財政部解讀內(nèi)控指引之合同管理

財政部解讀企業(yè)內(nèi)控指引之合同管理合同是企業(yè)與自自然人、法人人及其他組織織等平等主體體之間設立、變變更、終止民民事權(quán)利義務務關系的協(xié)議議。加強合同同管理，有利利于規(guī)范、約約束市場主體體交易行為，優(yōu)優(yōu)化資源配置置，維護市場場秩序。制定定和實施《企企業(yè)內(nèi)部控制制應用指引第第16號———合同管理》，旨旨在規(guī)范合同同雙方當事人人的經(jīng)營行為為，幫助企業(yè)業(yè)維護自身合合法權(quán)益、防防控法律風險險，促進實現(xiàn)現(xiàn)內(nèi)部控制目目標。本文就就此進行解讀讀。一、合同管管理的總體要要求企業(yè)需要建建立一系列制制度體系和機機制保障，促促進合同管理理的作用得到到有效發(fā)揮。（一）建立立分級授權(quán)管管理制度企業(yè)應當根根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務務性質(zhì)、組織織機構(gòu)設置和和管理層級安安排，建立合合同分級管理理制度。屬于于上級管理權(quán)權(quán)限的合同，下下級單位不得得簽署。對于于重大投資類類、融資類、擔擔保類、知識識產(chǎn)權(quán)類、不不動產(chǎn)類合同同，上級部門門應加強管理理。下級單位位認為確有需需要簽署涉及及上級管理權(quán)權(quán)限的合同，應應當提出申請請，并經(jīng)上級級合同管理機機構(gòu)批準后辦辦理。上級單單位應當加強強對下級單位位合同訂立、履履行情況的監(jiān)監(jiān)督檢查。（二）實行行統(tǒng)一歸口管管理企業(yè)可以根根據(jù)實際情況況指定法律部部門等作為合合同歸口管理理部門，對合合同實施統(tǒng)一一規(guī)范管理，具具體負責制定定合同管理制制度，審核合合同條款的權(quán)權(quán)利義務對等等性，管理合合同標準文本本，管理合同同專用章，定定期檢查和評評價合同管理理中的薄弱環(huán)環(huán)節(jié)，采取相相應控制措施施，促進合同同的有效履行行等。（三）明確確職責分工企業(yè)各業(yè)務務部門作為合合同的承辦部部門負責在職職責范圍內(nèi)承承辦相關合同同，并履行合合同調(diào)查、談談判、訂立、履履行和終結(jié)責責任。企業(yè)財財會部門側(cè)重重于履行對合合同的財務監(jiān)監(jiān)督職責。（四）健全全考核與責任任追究制度企業(yè)應當健健全合同管理理考核與責任任追究制度，開開展合同后評評估，對合同同訂立、履行行過程中出現(xiàn)現(xiàn)的違法違規(guī)規(guī)行為，應當當追究有關機機構(gòu)或人員的的責任。二、合同管管理流程合同管理從從大的方面可可以劃分為合合同訂立階段段和合同履行行階段。合同同訂立階段包包括合同調(diào)查查、合同談判判、合同文本本擬定、合同同審批、合同同簽署等環(huán)節(jié)節(jié)；合同履行行階段涉及合合同履行、合合同補充和變變更、合同解解除、合同結(jié)結(jié)算、合同登登記等環(huán)節(jié)。下下圖列示的合合同管理流程程具有一定的的通用性。三、合同各環(huán)節(jié)節(jié)的主要風險險點及管控措措施（一）合同同調(diào)查合同訂立前前，企業(yè)應當當進行合同調(diào)調(diào)查，充分了了解合同對方方的主體資格格、信用狀況況等有關情況況，確保對方方當事人具備備履約能力。該該環(huán)節(jié)的主要要風險是：忽忽視被調(diào)查對對象的主體資資格審查，對對方當事人不不具有相應民民事權(quán)利能力力和民事行為為能力，或不不具備特定資資質(zhì)，或與無無權(quán)代理人、無無處分權(quán)代理理人簽訂合同同，導致合同同無效，或引引發(fā)潛在風險險；在合同簽簽訂前錯誤判判斷被調(diào)查對對象的信用狀狀況，或在合合同履行過程程中沒有持續(xù)續(xù)關注對方的的資信變化，致致使企業(yè)蒙受受損失；對被被調(diào)查對象的的履約能力給給出不當評價價，導致合同同對方當事人人難以滿足生生產(chǎn)經(jīng)營需要要。