公司辦公傳真管理規(guī)范

公司辦公傳真管理規(guī)范在辦公交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速走紅于商界。傳真，是利用光電效應(yīng)，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī)，對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片復(fù)印件的一種現(xiàn)代化的通信聯(lián)絡(luò)方式?，F(xiàn)在，傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。利用傳真通信的主要優(yōu)點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的資料傳送出去。它的缺點主要是發(fā)送的自動性能較差，需要專人在旁邊操作。有些時候，它的清晰度難以確保。在利用傳真對外通信聯(lián)絡(luò)時，必須遵守辦公傳真管理規(guī)定。第一條必須合法使用。安裝、使用的傳真設(shè)備，必要時需辦理相關(guān)手續(xù)。如欲安裝、使用自國外直接帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納通訊費(fèi)用。第二條必須得法使用。使用傳真設(shè)備通信，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號碼，應(yīng)被正確無誤地告知自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先向?qū)Ψ酵▓笠幌?。這樣做既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無人在場而又有必要時，應(yīng)使之I處于自動接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。第三條必須以禮使用。辦公人員在使用傳真設(shè)備時，必須牢記維護(hù)個人和所在單位的形象，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須以禮相待。人們在使用傳真設(shè)備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷?/p>