大學(xué)學(xué)院全日制普通本科學(xué)生檔案管理辦法

XXXX學(xué)院全日制普通本科學(xué)生檔案管理辦法第一章總則第一條為加強學(xué)生檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《XXXX學(xué)院檔案管理辦法》和相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校學(xué)生檔案管理工作實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱學(xué)生檔案是指全日制普通本科學(xué)生檔案。第三條學(xué)生檔案是今后個人人事檔案的重要組成部分，是國家、社會和各級組織全面了解、選拔和使用人才的重要依據(jù)之一。學(xué)生檔案工作必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保學(xué)生檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，有效地為學(xué)生和用人單位服務(wù)。學(xué)生檔案管理是指學(xué)校對學(xué)生檔案材料的收集、整理、歸(建)檔、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等相關(guān)管理工作。第四條學(xué)生檔案實行統(tǒng)一管理、集中保管的原則。學(xué)生檔案管理是學(xué)生管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容和畢業(yè)生就業(yè)工作的基本環(huán)節(jié)。學(xué)校招生就業(yè)處負(fù)責(zé)全校全日制普通本科學(xué)生的檔案管理，各學(xué)院及有關(guān)單位協(xié)助做好學(xué)生檔案材料的收集和歸檔工作。第二章學(xué)生檔案材料的收集與整理第五條學(xué)生檔案應(yīng)及時收集、整理，不斷充實完善，一般應(yīng)包含以下材料：（一）入學(xué)前材料：包括中學(xué)學(xué)籍表、普通高校招生考生體格檢查表、考生志愿信息確認(rèn)表、考生報名登記表，入黨、入團材料等（專升本學(xué)生還應(yīng)有?？飘厴I(yè)學(xué)校的材料）。（二）招生錄取資料：新生電子檔案（普通高校招生考生體格檢查表）。（三）學(xué)籍材料：包括結(jié)業(yè)、肄業(yè)、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、保留入學(xué)資格、復(fù)學(xué)等變更材料。（四）學(xué)習(xí)材料：包括在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)生成績單。（五）鑒定材料：包括畢業(yè)生教育（專業(yè)）實習(xí)鑒定表。（六）畢業(yè)有關(guān)材料：包括報到證、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、教師資格認(rèn)定申請表等材料。（七）處分材料：包括在校期間違反校紀(jì)校規(guī)、觸犯國家法律法規(guī)等校級材料。（八）獎勵材料：包括在校期間獲得校級及校級以上表彰獎勵的有關(guān)審批表等材料。（九）組織材料：入團、入黨的申請書、入黨積極分子教育考察登記表、思想?yún)R報、發(fā)展黨員綜合性政審材料、黨員轉(zhuǎn)正申請書、入團、入黨志愿書等。（十）其他具有保存價值、應(yīng)予歸檔的學(xué)生個人材料。第三章學(xué)生檔案歸檔、移交和保管第六條寄至招生就業(yè)處的檔案在新生入校后轉(zhuǎn)至各學(xué)院，新生自帶的檔案交于本班輔導(dǎo)員統(tǒng)一收集。學(xué)院負(fù)責(zé)審核本學(xué)院新生檔案，發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全的，應(yīng)及時通知學(xué)生向所在學(xué)校催調(diào)補齊。確因客觀原因無法補齊的，應(yīng)在檔案移交時進(jìn)行說明。第七條學(xué)院將新生檔案收齊后，更換學(xué)校統(tǒng)一印制的檔案袋，在專職檔案管理人員指導(dǎo)下，根據(jù)班級、學(xué)號對新生檔案進(jìn)行審核整理，按學(xué)號順序排列后送交招生就業(yè)處學(xué)生檔案室。學(xué)生檔案室按學(xué)生學(xué)籍情況統(tǒng)一歸檔、集中規(guī)范管理。第八條學(xué)院、學(xué)校組織部、學(xué)生處、校醫(yī)院、教務(wù)處等單位要按時收集、妥善保管、及時送交畢業(yè)生應(yīng)歸檔材料，并在學(xué)生檔案室指導(dǎo)下及時整理歸檔。第九條各部門和單位提供的各類歸檔材料必須是辦理完畢、手續(xù)完備的正式材料。歸檔材料應(yīng)當(dāng)完整、真實，文字清晰，對象明確，有形成材料的主辦部門(單位)印鑒及日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，應(yīng)當(dāng)加蓋組織部門公章。規(guī)定要同本人見面的材料(如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等)，應(yīng)當(dāng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。個人文字材料應(yīng)當(dāng)有本人簽字。歸檔材料應(yīng)使用規(guī)范的辦公用紙，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。歸檔材料應(yīng)當(dāng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。第十條學(xué)生檔案移交時，應(yīng)辦理相關(guān)交接手續(xù)，由交接雙方經(jīng)辦人當(dāng)面檢查驗收，經(jīng)核對無誤后履行簽字手續(xù)。如移交材料不符合歸檔要求，接收方有權(quán)拒收，移交單位應(yīng)當(dāng)按檔案管理規(guī)定重新整理并辦理補交手續(xù)。第十一條學(xué)校為學(xué)生檔案提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。