某公司會(huì)議的籌劃與管理講義課件

會(huì)議的籌劃與管理1會(huì)議的重要性n

大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向n

90%以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的n

企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多n

開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高2會(huì)議的籌劃與管理n

會(huì)前的準(zhǔn)備工作n

會(huì)間的組織服務(wù)n

會(huì)后的善后處理3會(huì)前準(zhǔn)備工作1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會(huì)人員名單3、

申請(qǐng)會(huì)議所需資金4、

會(huì)場(chǎng)布置5、

安排食宿和茶水6、

發(fā)出會(huì)議通知4安排議題、議程議題的收集和篩選nn

議程5委員會(huì)會(huì)議議程議程的開(kāi)頭為會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)7月6日上午11點(diǎn)格林·德雷戈飯店1、（11：00）任命一位會(huì)議主席2、（11：10）為缺席致歉每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間3、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會(huì)間休息6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)7、（12：45）特別事宜8、（13：00）其他動(dòng)議9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的末尾6擬訂與會(huì)人員名單n選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議n送交上級(jí)審核7申請(qǐng)會(huì)議所需資金確定會(huì)議規(guī)格nn

申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)?口頭?書(shū)面8會(huì)場(chǎng)布置n

選擇會(huì)場(chǎng)a.場(chǎng)地大小b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備d.會(huì)場(chǎng)氛圍e.場(chǎng)地不受外界干擾n

布置會(huì)場(chǎng)a.附屬設(shè)施b.準(zhǔn)備會(huì)議文件9討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊會(huì)場(chǎng)類型

優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型1011主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間面對(duì)面就座當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊1213主席坐在長(zhǎng)桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處顯示等級(jí)如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐141516主席可坐在任何一個(gè)位置上自由討論如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌17安排食宿和茶水n

食宿a.用膳b.住宿n

茶水18一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì)19角色練習(xí)n表演會(huì)議期間奉茶的禮儀20給客人斟茶的注意事項(xiàng)n

當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說(shuō)：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。n

開(kāi)會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤(pán)，另一人專為客人上茶。21給客人斟茶的注意事項(xiàng)n

茶溢出來(lái)了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。n

有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。n

洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。22上茶時(shí)的七個(gè)程序n

兩手端茶盤(pán)，盤(pán)子高度位于胸部n

敲門(mén)，并說(shuō)：“對(duì)不起！”進(jìn)入接待室n

止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意n

將茶盤(pán)的一端置于桌子側(cè)面23上茶時(shí)的七個(gè)程序n

桌上不能放盤(pán)時(shí)，則左手拿盤(pán)，右手取茶壺n

用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾n

上茶結(jié)束后，左手拿茶盤(pán)，使盤(pán)緊靠左腋下；走到門(mén)口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。24會(huì)間的組織服務(wù)1、簽到2、

安排就座3、

做好會(huì)議記錄和錄音4、

會(huì)場(chǎng)服務(wù)25簽到n

簽到形式–薄式–卡片式–代簽n

簽到時(shí)的接待工作26游戲：會(huì)議排座27安排就座要適合會(huì)議性質(zhì)nn

讓報(bào)告者坐中央n

會(huì)議主持人的座位n

秘書(shū)的座位28做好會(huì)議記錄會(huì)議記錄構(gòu)成nn

會(huì)議記錄方式n

會(huì)議記錄寫(xiě)作29小組討論n

設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格（5分鐘）30會(huì)議名稱時(shí)間主席會(huì)議目的出席人數(shù)缺席人數(shù)缺席理由會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人或部門(mén)實(shí)施項(xiàng)目完成期限決議事項(xiàng)的實(shí)施出席人蓋

章特別事項(xiàng)31點(diǎn)評(píng)n

根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評(píng)這位秘書(shū)的緊急情況處理技巧。32會(huì)場(chǎng)服務(wù)轉(zhuǎn)接電話nn

突發(fā)狀況n

建議休息n

協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程33會(huì)議的善后處理1、會(huì)場(chǎng)清理2、印發(fā)會(huì)議記錄3、資金4、會(huì)議的總結(jié)工作34