員工檔案管理辦法文書和檔案的關(guān)系

目的為規(guī)范公司人事檔案管理工作，維護(hù)人事檔案材料完整性和安全性，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。范圍本制度適用于**物業(yè)管理有限責(zé)任公司總部（以下簡(jiǎn)稱總部）及各分/子公司的人事檔案管理工作。職責(zé)總部人力資源部：負(fù)責(zé)人事檔案管理制度的擬定與執(zhí)行；負(fù)責(zé)總部的人事檔案收集、歸檔與整理工作，并確保檔案的完整、安全及保密性；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各分/子公司人事檔案管理工作，并定期進(jìn)行檢查。 分/子公司人事行政部：負(fù)責(zé)根據(jù)制度的要求，建立健全人事檔案資料，并確保檔案的完整、安全及保密性；負(fù)責(zé)定期檢查檔案資料，對(duì)遺失、缺漏項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。方法和過程控制人事檔案資料歸檔范圍公司全體員工的個(gè)人檔案（基本信息、入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、晉升檔案、異動(dòng)檔案、離職檔案、薪酬檔案等相關(guān)檔案）及通知、協(xié)議書、任命書、合同、委托書等資料都應(yīng)該進(jìn)行歸檔，以便查找使用。 人事檔案管理的內(nèi)容及操作要求員工基本信息1)內(nèi)容包括：?jiǎn)T工個(gè)人身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、4張1寸白底免冠照、個(gè)人簡(jiǎn)歷表、銀行卡復(fù)印件、與原單位解除勞動(dòng)合同的證明、崗位技能證書及各類資格證書復(fù)印件；2)操作要求：⑴員工個(gè)人身份證、學(xué)歷證書應(yīng)在相關(guān)網(wǎng)站查詢辨別真?zhèn)?，打印歸檔；⑵員工入職后，其崗位技能證書和職稱資格證書原件應(yīng)無(wú)條件給公司使用；⑶員工必須在工資卡復(fù)印件簽署：“請(qǐng)將個(gè)人工資發(fā)放該卡”并署名；⑷財(cái)務(wù)崗、技術(shù)崗員工必須具備上崗證或從業(yè)資格證書入職。員工入職檔案內(nèi)容包括：?jiǎn)T工入職登記表、規(guī)章制度學(xué)習(xí)回執(zhí)書、廉潔承諾書、員工體檢證明、面試評(píng)價(jià)表、錄用審批表、薪資核定表、勞動(dòng)合同書/實(shí)習(xí)協(xié)議書、聘用協(xié)議書、保密協(xié)議、背景調(diào)查證明等個(gè)人入職基本信息資料；操作要求：⑴員工入職登記表中緊急聯(lián)系人及其聯(lián)系方式、員工詳細(xì)的家庭地址或通訊地址必須清晰完善；⑵勞動(dòng)合同主管級(jí)以上員工首簽3年以上，續(xù)簽5年以上；⑶財(cái)務(wù)崗、項(xiàng)目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人及以上員工必須進(jìn)行背景調(diào)查；⑷入職資料應(yīng)齊全并及時(shí)收集歸檔，定期檢查；⑸針對(duì)接觸公司或員工涉及信息人員必須簽訂《保密協(xié)議》。員工培訓(xùn)檔案內(nèi)容包括：?jiǎn)T工在職期間參與的培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估表、培訓(xùn)成績(jī)、委外培訓(xùn)時(shí)簽訂的培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議書以及培訓(xùn)所得證書等；操作要求：⑴員工參加公司出資組織的外部培訓(xùn)，若與公司有簽訂《培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議》的，《培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議》應(yīng)一周內(nèi)收集歸檔；⑵員工參加公司出資培訓(xùn)且單項(xiàng)金額超過2021元以上的，若有取得相關(guān)資格證書，其證書復(fù)印件應(yīng)交由人力資源部一周內(nèi)收集歸檔；⑶公司全額出資幫助員工培訓(xùn)并取得上崗證或技能職稱證書的，原件和復(fù)印件須存放公司。員工晉升檔案內(nèi)容包括：?jiǎn)T工異動(dòng)審批表、員工任命書、薪資調(diào)薪表；操作要求：?jiǎn)T工任命審批表、薪資調(diào)薪表審批結(jié)束后即進(jìn)行歸檔。員工調(diào)動(dòng)檔案內(nèi)容包括：?jiǎn)T工調(diào)動(dòng)函、調(diào)動(dòng)審批表；操作要求：審批結(jié)點(diǎn)結(jié)束后即進(jìn)行歸檔。