肉食加工廠人事檔案管理制度模版

公司制度模版人事檔案管理制度第一章總則為規(guī)范人事檔案的管理和使用，為人力資源管理工作提供有效的信息支持，特制訂本制度。集團(tuán)員工檔案實(shí)行分級管理：（一）集團(tuán)人力資源管理中心：集團(tuán)總部職能部門人員、集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一招聘的大學(xué)生；外部聘用的后備科級（含）以上人員以及中、高級技術(shù)人員；在子（分）公司工作，經(jīng)集團(tuán)任命或進(jìn)入后備人才庫的科級（含）以上人員及由集團(tuán)評定的高級技工或中級（含）以上職稱的專業(yè)技術(shù)人員的檔案；（二）子（分）公司人事科：本公司所有人員的檔案；（三）部門人事崗：本部門所有人員的檔案（復(fù)印件）。人事檔案的各級管理機(jī)構(gòu)要對檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。本制度適用于集團(tuán)各部門、各子（分）公司。第二章人事檔案的建立人事檔案收集范圍（一）由人事部門直接形成的材料：1、原始材料：履歷表、照片、面試評價(jià)表、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、體檢合格證明或健康證、公安機(jī)關(guān)出具的無違法違紀(jì)證明等材料；2、合同書；3、職務(wù)任免書、晉升技術(shù)職稱（學(xué)位等）審批材料；4、工資調(diào)整審批表；5、考評資料；6、培訓(xùn)檔案；7、各種處分、處罰和通報(bào)批評等材料。（二）通過其它渠道形成的材料：1、各類組織成員資格證書或代表證書以及各種先進(jìn)模范或受獎勵材料；2、參加各級人大或各類協(xié)會代表大會證明材料；3、業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等；4、出國審批表及在外期間鑒定材料；5、在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料；6、在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料；7、重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料；8、對違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。人事檔案歸檔材料要求：（一）必須是已經(jīng)處理完畢的資料。不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件；（二）材料必須以員工個(gè)體為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以員工個(gè)體為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個(gè)人檔案；（三）凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記。如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等，對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊，并在辦理完備后再行歸檔；（四）檔案內(nèi)容必須真實(shí)。不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份，人物傳記、人物事跡報(bào)告文學(xué)、個(gè)人回憶錄等都不得歸檔；（五）檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整。對頭尾不清、來源時(shí)間不明的材料，要盡可能查清注明，涉及個(gè)人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔；（六）針對具體問題確定歸檔材料。注意把檔案中應(yīng)當(dāng)具備而實(shí)際缺少的材料登記起來，并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。（七）員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲（考核）、晉升等材料由所在公司、部門每月整理一次，屬于人力資源中心管理范圍的，還要統(tǒng)一交人力資源中心存檔。人事檔案的編號：（一）人事檔案編號以YR+六位流水碼，如六位流水碼全部使用完，以YR+A+六位流水碼繼續(xù)編號，以此累推；（二）員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留，不得重復(fù)使用，在檔案銷毀后可重新使用；人事檔案的管理要求（一）所有員工檔案按一人一檔進(jìn)行管理；（二）對于機(jī)密性較高的人事檔案，可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本；（三）新進(jìn)員工人事信息須在7日內(nèi)輸入ERP系統(tǒng)中；（四）建立電子版本檔案時(shí)，需要包括部門、職位、姓名、性別、身份證號碼、學(xué)歷等相關(guān)信息，以便備查。第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞各子（分）公司、部門員工調(diào)動時(shí)其檔案隨員工一同轉(zhuǎn)入新的公司、部門。人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格按照公司的保密原則，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章。第四章人事檔案的查詢、借閱檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理：檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，登記后方可查閱；（二）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門須建立《借閱登記單》。第五章人事檔案的保管人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放。人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防蛀、防潮、防光、防盜。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合或使不相關(guān)人員接觸檔案。第六章離職人員檔案的銷毀離職人員檔案保管年限員工離職后由所在子（分）公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔?？萍壱韵码x職檔案保管兩年后銷毀，科級、總助級人員離職檔案保存五年后銷毀，副總以上人員檔案永久保存。離職人員檔案銷毀流程（一）年底由檔案管理人員對已達(dá)到保管期限的離職員工檔案進(jìn)行整理，編制檔案銷毀清冊送交人力資源部總經(jīng)理或子（分）公司總經(jīng)理審核；（二）子（分）公司需銷毀檔案中如有屬于集團(tuán)人力資源中心管轄的檔案需向人力資源中心提交銷毀清冊，人力資源中心審核批準(zhǔn)后方可銷毀；（三）經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷毀，不得出賣或做他用；銷毀檔案時(shí)必須派專人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人及兩人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審核不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。第七章考核辦法凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在子（分）公司、部門人事負(fù)責(zé)人績效獎金10-50元/次：（一）未按要求收集檔案，導(dǎo)致檔案不完整的；（二）檔案交接不清致使員工檔案丟失的；（三）不遵守人事檔案保密制度的；（四）不履行正當(dāng)手續(xù)將