采購制度資料采購與付款控制制度

XX股份有限企業(yè)采買與付款內(nèi)部控制制度第一節(jié)總則第一條為了增強(qiáng)對(duì)XX股份有限企業(yè)（以下簡稱本企業(yè)或企業(yè)）物質(zhì)采買與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，擁塞采買破綻，減少采買風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》等有關(guān)法律法例，聯(lián)合本企業(yè)的實(shí)質(zhì)狀況，擬訂本制度。第二條本制度所稱采買是指本企業(yè)購進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營或供給勞務(wù)耗費(fèi)的各樣物質(zhì)（包含原料及主要資料、協(xié)助資料、維修用備品備件、燃料）以及達(dá)到固定財(cái)產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各樣設(shè)施的行為，付款是指支付與購進(jìn)物質(zhì)或設(shè)施有關(guān)的款項(xiàng)的行為。第三條對(duì)外采買業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采買與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)該分別，此中包含：（一）付款審批人員和付款履行人員不可以同時(shí)辦理追求供給商和洽商價(jià)錢的業(yè)務(wù)；（二）采買合同的洽商人員、訂立人員和采買人員不可以由一人同時(shí)擔(dān)當(dāng)；（三）貨物的采買人員不可以同時(shí)擔(dān)當(dāng)貨物的查收和記賬工作。第二節(jié)分工與受權(quán)第四條對(duì)在管理或辦公過程中使用或耗用的各種物件，企業(yè)總部、各分企業(yè)一定按照“集中采買、互相管制”的原則，各分企業(yè)依據(jù)實(shí)質(zhì)狀況，參照本制度的有關(guān)規(guī)定擬訂本單位的詳細(xì)實(shí)行方法并組織實(shí)行，同時(shí)報(bào)企業(yè)總部存案，果斷根絕由使用部門直接自行采買本部門所需物件的多頭采買、各自進(jìn)行的現(xiàn)象。第五條各分企業(yè)在企業(yè)總部審定的庫存物質(zhì)定額標(biāo)準(zhǔn)范圍以內(nèi)，除由總部需集中采買的生產(chǎn)耗費(fèi)性物質(zhì)外，可依據(jù)實(shí)質(zhì)需要自主決定生產(chǎn)耗費(fèi)性物質(zhì)的采買，同意權(quán)限由各分企業(yè)自行擬訂并報(bào)企業(yè)總部存案；第六條固定財(cái)產(chǎn)的采買原則上由企業(yè)總部一致采買，各分企業(yè)采買達(dá)到固定財(cái)產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施或組成固定財(cái)產(chǎn)的其余物質(zhì)要以獲取企業(yè)總部固定財(cái)產(chǎn)管理部門的同意或受權(quán)為前提條件。第七條企業(yè)總部、各分企業(yè)應(yīng)設(shè)置特意的物質(zhì)管理部門，設(shè)置物質(zhì)主管崗位，在主管副經(jīng)理（副廠長）的領(lǐng)導(dǎo)主持本單位的物質(zhì)采買工作，設(shè)置物質(zhì)采買員崗位，負(fù)責(zé)詳細(xì)辦理物質(zhì)主管人員交辦的物質(zhì)采買任務(wù)。第三節(jié)實(shí)行與履行第八條企業(yè)總部、各分企業(yè)物質(zhì)管理部門應(yīng)依據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營的范圍、特色和供貨地址的遠(yuǎn)近，保持本單位適合品種和數(shù)目的庫存物質(zhì)，并依據(jù)物質(zhì)實(shí)質(zhì)庫存狀況，在各自的采買權(quán)限內(nèi)自主決定物質(zhì)采買的品種、數(shù)目和地址，實(shí)時(shí)增補(bǔ)物質(zhì)庫存量。第九條物質(zhì)使用部門應(yīng)按月向本單位物質(zhì)管理部門報(bào)送本部門的物質(zhì)使用計(jì)劃，如所需物質(zhì)無庫存或庫存量不足，則由物質(zhì)管理部門填寫物質(zhì)請(qǐng)購單，物質(zhì)使用部門可對(duì)無計(jì)劃且無庫存的急用物質(zhì)直接填寫物質(zhì)請(qǐng)購單，經(jīng)庫房保存員在物質(zhì)請(qǐng)購單上署名后，報(bào)有同意采買權(quán)限的人員署名同意，再交采買員進(jìn)行采買。無物質(zhì)請(qǐng)購單的物質(zhì)，庫房不得查收入庫，財(cái)務(wù)部門不得賜予報(bào)賬，并要按違規(guī)追查有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十條企業(yè)總部、各分企業(yè)的物質(zhì)采買權(quán)由各物質(zhì)管理部門集中履行，未經(jīng)各本單位負(fù)責(zé)人同意和物質(zhì)管理部門受權(quán)，其余部門一律不得自行采買本部門所需的物質(zhì)，不然庫房不得查收入庫，財(cái)務(wù)部門不得賜予報(bào)賬，并要按違規(guī)追查有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條企業(yè)總部、各分企業(yè)的物質(zhì)采買原則上都要簽署購銷合同（在所在地市場(chǎng)購買的零星物質(zhì)或錢貨兩清的物質(zhì)采買除外），明確采買物質(zhì)的名稱、規(guī)格、質(zhì)量履行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)目、價(jià)錢、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要約，各單位要明確擬訂簽署合同的權(quán)限，合同印章要由專人保存，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽署合同的行為，印章保存人有權(quán)拒絕蓋印并向合同簽署人的上司受權(quán)部門報(bào)告。