員工離職檔案內(nèi)容包括：離職手續(xù)會(huì)簽單、物品資料工作交接清單、離職面談表、離職申請(qǐng)表、離職證明存根單、（補(bǔ)償金協(xié)議）；操作要求：⑴資料必須齊備；⑵員工辦理離職手續(xù)完善后即收集資料并歸檔。薪酬考核檔案內(nèi)容包括：試用期考核表、員工試用期轉(zhuǎn)正表；季度/年度考核記錄表、考核成績(jī)、考核面談表；調(diào)薪申請(qǐng)單、調(diào)薪/降薪記錄單；操作要求：及時(shí)存檔，資料應(yīng)保密。其他檔案1)各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄，等其他補(bǔ)充協(xié)議。人事檔案的借閱管理員工個(gè)人檔案原則上不允許私人借閱，如因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)事先征得部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、人力資源分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》報(bào)批。人事檔案管理員應(yīng)針對(duì)檔案的借閱嚴(yán)格填寫《檔案借閱登記表》，建立借閱登記臺(tái)帳，及時(shí)更新并接受檢查。所有借閱檔案不得超過一周，并保持檔案的完整，不得遺失或造成損壞。員工借閱檔案時(shí)，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、不得私自泄露檔案的內(nèi)容，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制取證時(shí)，應(yīng)事先征得人力資源部同意。人事檔案的借閱權(quán)限本人可查閱個(gè)人檔案；人力資源部負(fù)責(zé)人及人事檔案管理員可查閱本公司全體員工檔案；各部門經(jīng)理可查閱本部門員工檔案，分管領(lǐng)導(dǎo)可查詢所分管的人員的檔案；人力資源分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理可查閱本公司全體員工檔案；總部人力資源負(fù)責(zé)人、人力資源分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)可查閱資產(chǎn)公司全體員工檔案；員工申請(qǐng)調(diào)入或因工作需要擬將其調(diào)入其他部門時(shí)，調(diào)入部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)可申請(qǐng)查閱該員工檔案。檔案的保存管理在職員工個(gè)人檔案，應(yīng)當(dāng)永久保存，并確保檔案完整。員工離職后，其檔案應(yīng)至少保存兩年以上備查。員工離職兩年后，必須在征得公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意后進(jìn)行檔案銷毀，人力資源部負(fù)責(zé)人、人事檔案管理員不得擅自決定檔案銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。人事檔案的存放管理檔案管理原則：歸檔及時(shí)、排列有序、整理規(guī)范、保存完整。檔案基礎(chǔ)管理新員工報(bào)到一周內(nèi)，由檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)以上款要求收集相關(guān)資料，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別等基本信息；人力資源部檔案管理人員，應(yīng)及時(shí)更新員工信息，包括但不限于員工基本信息、教育信息、晉升信息、調(diào)動(dòng)信息、勞動(dòng)合同信息等，應(yīng)定期檢查公司人事檔案建立健全性，對(duì)發(fā)現(xiàn)遺失或資料缺失的檔案及時(shí)予以補(bǔ)足；同時(shí)，確保檔案保管的安全性。原則上，員工檔案1年內(nèi)至少進(jìn)行一次大清理；員工檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案在HR管理信息系統(tǒng)平臺(tái)建立前以電子表格形式進(jìn)行統(tǒng)一管理；檔案應(yīng)編號(hào)入列，方便查找；檔案的存放應(yīng)注意防火、防潮等，避免檔案的損壞和缺失；總部人力資源部每年度組織對(duì)各分/子公司人事檔案管理情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入人力條線考核。檔案的移交管理員工工作調(diào)動(dòng)，檔案隨之調(diào)離。因員工工作調(diào)動(dòng)需要辦理檔案移交手續(xù)的，由調(diào)入方人力資源部出具調(diào)檔函遞交調(diào)出方人力資源部，調(diào)出方人力資源部依據(jù)調(diào)檔函，將調(diào)出員工的檔案資料密封蓋章以郵寄或?qū)Ｈ宿D(zhuǎn)交的形式交給調(diào)入方單位。