工程項(xiàng)目文件編制歸檔管理辦法

#XX縣XXXXX指揮部

XX縣規(guī)劃和建設(shè)局

工程項(xiàng)目文件編制歸檔管理辦法第一章總則第一條根據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28—2002),結(jié)合XXXXX工程項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱“XXH程項(xiàng)目”)的實(shí)際情況制定本辦法。第二條本辦法適用于XXXXX指揮部工程項(xiàng)目的竣工文件編制歸檔管理.各相關(guān)科室、監(jiān)理單位、施工單位均應(yīng)配備兼職人員負(fù)責(zé)竣工文件材料的收集、整理及歸檔工作,確保工程建設(shè)項(xiàng)目竣工文件材料的安全、完整、準(zhǔn)確。第二章工程項(xiàng)目文件的收集整理及編制順序第三條工程項(xiàng)目文件收集從項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過程中所形成的反映與項(xiàng)目有關(guān)重要職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)按文件形成的先后順序和歸類要求，及時(shí)收集齊全，分類組卷，歸入工程項(xiàng)目建設(shè)科技檔案。第四條XXH程項(xiàng)目在準(zhǔn)備階段形成的立項(xiàng)前期文件：項(xiàng)目建議書；可研報(bào)告等審批文件;水土保持批準(zhǔn)文件。環(huán)境影響評(píng)價(jià)及批準(zhǔn)文件;關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料;工程招投標(biāo)文件,評(píng)標(biāo)文件，合同文件,合同協(xié)議，工程管理文件等由指揮部合同科專人負(fù)責(zé)收集整理、并逐件編號(hào)登記移交檔案室.第五條XX工程項(xiàng)目在準(zhǔn)備階段形成的前期文件：選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書、征用土地申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件。紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖；征地移民拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書方案；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件；劃撥、出讓建設(shè)用地文件;國(guó)有土地使用證；建設(shè)前原始地形、地貌的狀況圖、照片等由拆遷科指定專人負(fù)責(zé)收集整理、并逐件編號(hào)登記移交檔案室.第六條XXH程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)材料（包括地質(zhì)、水文、氣象資料、勘察報(bào)告地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明;地形、地貌控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測(cè)量定位、觀察記錄等）；初步設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、補(bǔ)充設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等重要文件及有關(guān)設(shè)計(jì)的審批文件；由規(guī)劃科、指定專人負(fù)責(zé)收集整理、并逐件編號(hào)登記移交檔案室。第七條凡是XXXXX指揮部管轄的工程項(xiàng)目的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、向上級(jí)單位請(qǐng)示批復(fù)、工程項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)告，綜合性重要文件以及與工程項(xiàng)目有關(guān)單位的來往函件、文件等由辦公室指定專人負(fù)責(zé)收集整理、并逐件編號(hào)登記移交檔案室。第八條XX縣XXXXX指揮部在新縣城基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，市政設(shè)施建設(shè)、房建工程等管理工作中形成的系列文件由工程一科指定專人負(fù)責(zé)收集整理、并逐件編號(hào)登記移交檔案室。第九條XX縣XXXXX指揮部在六個(gè)集鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房建工程、泥石流治理工程等管理工作中形成的系列文件由工程二科指定專人負(fù)責(zé)收集整理、并逐件編號(hào)登記移交檔案室第十條XXH程項(xiàng)目在施工階段形成的施工文件（含施工組織設(shè)計(jì)、方案、報(bào)批文件、施工計(jì)劃、設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、施工定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)等）；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；竣工圖表、工程質(zhì)量檢查評(píng)定、交工驗(yàn)收記錄證明、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程管理、施工質(zhì)量控制、施工安全和文明施工、計(jì)量支付、工程變更、合同管理、施工原始記錄和音像資料等），由各施工單位負(fù)責(zé)收集，并在監(jiān)理工程師審核、指導(dǎo)下進(jìn)行具體操作，整理歸檔后移交指揮部檔案室。有分包工程的由總承包單位負(fù)責(zé)竣工資料的匯總。