分公司管理細則

分公司財務管理制度實施細則第一章、總則1.為保證分公司經營各流程環(huán)節(jié)反映的真實、精確、剛好、完整，保障分公司資產運營的平安、有效，明確各分公司財務代表崗位職責，正確履行財務代表業(yè)務及財務監(jiān)督、管理職能，特制定本細則條例。其次章、財務代表崗位職責的劃定及實施各分公司的財務代表屬總部干脆派遣，業(yè)務上由總部營銷財務部干脆負責，其崗位職責的確定、履行狀況考評、升降級及獎懲主要由營銷財務部負責實施，財務代表只在日常行政管理事務上接受分公司業(yè)務經理管轄。各分公司財務代表工作崗位職責主要有以下幾大類：財務職能資金收、付、存的管理及核算分公司各項費用審核、報銷及核算庫存收、發(fā)、存的管理及核算增值稅專用發(fā)票的開具分公司資產保全的管理監(jiān)控工商、稅務、銀行、外部審計事宜的專項處理銷售事務業(yè)務職能銷售流程的操作及業(yè)務監(jiān)督倉儲及物流配送的管理及監(jiān)控行政協(xié)助職能分公司日常內務事宜分公司業(yè)務經理或財務代表休假期職責暫代的過渡分公司業(yè)務經理或財務代表職務交接中的清算分公司業(yè)務經理臨時交辦事宜第一節(jié)、財務代表財務職能1.資金收、付、存的管理及核算此處資金收、付：系指各分公司貨款回收及其他專項結算帳戶的資金收、付業(yè)務，嚴格執(zhí)行收支兩條線的原則，具體包括的日常操作內容如下：1.1銷售貨款的回收財務代表每月干脆與客戶進行對賬，監(jiān)督銷售回款的進度。日常銷售應收款回收應嚴格依據總部統(tǒng)一下達的客戶結算操作規(guī)定執(zhí)行。全部銷售回款必需由客戶匯入分公司指定銀行賬戶，分公司任何人員不得以現(xiàn)金形式收取客戶貨款。確認回款后應按總部下達的會計核算規(guī)范進行帳務處理。1.2匯付貨款回籠財務代表依據總部制定的貨款回籠操作規(guī)定，剛好將貨款交付（或匯付）總公司，每天對銀行賬戶資金進行跟蹤，當銀行存款資金累計達到5萬元時，必需剛好匯付總公司。月底軋帳日止必需將資金全部匯入總公司賬戶，賬戶余額不得超過5000元（只指現(xiàn)金、銀行存款，不含稅務專戶留存余額），確因臨時大額費用開支需超額留存資金的，必需由分公司業(yè)務經理、財務代表共同提請報告上報總部審批后超額留存。資金匯付總部賬戶后剛好進行相關賬務處理，每月與總部營銷財務部進行資金往來賬戶的對賬。1.3分公司資金的調配運用由財務代表統(tǒng)籌分公司資金需求，每月20日之前提交次月資金需求支配，交總部營銷財務部審核，由集團財務中心統(tǒng)一進行分公司資金需求的撥付，資金需求用于開支分公司房（倉）租、分公司運營費用、市內中轉運輸費及力資費、業(yè)務人員差旅費、稅金等。1.4費用開支1.4.1各分公司的日常運營費用（包括分公司水電費、辦公費費、款待費、郵寄費、電話費等等），由財務代表按總公司制定的相關費用定額進行審核，交分1.4.2各分公司發(fā)生的支線運費（承運商至客戶）由客戶自行擔當，公司只擔當公司至中轉地的市內運輸費用及相關勞務費用，各分公司發(fā)生的房（倉）租費用必需取得正規(guī)發(fā)票（可由各地稅務機關代開房租發(fā)票），否則財務代表有權拒絕報銷。業(yè)務人員差旅費報銷標準暫執(zhí)行目前營銷中心差旅費管理制度的規(guī)定，如有調整另行通知。