行政部工作流程

行政部門職責(zé)行政部工作職責(zé)

具體工作流程

12目錄第一頁，共19頁。010203行政部門職責(zé)辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理

固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理第二頁，共19頁。秘書事務(wù)、行政日常事務(wù)、檔案的歸檔管理040506各種費(fèi)用的控制交納后勤管理、執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)等行政部門職責(zé)第三頁，共19頁。一、辦公用品及日用品的采購(gòu)、發(fā)放管理

具體工作流程部門申請(qǐng)查看庫房購(gòu)物清單主管審批物品采購(gòu)檢查驗(yàn)收出入登記月末盤存定期詢價(jià)議價(jià)帳物相符監(jiān)督檢查第四頁，共19頁。

對(duì)于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺(tái)帳清單，監(jiān)督各部門于每月27日進(jìn)行盤點(diǎn)，辦公室會(huì)根據(jù)各部門盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查，核對(duì)帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點(diǎn)狀況及調(diào)動(dòng)增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報(bào)表發(fā)放各部門；每季度組織財(cái)務(wù)部對(duì)各部門進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對(duì)帳物。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請(qǐng)報(bào)廢，及時(shí)跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動(dòng)、出入庫單據(jù)的核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。

二、固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理第五頁，共19頁。

二、固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理具體工作流程資產(chǎn)分類臺(tái)賬清單每月盤點(diǎn)核對(duì)賬物第六頁，共19頁。三、各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理

綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員維修、對(duì)維修全過程進(jìn)行控制；各部門對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài)；對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。第七頁，共19頁。三、各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理維修申請(qǐng)安排維修維修結(jié)束檢查驗(yàn)收記錄備案第八頁，共19頁。

根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。

各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時(shí)間順序等存檔管理。四、文件檔案的歸檔管理第九頁，共19頁。四、文件檔案的歸檔管理

文件資料收集分類整理編號(hào)立卷歸檔裝訂成冊(cè)存放使用.傳閱控制第十頁，共19頁。五、文件資料收發(fā)、傳真管理

各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時(shí)將各類信息（通知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時(shí)傳遞給相關(guān)部門。第十一頁，共19頁。五、文件資料收發(fā)、傳真管理準(zhǔn)確記錄上傳下達(dá)傳真往來

行政審閱文件資料的收發(fā)第十二頁，共19頁。費(fèi)用支付費(fèi)用控制統(tǒng)計(jì)所需費(fèi)用申請(qǐng)審批資金部門主管審批歸類登記管理支付各項(xiàng)費(fèi)用領(lǐng)導(dǎo)審批簽字六、各種費(fèi)用的支付、控制

按時(shí)申請(qǐng)、交納、控制公司各項(xiàng)費(fèi)用，例如：車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅等；并將所要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄，對(duì)各項(xiàng)資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時(shí)、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。第十三頁，共19頁。七、對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)

建立良好的公共關(guān)系平臺(tái)是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵，綜合辦公室門肩負(fù)著對(duì)外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對(duì)外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門的，又有社會(huì)關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會(huì)有一定影響。1關(guān)系

建立2溝通協(xié)調(diào)3檔案6合理調(diào)整5情況匯報(bào)4經(jīng)常維護(hù)第十四頁，共19頁。八、執(zhí)行處理突發(fā)事件

公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時(shí)，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)處理，將有可能對(duì)公司或個(gè)人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)時(shí)可先處理再匯報(bào)，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)把握有利原則，要充分維護(hù)公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。突發(fā)事件出現(xiàn)主要情況收集及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)妥善解決處理減少不利影響處理結(jié)果匯報(bào)第十五頁，共19頁。九、后勤服務(wù)保障

綜合辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團(tuán)公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì)，保證車輛隨時(shí)處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時(shí)效性。

擬定制度

加強(qiáng)檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意安撫員工

反饋第十六頁，共19頁。十、日常事務(wù)處理

綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務(wù)具有不可確定性，臨時(shí)出現(xiàn)的工作，會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來很大的沖突，這時(shí)就要擇其輕重而處理?？傮w來講，綜合辦公室屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務(wù)。6提高服務(wù)意識(shí)2臨時(shí)事務(wù)處理4注重時(shí)效結(jié)果3擇其輕重處理1當(dāng)日計(jì)