辦公室日常管理制度

辦公室日常管理規(guī)程1．0目的規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。2．0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。3．0職責(zé)3．1．物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。3．2．辦公區(qū)域文員負(fù)責(zé)維護好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。3．3．辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。4．0程序要點4．1物品擺放4．1．1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。4．1．2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補救措施，須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理作業(yè)規(guī)程》或《報修管理作業(yè)規(guī)程》辦理。4．1．3上班時應(yīng)保持桌面基本整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。4．1．4下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌前的恰當(dāng)位置。4．1．5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。4．1．6遇到雨天，物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識。殃4．2常用傭辦公設(shè)備的芬使用錘常用辦公設(shè)右備包括：電胖腦、打印機窯、復(fù)印機、你機、電帝話及其他設(shè)勢備。擔(dān)4．2．1遍電腦：哀A．經(jīng)公司剖指定的電腦腫操作員即電逆腦責(zé)任人單批獨使用電腦平，其他員工摔使用電腦須硬在征得電腦叉責(zé)任人同意烏方可使用。南B．啟動與叫關(guān)閉的一般許程序：恐——鍬啟動電源插方座開關(guān)；挪——緩啟動穩(wěn)壓器即開關(guān)；面——粒啟動電腦主叛機開關(guān)；案——遲啟動顯示器達(dá)開關(guān)（電腦敘開始正常操喇作）；節(jié)——崖關(guān)閉電腦程諸序：首先在描“昆開始偽”般欄選擇緊“鹽關(guān)閉計算機農(nóng)”忌對話框，用芹鼠標(biāo)點擊壇“筑關(guān)閉計算機澇”賓，然后按開太啟程序的反餃方向操作。志C．電腦應(yīng)違避免頻繁的沖開關(guān)程序，槍暫時不用時戰(zhàn)，可將電腦零轉(zhuǎn)換為休眠舍狀態(tài)；散D．正確使冶用電腦的詳殼細(xì)程序按有樣關(guān)電腦操作壺工具書的指表導(dǎo)進(jìn)行操作駝。屋4．2．2攪打印機：歇A．聯(lián)機。欣一般情況下賴，打印機與糖電腦連通之忠后，無須再門進(jìn)行聯(lián)機；上B．打印機減啟動與關(guān)閉惕的一般程序芬：判——扭啟動打印機輔開關(guān)；蛛——以放好所需打爺印的紙張；細(xì)——謎在電腦對話春框進(jìn)行打印叫操作；姐——茶關(guān)閉程序按瑞啟動程序的冰反方向操作那?；\C．打印機燭應(yīng)避免頻繁新的開關(guān)機操爬作；拍D．正確使雨用打印機的秩詳細(xì)程序按肆有關(guān)打印機舒操作說明書沈的指導(dǎo)進(jìn)行懂操作；霸E．打印文胞稿須經(jīng)部門傘負(fù)責(zé)人、行峰政人事部經(jīng)做理或物業(yè)服涼務(wù)中心主管逃批準(zhǔn)，在文菜稿上簽字后粥方可予以打推印。胞F．打印出滋的文稿應(yīng)進(jìn)昆行校對。一雨般情況下由王發(fā)稿部門/疏人校對，然死后將校對好惑的文稿經(jīng)電亮腦修改后，團再進(jìn)行打印嶼；嗓G．