差旅費仍實行備用金的方式，原省區(qū)經理與區(qū)域經理單獨進行報銷與核算。分公司人員工資及嘉獎等由財務代表統(tǒng)一核算，提交總部營銷財務審核，各職能部門審批后，由集團財務中心單獨撥付資金，分公司方可支付。1.4.6經手人填制報銷單，須填寫清晰，事由交待清晰，附件齊全，審核手續(xù)完備1.5零星借支1.5.1各分公司正式員工因公可支取短期零星借款1.5.2各分公司業(yè)務人員違反公司財經管理條例，向客戶借支的，1.6資金核對及保管1.6.1對于客戶通過銀行轉帳結算辦理業(yè)務往來結算的，必需在客戶運用的銀行轉帳結算方式到達期限內剛好進行查詢、確認；對運用支票結算的，還應通過“倒進帳1.6.2分公司現(xiàn)金庫存余額原則上不得超過2000元?，F(xiàn)金及支票必需放入分公司保險柜進行保管，保險柜密碼由財務代表駕馭。凡違反資金留存規(guī)定造成現(xiàn)金或支票被盜、遺失的，一律由1.6.31.7財務核算、財務報表的填制、保管及審計財務代表依據總部統(tǒng)一下達的財務核算規(guī)范進行分公司各種業(yè)務的賬務處理，財務代表按時出具財務報表，做好財務分析，對外供應的財務報表必需經過總部營銷財務審核方可對外報送?？偛繝I銷財務部或集團財務中心將定期和不定期對分公司財務核算和各種報銷業(yè)務進行審計查詢。2.庫存收、發(fā)、存此處的庫存收、發(fā)：系指各分公司倉庫貨物的收貨、銷售發(fā)貨。各分公司財務代表負責總公司發(fā)往分公司貨品及客戶退回分公司貨品的收驗；分公司發(fā)往本業(yè)務區(qū)域內客戶貨品的核發(fā)。具體包括的日常操作及核算內容如下：2.1貨物驗收各分公司財務代表依據總公司物流部門《銷售出庫單》上注明的品種、規(guī)格、數量、單價、金額等與實際收到入庫實物進行仔細核對，并K3分銷系統(tǒng)里辦理入庫手續(xù)，剛好更新“存貨明細帳”。如發(fā)覺實際驗收入庫的貨品的品種、規(guī)格、數量、單價、金額與《發(fā)貨結算單》有差異時，應嚴格依據總部有關管理規(guī)定進行處理，同時應剛好上報總部相關主管部門。2.2銷售發(fā)貨各分公司財務代表依據分公司業(yè)務區(qū)域各客戶的“貨物需求訂單”，依據銷售管理流程仔細辦理相關校驗手續(xù)，校驗發(fā)貨品種、規(guī)格、數量、收貨單位、開票日期、制單人、簽批等，做到手續(xù)完備，真實精確。對于前期留有大額應收款而無法按公司規(guī)定予以清結的客戶訂單，財務代表應嚴格依據總部下達的相關管理規(guī)定進行限制貨物配發(fā)處理。對于已經開具《銷售出庫單》，并進行了銷售核算的客戶訂單，財務代表必需剛好辦理貨物出庫手續(xù)，不得以任何借口留庫不發(fā)、隨意調換。2.3客戶退、換貨客戶退換貨必需經過總部相關部門核準，經總部核準同意接受的客戶退、換貨，財務代表應剛好對客戶退回的貨物進行清點，并盡可能進行配袋、配箱、更新配件等修理、修復工作。對于質量已完全破損的貨物，財務代表應剛好按總部的有關管理規(guī)定進行殘次品的核算、登記、分類保管處理。對于在清點驗收過程中發(fā)覺的非分公司貨物，一律不得認同沖抵客戶應收款項，并剛好告之客戶。全部客戶的退、換貨都必需嚴格依據公司的有關規(guī)定，扣除客戶前期已享受的各種實惠、返利政策。