行政部工作流程

行政部門職責行政部工作職責

具體工作流程

12目錄第一頁，共19頁。010203行政部門職責辦公設備、公共設施的日常管理和維護辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理

固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理第二頁，共19頁。秘書事務、行政日常事務、檔案的歸檔管理040506各種費用的控制交納后勤管理、執(zhí)行上級交辦事務等行政部門職責第三頁，共19頁。一、辦公用品及日用品的采購、發(fā)放管理

具體工作流程部門申請查看庫房購物清單主管審批物品采購檢查驗收出入登記月末盤存定期詢價議價帳物相符監(jiān)督檢查第四頁，共19頁。

對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月27日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。

二、固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理第五頁，共19頁。

二、固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理具體工作流程資產(chǎn)分類臺賬清單每月盤點核對賬物第六頁，共19頁。三、各部門基礎設備、設施維修管理

綜合辦公室負責根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結(jié)果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責人。第七頁，共19頁。三、各部門基礎設備、設施維修管理維修申請安排維修維修結(jié)束檢查驗收記錄備案第八頁，共19頁。

根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。

各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。四、文件檔案的歸檔管理第九頁，共19頁。四、文件檔案的歸檔管理

文件資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用.傳閱控制第十頁，共19頁。五、文件資料收發(fā)、傳真管理

各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類客戶信息應登記后及時傳遞給相關部門。第十一頁，共19頁。五、文件資料收發(fā)、傳真管理準確記錄上傳下達傳真往來

行政審閱文件資料的收發(fā)第十二頁，共19頁。費用支付費用控制統(tǒng)計所需費用申請審批資金部門主管審批歸類登記管理支付各項費用領導審批簽字六、各種費用的支付、控制

按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。第十三頁，共19頁。七、對外關系建立維護

建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關鍵，綜合辦公室門肩負著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對外關系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。1關系

建立2溝通協(xié)調(diào)3檔案6合理調(diào)整5情況匯報4經(jīng)常維護第十四頁，共19頁。八、執(zhí)行處理突發(fā)事件

公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。突發(fā)事件出現(xiàn)主要情況收集及時匯報領導妥善解決處理減少不利影響處理結(jié)果匯報第十五頁，共19頁。九、后勤服務保障

綜合辦公室要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。

擬定制度

加強檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意安撫員工

反饋第十六頁，共19頁。十、日常事務處理

綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，綜合辦公室屬于服務保障部門，是為其他部門服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務。6提高服務意識2臨時事務處理4注重時效結(jié)果3擇其輕重處理1當日計