主要管控措措施：第一，審查查被調(diào)查對象象的身份證件件、法人登記記證書、資質(zhì)質(zhì)證明、授權(quán)權(quán)委托書等證證明原件，必必要時，可通通過發(fā)證機關關查詢證書的的真實性和合合法性，在充充分收集相關關證據(jù)的基礎礎上評價主體體資格是否恰恰當。第二，獲取取調(diào)查對象經(jīng)經(jīng)審計的財務務報告、以往往交易記錄等等財務和非財財務信息，分分析其獲利能能力、償債能能力和營運能能力，評估其其財務風險和和信用狀況，并并在合同履行行過程中持續(xù)續(xù)關注其資信信變化，建立立和及時更新新合同對方的的商業(yè)信用檔檔案。第三，對被被調(diào)查對象進進行現(xiàn)場調(diào)查查，實地了解解和全面評估估其生產(chǎn)能力力、技術(shù)水平平、產(chǎn)品類別別和質(zhì)量等生生產(chǎn)經(jīng)營情況況，分析其合合同履約能力力。第四，與被被調(diào)查對象的的主要供應商商、客戶、開開戶銀行、主主管稅務機關關和工商管理理部門等溝通通，了解其生生產(chǎn)經(jīng)營、商商業(yè)信譽、履履約能力等情情況。（二）合同同談判初步確定擬擬簽約對象后后，企業(yè)內(nèi)部部的合同承辦辦部門應當在在授權(quán)范圍內(nèi)內(nèi)與對方進行行合同談判，按按照自愿、公公平原則，磋磋商合同內(nèi)容容和條款，明明確雙方的權(quán)權(quán)利義務和違違約責任。該該環(huán)節(jié)的主要要風險是：忽忽略合同重大大問題或在重重大問題上做做出不恰當讓讓步；談判經(jīng)經(jīng)驗不足，缺缺乏技術(shù)、法法律和財務知知識的支撐，導導致企業(yè)利益益受損；泄露露本企業(yè)談判判策略，導致致企業(yè)在談判判中處于不利利地位。主要管控措措施：第一，收集集談判對手資資料，充分熟熟悉談判對手手情況，做到到知己知彼；；研究國家相相關法律法規(guī)規(guī)、行業(yè)監(jiān)管管、產(chǎn)業(yè)政策策、同類產(chǎn)品品或服務價格格等與談判內(nèi)內(nèi)容相關的信信息，正確制制定本企業(yè)談談判策略。第二，關注注合同核心內(nèi)內(nèi)容、條款和和關鍵細節(jié)。具具體包括合同同標的的數(shù)量量、質(zhì)量或技技術(shù)標準，合合同價格的確確定方式與支支付方式，履履約期限和方方式，違約責責任和爭議的的解決方法、合合同變更或解解除條件等。第三，對于于影響重大、涉涉及較高專業(yè)業(yè)技術(shù)或法律律關系復雜的的合同，組織織法律、技術(shù)術(shù)、財會等專專業(yè)人員參與與談判，充分分發(fā)揮團隊智智慧，及時總總結(jié)談判過程程中的得失，研研究確定下一一步談判策略略。第四，必要要時可聘請外外部專家參與與相關工作，并并充分了解外外部專家的專專業(yè)資質(zhì)、勝勝任能力和職職業(yè)道德情況況。第五，加強強保密工作，建建立嚴格的責責任追究制度度。第六，對對談判過程中中的重要事項項和參與談判判人員的主要要意見，予以以記錄并妥善善保存，作為為避免合同舞舞弊的重要手手段和責任追追究的依據(jù)。（三）合同同文本擬定企業(yè)在合同同談判后，根根據(jù)協(xié)商談判判結(jié)果，擬定定合同文本。該該環(huán)節(jié)的主要要風險是：選選擇不恰當?shù)牡暮贤问?；；合同與國家家法律法規(guī)、行行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策策、企業(yè)總體體戰(zhàn)略目標或或特定業(yè)務經(jīng)經(jīng)營目標發(fā)生生沖突；合同同內(nèi)容和條款款不完整、表表述不嚴謹、不不準確，或存存在重大疏漏漏和欺詐，導導致企業(yè)合法法利益受損；；有意拆分合合同、規(guī)避合合同管理規(guī)定定等；對于合合同文本須報報經(jīng)國家有關關主管部門審審查或備案的的，未履行相相應程序。主要管控措措施：第一，企企業(yè)對外發(fā)生生經(jīng)濟行為，除除即時結(jié)清方方式外，應當當訂立書面合合同。