第十一條XX工程項(xiàng)目在監(jiān)理工作中形成的有關(guān)工程質(zhì)量控制文件、監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)；施工組織設(shè)計(jì),施工方案，施工計(jì)劃,技術(shù)措施審核、施工進(jìn)度文件、付款報(bào)審；監(jiān)理通知、報(bào)告、開（停、復(fù)）工令、許可證、工地會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理平行抽檢記錄、監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月季年）報(bào)、備忘錄.工程竣工決算審核意見書、合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見；合同變更材料;監(jiān)理工作總結(jié)、工程竣工總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要及重要往來文件等由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔并逐件編號(hào)登記移交檔案室。第十二條各項(xiàng)試驗(yàn)資料由質(zhì)監(jiān)站負(fù)責(zé)收集,按施工合同段或建筑單位分類單獨(dú)歸檔移交指揮部檔案室。第十三條工程決算、財(cái)務(wù)決算、工程后評(píng)價(jià)等相關(guān)資料及報(bào)表由施工單位、監(jiān)理單位配合業(yè)主和指揮部相關(guān)部門完成移交檔案室。第三章監(jiān)理單位、施工單位竣工文件編制的質(zhì)量要求第十四條竣工文件要做到字跡清楚、內(nèi)容完整、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。第十五條紙張要求：竣工文件采用的紙張為80克重的白色書寫紙或膠版紙，一般情況下文字資料為A4幅面，圖紙資料為A3幅面。破損文件應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)紙張托裱；圖紙大于A3幅面的，應(yīng)按風(fēng)箱式折疊為A3大??；各種原始材料（如外購(gòu)材料材質(zhì)證明、出廠證書、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等）小于A4幅面的用A4紙托裱;竣工文件不能用熱敏紙等不易保存的紙張，傳真件、材質(zhì)證明等紙張不符合要求的文件，應(yīng)在原件后附復(fù)印件，以便于保存。第十六條文字要求:（1）各類總結(jié)、報(bào)告、正式文件嚴(yán)格按國(guó)家公文管理辦法執(zhí)行，并參照如下規(guī)定：各種特殊字符用國(guó)標(biāo)宋體或PMingLiU體，文件標(biāo)題名用2號(hào)方正小標(biāo)宋體；文件編號(hào)用4號(hào)仿宋體，文件內(nèi)容、說明及其標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用3號(hào)仿宋體，行距為單倍行距.“主題詞”三個(gè)字用3號(hào)黑體，內(nèi)容為3號(hào)方正小標(biāo)宋體；抄送單位用3號(hào)仿宋體。（2）各類質(zhì)量檢測(cè)資料采用業(yè)主和指揮部統(tǒng)一制定的表格樣式，填報(bào)字體應(yīng)與表格字體相適應(yīng),達(dá)到協(xié)調(diào)、美觀的要求。（3）竣工圖所有文字均采用仿宋體，寬高比一般取0。65。尺寸標(biāo)注數(shù)字字高為2。5毫米（特殊情況可放寬至3毫米）；圖名字高為4毫米，“竣工說明”字高為4毫米，“竣工說明”的內(nèi)容字高為3.5毫米；圖框標(biāo)題欄內(nèi)，建設(shè)單位名稱和竣工圖名字高為6。5毫米（一排裝不下,必須用兩排時(shí)，字高為4毫米），其它圖框各欄字高為4毫米。（4）竣工文件材料中凡是需用手寫的地方如原始記錄、簽名等，必須采用黑色或碳素墨水書寫。第四章監(jiān)理單位、施工單位文件的分類原則及其成冊(cè)順序第十七條XX工程項(xiàng)目竣工文件參照國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范進(jìn)行分類第十八條監(jiān)理單位竣工文件的分類及成冊(cè)順序（1）監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù);（2）施工組織設(shè)計(jì)，施工方案，施工計(jì)劃,技術(shù)措施審核；（3）施工進(jìn)度文件、付款報(bào)審；（4）監(jiān)理通知、報(bào)告、開（停、復(fù)）工令、許可證。中間驗(yàn)收證明書.（5）工地會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理平行抽檢記錄、工程質(zhì)量計(jì)劃進(jìn)度控制文件；工程技術(shù)管理文件；（6）監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月.季。年）報(bào)備忘錄。（7）工程竣工決算審核意見書、合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見。（8）合同變更材料;（9）監(jiān)理工作總結(jié)、工程竣工總結(jié)、質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要及重要往來文件等。第十九條施工單位竣工文件的分類及成冊(cè)順序施工單位的竣工文件按以下內(nèi)容依次進(jìn)行編制.（1）竣工圖：說明書；路線平、縱面竣工圖；路基、路面竣工圖；橋梁、涵洞竣工圖；隧道工程竣工圖；路線交叉工程竣工圖;沿線設(shè)施及交通工程竣工圖；廣場(chǎng)工程竣工圖;排水工程竣工圖;供水。供熱。供氣。電力。電訊等下管線工程竣工圖;污水.垃圾工程竣工圖;環(huán)保工程竣工圖；通用圖等；竣工表。