人事檔案管理員在員工移交過程中，應(yīng)嚴(yán)格填寫《檔案移交登記表》建立移交臺(tái)帳，及時(shí)更新并接受檢查。檔案調(diào)動(dòng)過程中發(fā)生涉密資料泄露或檔案遺失的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人處于100—500元罰款；若因此給公司或員工本人造成經(jīng)濟(jì)損失的，賠償損失。檔案轉(zhuǎn)遞不得由調(diào)動(dòng)人自行轉(zhuǎn)交。附則本管理制度自頒布之日起生效實(shí)施,本管理制度由**物業(yè)管理有限責(zé)任公司總部人力資源部負(fù)責(zé)解釋與修訂。附件SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F1檔案借閱申請(qǐng)表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F2檔案借閱登記表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F3檔案移交登記表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F4花名冊(cè)文書和檔案的關(guān)系文書工作是現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位和企事業(yè)單位管理過程中一項(xiàng)不可或缺的重要工作，他對(duì)于提升機(jī)關(guān)、企事業(yè)管理實(shí)效、對(duì)內(nèi)提高文秘工作效率、對(duì)外樹立機(jī)關(guān)、企事業(yè)以及公司良好形象具有重要作用。文書工作質(zhì)量的好壞和辦事的速度，既體現(xiàn)一個(gè)單位的工作面貌和工作作風(fēng)，又直接影響一個(gè)單位的工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作來源于文書工作，而檔案管理工作是由文書工作演化而來的。文書工作是指文書工作人員運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法完成文書的收發(fā)、文書的撰寫、文書的制發(fā)、文書的處理和文書的管理等一系列工作。文書工作在機(jī)關(guān)工作的活動(dòng)中是一項(xiàng)最主要、最大量的日常工作，它通過文書的制發(fā)、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構(gòu)成機(jī)關(guān)信息轉(zhuǎn)運(yùn)與處理的流程。文書工作可以有效的推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，溝通對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。其主要內(nèi)容有三點(diǎn)：1、文書的制作。2、文書的處理。3、文書的管理。因此，文書工作人員必須一絲不茍，高質(zhì)量的完成好各項(xiàng)任務(wù)。檔案管理被稱為檔案工作，它是指利用科學(xué)的原則、良好的方法和組織管理檔案，為國(guó)家提供各種各樣的一項(xiàng)服務(wù)的工作。它的內(nèi)容主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等各項(xiàng)工作，既通常所說的檔案工作的六個(gè)環(huán)節(jié)。其中，收集，整理，鑒定，保管、統(tǒng)計(jì)這五個(gè)環(huán)節(jié)叫做基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，屬于檔案管理工作最基本的內(nèi)容。提供利用是檔案工作的目的，屬于服務(wù)工作的核心內(nèi)容。前五個(gè)環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)，而為第六個(gè)環(huán)節(jié)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本條件，二者相輔相成，相互促進(jìn)。1、二者的工作對(duì)象各不相同。文書工作與檔案管理工作的基本對(duì)象都是文字性材料。文書工作是形成和處理文字材料，是對(duì)文字材料的提前處理，并實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)行效用；檔案工作是有規(guī)律的保存了文字的材料，是對(duì)文字材料進(jìn)行后期處理，并實(shí)現(xiàn)其備考利用價(jià)值。檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的2、二者的某些工作環(huán)節(jié)相同。