聲像檔案管理課件

聲像檔案管理主講人汪洋手機郵箱QQ84246643聲像檔案聲像檔案是音像檔案和照片檔案的統(tǒng)稱，它是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案，因而也有其特殊的管理方式。音像檔案音像檔案是聲音檔案和錄像檔案的合稱。聲音檔案按載體材料可分為唱片檔案盒磁性檔案。唱片檔案唱片檔案的形成和種類：唱片是采用機械錄音的方法，把聲音錄制在片狀的圓盤上，存蓄在密閉的聲槽中，使用時再用唱機將聲槽中存蓄的聲音重發(fā)出來。唱片可分為粗紋唱片、密紋唱片、立體聲唱片三種，近年又增加激光電視唱片。磁帶錄音檔案磁帶錄音檔案就是把聲音記錄在磁性錄音材料上，通過錄音機再把聲音重放出來。磁性錄音載體材料有鋼條帶、鋼絲帶、膠帶、塑料帶、還有紙帶等，但以磁帶錄音的質(zhì)量較好。錄像檔案錄像可分為磁性錄像和非磁性錄像。磁性錄像是利用磁性物質(zhì)（如磁帶）來記錄電視圖像和伴音信號的方法，可供電視廣播儲存和交換電視節(jié)目。非磁性錄像有兩種方法;一是用機械方法錄像，一種是用激光錄像。照片檔案照片檔案及其構(gòu)成照片檔案是國家機關(guān)、社會組織以及個人從事各種活動形成的對國家和社會有保存價值的并按一定原則和方法經(jīng)過加整理，集中保管的各種照片（包括底片和文字說明）1826年，法國人尼普斯拍攝了世界上第一張照片，這是世界上最早的照片檔案。在我國，19世紀中葉攝影技術(shù)才開始流傳，照片檔案僅有140年的歷史。照片檔案的種類、特點種類按形成時間劃分：新聞?wù)掌瑱n案和歷史照片檔案按拍攝對象劃分：事件照片檔案、景物照片檔案、人物照片檔案照片所用感光材料劃分：硬片檔案和軟片檔案按攝影目的和表現(xiàn)方式劃分：記錄照片檔案和藝術(shù)照片檔案特點1.客觀性2.形象性3.交流性照片檔案的管理一．照片檔案的收集1.收集范圍①反映本單位主要職能活動和工作的照片檔案；②領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與某單位、某地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片檔案；③某單位組織或參加的重要外事活動的照片檔案；④記錄某單位、某地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案；⑤反映某地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案；⑥其他具有保存價值的照片檔案。2.照片檔案收集方式照片檔案的歸檔。產(chǎn)生部門照片檔案的接收。綜合檔案館照片檔案的翻拍。需要利用照片檔案收集時間、要求時間。照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并寫說明，及時向檔案室歸檔，或者隨其他載體檔案一起歸檔。要求。底片、照片、說明齊全，底片與照片的影像相符。照片檔案的整理(1)照片的分類、組卷。A年度---保管期限--專題B專題---保管期限---年度一般采用此種方法目前專題分為:1.領(lǐng)導(dǎo)視察2.會議3.活動（機關(guān)活動業(yè)務(wù)活動外事活動）4.榮譽5.其他（根據(jù)本單位情況制定）一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的排列（二）排列

照片分類后的排列方法不同照片冊內(nèi)照片按問題的時間先后排列。同一本照片冊內(nèi)照片按“問題—時間”、“問題—重要程度”等方法進行排列。一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的排列紙質(zhì)照片分類后的排列

照片排列中的問題提示1、對于會議、工程項目、案件等問題形成的多張照片，按時間先后順序排列。2、對于本單位主要職能活動、領(lǐng)導(dǎo)視察、外事活動等問題形成的多張照片，可按重要程度順序排列。3、為便于提供利用，不同保密等級的照片應(yīng)相對集中排列。一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的排列紙質(zhì)照片分類后的排列