為節(jié)約敏紙張，文稿綿未進(jìn)行校對中之前，打印挨時應(yīng)使用可辨以使用的舊魔紙張或舊文珍稿的背面打煉印。剝4．2．3供復(fù)印機：串A．復(fù)印機渠管理人員應(yīng)來在開始上班矛時接通復(fù)印率機插座電源痛；熊——堵開啟復(fù)印機捎開關(guān)，復(fù)印趴機需自動預(yù)雄熱；膊——厭檢查復(fù)印紙滲是否放好（克可以開始工始作）；估——勉復(fù)印機管理蜓人員下午下趙班時關(guān)閉復(fù)焰印機開關(guān)；舌——等關(guān)閉復(fù)印機敘電源插座；?！Ｕ_使用復(fù)掉印機的程序玉按復(fù)印機有迷關(guān)操作說明萍書進(jìn)行操作注。愛B．復(fù)印程脂序：孩——援所有須復(fù)印閃的文件、資煌料必須先在諒《復(fù)印記錄董本》上登記揀，然后再復(fù)蟻??；迎——疑復(fù)印頁數(shù)在穴3份（含）掙以上或10杜頁以上的，提須部門負(fù)責(zé)千人在《打印校復(fù)印審批表痛》上批準(zhǔn)簽近字后，方可嗓復(fù)?。徊隆p復(fù)印人員做腳好登記以后得，調(diào)定復(fù)印勻紙規(guī)格及復(fù)普印的深淺度箱后，選定復(fù)算印份數(shù)按頂“治開始禁”歸鍵復(fù)?。淮荨獕貜?fù)印機管理值員檢查復(fù)印評數(shù)量及登記賺記錄是否屬鄭實，屬實的捕，在《復(fù)印擦記錄本》上堅簽名確認(rèn)；往不屬實的，蝶將情況匯報歷辦公區(qū)域主或管人員處理瘦：一般情況伸下，第一次尚違規(guī)給予口參頭警告；第驚二次或以上喝違規(guī)給予書玩面警告處分芹；攝——耀如果復(fù)印機巧出錯，應(yīng)將款報廢紙張數(shù)費量予以登記亦。叫C．復(fù)印機猾一般情況下欠每天開機、烏關(guān)機各一次扔，盡量避免距頻繁開關(guān)；他D．為節(jié)約喘紙張，不重也要的復(fù)印件弄應(yīng)使用可以狂復(fù)印的廢紙鴨張背面復(fù)印濟。躁4．2．4屢機：共機一般姓情況下保持飽24小時開察機。正確使申用機的止程序按塞機有關(guān)操作風(fēng)說明書進(jìn)行竭操作。記A．接收傳妹真：終——教辦公區(qū)域文貝員應(yīng)注意檢綢查紙是勿否用完及傳堡真機信號是壩否穩(wěn)定；慕——減收到件美后，由辦公秒?yún)^(qū)域文員及嫌時將件那取下，并將訴的有關(guān)念內(nèi)容（發(fā)送瞇單位、發(fā)送良人、題在目、時雕間、接收部沈門、接收人感等）登記在除《登記皇表》內(nèi)；臭——鍬10分鐘以效內(nèi)通知接收武部門/人領(lǐng)嘉取件，暮并要求在《切登記表蒙》中簽收，俘并注明簽收助時間。雹B．發(fā)送傳籠真：丙發(fā)送實拳行一級審批協(xié)制度：即部窮門件由夏部門負(fù)責(zé)人刮審批；公司英的件由肌公司行政人胖事部經(jīng)理審陡批，內(nèi)容包悠括：度——涉辦公區(qū)域文名員依據(jù)住審批單的內(nèi)銷容在《發(fā)送粱記錄本咬》上登記，橋內(nèi)容包括：辣發(fā)送部門、拋發(fā)送人、傳李真內(nèi)容題目樂、接收單位賀、接收人、依號碼、粘要求完成時煮間等；刷——宜辦公區(qū)域文昌員放好凱件并撥通對劫方號碼勵將件發(fā)辱送過去；窮——付辦公區(qū)域文始員應(yīng)在3分慮鐘之內(nèi)致電椒對方確認(rèn)是項否收到瘦件，直至對圾方收到為止哲，然后將實元際發(fā)送的時硬間登記在《濕發(fā)送記霞錄表》內(nèi)。據(jù)C．機瞇的正確使用法程序按搶機有關(guān)操作具說明書進(jìn)行恰操作。腫4．2．5協(xié)：魂正確使用電捧話機的程序耀按機有呀關(guān)操作說明混書進(jìn)行操作箏。果A．為有效笨控制費棄，一般情況福下，應(yīng)憶設(shè)定限制呼干出功能；叫B．除總經(jīng)溫理批準(zhǔn)的電戒話外，其他刑均須取斤消長途直拔濤功能，須打剩長途的羞部門/人均撫需辦理審批雞手續(xù)，并在盤辦公室登記魚后，方可操表作；叉C．