管家婆分銷ERP A8編碼原則

編碼原則說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于A8系統(tǒng)的客戶編碼、供應(yīng)商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼和各種單據(jù)等動態(tài)數(shù)據(jù)編碼以及其他需要編碼的任何項目等。數(shù)據(jù)是erp系統(tǒng)成功實施的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，erp系統(tǒng)的數(shù)據(jù)簡單來說，分為：靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財務(wù)的科目體系等。動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等°ERP中的物料編碼是物料的標(biāo)識，是人和計算機(jī)使用所有其他數(shù)據(jù)元素的基礎(chǔ)，也是數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)。第一節(jié)：建立物料編碼的作用物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存等工作極為頻繁，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：＞增強(qiáng)物料資料的正確性物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。＞提高物料管理的工作效率物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。＞利于電腦的管理物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。＞降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。＞防止物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。＞便于物料之領(lǐng)用庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。第二節(jié)：物料的編碼原則及注意事項物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：?唯一性資料電腦化最重要的第一彳固步驟，便是將每筆產(chǎn)品給予唯一編號，將來電腦就是依這些編號來執(zhí)行各項功能，例如：查詢、新增、運(yùn)算、分析、組合.....等等。所以絕不可以有重復(fù)的編號出現(xiàn)，否則系統(tǒng)將不允許儲存。?擴(kuò)充性在您訂定編號時，也得考量編號將來的擴(kuò)充性，不管是客戶、廠商或者產(chǎn)品都是隨著公司的運(yùn)轉(zhuǎn)成長著，所以唯一編號將來是否仍然適用，擴(kuò)充延伸是否會發(fā)生問題，都是您考量的重點(diǎn)。?簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。在考慮人性使用因素上，在可能的范圍內(nèi)，編號長度考慮「越精簡越好」的概念，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機(jī)會。?實用性編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過細(xì)的編碼不實用，過粗的編碼不管用。如在世界知名品牌鞋類的生產(chǎn)企業(yè)，真皮材料往往是最為主要的材料和最常用的材料，如果我們材料大類是以字母來表示，那么我們就可以將真皮材料的大類編碼設(shè)定為A，這樣，我們在選擇材料數(shù)據(jù)時，真皮材料就會出現(xiàn)在靠前的位置。所有以材料為索引的輸出數(shù)據(jù)，真皮材料也會出現(xiàn)在最前面的位置上。?統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：任何對象在其整個生命周期內(nèi)標(biāo)識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。?組織性物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省去不必要的麻煩。?便于電腦管理電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮符合計算機(jī)數(shù)據(jù)處理的要求，錄入的方便性等。如編碼盡可能短、少使用其他符號，如'#'、'-'、'*'等。物料編碼的注意事項：?不含變數(shù)還有一點(diǎn)就是編號時，請避免將無法預(yù)知的「變數(shù)」，納為編號的一部分，否則不旦徒增困擾而且也沒什么意義。例如：在編制業(yè)務(wù)人員的代號，不應(yīng)將部門編號納入業(yè)務(wù)人員代號的一部份，因為部門的組織可能會變動，或者業(yè)務(wù)人員可能會調(diào)動到不同部門工作。?不能用中文字來編號當(dāng)您有時候想使用易記的編號時，常會考慮以中文夾雜的方式來編號，當(dāng)然這是最容易記住的方式，但是使用中文進(jìn)行編碼，會遇到不少問題，比如：資料排序出問題、無法有效選擇資料范圍、輸入效率大幅降低等。?避免混淆制定編碼原則時，需注意避免可能發(fā)生目視錯誤、容易混淆的編號方式。例如：編號中間不可留空白，避免書寫相近的英語和數(shù)字互相混用P9oI18B等，也不要使用小寫的英文字母（統(tǒng)一使用英文大寫字母）以及鍵盤上的特殊符號，以免在編號相關(guān)單據(jù)上，既容易出錯，又不方便操作。第三節(jié)物料編碼的方法目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種:阿拉伯?dāng)?shù)字法英文字母法暗示法混合法一、阿拉伯?dāng)?shù)字法阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運(yùn)用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：/連續(xù)數(shù)字編碼法/分級式數(shù)字編碼法/ 區(qū)段數(shù)字編碼法/ 國際十進(jìn)制分類法連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如：1078為3/8“X3/4-之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“X1”，其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉儲管理上很不方便。分級式數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級的類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，

任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3X4X3）編碼，這種方法的優(yōu)點(diǎn)一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項目僅有一編碼的目標(biāo)，其缺點(diǎn)是無用空號太多，一方面顯得浪費(fèi)累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。來源（大類）材料（中類）用 途（小類）1=自制1=非鐵金屬1=零部件2=外購2=鋼鐵2=包裝用料3=委外加工3=木材3=辦公用品4=化學(xué)品（表二）區(qū)段數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達(dá)到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如下：A類12項B類10項C類17項D類15項E類10項合計64項（表三）上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：類別分配編碼剩余備用編碼A類12項（01-20）8項B類10項（21-37）7項C類17項（38-61）7項D類15項（62-83）7項E類10項（84-99）6項（表四）4.國際十進(jìn)分類（U.D.C.）這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨(dú)到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學(xué)會決定杜威的十進(jìn)法為基礎(chǔ)，作更進(jìn)一步發(fā)