（2）施工文件:開工報(bào)告、開工令、交工申請(qǐng)、交工證書及附件;單位工程、分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表；質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定匯總表；原材料試驗(yàn)、檢測(cè)報(bào)告:施工試驗(yàn)記錄;隱蔽工程檢查記錄；功能性試驗(yàn)記錄;施工記錄；第一冊(cè)裝原材料試驗(yàn)報(bào)告（含篩分試驗(yàn)報(bào)告）；外購(gòu)材料合格證書、出廠合格證、外購(gòu)件進(jìn)場(chǎng)檢查記錄（注：材料試驗(yàn)報(bào)告中應(yīng)指明材料使用部位）。第二冊(cè)裝砼、砂漿的配合比試驗(yàn)報(bào)告、擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告等.第三冊(cè)裝穩(wěn)定土強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、石灰（水泥）劑量試驗(yàn)報(bào)告、油石比試驗(yàn)報(bào)告及其他各種試驗(yàn)報(bào)告.分項(xiàng)工程質(zhì)檢報(bào)告：每個(gè)分項(xiàng)工程按工程施工先后順序進(jìn)行組卷,其成冊(cè)順序?yàn)椋悍猪?xiàng)工程開工申請(qǐng)批復(fù)單—分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表-試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告—現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)表—中間交工證書.工程項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表（分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表及單位工程評(píng)定表）單獨(dú)成冊(cè)，各分部、分項(xiàng)工程的評(píng)定表的原件附在單位工程綜合評(píng)定表后.（3）、路基工程：路基工程每個(gè)合同段為一個(gè)單位工程，壓實(shí)度分區(qū)評(píng)定，分別匯總到相應(yīng)分部工程;軟基處理、片石盲溝、挖方區(qū)盲溝、零填挖換填等路基工程作為路基的加固工程單獨(dú)組卷。（4）防護(hù)工程:（包括一級(jí)護(hù)面墻、二級(jí)護(hù)面墻、實(shí)體護(hù)坡、拱形護(hù)坡、綠化防護(hù)邊坡、下邊坡與綠化防護(hù)上邊坡）.（5）、橋梁工程（6）、涵洞；（7）、隧道工程（8）、給排水工程（10）、路面工程：路面工程全線主線路面每個(gè)合同段分成兩個(gè)單位工程。組卷需按竣工文件編制辦法分類執(zhí)行，如：一個(gè)分項(xiàng)工程的配套資料可以組一卷;中、上面層油面橋面鋪裝單獨(dú)組卷;基層的資料歸檔包括寬度、強(qiáng)度、壓實(shí)度、篩分、含水量、水泥劑量等配套資料.（11）、綠化工程、交通工程、機(jī)電工程：（12）、建筑工程（13）、設(shè)計(jì)變更報(bào)告、變更令（14）、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、施工總結(jié)及重要的往來綜合文件（15）、工程聲像材料照片檔案按統(tǒng)一的照相冊(cè)歸檔應(yīng)附底片和說明，說明必須打印，應(yīng)寫明照片所反映的工程所在位置、部位與內(nèi)容，要求文字簡(jiǎn)潔，一般不超過200字；數(shù)碼照片應(yīng)先沖印出照片用專門的影集歸檔,再刻錄成光盤，裝入檔案盒。影集與光盤中的照片要保持一致;聲像檔案的說明必須打印，必要時(shí)應(yīng)附解說詞；聲像資料卡片上文字要打印。（16）、施工日志（17）、電子檔案歸檔承包人和監(jiān)理以及業(yè)主和指揮部各部門應(yīng)建立電子文檔和各類臺(tái)帳數(shù)據(jù)資料的復(fù)制、登記與保管工作，各單位每月應(yīng)清理、復(fù)制、保存至少2份，同時(shí)遞交業(yè)主（指揮部）與監(jiān)理等部門各1份；各單位應(yīng)提交竣工圖、竣工表、匯總表、計(jì)量支付報(bào)表、變更設(shè)計(jì)、竣工結(jié)算報(bào)表及各類臺(tái)帳的光盤1套給合同科.第二十條其他注意事項(xiàng)1、竣工表：竣工表按填寫順序單獨(dú)組卷，內(nèi)容填寫要求詳細(xì)、準(zhǔn)確，與實(shí)際竣工數(shù)量保持一致；監(jiān)理用表、施工記錄、試驗(yàn)檢測(cè)資料按計(jì)量支付的排列方式組卷。2、隱蔽工程：試驗(yàn)檢測(cè)資料要齊全（自檢頻率和抽檢頻率不足，應(yīng)說明原因，原則上不允許出現(xiàn)）；有報(bào)告的，必須有批復(fù),變更不能缺項(xiàng),必須有照片資料,簽字不缺不漏；資料有遺漏的要補(bǔ)齊。3、開工報(bào)告和施工組織設(shè)計(jì)：各單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程的開工報(bào)告作為質(zhì)量證明文件之一，和中間交工證書、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表（復(fù)印件）、施工放樣單、施工記錄、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等系列證明材料為一套完整的資料，不單獨(dú)組卷，分部及分項(xiàng)工程的施工方案作為開工申請(qǐng)批復(fù)單的附件附后,整個(gè)工程的總開工報(bào)告、開工令、總體施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)單獨(dú)組卷.4、質(zhì)量評(píng)定匯總表和試驗(yàn)檢測(cè)資料：壓實(shí)度、混凝土強(qiáng)度等檢測(cè)資料不單獨(dú)組卷，附在檢驗(yàn)單后；檢測(cè)結(jié)果填入相關(guān)質(zhì)量評(píng)定匯總表單獨(dú)組卷以便于交竣工驗(yàn)收時(shí)抽查。