合同檔案管理制度(2014.2)

北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)1/4合同檔案管理制度總則一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營風險，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。合同分類一、選購 合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品選購 原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。三、技術服務合同：指供應技術服務、產(chǎn)品修理、技術詢問、技術轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。四、產(chǎn)品合作合同：指公司購買或轉(zhuǎn)讓技術、合作開發(fā)技術或產(chǎn)品、合作或托付生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務合作等簽訂的合同。五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測試的協(xié)議。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣揚等市場活動合同。財務合同：指與相關金融機構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關機構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。綜合合同：區(qū)分于上述類別的其他合同或協(xié)議。檔案管理的責任安排一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營管理部。經(jīng)營管理部合同管理專員負責全部文件編號歸檔；非選購 、非銷售類合同的蓋章和合同編號安排；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門設檔案管理員予以幫助管理。各部門負責本部門合同或協(xié)議的編號北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)2/4安排、檔案資料的收集整理。文件合同歸檔要求一、文件合同編號規(guī)則合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。文件合同號由公司號、年度號、分類號、依次號、部門代碼組成?；灸Ｊ剑篠T-2004－XS－0001－HT公司號年度號分類號依次號部門代碼年度號：年度號由四位阿拉伯數(shù)字組成，指文件材料形成的年度。分類號：分類號是檔案號的主體,分別依照合同類別拼音首字母賜予識別代碼。依次號：依次號4位，用阿拉伯數(shù)字表示：0001、0002……，表示公司當年某一類合同的序號。部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱；二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評審手續(xù)；經(jīng)領導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。合同簽訂人或經(jīng)辦人負責將合同相關檔案資料剛好提交給檔案管理員，并按月將合同的全部檔案資料提交完整。全部檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。全部以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。檔案管理員每月5號前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)3/4檔案匯總表》提交經(jīng)營管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標后1個月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。合同檔案保管期限及銷毀一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起起先計算檔案保管期限。二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。檔案銷毀1．任何組織或個人未經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的平安。4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務負責人批準后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。檔案借閱一、公司合同原件，一般不予借出。二、特別緣由須要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經(jīng)理簽字外，還要報公司主管業(yè)務負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續(xù)同借閱。三、借出檔案借用期限為一周。借閱人應到期歸還。確因工作須要接著借用的，必需再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。四、借閱人應留意檔案平安和保密，嚴禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)4/4第七章責罰制度一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)覺，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報指責。二、公司全部員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營管理部批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的，視詳細狀況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報指責；三、公司全部員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效懲罰100元；四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等狀況，應馬上報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續(xù)，同時對借閱人進行績效懲罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)隱私，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，并視狀況嚴峻程度追究其相關責任。五、不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者賜予相應的紀律處分并賜予通報指責。六、對借閱公司檔案用于非工作須要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。附則本制度由行政部門負責說明及修改，由總經(jīng)理辦公會批準后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實際狀況進行隨時或定期修訂,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規(guī)定。本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件附件1《檔案移交單》附件2《檔案借閱單》附件3《檔案銷毀清單》附件4《合同登記本》附件1：檔案移交清單序號檔案編號檔案名稱移交日期頁數(shù)移交人接受人說明附件2：檔案銷毀清單序號檔案編號檔案名稱銷毀日期頁數(shù)銷毀緣由審批人附件3：檔案借閱單序號檔案名稱案卷號小計：共件借閱日期：年月日