公司所束有均應(yīng)雕取消聲訊電咐話功能；猶D．上班時韻間原則上禁廳止打私人長憲途，特禾殊情況須經(jīng)傘部門經(jīng)理審午批，到辦公弟室登記后，調(diào)方可操作，害費從工御資中扣除；隊E．個別部迅門因業(yè)務(wù)需墻要經(jīng)總經(jīng)理腦特批后，可嗎開通長途直鏡拔功能，部痕門經(jīng)理需指甜定人員做好現(xiàn)登記記錄，蜂次月1日報念辦公室備案膏；嘉F．辦公室潑/物業(yè)服務(wù)洲中心每季度梯至少進(jìn)行一賣次所轄范疇品的費查跟詢：貝——款到電信局打睬印費清抽單；兇——健逐項核對登兄記記錄；輩——曉將未登記的般長途登訊記在《長途唉登記表普》內(nèi)，報行乳政人事部經(jīng)齒理審核，內(nèi)寺容包括：日解期、部門、堅姓名、所撥悅號碼、打電做話時間、通恒話時間、通懼話費用、偷關(guān)打長途堪的，除雙倍漿扣罰費拋外，還將給療予警告處分世；孕——再每月費孩用控制情況顯作為考核各械部門工作的鋪指標(biāo)之一。掌G．接輪打技巧詳見全《公司員工育服務(wù)規(guī)范》哲。推4．2．6維．辦公室每枕月10日前納將各部門的凡打印費、復(fù)吐印費、耀費、費膜登記在《月桶份辦公費用諸統(tǒng)計表》內(nèi)被，予以通報營。幣4．2．7歉．常用辦公結(jié)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行宋以下日常維旁護保養(yǎng)與維枯修：淘A．常用辦桃公設(shè)備應(yīng)進(jìn)皂行以下日常亂維護，維護夫辦法參照各柱設(shè)備有關(guān)維籮護操作說明傷書：——防塵；——防曬；——防潮；漿——田防腐蝕；夾——爭其他需要預(yù)甘防的事項。透B．保養(yǎng)與僻維修：常用鉆辦公設(shè)備應(yīng)滔定期保養(yǎng)，接一般情況下接需要委托專榮業(yè)公司進(jìn)行防，詳見《對拼外委托服務(wù)駁標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)晝程》：茶4．3環(huán)境快管理凡4．3．1幣．衛(wèi)生：波辦公區(qū)衛(wèi)生劇由環(huán)境部負(fù)枝責(zé)，辦公區(qū)錄各崗位人員小監(jiān)督管理。明發(fā)現(xiàn)問題，疾應(yīng)由辦公室怒進(jìn)行處理，慨詳見《室內(nèi)縫保潔標(biāo)準(zhǔn)作女業(yè)規(guī)程》?；臕．辦公室挑文員每天上個班時檢查辦版公區(qū)公共區(qū)壞域的衛(wèi)生狀她況，要求墻而壁無灰塵、蜜污跡，地面勉無垃圾、煙聚頭和痰跡，闖窗明幾凈，奶空氣無異味閘；都B．各崗位坊員工應(yīng)于每賭天上班時檢館查本崗位轄謝區(qū)桌面清潔箭狀況，辦公娃用品是否擺師放整齊，文聽件資料是否鄙排列有序。各4．3．2象綠化：敏辦公區(qū)綠化都由環(huán)境管理沙部負(fù)責(zé)，各幣崗位人員監(jiān)前督管理。發(fā)出現(xiàn)問題，應(yīng)傻由辦公室進(jìn)冠行處理，詳辜見《室內(nèi)綠渾化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)急作業(yè)規(guī)程》量。服A．辦公室排文員于每天士上班時檢查砌辦公區(qū)公共千區(qū)域的綠化脊?fàn)顩r，檢查糞時花及蔭生嗚植物擺放位偉置是否恰當(dāng)陶、是否缺水故、有無病、營枯現(xiàn)象；姓B．各崗位犁員工應(yīng)于每蓋天上班時檢南查本崗位轄恒區(qū)綠化狀況劉，檢查時花鉆及蔭生植物慢擺放位置是牲否恰當(dāng)、是柿否缺水、有茫無病、枯現(xiàn)壩象。該4．4安全桌管理樣4．4．1最工程部應(yīng)檢榨查辦公區(qū)的煌水、電設(shè)施峽設(shè)備運轉(zhuǎn)是課否正常。您4．4．2熄安保部應(yīng)檢狐查辦公區(qū)消險防設(shè)施是否逝保管妥當(dāng)，傘滅火器材擺胞放是否規(guī)范幕，有無損壞弦、丟失現(xiàn)象通。經(jīng)4