第十二條學(xué)生檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行檢查，切實做好檔案的防潮濕、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲、防盜、防火、防污染等工作，確保檔案安全。第十三條學(xué)生檔案管理人員如發(fā)生工作變動，應(yīng)及時辦理檔案交接手續(xù)。第四章學(xué)生檔案的使用第十四條學(xué)生輔導(dǎo)員可因工作需要在檔案管理人員在場的情況下查閱管理班級的學(xué)生檔案。并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。校內(nèi)其他有關(guān)人員因工作需要查閱學(xué)生檔案，須提供所在部門或單位出具的書面證明，并經(jīng)招生就業(yè)處主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可在檔案管理人員在場的情況下查閱學(xué)生檔案。并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。校外人員因工作需要查閱學(xué)生檔案，應(yīng)持單位介紹信，說明查詢內(nèi)容及目的，并經(jīng)招生就業(yè)處主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可在檔案管理人員在場的情況下查閱學(xué)生檔案。并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在查閱者歸還檔案時，認(rèn)真核對、清點檔案材料。第十五條學(xué)生檔案一般不予借閱。確因工作需要必須借閱的，應(yīng)當(dāng)由借閱單位出具介紹信，說明借閱理由及歸還時間，經(jīng)招生就業(yè)處主管負(fù)責(zé)人審批同意，方可借閱。并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。學(xué)生檔案借閱時間一般不得超過1周。外借檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案目錄核對材料，履行歸還手續(xù)。第十六條查(借)閱學(xué)生檔案時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、勾畫、標(biāo)記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘記、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。第十七條學(xué)生本人和直系親屬不得查閱學(xué)生個人檔案。確有特殊原因(如畢業(yè)聯(lián)系工作、部隊提干、辦理出國手續(xù)等)需要復(fù)制有關(guān)本人檔案證明材料，應(yīng)當(dāng)由學(xué)生本人書面申請，說明需要何種證明材料和使用意圖，經(jīng)輔導(dǎo)員簽字、學(xué)院蓋章，由檔案管理人員按規(guī)定辦理。第五章學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞第十八條學(xué)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、肄業(yè)、退學(xué)、開除學(xué)籍、死亡等學(xué)籍變動發(fā)生后，學(xué)生學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)及時將學(xué)生學(xué)籍變更情況通知學(xué)生檔案室，學(xué)生檔案室應(yīng)按照規(guī)定及時做好學(xué)生檔案的整理和轉(zhuǎn)遞等工作。第十九條畢業(yè)生、結(jié)業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞，按以下規(guī)定進(jìn)行。（一）已落實就業(yè)單位并簽訂就業(yè)協(xié)議書的畢業(yè)生，其檔案轉(zhuǎn)遞至報到單位人事部門；（二）考取研究生的畢業(yè)生，其檔案轉(zhuǎn)遞至錄取院校；（三）因故不參加就業(yè)或未落實就業(yè)單位的畢業(yè)生，其檔案轉(zhuǎn)遞至生源所在地相關(guān)部門代管；（四）畢業(yè)生到單位報到后，應(yīng)立即向報到單位查詢本人檔案是否收到。如未收到，應(yīng)及時向?qū)W生檔案室反映，由學(xué)生檔案室與承寄單位聯(lián)系（承寄單位僅保留檔案轉(zhuǎn)遞寄送憑據(jù)一年，一年后，將無法通過承寄單位追蹤檔案去向）。第二十條轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)生檔案室根據(jù)學(xué)生學(xué)籍管理部門的轉(zhuǎn)學(xué)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。第二十一條肄業(yè)、退學(xué)、開除學(xué)籍的學(xué)生，其檔案由學(xué)生檔案室根據(jù)學(xué)生本人意見按規(guī)定寄送有關(guān)單位。失蹤、死亡的學(xué)生檔案原則上不予辦理轉(zhuǎn)遞，其檔案可由學(xué)生檔案室集中保管。第二十二條學(xué)生檔案向校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)密封后通過具備檔案郵寄資質(zhì)的單位轉(zhuǎn)寄。學(xué)生檔案嚴(yán)禁交由本人自帶。第六章學(xué)生檔案的補辦第二十三條本校全日制普通本科歷屆畢業(yè)生的檔案因個人原因造成丟失的，無論何種情況，均不再予以補辦。因接收單位丟失等原因確需補辦，可由學(xué)生檔案接收單位開據(jù)檔案丟失情況證明到學(xué)生檔案室補辦。補辦程序如下：（一）學(xué)生本人提交申請（本人簽字）；（二）學(xué)生檔案接收單位出具的遺失證明，加蓋公章；（三）如實填寫《XXXX學(xué)院全日制本科學(xué)生檔案補辦申請表》（貼近期照片，原輔導(dǎo)員和原所在學(xué)院簽署意見，照片上加蓋學(xué)院公章，招就處主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見），驗證畢業(yè)證、身份證原件，留存復(fù)印件；（四）學(xué)院審核蓋章，招生就業(yè)處審核蓋章；（五）憑招生就業(yè)