第二，嚴嚴格審核合同同需求與國家家法律法規(guī)、產(chǎn)產(chǎn)業(yè)政策、企企業(yè)整體戰(zhàn)略略目標的關系系，保證其協(xié)協(xié)調(diào)一致；考考察合同是否否以生產(chǎn)經(jīng)營營計劃、項目目立項書等為為依據(jù)，確保保完成具體業(yè)業(yè)務經(jīng)營目標標。第三，合合同文本一般般由業(yè)務承辦辦部門起草，法法律部門審核核；重大合同同或法律關系系復雜的特殊殊合同應當由由法律部門參參與起草；國國家或行業(yè)有有合同示范文文本的，可以以優(yōu)先選用，但但對涉及權(quán)利利義務關系的的條款應當進進行認真審查查，并根據(jù)實實際情況進行行適當修改。各各部門應當各各司其職，保保證合同內(nèi)容容和條款的完完整準確。第第四，通過統(tǒng)統(tǒng)一歸口管理理和授權(quán)審批批制度，嚴格格合同管理，防防止通過化整整為零等方式式故意規(guī)避招招標的做法和和越權(quán)行為。第第五，由簽約約對方起草的的合同，企業(yè)業(yè)應當認真審審查，確保合合同內(nèi)容準確確反映企業(yè)訴訴求和談判達達成的一致意意見，特別留留意“其他約定事事項”等需要補充充填寫的欄目目，如不存在在其他約定事事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同同后續(xù)被篡改改。第六，合合同文本須報報經(jīng)國家有關關主管部門審審查或備案的的，應當履行行相應程序。（四）合同審核核合同文本擬擬定完成后，企企業(yè)應進行嚴嚴格審核。該該環(huán)節(jié)的主要要風險是：合合同審核人員員因?qū)I(yè)素質(zhì)質(zhì)或工作態(tài)度度等原因，未未能發(fā)現(xiàn)合同同文本中的不不當內(nèi)容和條條款；審核人人員雖然通過過審核發(fā)現(xiàn)問問題但未提出出恰當?shù)男抻営喴庖?；合同同起草人員沒沒有根據(jù)審核核人員的改進進意見修改合合同，導致合合同中的不當當內(nèi)容和條款款未被糾正。主要管控措措施：第一，審審核人員應當當對合同文本本的合法性、經(jīng)經(jīng)濟性、可行行性和嚴密性性進行重點審審核，關注合合同的主體、內(nèi)內(nèi)容和形式是是否合法，合合同內(nèi)容是否否符合企業(yè)的的經(jīng)濟利益，對對方當事人是是否具有履約約能力，合同同權(quán)利和義務務、違約責任任和爭議解決決條款是否明明確等。第二二，建立會審審制度，對影影響重大或法法律關系復雜雜的合同文本本，組織財會會部門、內(nèi)部部審計部、法法律部、業(yè)務務關聯(lián)的相關關部門進行審審核，各相關關部門應當認認真履行職責責。第三，認認真分析研究究，慎重對待待審核意見，對對審核意見準準確無誤地加加以記錄，必必要時對合同同條款作出修修改并再次提提交審核。（五）合同同簽署企業(yè)經(jīng)審核核同意簽訂的的合同，應當當與對方當事事人正式簽署署并加蓋企業(yè)業(yè)合同專用章章。該環(huán)節(jié)的的主要風險是是：超越權(quán)限限簽訂合同，合合同印章管理理不當，簽署署后的合同被被篡改，因手手續(xù)不全導致致合同無效等等。主要管控措措施：第一，按按照規(guī)定的權(quán)權(quán)限和程序與與對方當事人人簽署合同。對對外正式對外外訂立的合同同應當由企業(yè)業(yè)法定代表人人或由其授權(quán)權(quán)的代理人簽簽名或加蓋有有關印章。授授權(quán)簽署合同同的，應當簽簽署授權(quán)委托托書。第二，嚴嚴格合同專用用章保管制度度，合同經(jīng)編編號、審批及及企業(yè)法定代代表人或由其其授權(quán)的代理理人簽署后，方方可加蓋合同同專用章。用用印后保管人人應當立即收收回，并按要要求妥善保管管，以防止他他人濫用。保保管人應當記記錄合同專用用章使用情況況以備查，如如果發(fā)生合同同專用章遺失失或被盜現(xiàn)象象，應當立即即報告公司負負責人并采取取妥善措施，如如向公安機關關報案、登報報聲明作廢等等，以最大限限度消除可能能帶來的負面面影響。