應付賬款管理制度

應付賬款管理制度根據目前集團總部及各業(yè)務集團應付賬款管理現狀，結合應付賬款發(fā)生額和余額的越來越大的實際，為有效理順與供應商的對賬、確認及支付手續(xù)，規(guī)范各部門及業(yè)務集團和分公司的應付管理流程及職責；規(guī)范應付賬款管理工作，防范各業(yè)務集團、各公司處理應付賬款業(yè)務過程中的經營風險，為了管理好集團各公司的應付賬款，并為資金周轉計劃作好保障,特制定本制度，請各單位認真執(zhí)行。一、目的1、規(guī)范采購操作步驟和方法，確保各類采購的質量和采購要求的適用性，符合集團整體的內控管理規(guī)定要求。2、規(guī)定應付賬款對賬、核算、付款等方面的管理要求，規(guī)范應付賬款管理工作，防范各業(yè)務集團、各公司處理應付賬款業(yè)務過程中的經營風險；為了管理好集團各公司的應付賬款，并為資金周轉計劃作好保障。二、適用范圍本制度適用于集團總部各部門、各業(yè)務集團及分子公司的物資設備采購、運力服務采購、行政后勤采購、信息系統(tǒng)采購、其他服務類采購等采購的控制和應付賬款的管理。三、定義應付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。四、應付賬款管理的原則1、應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部的應付賬款會計專門負責。2、按付款日期、折扣條件、合同其他各項規(guī)定管理應付賬款，以保證各類采購付款內部控制的有效實施。五、應付賬款的確認和入賬1、應付賬款的確認和計量必須根據審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發(fā)票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等，具體按照財務核算要求執(zhí)行。2、應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。3、應付賬款會計應當根據審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。4、應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。各業(yè)務集團及分公司具體確認應付賬款的要求：(1)對外部運輸供應商應付帳款確認的要求：財務要核查發(fā)車清單，清單必須要有承運的司機簽字、發(fā)站調度簽字、到站調度簽字；核查時，要核對系統(tǒng)數據。如供應商沒有發(fā)車清單，不予以認可入賬；如確實丟失了清單，必須有發(fā)站和到站調度人員確認證明，并與系統(tǒng)數據核實。需要調取GPS路由數據資料進行核查，核查運輸的真實性、路由的準確性及其他途中信息。分公司與供應商的對賬單，必須做到對賬單的數據準確性、真實性，必須雙方簽字蓋章的完整性；對于沒有正式蓋章確認的對賬單而擅自掛賬的要進行嚴厲處罰。運輸發(fā)票的稽核檢查，核查供應商有沒有按照合同約定及對賬期限按時開具增值稅發(fā)票；分公司及時對發(fā)票進行掛賬和抵扣認證。運輸合同的核查，審查與供應商簽訂合同的原件，了解合同相關條款的合理性、合法性，對運費價格的核查比對是否合理真實；對合同簽訂流程、報告及經辦人進行詳細核查確認。財務要從始發(fā)站和到達站的裝卸工提成貨量數據進行側面核查業(yè)務的真實性，核實車輛發(fā)出的真實趟數及裝載情況。財務要核查正班車的發(fā)出時間和到達時間，檢查是否與規(guī)定的正班車到發(fā)時間一致；核實有沒有發(fā)出，核準趟數。（2）其他供應商，包括分公司日常采購供應商、加油、修理、外包勞務、房東、裝修等；這部分供應商單個應付款金額較少，稽核確認方法類似。A、首先檢查審核供應商合同，審查與供應商簽訂合同的原件，了解合同相關條款的合理性、合法性，對交易價格的核查比對是否合理真實；對合同簽訂流程、報告及經辦人進行詳細核查。