1、不同年度、不同問題的照片混排。2、照片漏排或錯排。一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的編號（三）編號

編小流水號（同一冊內(nèi)照片編一個流水號）編號編大流水號（多冊照片編一個流水號）1.照片分冊的小流水號編號法一般單位應(yīng)用此方法編號，其編號格式為：全宗號——分類保管期限代碼類號——冊號——張?zhí)?。如?6-SZy1-3-5，表示36號全宗照片檔案永久期限領(lǐng)導(dǎo)視察的第3冊第5張照片。2.照片不分冊的大流水號編號法照片特別少的單位可采用此法編號，其格式為：全宗號——保管期限代碼——張?zhí)?。如?6-30年-156，表示36號全宗30年保管期限的第156張照片。一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的編號排列后的編號

1、分冊編小流水號的優(yōu)點是照片的張?zhí)栐趦詢?nèi)自成一體，符合習(xí)慣，便于插入新的照片。這里的全宗號指檔案館給立檔單位編制的代號。

2、保管期限代碼用“永、30年、10年”或“Y、30、10”代表永久、30年、10年保管期限。冊號指在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號。

3、分冊編張?zhí)柕摹皬執(zhí)枴笔侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。如：1-永(或Y)-2-3，指1號全宗永久保存的第2冊中的第3張照片；3-30年-4-19，指3號全宗30年期限的第4冊中的第19張照片；永(或Y)-2-5，指某個沒有全宗號的單位永久保存的第2冊第5張照片。4、不分冊編累計張?zhí)柕姆椒ǖ奶攸c是張?zhí)柌环謨?，從?冊開始連續(xù)編張?zhí)?。例如，?冊照片號從3—Y—1到3—Y—90，第2冊從3—Y—91開始編號。5、采用大流水號編號法的單位，在立檔單位照片、底片均齊全情況下，可采用照片、底片合一的編號法(影像相符的照片、底片編號相同)，例如，照片號：3-Y-234，表示3號全宗永久保存的第234張照片，底片號：3-Y-234。也可采用照片、底片分別編號法，例如，照片號：3-Y-234，底片號：3-Y-190（有的照片無底片）。一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的編號排列后的編號

常見錯誤1、編組號，不編張?zhí)?。原?guī)定可編組號，同組照片內(nèi)再編副號?，F(xiàn)在規(guī)定應(yīng)對每一張照片編張?zhí)枴?、跳號。3、與數(shù)碼照片的底片編號一致。一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的入冊（四）照片的入冊

一般方法照片的入冊，又稱照片的上卷或者案卷組合，是指按照片編號順序?qū)⒄掌湃胝掌瑑缘倪^程。照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。芯頁格式見下頁。文字說明:題名:照片號:底片號:文字說明:參見號:時間:攝影者:題名:文字說明:照片號:底片號:參見號:文字說明:時間:攝影者:照片冊芯頁格式(一)題名:照片號:底片號:參見號:時間:攝影者:文字說明:題名:照片號:底片號:參見號:時間:攝影者:文字說明:題名:照片號:底片號:參見號:時間:攝影者:文字說明:照片冊芯頁格式(二)檔號56-SZY1-1-2照片說明2009年3月6日，省委書記攝影者一般要求問題提示常見錯誤紙質(zhì)照片的入冊入冊

1、照片入冊應(yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊。當一本照片冊裝不完時，再將照片裝入另一冊。2、對于照片冊放置不下的大幅照片，一般不應(yīng)將照片卷起，而應(yīng)平放。可將大幅照片放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。照片以豎直放置在檔案袋或檔案盒中為宜，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放人袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。一般要求問題提示常見錯誤說明的編寫（五）照片說明的編寫

1、為什么要編寫說明。照片必須填寫文字說明，否則是“瞎照片”，不便于利用。2、照片說明的種類。按《規(guī)范》要求，照片說明分為單張說明與組合說明。一般要求問題提示常見錯誤說明的編寫（五）照片說明的編寫

