29如何設(shè)計(jì)職務(wù)說明書

HR講座系列之二十九：如何設(shè)計(jì)職務(wù)說明書即使就是一則短短的貌似千篇一律的招聘啟事，也可以在無意中透漏出來一些招錄以外的信息。A就是一則外資企業(yè)招錄訂貨經(jīng)理的該刊：大專以上學(xué)歷，三年有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，較好英語和計(jì)算機(jī)能力，存有高度工作責(zé)任感和溝通交流協(xié)同能力。主要工作職責(zé)就是，聯(lián)系供貨公司，及時(shí)精確地在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將企業(yè)各部門所須要貨物發(fā)送至選定地點(diǎn)，并保證貨物的質(zhì)量和價(jià)格合乎企業(yè)的建議。B就是一則國有企業(yè)招錄產(chǎn)品營銷人員的該刊：女，35歲以下，大專以上學(xué)歷，兩年有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，能夠嫻熟操作方式OFFICE者優(yōu)先。A、B兩則招聘啟事就是存有差別的。A該刊中存有較詳盡的工作職責(zé)，在明晰說應(yīng)聘者今后的職責(zé)范圍和應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)任的同時(shí)，對實(shí)習(xí)人員的四條建議也就是"有根有據(jù)"的；B該刊則沒作出職責(zé)規(guī)定。企業(yè)為找出對企業(yè)發(fā)展有價(jià)值的最合適的人才，對實(shí)習(xí)人員明確提出各種建議就是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。在西方國家，任何招聘啟事，工作職?zé)的規(guī)定就是必不可少的，并且這種工作職責(zé)并不是企業(yè)可以隨意制訂的，這也就是有關(guān)法律以求實(shí)行的基礎(chǔ)口而在我國許多國企，除了招聘啟事中的"漏洞"外，還存有這樣的問題：對某一職務(wù)的職能敘述不確切，例如工作內(nèi)容、職責(zé)及范圍、機(jī)構(gòu)等，并缺乏向適當(dāng)?shù)娜藛T并作專項(xiàng)交代和培訓(xùn)。由此導(dǎo)致的輕易后果往往就是：挑選出和聘用的員工與工作建議不相符合；績效考核時(shí)深感缺少依據(jù)，無從著手：培訓(xùn)方案不適宜工作建議；經(jīng)常導(dǎo)致生產(chǎn)力和服務(wù)質(zhì)量的減少……這些問題的發(fā)生，非常大程度上就是由于企業(yè)沒能設(shè)計(jì)不好職務(wù)說明書，沒充分發(fā)揮其在管理中理應(yīng)的促進(jìn)作用所致。職務(wù)說明書的"蛻變"：職務(wù)分析展開科學(xué)而有效率的職務(wù)分析就是設(shè)計(jì)企業(yè)職務(wù)說明書的前提。職務(wù)分析主要就是對企業(yè)職務(wù)的設(shè)置目的、中心職責(zé)、工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、結(jié)構(gòu)關(guān)系以及工作環(huán)境、工作條件等展開全面的分析、敘述和記錄，然后構(gòu)成關(guān)鍵文字說明一一概念文件。通過職務(wù)分析可以明晰每個(gè)工作職務(wù)在企業(yè)中所處的層次，以及該職務(wù)與其他職務(wù)之間的關(guān)系，并使每個(gè)任職者的權(quán)力與責(zé)任看清。1.職務(wù)分析的程序一般說來，首先應(yīng)當(dāng)由專業(yè)人員運(yùn)用一定的調(diào)查手段收集職務(wù)信息，展開初步信息處理；然后展開職務(wù)現(xiàn)場實(shí)地考察和會(huì)面，展開第二次信息收集和處置，最后根據(jù)恰當(dāng)而最合適的信息設(shè)計(jì)企業(yè)職務(wù)說明書，以確保職務(wù)說明書合乎企業(yè)職務(wù)建議和非政府目標(biāo)。2.職務(wù)分析的方法職務(wù)分析的方法通常存有以下幾種：(1)工作要素分析法；(2)員工狀況分析法；(3)職務(wù)建議調(diào)查法；(4)工作內(nèi)容日記法；(5)關(guān)鍵事件敘述法。職務(wù)說明書的"思想"：解決問題通過職務(wù)分析，把每個(gè)職務(wù)的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力、工作內(nèi)容Feurs書面記錄下來即為淪為企業(yè)的職務(wù)說明書。企業(yè)在制訂職務(wù)說明書時(shí)必須必須化解幾個(gè)問題：1.敘述職務(wù)目標(biāo)：企業(yè)中相同的職務(wù)存有相同的目標(biāo)。敘述職務(wù)目標(biāo)應(yīng)當(dāng)遵從"3W"法，即為為什么必須設(shè)計(jì)本職務(wù)(目的)-Why；職務(wù)存有多小權(quán)力(職權(quán)范圍)-Within；本職務(wù)主要干活哪些工作(工作內(nèi)容)—What。