5、凡定性為質(zhì)量事故的事件其處理過程所發(fā)生的文件應(yīng)專門立卷保存。如屬于一般的返工事件（如某處護(hù)面墻石料強(qiáng)度不合格），承包人對(duì)此所作的返工報(bào)告與檢測(cè)報(bào)告的原件應(yīng)裝入各施工項(xiàng)目相應(yīng)部位的質(zhì)量保證資料文檔中。6、伸縮縫施工與安裝的資料應(yīng)獨(dú)立組卷.第五章監(jiān)理單位、施工單位文件的組卷、編目與歸檔第二十一條組卷要求一個(gè)完整的科技檔案案卷應(yīng)由案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表及案卷目錄組成，組卷時(shí)應(yīng)遵守項(xiàng)目文件的自然形成規(guī)律及分類特點(diǎn)，以便于利用和保管。第二十二條案卷編目案卷編目包括編寫頁(yè)號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，編寫案卷封面和案卷目錄.（一）編寫頁(yè)號(hào)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次在有文字和圖表的每一頁(yè)資料右下角、背面的左下角用編號(hào)機(jī)從1起逐頁(yè)編號(hào)（卷內(nèi)目錄和備考表不編頁(yè)號(hào)）。（二）卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等組成，排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前.（1）序號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始按文件資料內(nèi)容的不同依次標(biāo)注；（2）文件編號(hào):填寫文件或圖表的文號(hào)或編號(hào)；（3）責(zé)任者：填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者（可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱，）；（4）文件材料題名：應(yīng)填寫文件材料標(biāo)題的全稱,沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題,并用括號(hào)“［］"括上；（5）日期:填寫文件最終形成日期；（6）頁(yè)號(hào)：填寫本卷內(nèi)每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào),最后一份文件填起止號(hào)，起始頁(yè)號(hào)和終止頁(yè)號(hào)之間用短劃線“-"隔開；如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊(cè)的材料，已編有頁(yè)號(hào)的只需在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)次中填寫頁(yè)次;卷內(nèi)目錄每套檔案按一式五份復(fù)制，其中四份隨竣工文件裝訂，另一份卷內(nèi)目錄單獨(dú)裝匯集訂成冊(cè)，與案卷一起移交。（三）備考表的編制（1）備考表排列在文件材料尾頁(yè)之后；（2）說明欄包括：卷內(nèi)材料件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及組卷和使用過程中需要說明的問題；（3）立卷人應(yīng)由竣工文件編制者簽名,并填寫完成立卷的時(shí)間；（4）檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者（施工單位為技術(shù)負(fù)責(zé)人，監(jiān)理部為總監(jiān)）簽名,并填寫審核時(shí)間；（5）互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容、形式不同且另行保管單位的檔案保管單位的檔號(hào)。（四）案卷封面的編制案卷封面由案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、檔案館號(hào)等組成.（1）案卷標(biāo)題：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容,結(jié)構(gòu)完整，文字通順,標(biāo)點(diǎn)正確，字?jǐn)?shù)控制在50個(gè)內(nèi)?；靖袷綖?起止樁號(hào)（或中心樁號(hào)）+工程名稱（或分項(xiàng)工程名稱）+本卷主要內(nèi)容+文種（如圖、表、報(bào)告、檢驗(yàn)單等）；（2）立卷單位:是指案卷形成單位，填寫簽署合同的法人單位名稱;（3）起止日期:是指卷內(nèi)文件最早及最晚日期（與扉頁(yè)一樣用阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字年月日，中間加“至",如：2001年11月12日至2003年7月11日;而竣工圖及卷內(nèi)目錄等表格內(nèi)日期應(yīng)填寫成“20030711”；（4）保管期限：按照國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范和XXXXX號(hào)文規(guī)定的期限填寫；（5）密級(jí)：組卷單位不填,由檔案保管部門填寫；（6）檔號(hào):由全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成。卷脊需填寫檔號(hào)和案卷順序號(hào).（7）所有檔案盒編制文字用鉛筆填寫。（五）案卷目錄的編制按每卷案卷封面對(duì)應(yīng)欄目填寫在案卷目錄內(nèi)，每套檔案一式二份案卷