B、財務賬務要做到真實、準確，檢查是否按發(fā)生額及時對賬和掛賬，核實賬面余額；與供應商進行定期核實函證。C、檢查日常對賬情況，對賬單有沒有雙方確認蓋章，業(yè)務部門和財務部門配合及時做好內部核對和稽核；以保證入賬的準確性。D、發(fā)票的稽核確認，要求供應商按照合同約定及對賬期限按時開具增值稅發(fā)票；分公司及時對發(fā)票進行掛賬確認和抵扣認證。E、分公司財務付款記錄和相關憑證要按財務流程存檔和記錄，保證付款的合理性、真實性；及時檢查有沒有出納付款未入賬和沖賬情況，以便確定最終與供應商的應付款余額。F、采購供應商，要核實采購物資有沒有足量發(fā)放到位，核實入庫、出庫及調撥記錄。六、對賬在對賬前，財務部門會計人員對供應商提供的對賬資料應進行初步審核，不滿足條件的對賬資料應要求供應商補充完善。首先審核對賬手續(xù)，是否經過有權人士的簽批，其次審核如下內容：1、對于只提供余額無明細賬目的對賬資料，不予對賬。供應商必須提供最后一次對賬以來的全部賬目資料；以前從未進行過對賬的，必須提供自雙方開始業(yè)務往來以后的所有賬目資料。對于對方因財務決算審計發(fā)函要求核對賬面余額的，同樣應按照上述原則辦理。2、對于供應商直接依據其銷售部門往來資料而非財務部門賬目提供對賬資料的，不予對賬；必須是業(yè)務集團及分公司財務部門與供應商財務部門對賬確認。雙方核對的賬目主要應是財務賬目，供應商銷售部門賬目可能與其財務部門賬目不符，對賬基數存在問題，會給以后的雙方清算帶來不必要的麻煩，因為最后清算以雙方財務賬目為準。3、對于半年以上無業(yè)務往來的供應商前來對賬，即使經過企業(yè)有權人士簽批，供應商的對賬資料也必須加蓋供應商公章(或財務專用章)，或者提供加蓋公章的介紹信，否則不予對賬。4、對于對賬手續(xù)和賬目資料齊全的供應商，應及時對賬并出具對賬單；對賬單必須雙方財務確認簽字和蓋章，蓋公章或財務章。5、有些供應商屬于小企業(yè)或個體工商戶，賬目資料并不齊全，很可能缺失以前年度的賬目資料，應分情況進行處理：(1)如果今后雙方繼續(xù)合作，那么應就現有資料出具"有保留意見的對賬單"，至少對賬目齊全的年度不拖拉造成歷史遺留問題。有保留意見的對賬單是指在對賬單上加一個說明段，說明雙方對賬由于供應商提供賬目不全的原因，只就某年某月以來的賬目資料進行對賬，以前年度的賬目并未核對，暫時以某余額為準出具對賬單，分公司保留根據證據進一步調整賬目的權利。(2)如果供應商賬目不全而雙方余額又不符的，這時供應商通常會同意暫時以雙方較小的余額為準出具對賬單，如果分公司余額較小，就不必調整應付賬款賬面余額;如果供應商余額較小，分公司就要調低應付賬款賬面余額，憑對賬單確認(債務重組)收益，這時必須由供應商在對賬單上簽字并同時加蓋公章。6、對于發(fā)票丟失又無法確認是我方企業(yè)責任的，分公司不能在對賬單上確認該項債務，應要求供應商調減該債權；或者再雙方核對確認的情況下，供應商補開發(fā)票后再確認債權。7、各業(yè)務集團及分公司財務部門，至少每季度與供應商進行對賬確認應付款發(fā)生額及余額；對于運輸供應商須每月視情況進行核對確認余額，具體按照集團資金管理部的要求執(zhí)行。8、為方便對賬，應要求供應商下次對賬時攜帶本次的對賬單或其復印件；每期對賬時，不需要再對前期已核對確認的賬務重新進行對賬，可以在上次對賬確認單基礎上進行核對確認，主要核對本期已付款沖賬金額、新發(fā)生額及最終余額。七、付款1、付款總原則：現結款在手續(xù)齊全的前提下，可以由各分公司按正常資金計劃上報批準后進行支付；合同類供應商付款，原則上按照合同結算賬期或支付計劃，在手續(xù)齊全的前提下，由集團資金管理部統(tǒng)一支付。2、付款方式及沖賬要求（1）轉賬付款，即資金管理部通過銀行轉賬進行支付；資金管理部通過預留的分公司賬戶進行轉賬支付的，應付專員直接24小時內通知分公司進行付款沖賬賬務處理并登記臺賬；如通過總部賬戶支付的，轉賬后資金管理部應付專員24小時內通知業(yè)務集團財務進行轉賬到分公司，對接分公司進行及時做沖賬賬務處理及登記應付賬款付款臺賬。