大幅照片說明填寫單張說明填寫組合照片說明填寫第一第二第三三種類型照片說明第一、單張照片說明的填寫六要素：事由：反映事件、事物的情由；時間：事件發(fā)生、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；地點：事件發(fā)生的具體地點；人物：照片上主要人物的姓名、身份、方位；背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；攝影者:照片的拍攝人活著拍攝單位。單張說明示例（一）題名:省委副書記楊松（左2）在省檔案館6樓庫房內(nèi)察看珍貴檔案照片號:56-Szy-1-7底片號:56-Dzy2007-1-6參見號：文書檔案56-2007-辦公室y-35時間:20070614攝影者:張三文字說明:題名:文字說明:照片號:56-Szy-1-7底片號:56-Dzy2007-1-6參見號:文書檔案56-2007-辦公室y-35文字說明:2007年6月14日省委副書記楊松（左2）在省檔案局局長石山(左1)的陪同下察看省檔案館珍貴檔案時間:攝影者:張三單張說明示例(二)示例（一）中的“題名”應(yīng)簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等。示例（二）中的“文字說明”應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。單張說明的問題提示1、若采用照片、底片合一編號法，可不填寫底片號。2、參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號，其中，因有的檔號包括檔案的門類，此時，就不必著錄其內(nèi)容。但一定要注意照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對其參見號進行核對，對與實況不符的應(yīng)及時調(diào)整。3、照片的拍攝時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。4、攝影者一般填寫個人，必要時可加寫單位。5、文字說明的填寫（1）文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。（2）具體來說，“文字說明”分為兩種：①全面說明（此時題名等項目可不填寫），如：“1979年11月5日，周子健部長(后排左1)、湖北省經(jīng)委王奎副主任(后排左2)分別給二汽黨委書記兼廠長黃正夏(前排左1)、副廠長兼總工程師孟少農(nóng)(前排左2)披紅戴花、授錦旗。②補充說明，即僅對題名未及內(nèi)容作出補充（此時題名等其他項目必須較全）。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。如：照片中其他領(lǐng)導(dǎo)有：武漢市檔案局副局長劉望云、武漢市東西湖區(qū)副區(qū)長張軍等。（3）單張照片說明的位置?？筛鶕?jù)照片固定的位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。第二、大幅照片說明的填寫大幅照片說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。大幅照片在照片冊中的說明示例題名:省檔案局局長石山（左1）視察武漢市雅渡大隊“三農(nóng)”檔案工作照片號:56-Szy-1-7底片號:56-Dzy2007-1-6參見號：文書檔案56-2007-辦公室Y-35時間:20070614攝影者:張三文字說明:大幅照片，存放于56-Szdy-6。大幅照片在檔案袋中的說明示例題名:省檔案局局長石山（左1）視察武漢市雅渡大隊“三農(nóng)”檔案工作照片號:56-Szy-1-7底片號:56-Dzy2007-1-6參見號：文書檔案56-2007-辦公室30年-35時間:20070603攝影者:張三文字說明:編號：56-Szdy-6。第三、組合照片說明的填寫一組(若干張)聯(lián)系密切的照片（如同一會議，同一領(lǐng)導(dǎo)視察，同一工程，同一文藝演出等）按順序排列后，可擬寫組合照片說明。組合照片說明示例