文書的整理與歸檔是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，但同時(shí)又是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)收集。歸檔和收集是文書工作與檔案工作的臨界點(diǎn)和交叉點(diǎn)。它們從不同的角度覆行了同一道手續(xù)。歸檔文書的整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，因此，必須符合檔案管理的要求，它既是文書工作的任務(wù)，也是檔案工作的任務(wù)。3、二者互為條件。文書是檔案管理的前處理階段，是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理是文書工作的延續(xù)和深入，是文書工作的歸結(jié)，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。在某些情況下，文書工作又需要利用檔案材料，否則將不能更好的展開文書工作。4、二者的工作任務(wù)不同。文書的任務(wù)主要是形成高質(zhì)量、高品質(zhì)的文書，非常及時(shí)準(zhǔn)確的處理來往的文書，有條不紊，安全的運(yùn)轉(zhuǎn)文書，完完整整妥善的保管文書，正確發(fā)揮文書的獨(dú)特作用；溝通內(nèi)外的聯(lián)系，有效的推進(jìn)并開展機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。檔案管理的任務(wù)主要是堅(jiān)持集中、統(tǒng)一和科學(xué)的管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)在化，科學(xué)化，更好的提供檔案準(zhǔn)確性，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)更好的服務(wù)。5、二者工作的不同。文書工作的主要內(nèi)容是文書的形成，文書的處理及文書的整理與歸檔；檔案管理的內(nèi)容主要是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。6、二者的服務(wù)對(duì)象不同。文書工作主要是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)工作服務(wù)；檔案管理是為全社會(huì)提供服務(wù)，檔案提供利用的對(duì)象越廣泛，其價(jià)值效應(yīng)也就越大。文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對(duì)于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

論大學(xué)生寫作能力寫作能力是對(duì)自己所積累的信息進(jìn)行選擇、提取、加工、改造并將之形成為書面文字的能力。積累是寫作的基礎(chǔ)，積累越厚實(shí)，寫作就越有基礎(chǔ)，文章就能根深葉茂開奇葩。沒有積累，胸?zé)o點(diǎn)墨，怎么也不會(huì)寫出作文來的。寫作能力是每個(gè)大學(xué)生必須具備的能力。從目前高校整體情況上看，大學(xué)生的寫作能力較為欠缺。一、大學(xué)生應(yīng)用文寫作能力的定義那么，大學(xué)生的寫作能力究竟是指什么呢？葉圣陶先生曾經(jīng)說過，“大學(xué)畢業(yè)生不一定能寫小說詩(shī)歌，但是一定要寫工作和生活中實(shí)用的文章，而且非寫得既通順又扎實(shí)不可?！睂?duì)于大學(xué)生的寫作能力應(yīng)包含什么，可能有多種理解，但從葉圣陶先生的談話中，我認(rèn)為：大學(xué)生寫作能力應(yīng)包括應(yīng)用寫作能力和文學(xué)寫作能力，而前者是必須的，后者是“不一定”要具備，能具備則更好。眾所周知，對(duì)于大學(xué)生來說，是要寫畢業(yè)論文的，我認(rèn)為寫作論文的能力可以包含在應(yīng)用寫作能力之中。大學(xué)生寫作能力的體現(xiàn)，也往往是在撰寫畢業(yè)論文中集中體現(xiàn)出來的。本科畢業(yè)論文無(wú)論是對(duì)于學(xué)生個(gè)人還是對(duì)于院系和學(xué)校來說，都是十分重要的。如何提高本科畢業(yè)論文的質(zhì)量和水平，就成為教育行政部門和高校都很重視的一個(gè)重要課題。如何提高大學(xué)生的寫作能力的問題必須得到社會(huì)的廣泛關(guān)注，并且提出對(duì)策去實(shí)施解決。二、造成大學(xué)生應(yīng)用文寫作困境的原因：（一）大學(xué)寫作課開設(shè)結(jié)構(gòu)不合理。就目前中國(guó)多數(shù)高校的學(xué)科設(shè)置來看，除了中文專業(yè)會(huì)系統(tǒng)開設(shè)寫作的系列課程外，其他專業(yè)的學(xué)生都只開設(shè)了普及性的《大學(xué)語(yǔ)文》課。