第三三，采取恰當當措施，防止止已簽署的合合同被篡改，如如在合同各頁頁碼之間加蓋蓋騎縫章、使使用防偽印記記、使用不可可編輯的電子子文檔格式等等。第四，按按照國家有關關法律、行政政法規(guī)規(guī)定，需需辦理批準、登登記等手續(xù)之之后方可生效效的合同，企企業(yè)應當及時時按規(guī)定辦理理相關手續(xù)。（六）合同同履行合同訂立后后，企業(yè)應當當與合同對方方當事人共同同遵循誠實信信用原則，根根據(jù)合同的性性質(zhì)、目的和和交易習慣履履行通知、協(xié)協(xié)助、保密等等義務。該環(huán)環(huán)節(jié)的主要風風險是：本企企業(yè)或合同對對方當事人沒沒有恰當?shù)芈穆男泻贤屑s約定的義務；；合同生效后后，對合同條條款未明確約約定的事項沒沒有及時協(xié)議議補充，導致致合同無法正正常履行；在在合同履行過過程中，未能能及時發(fā)現(xiàn)已已經(jīng)或可能導導致企業(yè)利益益受損情況，或或未能采取有有效措施；合合同糾紛處理理不當，導致致企業(yè)遭受外外部處罰、訴訴訟失敗，損損害企業(yè)利益益、信譽和形形象等。主要管控措措施：第一，強強化對合同履履行情況及效效果的檢查、分分析和驗收，全全面適當執(zhí)行行本企業(yè)義務務，敦促對方方積極執(zhí)行合合同，確保合合同全面有效效履行。第二二，對合同對對方的合同履履行情況實施施有效監(jiān)控，一一旦發(fā)現(xiàn)有違違約可能或違違約行為，應應當及時提示示風險，并立立即采取相應應措施將合同同損失降到最最低。第三，根根據(jù)需要及時時補充、變更更甚至解除合合同。一是對對于合同沒有有約定或約定定不明確的內(nèi)內(nèi)容，通過雙雙方協(xié)商一致致對原有合同同進行補充；；無法達成補補充協(xié)議的，按按照國家相關關法律法規(guī)、合合同有關條款款或者交易習習慣確定；二二是對于顯失失公平、條款款有誤或存在在欺詐行為的的合同，以及及因政策調(diào)整整、市場變化化等客觀因素素已經(jīng)或可能能導致企業(yè)利利益受損的合合同，按規(guī)定定程序及時報報告，并經(jīng)雙雙方協(xié)商一致致，按照規(guī)定定權(quán)限和程序序辦理合同變變更或解除事事宜；三是對對方當事人提提出中止、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓、解除合合同的，造成成企業(yè)經(jīng)濟損損失的，應向向?qū)Ψ疆斒氯巳藭嫣岢鏊魉髻r。第四，加加強合同糾紛紛管理，在履履行合同過程程中發(fā)生糾紛紛的，應當依依據(jù)國家相關關法律法規(guī)，在在規(guī)定時效內(nèi)內(nèi)與對方當事事人協(xié)商并按按規(guī)定權(quán)限和和程序及時報報告。合同糾糾紛經(jīng)協(xié)商一一致的，雙方方應當簽訂書書面協(xié)議；合合同糾紛經(jīng)協(xié)協(xié)商無法解決決的，根據(jù)合合同約定選擇擇仲裁或訴訟訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授授權(quán)處理合同同糾紛，應當當簽署授權(quán)委委托書。糾紛紛處理過程中中，未經(jīng)授權(quán)權(quán)批準，相關關經(jīng)辦人員不不得向?qū)Ψ疆敭斒氯俗鞒鰧崒嵸|(zhì)性答復或或承諾。（七）合同同結(jié)算合同結(jié)算是是合同執(zhí)行的的重要環(huán)節(jié)，既既是對合同簽簽訂的審查，也也是對合同執(zhí)執(zhí)行的監(jiān)督，一一般由財會部部門負責辦理理。該環(huán)節(jié)的的主要風險是是：違反合同同條款，未按按合同規(guī)定期期限、金額或或方式付款；；疏于管理，未未能及時催收收到期合同款款項；在沒有有合同依據(jù)的的情況下盲目目付款等。主要管控措措施：第一，財財會部門應當當在審核合同同條款后辦理理結(jié)算業(yè)務，按按照合同規(guī)定定付款，及時時催收到期欠欠款。第二，未未按合同條款款履約或應簽簽訂書面合同同而未簽訂的的，財會部門門有權(quán)拒絕付付款，并及時時向企業(yè)有關關負