黑龍江某公司采購與付款內(nèi)部控制制度范本

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔黑龍江省完達山股份有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度第一節(jié)總則第一條為了加強對黑龍江省完達山股份有限公司（以下簡稱本公司或公司）物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，減少采購風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國會計法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱采購是指本公司購進的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè)備的行為，付款是指支付與購進物資或設(shè)備有關(guān)的款項的行為。第三條對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù)；（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔(dān)任；（三）貨物的采購人員不能同時擔(dān)任貨物的驗收和記賬工作。第二節(jié)分工與授權(quán)第四條對在管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品，公司總部、各分公司必須遵循“集中采購、相互牽制”的原則，各分公司根據(jù)實際情況，參照本制度的有關(guān)規(guī)定制定本單位的具體實施辦法并組織實施，同時報公司總部備案，堅決杜絕由使用部門直接自行采購本部門所需物品的多頭采購、各行其是的現(xiàn)象。第五條各分公司在公司總部核定的庫存物資定額標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)，除由總部需集中采購的生產(chǎn)消耗性物資外，可根據(jù)實際需要自主決定生產(chǎn)消耗性物資的采購，批準(zhǔn)權(quán)限由各分公司自行制定并報公司總部備案；第六條固定資產(chǎn)的采購原則上由公司總部統(tǒng)一采購，各分公司采購達到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備或構(gòu)成固定資產(chǎn)的其他物資要以獲得公司總部固定資產(chǎn)管理部門的批準(zhǔn)或授權(quán)為前提條件。第七條公司總部、各分公司應(yīng)設(shè)置專門的物資管理部門，設(shè)置物資主管崗位，在主管副經(jīng)理（副廠長）的領(lǐng)導(dǎo)主持本單位的物資采購工作，設(shè)置物資采購員崗位，負責(zé)具體辦理物資主管人員交辦的物資采購任務(wù)。第三節(jié)實施與執(zhí)行第八條公司總部、各分公司物資管理部門應(yīng)根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營的范圍、特點和供貨地點的遠近，保持本單位適當(dāng)品種和數(shù)量的庫存物資，并根據(jù)物資實際庫存情況，在各自的采購權(quán)限內(nèi)自主決定物資采購的品種、數(shù)量和地點，及時補充物資庫存量。第九條物資使用部門應(yīng)按月向本單位物資管理部門報送本部門的物資使用計劃，如所需物資無庫存或庫存量不足，則由物資管理部門填寫物資請購單，物資使用部門可對無計劃且無庫存的急用物資直接填寫物資請購單，經(jīng)倉庫保管員在物資請購單上簽字后，報有批準(zhǔn)采購權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn)，再交采購員進行采購。無物資請購單的物資，倉庫不得驗收入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十條公司總部、各分公司的物資采購權(quán)由各物資管理部門集中行使，未經(jīng)各本單位負責(zé)人批準(zhǔn)和物資管理部門授權(quán)，其他部門一律不得自行采購本部門所需的物資，否則倉庫不得驗收入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條公司總部、各分公司的物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資或錢貨兩清的物資采購除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要約，各單位要明確制定簽訂合同的權(quán)限，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權(quán)部門報告。采購每項物資，應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來源。對一些大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。第十二條公司總部、各分公司的物資采購由物資管理部門集中辦理，特殊情況經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)，可由物資使用部門自行采購所需物資。第十三條采購物資到貨后，要及時組織物資管理員進行入庫前的清點驗收，精密儀器、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門會同相關(guān)專業(yè)部門共同進行驗收，驗收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣，驗收合格后，驗收部門的人員應(yīng)對已收物資編制一式多聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)。物資驗收入庫后，才能與供貨方結(jié)清貨款，財務(wù)部門必須憑借付款通知書才能支付購貨款。第十四條按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供合同復(fù)印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準(zhǔn)物資采購的權(quán)限辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后，交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。第十五條貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，由采購員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)物資采購的人員簽字批準(zhǔn)后連同發(fā)票、入庫清單和入庫驗收單一起交由財務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù)；貨物已到發(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)批準(zhǔn)物資采購的人員簽字批準(zhǔn)，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴”。第十六條物資采購除購置固定資產(chǎn)可不必取得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收購的產(chǎn)品不能夠取得增值稅發(fā)票外，其他管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品、生產(chǎn)消耗性物資的采購必須取得增值稅發(fā)票方可報銷。第十七條物資采購?fù)戤叢⑷〉迷鲋刀惏l(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不同情況按以下規(guī)定辦理：（一）采購后在未付款的并且未做帳務(wù)處理的情況下，須由采購員將原發(fā)票和稅款抵扣聯(lián)退還給銷售方，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實物處理退回工作，屬于銷售折讓的，采購員應(yīng)從銷售方重新取得折讓后的增值稅發(fā)票。（二）采購后已付貨款或者貨款未付但已做帳務(wù)處理，發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還的情況下，由公司財務(wù)部門的稅務(wù)核算人員與當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)聯(lián)系開具進貨退出證明單或索取折讓證明單，由采購員送交銷售方，并取得銷售方開具的紅字發(fā)票，再轉(zhuǎn)交財務(wù)部門進行帳務(wù)處理，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實物處理退回工作。第四節(jié)檢查與監(jiān)督第十八條本公司由內(nèi)部審計人員對采購與付款業(yè)務(wù)行使檢查監(jiān)督權(quán)。第十九條對采購與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：（一）采購與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權(quán)行為。（三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。（四）物資采購專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點檢查物資采購是否由物資管理部門集中辦理，其他部門辦理物資采購是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)。