2.4各分公司之間調換貨各分公司之間如確有須要可以進行調、換貨，但必需經過總部審批同意方可進行，不得私自協(xié)商自主處理。2.5貨物盤存2.5.1各分公司財務代表應對分公司倉庫在庫貨物進行定期與不定期盤存，對庫存品種、規(guī)格、數量做到胸中有數，剛好駕馭存貨結構動態(tài)改變，并為2.5.2對帳：倉庫帳目須日清月結。依據收貨發(fā)貨單據隨收隨入庫，隨發(fā)隨銷庫，剛好登帳，并剛好2.5.3各分公司發(fā)生的貨物盤虧、短少等損失，經核實查證的，無條件由財務代表擔當80%，分公司業(yè)務經理2.5.4總部營銷財務部將定期和不定期對分公司在庫貨物進行實地抽查，帳實核對，發(fā)覺異樣將依據2.3.增值稅專用發(fā)票的開具具體參見增值稅發(fā)票管理規(guī)定4.資產保全的管理監(jiān)控各分公司財務代表資產保全的管理監(jiān)控所涉及的范圍為：資產的購置、領用、維護、保管；資產的報廢及更新。此處資產的購置、領用、維護、保管：系指各分公司經總部核準發(fā)生的大額資產購置開支（資產單價在500元以上或批次500元以上的）以及資產的日常運用、維護、保管責任的落實。具體包括的日常操作及管理監(jiān)控內容如下：4.1資產的購置4.1.1各分公司4.1.2對添置的資產必需按總部統(tǒng)一規(guī)定分類做好資產登記，并以正式的發(fā)票作為報銷入帳核算的依據。4.2資產的領用、維護、保管4.2.1屬于公用性質的辦公、生活類資產（如微機及外設設備、傳真機、空調、電視、熱水器、灶具、餐桌等），經理、財務代表為共同運用保管責任人。凡因分公司人員運用不當造成資產損壞或須要修理的，一律由保管責任人擔當經濟損失（各擔當50%4.2.24.2.3各分公司財務代表應對有意毀損公司資產的行為進行阻擋4.3資產的報廢、更新此處的資產報廢、更新：系指各分公司前期購置的長期運用資產，在合理運用期限完畢后的報廢、更新，以及因不行抗拒力或人為緣由造成的資產毀損的報廢、更新。具體包括的日常操作及管理監(jiān)控內容如下：在資產合理運用期限（以產品說明書上所注明的運用期限為準）完畢后所發(fā)生的資產功能性丟失、不能接著正常運用的，按總部下達的資產報廢程序辦理相關手續(xù)后，準予重新購置同類資產?！敖鸲惪ā奔坝嘘P工商、稅務專用網上申報運用設備，因當地工商、稅務主管部門核定的應用程序升級需重新配置更新的，比照上述條款執(zhí)行。因不行抗拒力的資產毀損的報廢、更新，由分公司業(yè)務經理、財務代表提請核準報廢申請，同時附送有關事務的證明資料（報警記錄、自然災難證明等資料），經總部核準并按資產報廢程序辦理相關手續(xù)后，準予重新購置同類資產。因運用不當緣由造成的資產毀損，按公司規(guī)定由領用、保管責任人擔當原購置資產經濟損失；經總部核準并按資產報廢程序辦理相關手續(xù)后，準予重新購置同類資產。因人為有意毀損因素造成的資產毀損，并由責任人擔當重新購置費用開支。5.工商、稅務、銀行、外部審計事宜的專項處理各分公司財務代表工商、稅務、銀行、外部審計事宜的專項協(xié)調處理所涉及的范圍為：日常工商、稅務、銀行、外部審計事宜的辦理專項工商、稅務事宜的辦理5.1日常工商、稅務、銀行、外部審計事宜的辦理此處的日常工商、稅務、銀行、外部審計事宜的辦理：系指各分公司需按國家政策、法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定需辦理的工商及稅務年審、資格認證、各種稅負的納稅申報及相關銀行結算資格驗審事宜。