學(xué)生寫作能力的提高是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的任務(wù)，而我們的課程設(shè)置僅把這一任務(wù)交給了大學(xué)語(yǔ)文教師，可大學(xué)語(yǔ)文教師既要在有限課時(shí)時(shí)間內(nèi)普及相關(guān)經(jīng)典名著知識(shí)，又要適度提高學(xué)生的鑒賞能力，且要教會(huì)學(xué)生寫作規(guī)律并提高寫作能力，任務(wù)之重實(shí)難完成。（二）對(duì)實(shí)用寫作的普遍性不重視?！按髮W(xué)語(yǔ)文”教育已經(jīng)被嚴(yán)重地“邊緣化”。目前對(duì)中國(guó)語(yǔ)文的態(tài)度淡漠，而是呈現(xiàn)出全民學(xué)英語(yǔ)的大好勢(shì)頭。中小學(xué)如此，大學(xué)更是如此。對(duì)我們的母語(yǔ)中國(guó)語(yǔ)文，在大學(xué)反而被漠視，沒有相關(guān)的課程的設(shè)置，沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)實(shí)踐訓(xùn)練。這其實(shí)是國(guó)人的一種偏見。應(yīng)用寫作有它自身的規(guī)律和方法。一個(gè)人學(xué)問很大，會(huì)寫小說、詩(shī)歌、戲劇等，但如果不曉得應(yīng)用文寫作的特點(diǎn)和方法，他就寫不好應(yīng)用文。（三）部分大學(xué)生學(xué)習(xí)態(tài)度不端正。很多非中文專業(yè)的大學(xué)生對(duì)寫作的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練都只是集中在《大學(xué)語(yǔ)文》這一門課上，大部分學(xué)生只愿意被動(dòng)地接受大學(xué)語(yǔ)文老師所講授的文學(xué)經(jīng)典故事，而對(duì)于需要學(xué)生動(dòng)手動(dòng)腦去寫的作文，卻是盡可能應(yīng)付差事，這樣勢(shì)必不能讓大學(xué)生的寫作水平有所提高。（四）教師的實(shí)踐性教學(xué)不強(qiáng)。學(xué)生寫作能力的提高是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的任務(wù)，但在教學(xué)中有不少教師過多注重理論知識(shí)，實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)卻往往被忽視。理論講了一大堆，但是實(shí)踐卻幾乎沒有，訓(xùn)練也少得可憐。閱讀與寫作都需要很強(qiáng)的實(shí)踐操作，學(xué)習(xí)理論固然必不可少，但是閱讀方法和寫作技巧的掌握才是最重要的。由于以上的原因，我們的大學(xué)生的寫作水平著實(shí)令人堪憂，那么如何走出這一困境，筆者提出一些建議，希望能對(duì)大學(xué)生寫作水平的提高有所幫助。三、提高大學(xué)生應(yīng)用寫作能力的對(duì)策（一）把《應(yīng)用寫作》課設(shè)置為大學(xué)生的必修課。在中國(guó)的每一所大學(xué)，《應(yīng)用寫作》應(yīng)該成為大學(xué)生的必修課。因?yàn)樵谶@個(gè)被某些人形容為實(shí)用主義、功利主義甚囂塵上的時(shí)代，也是個(gè)人生存競(jìng)爭(zhēng)最激烈的時(shí)代，人們比任何時(shí)代都更需要學(xué)會(huì)寫作實(shí)用性的文章，比如職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的求職信，生活中的財(cái)經(jīng)文書、法律文書等，以提高個(gè)人的生存競(jìng)爭(zhēng)能力。（二）端正大學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度。首先，要讓大學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到實(shí)用寫作課的重要性，這門課關(guān)乎到他人生的每一個(gè)方面，諸如就職，求愛，理財(cái)，人際交往等，是他終生都需要使用的一些基礎(chǔ)性的知識(shí)，也是他必備的一項(xiàng)生存技能。其次，實(shí)用寫作有它自身的規(guī)律和方法。它不是你想怎樣寫都行的，它有嚴(yán)格的格式性的要求，所以需要系統(tǒng)的研究學(xué)習(xí)。最后，實(shí)用寫作課的實(shí)踐性非常強(qiáng)，所以學(xué)生們不能只學(xué)不練，并且要克服手懶的壞習(xí)慣，勤學(xué)勤練，為今后的工作生活打好基礎(chǔ)。（三）注重實(shí)踐課的訓(xùn)練。要提高大學(xué)生的實(shí)用寫作能力，那么實(shí)踐寫作環(huán)節(jié)是必不可少的