文件控制程序五

文件控制程序1.目的對與管理體系有關(guān)的文件及資料進行控制，確保所有使用場所都能得到適用文件的有效版本。2.適用范圍適用于與本公司管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。3.職責3.1本程序的歸口管理部門為總經(jīng)辦和工程部（以下稱：文件管理部門）。3.2總經(jīng)辦負責管理類文件和資料的編寫、發(fā)放、更改、標識、回收和作廢、歸檔等全過程活動的管理。3.3工程部負責技術(shù)類文件和資料的編寫、發(fā)放、更改、標識、回收和作廢、歸檔等全過程活動的管理。3.4最高管理者負責管理手冊的批準發(fā)布3.5管理者代表負責管理體系程序文件和其他文件的批準發(fā)布。3.6各職能部門及項目部對所使用的文件和資料按要求進行控制。4.工作程序4.1文件的編制、審核、批準和發(fā)布4.1.1管理體系文件a.管理手冊由管理者代表組織編制并審核、最高管理者批準發(fā)布；b.管理性程序文件由管理者代表組織編制并批準發(fā)布。4.1.2技術(shù)性文件和資料a.技術(shù)性文件由工程部組織編制并審核、總工程師批準實施；b.工程部應(yīng)確保施工驗收規(guī)范的有效性。4.1.3其他管理性文件由各部門編寫、部門負責人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.1.5文件經(jīng)審批后，原版文件分別送總經(jīng)辦和工程部保管，總經(jīng)辦和工程部負責識別現(xiàn)行修訂狀態(tài)（版本、第幾次修改），進行編號，在《有效文件一覽表》上登記并發(fā)放到相關(guān)部門。4.1.6《有效文件一覽表》至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：a.（收）發(fā)文日期；b.文件編號；c.文件名稱；d.版號/修訂狀態(tài)。4.2體系文件編號規(guī)則4.2.1管理手冊ZBJ/QEO1-2006年號管理手冊識別號管理體系文件浙江標力集團建筑工程有限公司4.2.2程序文件ZBJ/QEO2□□--□□□□年號程序文件序號程序文件識別號安全管理體系文件浙江標力集團建筑工程有限公司4.2.3第三層次文件ZBJ/QEO3□□□-□□-□□□□編制年號文件分序號文件序號第三層次文件識別號管理體系文件浙江標力集團建筑工程有限公司說明：G-管理性文件識別號，J-技術(shù)性文件識別號4.2.4記錄表格編號記錄表格序號ZBJ/QEO4□□—□□記錄表格識別號浙江標力集團建筑工程有限公司對應(yīng)程序文件序號管理體系文件4.3文件的發(fā)放和回收4.3.1管理手冊和程序文件由總經(jīng)辦負責發(fā)放，在《文件資料發(fā)放登記表》上作好記錄。4.3.2經(jīng)管理者代表同意發(fā)給客戶或外部其他人員的管理手冊和程序文件，一般為非受控本，由總經(jīng)辦登記造冊。4.3.3技術(shù)性文件、施工驗收規(guī)范、國家和行業(yè)標準等由工程部負責發(fā)放，在《文件資料發(fā)放登記表》上作好記錄。4.3.4文件一旦失效或作廢，應(yīng)由總經(jīng)辦和工程部分別按原發(fā)放范圍收回全部受控文件的舊版本，以保證有關(guān)場合使用相應(yīng)的有效版本。4.4文件和資料的更改4.4.1文件和資料的內(nèi)容會因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化，文件管理部門必須對文件進行評審。若需要修改文件，填寫《文件更改審批表》，按規(guī)定審批權(quán)限再次批準，文件更改批準后，由文件管理員或使用部門實施更改。更改時，應(yīng)注明更改標記、生效日期以及更改人簽名、日期。4.4.2文件和資料更改的方式a.修改：當更改內(nèi)容不多時，由文件發(fā)放部門下達《文件更改通知單》，由使用部門的文件管理員在《文件更改通知單》上簽字并在文件的相應(yīng)位置上進行劃改。b.換頁：當修改內(nèi)容較多時，文件發(fā)放部門對更改頁重新打印后，對所有受控文件進行換頁，收回舊頁，在《文件資料發(fā)放登記表》上作好記錄。c.換版：當文件內(nèi)容需大部分更改或原文件已多次更改影響使用時，由文件發(fā)放部門重印新版，進行更換，收回舊版本，在《文件資料發(fā)放登記表》上作好記錄。4.5文件的借閱需臨時借閱文件的人員，經(jīng)文件管理員同意，必要時經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后填寫《文件借閱登記表》，方可借閱文件。借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還文件，以防丟失或損壞。4.6文件的復(fù)制受控文件和資料破損或丟失需要補發(fā)或復(fù)制時，必須經(jīng)文件管理部門負責人同意后方可補發(fā)或復(fù)印。復(fù)印件列入受控文件范圍，按受控文件統(tǒng)一管理。4.7外來文件的控制ａ.總經(jīng)辦負責識別、收集和評價、發(fā)放、更新有關(guān)的國際公約、國家法律及國務(wù)院、國家部委及地方法規(guī)、政府部門的公文等；ｂ.工程部負責識別、收集和評價、發(fā)放、更新國家、行業(yè)、地方的相關(guān)標準和規(guī)范及其他要求；ｃ.具體按《法律法規(guī)和其他要求管理程序》執(zhí)行。4.8作廢文件的處置4.8.1對作廢文件，原發(fā)放部門負責從所有發(fā)放和使用現(xiàn)場及時收回，用黑色記號筆劃去原有標識，加蓋藍色“作廢”標記，注明日期，集中保管，并與有效文件隔離。4.8.2因法律或其他原因而保留的部分作廢文件，必須經(jīng)管理者代表批準，在“作廢”標記下加蓋紅色“參考”章，防止作廢文件的非預(yù)期使用。4.8.3除參考保留外,其余作廢文件,由總經(jīng)辦/工