具體包括的日常操作內容如下：5.1.1財務代表收集供應相關核算資料及文件證明資料，擔當上述日常工商、稅務、銀行及審計事宜的辦理，辦理這些事宜需對外呈報的文件報告，必需經過總部營銷財務部核準，未經核準的，財務代表5.2專項工商、稅務事宜的辦理此處的專項工商、稅務事宜的辦理：系指各分公司因經營執(zhí)照上有關經營地址、法人、注冊資本、電話、銀行帳號、經營期限等內容發(fā)生變更，需辦理的相關工商、稅務登記變更事宜；以及因工商、稅務專項審查事宜的辦理。具體包括的日常操作內容如下：5.2.1各分公司因經營執(zhí)照上有關經營地址、法人、注冊資本、電話、銀行帳號、經營期限等內容發(fā)生變更，需辦理的相關工商、稅務登記變更事宜，由分公司財務代表5.2.2工商、稅務、外部審計專項審查事宜的辦理。由各分公司財務代表其次節(jié)、銷售事務業(yè)務職能倉庫產品庫存標準制定倉庫庫存標準的確定分公司財務代表依據分公司負責區(qū)域的銷售狀況、產品調撥周期等因素確定分公司倉庫產品庫存標準。分公司業(yè)務經理對財務代表確定的庫存標準進行審核。分公司業(yè)務經理審核后報總部審批、備案，分公司財務代表依據審批后的庫存標準進行存貨。倉庫庫存標準的變更分公司財務代表依據實際需求可對分公司倉庫的庫存標準進行變更，分公司財務代表填寫倉庫庫存標準變更申請報告，由分公司業(yè)務經理進行審核。分公司業(yè)務經理審核后報總部審批、備案，分公司財務代表依據審批后的新的庫存標準進行存貨。倉庫租賃及承運商選購 分公司倉庫租賃分公司財務代表依據庫存標精確定倉庫需求面積。分公司財務代表結合當地物流便利性及經濟性等原則為分公司倉庫進行選址。分公司財務代表組織倉庫租賃的議價、談判、合同擬定工作，初步確定目標倉庫。分公司業(yè)務經理對倉庫地址、倉庫租賃價格、倉庫租用合同等進行審核。分公司業(yè)務經理審核后，報總部審批、備案，分公司財務代表依據總部審批后的結果進行合同簽訂及倉庫運用等工作。承運商選購 分公司財務代表依據實際發(fā)貨需求篩選承運商。分公司財務代表組織承運商選購 的議價、談判、合同擬定工作，初步確定目標承運商。分公司業(yè)務經理對運輸價格、運輸合同等進行審核。分公司業(yè)務經理審核后，報總部審批、備案，分公司財務代表依據審批后的結果進行合同簽訂及發(fā)貨等工作。搬運工選購 分公司財務代表依據實際業(yè)務需求選購 當地搬運工。分公司業(yè)務經理對搬運工的勞資費進行審核。分公司業(yè)務經理審核后，報總部審批、備案，分公司財務代表依據總部審批后的結果進行相關裝卸及搬運工作。產品調撥由公司總部至分公司倉庫的產品調撥總部倉庫至各分公司倉庫產品調撥起運量：銷售強勢地區(qū)為600件，銷售弱勢地區(qū)為400件。分公司財務代表結合分公司輻射區(qū)域的銷售狀況、分公司倉庫產品庫存狀況、公司的各種營銷政策對將來銷售走勢的影響等因素向總部上報產品需求支配?？偛恳罁鞣止緜}庫存標準、總倉庫存及近期的生產支配等因素對分倉所下達的需求支配進行審核?？偛繉徍撕?，由基地物流部支配車輛運輸并制定對應的流轉單據。