展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進(jìn)位分類法UniversalDecimalClassification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進(jìn)位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形如下：62.621.621.621.62.621.621.621.621.621.621.621.621.88882.882.882.882.682.221215215.3應(yīng)用科學(xué)工業(yè)技術(shù)機(jī)械的工業(yè)技術(shù)動力傳動挾具螺絲、螺帽各種小螺絲金屬用小螺絲丸螺絲平螺絲采用國際十進(jìn)分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應(yīng)加以“.”符號以表示劃分，國際十進(jìn)分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進(jìn)分類法所能運(yùn)用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。二、 英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在我國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用的物料編碼方法。三、 暗示法暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：字母暗示法數(shù)字暗示法1、英文字母暗示法：從物料的英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進(jìn)而從暗示中得知該物料為何物。例如：VC=VariableCapaciter（可變電容器）IC=IntegratedCircuit（集成電路）SW=Switch（開關(guān)）ST=SteelTube（鋼管）

BT=BRASSTuber（黃鋼管）EP=EarPhone（耳機(jī)）2、數(shù)字暗示法：直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表的意義：例1例1：XXXXXXXXXX小類形式長度厚度例2：電阻值的編碼編碼電阻值0050.5Q0505Q10010Q101100Q1021,000010310,0000104100,00001051,000,0000（表五）例3：鋼筋直徑的編碼編號鋼筋直徑1212mm1616mm1919mm2525mm（表六）例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm數(shù)的五分之 *編碼軸徑0525mm0630mm

0735mm（表七）0735mm（表七）四、混合法混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進(jìn)位或其他方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進(jìn)位采用符號較多，故有不少公司樂于采用此種方法。例如：M=金屬物料MB=螺栓、螺絲及帽MBI=帶帽螺栓MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6=3/8”x3/4”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=3/8”x1”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=1/2”x1”六角鐵制螺栓帶帽第四節(jié)物料編碼舉例例一：廣東某研究所物料編碼原則:1.代碼基本形式X2X3中分類物品分類X4X5X2X3中分類物品分類X4X5X6小分類順序號大分類物品科目整個代碼由六位數(shù)字組成，每個數(shù)位由-9十個數(shù)字中的一個構(gòu)成。物品科目為物品的基本區(qū)分，由X1表示。其中：1代表我所生產(chǎn)的產(chǎn)品，包括整機(jī)及所屬部（組）件2代表工具類代表電器（電氣）設(shè)備4代表機(jī)械設(shè)備5代表微機(jī)、通訊、電子設(shè)備6代表印刷設(shè)備7代表辦公設(shè)備（設(shè)施）及辦公用品8暫空備用9代表我所生產(chǎn)所需的原材料10代表不屬于上述物品的其它分類物品分類由X2X3代表°X2代表物品的大分類，其中：1代表我所生產(chǎn)的點(diǎn)鈔機(jī)及其系列產(chǎn)品（整機(jī)）2代表我所生產(chǎn)的非點(diǎn)鈔機(jī)（整機(jī)）產(chǎn)品3代表我所生產(chǎn)的點(diǎn)鈔機(jī)系列產(chǎn)品的組（部）件4代表我所生產(chǎn)的非點(diǎn)鈔機(jī)產(chǎn)品的組（部）件X3代表物品的小分類，其中：0代表整機(jī)部（組）件代表電子元器件代表黑色金屬材料及其制品代表有色金屬材料及其制品代表塑膠材料及其制品，代表橡膠、木材制品、布料代表輔助包裝材料及其制品代表緊固件、標(biāo)準(zhǔn)件等順序號為每個物品的順序號碼。編碼實例（以前三位舉例）110000 我所生產(chǎn)的點(diǎn)鈔機(jī)及其系列產(chǎn)品116000 緊固件，標(biāo)準(zhǔn)件120000 我所生產(chǎn)的非點(diǎn)鈔機(jī)類產(chǎn)品實例二：鞋業(yè)公司物料編碼方案編碼構(gòu)成：生產(chǎn)廠家碼+出廠編號+商品顏色碼+商品尺碼編碼含意：（1）生產(chǎn)廠家碼（兩位字母）例如：BJ表示“富立達(dá)鞋廠”。（2） 貨品出廠編號采用廠家自編的唯一貨品序號。（3） 商品顏色碼（兩位數(shù)）例如:54表示“咖啡色”。（4） 商品尺碼（一位數(shù)）具體數(shù)字表示。第五節(jié)管家婆分銷ERPA8物料編碼的特點(diǎn)第六節(jié)單據(jù)等動態(tài)數(shù)據(jù)編碼規(guī)則系統(tǒng)中的所有動態(tài)