采買每項(xiàng)物質(zhì)，應(yīng)確立最正確的供給根源。對(duì)一些大額、重要的采買項(xiàng)目，應(yīng)采納競(jìng)價(jià)方式來確立供給商，以保證供貨的質(zhì)量、實(shí)時(shí)性和成本的便宜。第十二條企業(yè)總部、各分企業(yè)的物質(zhì)采買由物質(zhì)管理部門集中辦理，特別狀況經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意并經(jīng)物質(zhì)管理部門受權(quán)，可由物質(zhì)使用部門自行采買所需物質(zhì)。第十三條采買物質(zhì)到貨后，要實(shí)時(shí)組織物質(zhì)管理員進(jìn)行入庫前的盤點(diǎn)查收，精細(xì)儀器、生產(chǎn)設(shè)施等固定財(cái)產(chǎn)應(yīng)由固定財(cái)產(chǎn)管理部門會(huì)同有關(guān)專業(yè)部門共同進(jìn)行查收，查收過程中應(yīng)第一比較所收物質(zhì)與請(qǐng)購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)目、單價(jià)能否符合，而后檢查物質(zhì)有無破壞、使用性能好壞，查收合格后，驗(yàn)收部門的人員應(yīng)付已收物質(zhì)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的查收單進(jìn)行署名，作為查收和查驗(yàn)物質(zhì)的依照。物質(zhì)查收入庫后，才能與供貨方結(jié)清貨款，財(cái)務(wù)部門一定依靠付款通知書才能支付購貨款。第十四條按合同商定需要預(yù)支購貨款的，由采買員供給合同復(fù)印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對(duì)方單位名稱、開戶銀行及賬號(hào)，按同意物質(zhì)采買的權(quán)限辦理付款同意手續(xù)后，交企業(yè)財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)支貨款業(yè)務(wù)。第十五條貨物及發(fā)票已到，查收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單查對(duì)無誤后，由采買員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)同意物質(zhì)采買的人員署名同意后連同發(fā)票、入庫清單和入庫查收單調(diào)同交由財(cái)務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù)；貨物已到發(fā)票未到，查收合格并與購貨合同查對(duì)無誤后，如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)同意物質(zhì)采買的人員署名同意，可憑付款通知書支付不超出貨物總價(jià)值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，禁止支付購貨款。采買業(yè)務(wù)完成后，財(cái)務(wù)部門要敦促采買員實(shí)時(shí)結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴”。第十六條物質(zhì)采買除購買固定財(cái)產(chǎn)可不用獲得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收買的產(chǎn)品不可以獲得增值稅發(fā)票外，其余管理或辦公過程中使用或耗用的各種物件、生產(chǎn)耗費(fèi)性物質(zhì)的采買一定獲得增值稅發(fā)票方可報(bào)銷。第十七條物質(zhì)采買完成并獲得增值稅發(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不一樣狀況按以下規(guī)定辦理：（一）采買后在未付款的而且未做帳務(wù)辦理的狀況下，須由采買員將原發(fā)票和稅款抵扣聯(lián)退還給銷售方，屬于采買物質(zhì)退回的，由采買員與對(duì)方磋商實(shí)物辦理退回工作，屬于銷售折讓的，采買員應(yīng)從銷售方從頭獲得折讓后的增值稅發(fā)票。（二）采買后已付貨款或許貨款未付但已做帳務(wù)辦理，發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)沒法退還的狀況下，由企業(yè)財(cái)務(wù)部門的稅務(wù)核算人員與當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)系系開具進(jìn)貨退出證明單或討取折讓證明單，由采買員送交銷售方，并獲得銷售方開具的紅字發(fā)票，再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行帳務(wù)辦理，屬于采買物質(zhì)退回的，由采買員與對(duì)方磋商實(shí)物辦理退回工作。第四節(jié)檢查與監(jiān)察第十八條本企業(yè)由內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)采買與付款業(yè)務(wù)履行檢查監(jiān)察權(quán)。第十九條對(duì)采買與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)察的主要內(nèi)容包含：（一）采買與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和同意權(quán)限的受權(quán)和履行狀況。（二）申請(qǐng)物質(zhì)采買的程序能否正確，審批物質(zhì)采買能否有越權(quán)行為。（三）物質(zhì)采買合同的訂立狀況，合同要約能否完好、規(guī)范、合法有效。（四）物質(zhì)采買專屬權(quán)的履行狀況。要點(diǎn)檢查物質(zhì)采買能否由物質(zhì)管理部門集中辦理，其余部門辦理物質(zhì)采買能否獲取同意并經(jīng)物質(zhì)管理部門受權(quán)。（五）付款環(huán)節(jié)的控制。要點(diǎn)檢查付款通知書填寫能否完好，審批手續(xù)能否正確有效，能否憑付款通知書支付購