（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款通知書支付購貨款。第二十條內(nèi)部審計人員對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)寫出書面檢查報告，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。第二十一條本制度由公布之日起生效，黑龍江省完達山股份有限公司董事會負責(zé)解釋。黑龍江省完達山股份有限公司董事會精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔黑龍江省完達山股份有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度第一節(jié)總則第一條為了加強對黑龍江省完達山股份有限公司（以下簡稱本公司或公司）物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，減少采購風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國會計法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱采購是指本公司購進的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè)備的行為，付款是指支付與購進物資或設(shè)備有關(guān)的款項的行為。第三條對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù)；（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔(dān)任；（三）貨物的采購人員不能同時擔(dān)任貨物的驗收和記賬工作。第二節(jié)分工與授權(quán)第四條對在管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品，公司總部、各分公司必須遵循“集中采購、相互牽制”的原則，各分公司根據(jù)實際情況，參照本制度的有關(guān)規(guī)定制定本單位的具體實施辦法并組織實施，同時報公司總部備案，堅決杜絕由使用部門直接自行采購本部門所需物品的多頭采購、各行其是的現(xiàn)象。第五條各分公司在公司總部核定的庫存物資定額標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)，除由總部需集中采購的生產(chǎn)消耗性物資外，可根據(jù)實際需要自主決定生產(chǎn)消耗性物資的采購，批準(zhǔn)權(quán)限由各分公司自行制定并報公司總部備案；第六條固定資產(chǎn)的采購原則上由公司總部統(tǒng)一采購，各分公司采購達到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備或構(gòu)成固定資產(chǎn)的其他物資要以獲得公司總部固定資產(chǎn)管理部門的批準(zhǔn)或授權(quán)為前提條件。第七條公司總部、各分公司應(yīng)設(shè)置專門的物資管理部門，設(shè)置物資主管崗位，在主管副經(jīng)理（副廠長）的領(lǐng)導(dǎo)主持本單位的物資采購工作，設(shè)置物資采購員崗位，負責(zé)具體辦理物資主管人員交辦的物資采購任務(wù)。第三節(jié)實施與執(zhí)行第八條公司總部、各分公司物資管理部門應(yīng)根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營的范圍、特點和供貨地點的遠近，保持本單位適當(dāng)品種和數(shù)量的庫存物資，并根據(jù)物資實際庫存情況，在各自的采購權(quán)限內(nèi)自主決定物資采購的品種、數(shù)量和地點，及時補充物資庫存量。第九條物資使用部門應(yīng)按月向本單位物資管理部門報送本部門的物資使用計劃，如所需物資無庫存或庫存量不足，則由物資管理部門填寫物資請購單，物資使用部門可對無計劃且無庫存的急用物資直接填寫物資請購單，經(jīng)倉庫保管員在物資請購單上簽字后，報有批準(zhǔn)采購權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn)，再交采購員進行采購。無物資請購單的物資，倉庫不得驗收入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十條公司總部、各分公司的物資采購權(quán)由各物資管理部門集中行使，未經(jīng)各本單位負責(zé)人批準(zhǔn)和物資管理部門授權(quán)，其他部門一律不得自行采購本部門所需的物資，否則倉庫不得驗收入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條公司總部、各分公司的物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資或錢貨兩清的物資采購除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要約，各單位要明確制定簽訂合同的權(quán)限，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權(quán)部門報告。采購每項物資，應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來源。對一些大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。第十二條公司總部、各分公司的物資采購由物資管理部門集中辦理，特殊情況經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)，可由物資使用部門自行采購所需物資。第十三條采購物資到貨后，要及時組織物資管理員進行入庫前的清點驗收，精密儀器、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門會同相關(guān)專業(yè)部門共同進行驗收，驗收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣，驗收合格后，驗收部門的人員應(yīng)對已收物資編制一式多聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)。物資驗收入庫后，才能與供貨方結(jié)清貨款，財務(wù)部門必須憑借付款通知書才能支付購貨款。第十四條按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供合同復(fù)印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準(zhǔn)物資采購的權(quán)限辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后，交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。第十五條貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，由采購員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)物資采購的人員簽字批準(zhǔn)后連同發(fā)票、入庫清單和入庫驗收單一起交由財務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù)；貨物已到發(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)批準(zhǔn)物資采購的人員簽字批準(zhǔn)，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴”。第十六條物資采購除購置固定資產(chǎn)可不必取得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收購的產(chǎn)品不能夠取得增值稅發(fā)票外，其他管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品、生產(chǎn)消耗性物資的采購必須取得增值稅發(fā)票方可報銷。第十七條物資采購?fù)戤叢⑷〉迷鲋刀惏l(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不同情況按以下規(guī)定辦理：（一）采購后在未付款的并且未做帳務(wù)處理的情況下，須由采購員將原發(fā)票和稅款抵扣聯(lián)退還給銷售方，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實物處理退回工作，屬于銷售折讓的，采購員應(yīng)從銷售方重新取得折讓后的增值稅發(fā)票。（二）采購后已付貨款或者貨款未付但已做帳務(wù)處理，發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還的情況下，由公司財務(wù)部門的稅務(wù)核算人員與當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)聯(lián)系開具進貨退出證明單或索取折讓證明單，由采購員送交銷售方，并取得銷售方開具的紅字發(fā)票，再轉(zhuǎn)交財務(wù)部門進行帳務(wù)處理，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實物處理退回工作。第四節(jié)檢查與監(jiān)督第十八條本公司由內(nèi)部審計人員對采購與付款業(yè)務(wù)行使檢查監(jiān)督權(quán)。第十九條對采購與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：（一）采購與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權(quán)行為。（三）物資采購合同