（一般應(yīng)寫在本組第1張照片的上方，題名等可作為“總說明”的一個條目）題名:省委副書記楊松視察省檔案局（館）珍貴檔案、檔案搶救、現(xiàn)代化管理等項工作照片號:56-Szy-1-7～12，共6張底片號:56-Dzy2007-1-6，共6張參見號：文書檔案56-2007-辦公室y-35時間:20070614攝影者:張三文字說明:2007年6月14日,省委副書記楊松在省檔案局局長石山等人陪同下視察省檔案局（館）珍貴檔案、檔案搶救、現(xiàn)代化管理等項工作。相關(guān)照片56-Sz30-3-③。（此處不放照片）組合照片中第一張照片說明示例①題名:省委副書記楊松（左2）察看省檔案館珍貴檔案照片號:56-Szy-1-7底片號:56-Dzy2007-1-6參見號：文書檔案56-2007-辦公室y-35時間:20070614攝影者:張三文字說明:相關(guān)照片56-Sz30-3-③。組合照片說明應(yīng)注意的問題1、采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。2、同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)符號相同。如冊內(nèi)只有一組照片和其他散片時，組聯(lián)符號采用“①”。組聯(lián)符號不宜越冊。3、整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內(nèi)，應(yīng)在組合照片說明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊號和組號，如：相關(guān)照片30一4一⑥，表示相關(guān)的照片在30年保存的第4冊第6組。4、組合照片說明一般放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。一般要求問題提示常見錯誤說明的編寫（五）照片說明的編寫

1、沒有寫說明，或說明不全。2、沒在題名或文字說明中寫出人物的方位。3、對照片中的內(nèi)容敘述不明，其要求見下面。常見類型的題名領(lǐng)導(dǎo)視察2006年3月5日省委書記俞正聲（左3）到省工商局辦公樓聽取省工商局局長張三消費者權(quán)益保護工作的匯報外事活動2007年12月12日澳大利亞莫爾本市市長某某（前排左1）與武漢市市長李憲生（前排左2）在東湖賓館3號樓會議室簽訂友好城市協(xié)議重大事件2008年1月20日清晨省委書記羅清泉（車上左2）帶領(lǐng)干部在冰凍的武黃高速公路上撒鹽除冰會議照片中央候補委員、副省長張岱梨（后排左4）全省檔案局檔案工作暨表彰大會上給省委辦公廳檔案員孫鐵英（前排左4）頒發(fā)獎牌本地特色位于武漢大學(xué)一區(qū)生長500多年的古榕樹4、用“文字說明”代替全部“說明”項。如寫了“文字說明”后，不寫底片號、參見號、攝影者等說明項。5、沒有對一組照片填寫組合說明。6、沒有對一組照片中的各張照片填寫組聯(lián)符號。一般要求問題提示常見錯誤封面填寫（六）照片冊的封面填寫

照片冊封面示例照片冊冊內(nèi)備考表示例冊內(nèi)備考表

本冊情況說明由于歸檔不及時，本冊照片全部無底片。立冊人張三檢查人李四立冊時間20020306照片冊冊脊示例分冊編張?zhí)杻约共环謨跃帍執(zhí)杻约谷谔?6全宗號56保管期限永久保管期限30年冊號6起止張?zhí)?1~180起止張?zhí)?~90冊號2一般要求問題提示常見錯誤封面填寫照片冊的封面填寫

1、冊脊格式有兩種：（1）采用照片分冊的小流水號編號法的單位，應(yīng)使用冊脊印有“全宗號、保管期限、冊號、起止張?zhí)枴钡恼掌瑑?。其中的冊號指該冊照片在同一保管期限照片中的順序號；起止張?zhí)栔副緝哉掌瑥牡?號至最后一張的起止號。示例：全宗號：3，保管期限：永久，冊號：2，起止張?zhí)枺?～90。（2）采用照片不分冊的大流水號編號法的單位，應(yīng)使用冊脊印有“全宗號、保管期限、起止張?zhí)?、冊號”的照片冊。其中的起止張?zhí)栔覆环謨缘拇罅魉?；冊號指該冊在同一保管期限照片冊的順序號。示例：全宗號?，保管期限：永久，起止張?zhí)枺?81～270，冊號：3。照片冊冊脊格式見《規(guī)范》附錄B。一般要求問題提示常見錯誤封面填寫照片冊的封面填寫

