文件簽批管理規(guī)定

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為了控制文件簽批的數(shù)量，提高簽批效率和質(zhì)量，特對(duì)文件簽批的種類、簽批流程、本卷須知進(jìn)行規(guī)范。

一、定義

1、文件是指下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)示的各類申請(qǐng)、報(bào)告、狀況說明，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文書、財(cái)務(wù)單據(jù)、行政人事單據(jù)。

2、此處簽批僅指公司總經(jīng)理及以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)申請(qǐng)內(nèi)容看法的簽署。二、分類

1、呈文資格主體分為以下幾類：1）XX廣告有限公司；2）XX文化傳播有限公司；3）XX印務(wù)有限公司；4）XXX報(bào)社；5）各代理公司。2、收文后內(nèi)轉(zhuǎn)單的分類：

1）文化傳播有限公司、印務(wù)有限公司及報(bào)社的收文并入一類，統(tǒng)一使用以“報(bào)社〞為排頭的審批表（見附件1、2、3）；

2)廣告有限公司及各代理公司的收文并入一類，統(tǒng)一使用以“廣告公司〞為排頭的審批表（見附件4、5、6）。

3)各類申請(qǐng)或者報(bào)告使用“××××（申請(qǐng)報(bào)告審批表）〞，各類文件和協(xié)議使用“××××（文件協(xié)議審批表）〞，以公司或報(bào)社等名義發(fā)放的各項(xiàng)規(guī)章制度和通知，必需使用“××××（發(fā)文審批表）〞。

3、表格的管理部門分類：

申請(qǐng)報(bào)告審批表、文件協(xié)議審批表、發(fā)文審批表、用印審批表及相關(guān)行政人事表格由行政部領(lǐng)取，合同審批表、傭金審批表、傭金付款單等表格在流程管理部領(lǐng)取，財(cái)務(wù)相關(guān)表格在財(cái)務(wù)管理部領(lǐng)取。

4、文件性質(zhì)的分類：

1）財(cái)務(wù)類文件：請(qǐng)款單、報(bào)銷單、傭金審批表、傭金付款單、工資收入證明、有關(guān)廣告款項(xiàng)的申請(qǐng)等；

2）業(yè)務(wù)類：串換合同、正常業(yè)務(wù)合同、折扣優(yōu)惠申請(qǐng)、代理公司申請(qǐng)等；3)人事類：假務(wù)事宜、轉(zhuǎn)正、任命、晉升、增減編制等；4）行政類：購買申請(qǐng)、公司制度、規(guī)范、通知、公文文書等；三、責(zé)任與權(quán)利

1、廣告有限公司綜合管理部作為各項(xiàng)文件簽批的接收管理部門。2、綜合管理部設(shè)行政文秘負(fù)責(zé)文件的接收、呈遞、流轉(zhuǎn)、催辦；行政文秘有權(quán)利對(duì)遞交的所有文件進(jìn)行審閱，并對(duì)不符合審批規(guī)定，有明顯疏漏的報(bào)告等有權(quán)要求遞交人進(jìn)行調(diào)整和修改，對(duì)于調(diào)整后依舊不符合規(guī)定的可以退回處理；

3、行政主管和主任分別負(fù)責(zé)職責(zé)內(nèi)文件的存檔管理工作，行政主管負(fù)責(zé)行政發(fā)文、費(fèi)用購買審批類文件的存檔，主任負(fù)責(zé)除行政主管保管以外的所有文件。

4、綜合管理部主任要加強(qiáng)對(duì)遞交文件的催辦、檢查和監(jiān)視，行政文秘每天向主任匯報(bào)一次當(dāng)日文件接收處理狀況，并對(duì)當(dāng)日發(fā)現(xiàn)自己不能解決的疑難問題及時(shí)匯報(bào)進(jìn)行商討。

5、管理中心總監(jiān)對(duì)簽批文件負(fù)有監(jiān)視責(zé)任，定期對(duì)文件簽批狀況進(jìn)行抽查，及對(duì)已經(jīng)簽批完的文件執(zhí)行狀況進(jìn)行檢查。

6、行政文秘對(duì)遞交的文件拖拉不及時(shí)處理、丟失審批件，行政主管和主任沒有盡到保管責(zé)任存檔文件的，將追究有關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

7、行政文秘和主任要嚴(yán)格控制簽批文件數(shù)量，做到量適中，公文是完成公務(wù)的一個(gè)重要工具，但審批件過多會(huì)妨害文件的現(xiàn)實(shí)效用，所以在接收和審閱遞交文件時(shí)，對(duì)能夠進(jìn)行合并處理的文件進(jìn)行合并處理，對(duì)不需要或不能審批的文件一律不予接收，減少因簽批文件花費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)過多的工作精力。