分倉之間的產品調撥各分公司由于相互之間的業(yè)務需求須要對分公司倉庫的產品進行調撥時，由需求方分公司財務代表下達需求支配。需求方分公司業(yè)務經理對需求支配進行審核。分公司業(yè)務經理審核后報總部審批、備案，并將指令傳達至供應方分公司財務代表。供應方分公司財務代表依據指令組織發(fā)貨。業(yè)務發(fā)生后，雙方分公司財務代表在K3系統(tǒng)上進行出、入庫的賬務處理。收貨及入庫管理貨物驗收分公司財務代表依據出入庫單據上的產品品種、數量等與實際到貨產品進行核對。分公司財務代表核對確認后，簽收相關單據。貨物入庫管理分公司財務代表完成貨物驗收手續(xù)后，組織搬運工報關員等將來貨按類別存儲到對應區(qū)域。產品實物入庫后，分公司財務代表在K3系統(tǒng)辦理相關的入庫手續(xù)，并登記倉庫產品入庫明細臺賬。庫存管理倉庫儲位布局分公司財務代表存儲產品結構進行分析，合理支配產品存儲區(qū)域。分公司財務代表依據倉庫結構，倉庫面積，設計消防平安通道及裝卸通道。統(tǒng)籌支配，提高倉庫單位面積利用率。盤點分公司財務代表不定期對倉庫進行盤點。盤點結束后，填寫盤點結果分析表。分公司業(yè)務經理對盤點結果進行檢核。分公司財務代表主動協(xié)作總部組織的年終盤點或抽查盤點工作。庫存周轉率限制分公司財務代表每月底對倉庫產品庫存周轉率進行分析，并將分析結果報總部?？偛繉Ψ止緜}庫的周轉率進行匯總備案，并提出相應的改進方案。分公司財務代表主動協(xié)作總部及其他相關部門，提高倉庫庫存周轉率。訂單業(yè)務及客戶管理客戶管理分公司業(yè)務經理開發(fā)新客戶后，客戶資料報總部審批?？偛繉徟螅煽偛靠蛻舨繉⒖蛻糍Y料錄入K3系統(tǒng)。訂單業(yè)務分公司業(yè)務經理將客戶訂單傳至分公司財務代表。分公司財務代表將客戶訂單錄入K3系統(tǒng)，并進行庫存審核及下推。分倉財務代表協(xié)作銷售部門需求，變更訂單需求。發(fā)貨、運輸跟蹤、運費結算及臺賬登錄發(fā)貨原則單個客戶單次發(fā)貨批量大于200件（含200件）的，由武漢總倉干脆發(fā)往客戶。單個客戶單次發(fā)貨批量小于200件的，由對應分倉組織發(fā)貨。接單及發(fā)貨分公司財務代表在每日在K3系統(tǒng)中查詢發(fā)貨通知單。分公司財務代表打印單據，并支配車輛運輸。貨物裝車后，制定對應的運費結算單，并登錄臺賬。發(fā)貨業(yè)務實際發(fā)生后，分公司業(yè)務經理在K3系統(tǒng)上作出庫賬務處理。運輸在途時間及運輸狀況跟蹤運輸在途時間：市內運輸在途時間為24小時，周邊城市運輸在途時間為48小時，部分偏遠地區(qū)運輸在途時間為72小時。分公司財務代表對運輸狀況進行跟蹤，剛好處理運輸過程中的異樣狀況。月度報表及臺賬核對分公司財務代表剛好登錄倉庫收發(fā)存報表、運輸臺賬，并定期將報表傳至總部進行審核。分公司財務代表在月底與總部進行各類報表的核對工作?？蛻敉藫Q貨及后續(xù)處理客戶退換貨分公司財務代表依據總部相關報告及單據支配客戶退換貨工作。分公司財務代表依據單據對退貨產品進行驗收、整理。退換貨工作完成后，在K3系統(tǒng)上作出入庫賬務處理。后續(xù)處理由分公司業(yè)務經理協(xié)調其他客戶消化處理。由分公司財務代表協(xié)調退回總倉進行返工處理。