(fā)放時(shí)，可單獨(dú)設(shè)置頁碼。其它類型文件頁碼必須連貫。六、違規(guī)處罰：1、相關(guān)責(zé)任人違規(guī)操作者，視情節(jié)輕重處罰20-100元/次；2、相關(guān)工作未落實(shí)者，視情節(jié)輕重處罰100-500元/次；3、丟失文件或未做好文件歸檔工作者，視情節(jié)輕重處罰50-200元/次；

供應(yīng)商調(diào)查管理制度總則1．1制定目的為了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，確認(rèn)其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對擬開發(fā)供應(yīng)商之調(diào)查，及本公司合格供應(yīng)商之年度復(fù)查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權(quán)責(zé)單位采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。供應(yīng)商調(diào)查作業(yè)規(guī)定2．1供應(yīng)商調(diào)查程序采購部實(shí)施采購前，應(yīng)對擬開發(fā)之廠商組織供應(yīng)商調(diào)查工作，目的是了解供應(yīng)商之各項(xiàng)管理能力，以確定其可否列為合格供應(yīng)商名列。由采購、生技、品管、生管人員組成供應(yīng)商調(diào)查小組，對供應(yīng)商實(shí)施調(diào)查評核，并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。評核之結(jié)果由各單位作出建議，供總經(jīng)理核定是否準(zhǔn)予成為本公司之合格供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商調(diào)查認(rèn)可之廠商，除總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可成為本公司之供應(yīng)商。2．2供應(yīng)商調(diào)查評核2．2．1價(jià)格評核對供應(yīng)商所提供之物料價(jià)格，由采購部依下列因素作評核：原料價(jià)格。加工費(fèi)用。估價(jià)方法。付款方式。2．2．2技術(shù)評核對供應(yīng)商之生產(chǎn)技術(shù)，由生技部依下列因素作評核：技術(shù)水準(zhǔn)。技術(shù)資料管理。設(shè)備狀況。工藝流程與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2．2．3品質(zhì)評核對供應(yīng)商之品質(zhì)，由品管部依下列因素作評核：品管組織與體系。品質(zhì)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)之方法與記錄。糾正與預(yù)防措施。2．2．4生管評核對供應(yīng)商之生產(chǎn)管理，由生管部依下列因素作主核：生產(chǎn)計(jì)劃體系。最短及最長之交貨期限。進(jìn)度控制方法。異常排除能力。2．3供應(yīng)商復(fù)查規(guī)定經(jīng)調(diào)查認(rèn)可之合格供應(yīng)商，原則上每年復(fù)查一次。復(fù)查流程類同首次調(diào)查評核。復(fù)查不合格之供應(yīng)商，除經(jīng)本公司總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可列入次年合格供應(yīng)商之列。若供應(yīng)商之交期、品質(zhì)、價(jià)格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時(shí)，可于一年中，隨時(shí)對供應(yīng)商作必要之復(fù)查。附件[附件]GA02-1《供應(yīng)商調(diào)查表（范例）》

供應(yīng)商調(diào)查表（范例）