辦公室管理制度-2

辦公室管理制度_2說明：本篇文章介紹了辦公室管理制度，涵蓋了辦公室工作流程、員工考勤制度、文件管理制度、辦公用品管理制度、保密制度等方面。一、辦公室工作流程1、每日例會每個工作日上午9點，全體員工參加例會，介紹昨日完成的工作、今日的任務(wù)及遇到的問題、需要協(xié)調(diào)的事項等。2、來訪管理來訪人員必須先向前臺登記，并告知所要訪問的員工姓名及來訪目的，經(jīng)過核對無誤后由前臺安排進入相應(yīng)的辦公區(qū)域。3、通行證制度公司員工需領(lǐng)取通行證方可進出公司，如有客人或外勤員工需進入公司，需辦理臨時通行證。4、客戶接待服務(wù)流程公司對客戶的接待服務(wù)要求如下：（1）客戶到達公司后，要先向前臺登記，并告知來訪員工的姓名和來訪目的。（2）前臺將告知所到達員工，并將客戶引導(dǎo)到接待區(qū)，并為客戶提供咖啡和飲料等服務(wù)。（3）員工接到客戶后，需主動介紹自己，并根據(jù)客戶需求進行商務(wù)聊天。5、會議管理會議主持人應(yīng)當(dāng)保證會議質(zhì)量和效率，會議結(jié)束后，要及時向各參會人員分發(fā)會議紀(jì)要，并抄送領(lǐng)導(dǎo)。6、電子郵件管理公司員工應(yīng)建立健康的電子郵件習(xí)慣，規(guī)范郵件發(fā)出及收取流程，遵守公司保密制度，嚴(yán)格保護公司信息安全。二、員工考勤制度1、上下班打卡公司全員實行上下班打卡制度。員工需在規(guī)定的時間內(nèi)到公司打卡，每天未請假早退或遲到的員工將視為缺勤。2、加班管理加班需提前申請，并獲得部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。因特殊情況下加班需求，可由領(lǐng)導(dǎo)直接安排。加班需扣除相應(yīng)的工資和調(diào)休的時間。3、考勤處理公司對員工考勤記錄進行登記，如出現(xiàn)漏打卡或打卡異常的情況，需在當(dāng)天內(nèi)解決，如情況復(fù)雜，需提交領(lǐng)導(dǎo)審批。三、文件管理制度1、文件歸檔公司收到或產(chǎn)生的各類文件，應(yīng)當(dāng)進行歸檔管理，建立起各項分類的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并有效保管相關(guān)文件。2、文件傳閱文件傳閱應(yīng)按照文件重要程度和涉密程度進行分類，實行簽批、蓋章、保密等安全措施；對于涉及公司的機密文件，采取加密存儲和傳輸?shù)忍厥獯胧?、報表管理公司對有關(guān)部門的日報、周報、月報等匯報表單進行統(tǒng)一管理，制定嚴(yán)格的審核程序，確保報表真實、準(zhǔn)確、完整。每次報表發(fā)生重要變化后，應(yīng)及時通知有關(guān)部門相關(guān)人員。四、辦公用品管理制度1、購買原則辦公用品采購應(yīng)按照合理、實用、節(jié)約的原則進行，掌握供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽，確保采購品質(zhì)優(yōu)良、價格合理。2、存放規(guī)范以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對辦公用品進行存放，嚴(yán)格按規(guī)定的類別存放，并為每類用品建立明細清單，監(jiān)控庫存。3、使用管理每個員工應(yīng)當(dāng)對所使用的辦公用品負(fù)責(zé)，對于損壞或丟失的辦公用品，應(yīng)當(dāng)及時上報部門經(jīng)理或有關(guān)管理人員，規(guī)范使用不符合要求的辦公用品。五、保密制度1、保密意識所有員工應(yīng)認(rèn)識到保守公司機密的重要性，不泄密、不亂用公司機密，遵守公司的保密規(guī)定。2、機密標(biāo)識對于涉及公司機密的資料、文件和信息，應(yīng)當(dāng)按照保密程度分級，并在文件上打上機密標(biāo)識，依據(jù)保密級別進行不同的保密措施。3、機密措施公司應(yīng)加強機密措施，如信息安全管