2.確認(rèn)職務(wù)職責(zé)：光敘述職務(wù)工作內(nèi)容還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還須要確認(rèn)能夠確保工作內(nèi)容高效率順利完成的職責(zé)。職責(zé)必須按照由主到次順序書寫，用關(guān)鍵詞敘述所應(yīng)當(dāng)肩負(fù)的責(zé)任。3.闡明關(guān)鍵要素：即為明晰每一個(gè)職務(wù)最關(guān)鍵、最重要的要素。例如新建企業(yè)招錄部門經(jīng)理，"經(jīng)驗(yàn)"即為該崗位的關(guān)鍵要素；而運(yùn)轉(zhuǎn)明朗的企業(yè)部門經(jīng)理，"技術(shù)創(chuàng)新"則變成了關(guān)鍵要素。司機(jī)的較好心態(tài)就是安全駕車的關(guān)鍵，因此，"較好心態(tài)"則為駕駛員的關(guān)鍵要素。4.規(guī)定核心能力：核心能力就是順利完成職務(wù)工作的前提和確保。例如企業(yè)的銷售人員勸服他人、影響他人的能力即為其核心能力。因?yàn)橹挥芯邆涮丶训男睦硭刭|(zhì)和特強(qiáng)的心理承受能力，就可以淪為一個(gè)順利和出眾的銷售人員。職務(wù)說明書的"骨髓"：具體內(nèi)容一般來講，規(guī)范的企業(yè)職務(wù)說明書應(yīng)當(dāng)涵蓋以下幾個(gè)要素：1.字段格式一一標(biāo)明企業(yè)中各職務(wù)名稱、歸屬于部門、隸屬于關(guān)系、級別、編號等。2.供職條件一一敘述某職務(wù)所需的有關(guān)科學(xué)知識(shí)和學(xué)歷建議、培訓(xùn)經(jīng)歷和有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)及其他條件。3.工作建議一一主要敘述該職務(wù)對一個(gè)合格員工來說，工作的具體內(nèi)容建議。這主要從工作本身的性質(zhì)、量、范圍、時(shí)效性等全方位考量。4.責(zé)任范圍一一敘述該職務(wù)所Dieulefit的主要責(zé)任及其影響范圍。5.管理結(jié)構(gòu)一一敘述實(shí)行管理的性質(zhì)、管理人員或員工性質(zhì)。包含水平、類型、管理的多樣性、職務(wù)權(quán)限、輕易和間接管理員工的層次和數(shù)量。這給職務(wù)任職者一個(gè)非常準(zhǔn)確的工作內(nèi)容和管理范圍。6.工作關(guān)系一一根據(jù)職務(wù)在企業(yè)非政府中的地位和協(xié)作職務(wù)的數(shù)量，敘述順利完成此項(xiàng)工作須要與企業(yè)其他部門(人員)的聯(lián)系建議：敘述相互關(guān)系的重要性和出現(xiàn)頻率等。7.操作技能一一敘述順利完成該項(xiàng)工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協(xié)調(diào)性的建議，所建議的技能水平。操作技能對于此項(xiàng)工作的重要性程度如何?技能應(yīng)當(dāng)如何提升和提高?須要表明的就是，這幾項(xiàng)要素橫跨在企業(yè)所制訂的職務(wù)說明書中，而并非一定按順序羅列。職務(wù)說明書的"多發(fā)病"：問題翻閱許多企業(yè)的職務(wù)說明書，雖然洋洋灑灑，內(nèi)容豐富，但認(rèn)真斟酌卻存有不少問題。歸納出來大致存有以下幾點(diǎn)：1.職務(wù)說明書的格式、語言和內(nèi)容不規(guī)范，給管理導(dǎo)致非常大麻煩。2.對職務(wù)敘述的語言比較模糊不清，或者語言比較空洞，使任職者無人知曉所以然。由于缺少明晰而具體內(nèi)容的表明，導(dǎo)致員工對工作角色和內(nèi)容產(chǎn)生沖突和誤會(huì)。3.關(guān)鍵詞運(yùn)用不當(dāng)，混為一談了職務(wù)間的區(qū)別，或?qū)⒙殑?wù)和職位混為一談，導(dǎo)致職責(zé)和職權(quán)的重合，并使"不懈努力"重復(fù)和元效。4.設(shè)計(jì)職務(wù)說明書的人員缺少專業(yè)水平，未充分考慮企業(yè)行業(yè)的特點(diǎn)，或?qū)⑵渌髽I(yè)的職務(wù)說明書邵牧君套用。因缺少針對性，也就并使所制訂的職務(wù)說明書流于形式。此外，除了的企業(yè)將職務(wù)說明書與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或考核分配制混淆不清。必須曉得企業(yè)職務(wù)說明書僅對職務(wù)工作內(nèi)容展開敘述、記錄，但不所含獎(jiǎng)、罰處置的內(nèi)容；而經(jīng)濟(jì)責(zé)任制則注重責(zé)、權(quán)、利結(jié)合以及勞動(dòng)所得與勞動(dòng)成果的融合。職務(wù)說明書的"模特兒"：一個(gè)范例以下以一個(gè)中型飯店的酒吧管理員為基準(zhǔn)，了解企業(yè)職務(wù)說明書的