DB21T 3112-2019貨運代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

ICS03.080.01A14遼DB21寧省地方標準DBT3112—2019orbusinessfilemanagementoffreightfowards遼寧省市場監(jiān)督管理局發(fā)布前言BT大連市市場監(jiān)督管理局提出。草單位：錦程國際物流集團股份有限公司。貨運代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范立要求和管理要求。用于貨運代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的建立和管理。范性引用文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GBT22154國際貨運代理服務(wù)質(zhì)量要求案建立要求業(yè)務(wù)檔案創(chuàng)建時間業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容應(yīng)包括業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單、訂艙委托、提單復(fù)印件(簽單章齊全或有電放章或有電放通知)、費用確認單/賬單、其他相關(guān)文件如配艙回執(zhí)、各類保函、提單確認件、重要往來郵件包括報價及操作指令等打印箱單、發(fā)票、報關(guān)單復(fù)印件等。業(yè)務(wù)檔案裝訂順序復(fù)印件、提單確認件、各類保函、等。業(yè)務(wù)檔案歸檔時間宜在業(yè)務(wù)完畢后進行，業(yè)務(wù)完畢的判斷節(jié)點以收付款完結(jié)、提單簽放、貨物交運為依據(jù)。檔案管業(yè)務(wù)檔案歸檔要求5.1應(yīng)按照海運出口整箱、拼箱；海運進口整箱、拼箱；空運出口；空運進口等不同業(yè)務(wù)類型進行a業(yè)務(wù)日期由早到晚，由下到上排序；日期范圍及總票數(shù)。6檔案明細應(yīng)保留電子版匯總，以便移交檔案時簽收。7歸檔月份周期應(yīng)與業(yè)務(wù)周期一致。5.8檔案管理人員應(yīng)按上述要求及時將檔案文件整理完畢，移交至檔案管理部門負責(zé)人審核并簽字4業(yè)務(wù)檔案管理要求4.1檔案封存檔案管理部門負責(zé)人或代為行使檔案管理權(quán)限的人員負責(zé)檔案整理封存，確保檔案的完整性、歸4.2檔案移交4.3檔案借閱4.4檔案銷毀4.4.1銷毀范圍a)業(yè)務(wù)發(fā)生日起超過五年以上(含五年)的業(yè)務(wù)檔案；管理部門留存復(fù)印件或掃描件；4.4.2銷毀流程或粉碎銷毀。4.4.2.3銷毀檔案時應(yīng)由兩人或兩人以上同行，原則上經(jīng)辦人應(yīng)為業(yè)務(wù)檔案管理部門相關(guān)人員。經(jīng)辦4.4.2.4銷毀執(zhí)行完畢后，檔案管理人員在《銷毀業(yè)務(wù)檔案明細》中將銷毀經(jīng)辦人及實際銷毀時間填___年_____月A )細表單位:123456789交接人:___年_____月(資料性附錄)閱記錄表單位:123456789交接人:(資