1、備考表沒有立冊人及檢查人簽字。2、冊脊上格式不對，將同一個活動的題名寫在冊脊上。一般要求問題提示常見錯誤排列編號及排架(七)照片冊的排列、編號及排架

照片冊的排列、編號的一般要求

1、普通照片冊應(yīng)與裝大幅照片的檔案袋、檔案盒分開排列。2、普通照片冊按照全宗號、保管期限、冊號、張?zhí)柕捻樞蚺帕胁⒕巸蕴?，上架。一般要求問題提示常見錯誤排列編號及排架照片冊的排列、編號及排架

1、幅面小于照片冊（A4）的照片可放入冊片冊內(nèi)。2、裝大幅照片（大于A4幅面）的檔案袋、檔案盒單獨排列，按其歸檔先后順序編號、排列、上架。3、照片冊（盒、袋）一經(jīng)排架，不要經(jīng)常取出來看，因為照片見光（包括可見光）后會減少其壽命。一般要求問題提示常見錯誤排列編號及排架照片冊的排列、編號及排架

1、使用不規(guī)范的照片冊。如使用塑料照片冊。2、將底片與照片同放一冊不能放在同一冊的原因在于底片與照片保管條件不一樣。3、沒有將大幅照片單獨存放，或?qū)⑵渚砥鸫娣牛率拐掌軗p。4、經(jīng)常把照片拿出來看，有的甚至直接用手觸摸照片或底片的藥膜面。一般要求問題提示常見錯誤目錄編制(八)照片檔案目錄的編制

照片檔案目錄的編制1.目錄的種類。照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。其中基本目錄是必須編制的目錄，其它為選擇性目錄。但冊內(nèi)目錄一般應(yīng)編制。2.基本目錄的編制照片檔案基本目錄示例見下頁基本目錄示例

（可以一組照片著錄一條）照片號題名時間攝影者底片號備注56-Szy-1-7-132007年6月8日省檔案局局長石山視察武漢市東西湖區(qū)和黃陂區(qū)“三農(nóng)”檔案工作20070608張三56-Dzy2007-1-83、冊內(nèi)目錄的編制冊內(nèi)目錄示例

（一般一張照片著錄一條）照片號題名時間攝影者底片號備注56-Szy-1-72007年6月8日省檔案局局長石山視察武漢市東西湖區(qū)雅渡大隊“三農(nóng)”檔案工作20070608張三56-Dzy2007-1一般要求問題提示常見錯誤目錄編制照片檔案目錄的編制

1、照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目。冊內(nèi)目錄少一項攝影者。2、條目的著錄單位?；灸夸浺话阋哉掌娜舾蓮?一組)為單位著錄為一條。冊內(nèi)目錄一般以自然張為著錄單位。

3、以一組照片為單位著錄時，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內(nèi)容，照片號、底片號、頁號均應(yīng)著錄起止號，時間應(yīng)著錄起止時間，參見號、攝影者可以著錄多個。4、對于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。5、組合照片與單張照片按照片在照片冊中順序混合排列。冊內(nèi)目錄放在照片冊內(nèi)照片的前面?？蓪⒁粋€單位的全部照片檔案冊內(nèi)目錄在計算機內(nèi)匯總或復(fù)制成基本目錄。6、照片檔案的分類目錄、主題目錄分別按《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》標引，并按分類號、主題詞排列，形成分類目錄和主題目錄。攝影者目錄按攝影者姓名排列。這些目錄只有在照片檔案很多的單位才編制，可采用計算機倒排或索引方式形成。一般要求問題提示常見錯誤目錄編制照片檔案目錄的編制

1、沒有編制基本目錄。2、沒有填寫冊內(nèi)目錄。3、目錄項目填寫錯誤。如：題名、時間等填寫不準。一、數(shù)碼照片概述紙質(zhì)照片鹵銀底片銀鹽照片照片檔案數(shù)碼照片（一）照片的種類紙質(zhì)照片