（2）保理及票據方式付款，即集團投資發(fā)展部通過保理業(yè)務或銀行票據對供應商進行的支付；業(yè)務手續(xù)齊全并放款給供應商，投資發(fā)展部相關負責人員須24小時內告知資金管理部應付專員并提供供應商明細，應付專員確定分配沖賬的分公司及金額后24小時通知業(yè)務集團財務部進行轉賬轉單處理給各分公司，分公司進行及時做沖賬賬務處理及登記應付賬款付款臺賬。（3）債務重組，即與供應商協商達成債務減免或延期付款，制訂新的債務重組方案和新的付款計劃；采購、運營及其他相關主導債務重組和新付款計劃的部門，需及時把新的付款方案和計劃上報給集團資金管理部，資金管理部按計劃進行安排資金和按期支付；每期支付后，資金管理部應付專員24小時內通知業(yè)務集團財務進行轉賬轉單到分公司，分公司進行及時做沖賬賬務處理及登記應付賬款付款臺賬。八、應付賬款的日常管理1、應付賬款管理按照集團總部、業(yè)務集團本部和分公司三級進行各司其職的分工管理；集團總部資金管理部應收應付組是應付賬款管理的主管部門，業(yè)務集團財務部為本集團應付賬款的主管和監(jiān)督部門，分公司財務部為各公司具體負責應付賬款全面管理的職能責任部門。2、集團資金管理部負責全集團應付賬款管理制度、規(guī)定及細則的制訂、發(fā)布和監(jiān)督執(zhí)行，對業(yè)務集團及分公司的應付賬款日常管理進行考核；應收應付組具體負責各業(yè)務集團及分公司每月應付賬款明細表、賬齡表、支付臺賬的統(tǒng)計匯總，并審核確定后報資金管理部副部長，作為對供應商安排支付款項的主要依據。3、業(yè)務集團財務部負責本集團內各公司的應付賬款日常管理的稽核、監(jiān)督及統(tǒng)計匯總，負責應付賬款的轉單、沖賬，對接集團資金管理部應收應付組和銜接分公司財務進行賬務處理；負責分公司財務應付賬款確認、銷賬、對賬的檢查和督促，確保每月應付賬款的數據真實、準確。4、分公司財務部對本公司的所有供應商的應付賬款具體負責管理，包括對賬、確認、入賬、沖賬、付款申請，應付賬款明細表、賬齡表及臺賬的制作、上報；對本公司應付賬款的真實性、準確性負直接責任，接受業(yè)務集團財務部和集團資金管理部的檢查和考核。5、各業(yè)務集團及分公司每月20日前完成截止到上月末的應付賬款明細統(tǒng)計表的統(tǒng)計，并上報集團資金管理部應收應付組；上報資料包括應付賬款統(tǒng)計明細表、應付賬款臺賬及與供應商核對確認后簽字蓋章的對賬確認單。6、資金管理部按照供應商合同賬期或付款計劃，依據業(yè)務集團和分公司提交的應付賬款統(tǒng)計表數據進行安排付款；如因業(yè)務集團和分公司工作疏漏導致上報應付賬款數據錯誤，造成多支付給供應商款項的，有相應業(yè)務集團和分公司承擔責任進行追回款項，造成公司損失的，有業(yè)務集團或分公司財務負責人、涉及的會計人員及其他部門相關人員承擔。7、各業(yè)務集團及分公司的應付應收比要控制在合理范圍內，集團要求的應付應收比例為1:1；即各業(yè)務集團及分公司應付占應收的比例不得低于1:1。九、應付賬款管理的考核規(guī)定1、應付賬款管理的考核部門為集團資金管理部，應收應付組具體負責。2、未按規(guī)定的統(tǒng)計上報時間上報相關報表及資料的，每延遲一天給予業(yè)務集團或分公司財務負責人100元的處罰。3、未按照要求按月上報應付款統(tǒng)計表和對賬確認函的，必須按要求盡快補報，并參照上述2、規(guī)定處罰；如統(tǒng)計表按時上報，但對賬確認函漏報少報的，按漏報供應商個數對財務負責人進行每個50元的處罰，并限時補報。4、應付賬款明細統(tǒng)計表數據出現錯誤，按照供應商數據錯誤的個數進行處罰，按每個供應商100元給予分公司處罰；由分公司財務部進行具體劃責到相關部門人員。5、由于業(yè)務集團或分公司失誤造成應付賬款數據錯誤，