四、接收流程

1、文化傳播有限公司、印務(wù)有限公司的文件簽批流轉(zhuǎn)由行政人員負(fù)責(zé)，在公司總經(jīng)理簽署完畢以后需要片區(qū)事業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)簽署的，統(tǒng)一遞交至廣告有限公司行政文秘處。

2、廣告有限公司內(nèi)部簽批文件，原則上遞交人必需先簽批完部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門后才可轉(zhuǎn)給行政文秘，由行政文秘負(fù)責(zé)簽批剩下的流程；合同審批表、傭金審批表、傭金付款單由流程管理部負(fù)責(zé)接收簽批后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交行政文秘。

3、各遞交人在轉(zhuǎn)交待批文件時(shí)，必需先由行政秘書審閱合格后，遞交人在附件10《文件接收分發(fā)記錄表》上登記遞交日期、遞交人、文件名稱后，簽批件方可進(jìn)入簽批流程，行政秘書開始跟蹤并記錄各項(xiàng)簽批狀況。

4、除費(fèi)用報(bào)銷單以外的所有審批文件、附件均須加蓋審批件藍(lán)章、頁數(shù)章，如有需要加蓋公章的合同、協(xié)議或者不能加蓋審批件藍(lán)章的文件，遞交人應(yīng)當(dāng)提供該件的復(fù)印件。

4、行政文秘在接收各類文件以后，對(duì)其進(jìn)行分類，除費(fèi)用報(bào)銷單以外的文件均需進(jìn)行編號(hào)便于統(tǒng)計(jì)和查找，編號(hào)格式“年月日—序號(hào)〞（以2023年9月18日接收的第五份文件為例，其編號(hào)應(yīng)當(dāng)為20230918—5）；每份加蓋了審批件藍(lán)章的文件，必需加蓋頁數(shù)章，編號(hào)為“共X頁第X頁〞；中途如有加頁或換頁的，需另行加蓋加頁章或換頁章，編號(hào)為“加頁年月日時(shí)〞、“換頁年月日時(shí)〞。

五、簽批流程

1、各項(xiàng)文件的簽批流程詳見附件7、附件8、附件9。

2、原則上必需按簽批流程圖逐級(jí)簽批，不得跳級(jí)審批；如遇急件，前一級(jí)簽批人請(qǐng)假不在崗，可先電話請(qǐng)示，并把相關(guān)看法告知下一級(jí)簽批人，由下一級(jí)簽批人簽批，前一級(jí)簽批人返回后須進(jìn)行補(bǔ)簽。

2、對(duì)需要簽批辦理的文件，行政文秘要積極主動(dòng)的辦理，緊急事項(xiàng)，及時(shí)呈遞；一般狀況下，簽批時(shí)間為1天，最長不超過2天；特別狀況，不能按時(shí)辦結(jié)的，應(yīng)將延期辦理的文件和處理看法及時(shí)告知遞交人。

3、在簽批過程中，因遞交人方面的原因簽批文件被領(lǐng)導(dǎo)退回時(shí)，必需及時(shí)通知遞交人并調(diào)整后重新返回簽批流程。

4、簽批完畢后，出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)看法不一致的狀況時(shí)，行政秘書必需把該文件逐級(jí)返回給領(lǐng)導(dǎo)審閱；

六、分發(fā)流程

1、行政秘書在所有的簽批程序完畢后，分類別復(fù)印整理后通知遞交人及時(shí)領(lǐng)?。晃幕瘋鞑ビ邢薰?、印務(wù)有限公司、廣告有限公司的可以直接以審批件復(fù)印的方式分發(fā)，而各代理公司及提供給外部的文件必需重新制作成函的格式蓋章后進(jìn)行分發(fā)。

2、文化傳播有限公司的文件通知行政人員前來領(lǐng)??；印務(wù)有限公司的文件

以傳真方式通知；廣告有限公司簽批文件，只口頭通知遞交人，相關(guān)簽批件須轉(zhuǎn)交給部門負(fù)責(zé)人，需要向其他部門提供該文件的，行政秘書只負(fù)責(zé)將該文件轉(zhuǎn)交給該部分負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人再行復(fù)印分發(fā)。

3、各代理公司遞交的文件，由行政秘書制作公文函后口頭通知，領(lǐng)取人在審批件上簽字，行政秘書將相關(guān)文件的復(fù)印件下發(fā)公司內(nèi)部。

4、高層領(lǐng)導(dǎo)的文件分發(fā)工作，由行政秘書完成；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件，必需復(fù)印告知公司總經(jīng)理、管理中心總監(jiān)、集團(tuán)總裁。

5、制作的公文函須復(fù)印一份，一同并入審批件原件進(jìn)行存檔。七、存檔及借閱

1、行政文秘在分發(fā)流程終止后，應(yīng)將此文件的審批原