數(shù)碼底片主要職能領(lǐng)導(dǎo)視察外事活動本地特色歸檔范圍重大事件會議活動（二）照片的歸檔范圍《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—2002)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（三）照片整理的標準二、數(shù)碼底片的整理（一）整理原則（1）一體化。一是與傳統(tǒng)照片一體化。二是與電子檔案一體化。

（2）電子化。一是形成時的電子化。二是存儲時的電子化。三是鑒定時按電子文件要求進行。四是保管時按電子文件要求進行?！瘫P再整理鑒定填寫說明建文件夾照片整理形成部門及檔案部門數(shù)碼照片整理的大致過程（二）前處理1、形成照片文件夾并編號。前處理2、填寫照片說明性目錄。（1）先給一個活動做一個文件夾。并為這個活動中每張照片做一個文件夾，這個文件夾中放兩個文件：照片、照片說明性目錄。如：文件夾：第1個文件：省委副書記楊松視察省檔案局（館）。第2個文件：說明性目錄。文件夾制作鏈接。照片文件夾在形成部門編號示例活動及照片數(shù)照片文件夾名照片文件夾編號省委副書記楊松視察局館6張省委副書記楊松視察局館省委副書記楊松視察局館\001~006年度工作會議10張2007年度工作會議2007年年度工作會議\001~010某領(lǐng)導(dǎo)視察6張某領(lǐng)導(dǎo)視察某領(lǐng)導(dǎo)視察\001~006（三）移交移交檢測移交方式移交手續(xù)第一第二第三1、移交方式網(wǎng)絡(luò)傳輸移交方式移動存儲器移交2、鑒定…①是否歸檔鑒定?！谡掌?zhèn)舞b定。

…③劃分保管期限鑒定。3、移交手續(xù)交接雙方填寫《數(shù)碼照片移交、接收登記表》(見下頁)數(shù)碼照片移交、接收登記表檢驗項目單位名稱移交單位接收單位載體外觀檢驗合格合格病毒檢驗合格合格真實性檢驗合格合格完整性檢驗合格合格有效性檢驗合格合格技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗合格合格填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日（四）整理（1）分類。一般單位：“年度—保管期限”分類法。在新聞等數(shù)碼照片多、現(xiàn)代化程度高的單位：“保管期限—年度”分類法（2）排列

在最低一級類目中（即同一年度或同一保管期限的數(shù)碼照片中），應(yīng)將同一事由形成的同一組照片排列在一起；同一組照片一般劃為同一種保管期限。相同事由中的若干張照片按時間先后順序排列；不同事由間的若干組照片，也按時間先后順序排列（例見下頁）。

數(shù)碼照片排列示例

(以按“年度—保管期限”分類為例)

2007年永久年度工作會議照片1年度工作會議照片2領(lǐng)導(dǎo)視察檢查照片1……30年第一個外事活動照片1第一個外事活動照片2第二個外事活動照片1……2008年永久年度工作會議照片1……（3）編號①建立檔案文件夾。為每一個年度每一種保管期限的數(shù)碼照片建立一個檔案文件夾。在采用“年度——保管期限”分類法的單位檔案文件夾名為：“數(shù)碼照片代碼+年度+保管期限”，如：Dz2006y；在采用“保管期限—年度”分類法的單位，檔案文件夾名可用：“數(shù)碼照片代碼+保管期限代碼+年度”，如：Dzy2006（例見下頁）。照片檔案文件夾名(即分類與目錄號)示例

（以按“年度—保管期限”分類為例）2007年永久的數(shù)碼照片檔案：Dz2007y2007年30年的數(shù)碼照片檔案：Dz2007302006年10年的數(shù)碼照片檔案：Dz200710照片文件夾拷入檔案文件夾示例

(以機關(guān)按“年度—保管期限”分類為例)照片文