由分公司財務代表協(xié)調調撥至其他倉庫由其他區(qū)域客戶進行消化處理。第三節(jié)、行政協(xié)助支持各分公司財務代表行政協(xié)助事宜所涉及的范圍為：1.內務職責此處的內務系指各分公司勤雜人員的事務管理、工作支配及分公司生活資產的運用、管理、人員的考勤記錄。各分公司財務代表幫助經理解決分公司內勤事務的支配。1.1各分公司勤雜人員聘用、更換事宜由經理進行，財務代表負責與分公司經理共同提請申請報告，上報總部核準后執(zhí)行。勤雜人員的聘用待遇按總部的統(tǒng)一核定標準執(zhí)行。勤雜人員日常工作范圍、要求剛好間由分公司業(yè)務經理依據總部的統(tǒng)一要求進行支配；財務代表負責與其核對分公司人員日常生活開支帳目。1.2分公司生活資產的運用、管理按資產領用、保管的責任劃分進行管理，財務代表擔當日常管理督促職責。1.3財務代表擔當對分公司正式員工出勤記錄職責。包括外勤出差、休假、調出及調入的具體記錄。2.休假期職責暫代的過渡此處休假期職責暫代的過渡系指各分公司業(yè)務經理回漢會議期間經總部核準，同意由財務代表對指定事務的代行管理、工作支配?；蛑肛攧沾硇菁倨陂g，相關職責的暫行移交至分公司經理實施。2.1各分公司業(yè)務經理休假期間由財務代表代行的職責僅限于分公司日常事務范圍：客戶接單的審核，總部訂單的上報、業(yè)務人員貨款回收的督促、接待客戶來訪等。2.2暫代期間如業(yè)務活動發(fā)生臨時突發(fā)性事項，超越執(zhí)行權限范圍的，財務代表應剛好與分公司經理取得聯(lián)系，不得擅自做主，或隱瞞不報。2.3財務代表在休假前必需就管理的分公司倉庫、現(xiàn)金、銀行、應收往來等經營性業(yè)務資產與分公司經理進行帳、實清點交接，并簽字認可落實。并告之銀行匯款手續(xù)及辦理留意事項。財務代表休假離開公司期間，所在公司費用報銷暫行停止。財務代表休假完畢回到分公司后，必需首先對各項經營性資產進行實地清盤和確認，并收集離崗期間分公司全部業(yè)務單據進行復查。如發(fā)覺重大差異的，除剛好進行徹底復查清帳外，還應剛好上報總部主管部門進行處理。2.4以上休假均為公司統(tǒng)一支配的國家法定節(jié)假日休假，以及經總部核準的個人探、喪、病、事假。在統(tǒng)一休假支配期外，未經總部核準的休假，一律視同無效休假。在此期間有關人員未經總部核準，擅自進行的暫代職責交接一律無效。如發(fā)生經濟損失，由擅自交接的雙方擔當。3.職務交接中的清算此處職務交接中的清算系指各分公司業(yè)務經理、業(yè)務人員依據總部統(tǒng)一支配進行的人員調職、調崗中就其在現(xiàn)任公司的遺留未清事項進行的全面清查、核算。財務代表所發(fā)生的調職、調崗事項中，相關資產、職責的移交清算事宜。對非正常緣由的分公司離崗人員也必需進行遺留未清事項的全面清查、核算。3.1各分公司發(fā)生財務代表調職、調崗事項時，必需就其在任期間的未清結事項進行逐步清查、核算。所需進行清查的事項如下：在任期間經手的各種經營性資產的全面核查（帳帳、帳實、帳證相符）；在任期間經手的未報銷的各種費用開支；在任期間經手的未清結的個人借支；在任期間領用未歸還的資產及其他運用資產的完好狀況；在任期間負責保管的公司資產的完好狀況；在任期間應擔當的屬于個人費用開支。（超支水電費、電話費、個人生活費用等）在任期內負責保管的分公司