專門(mén)檔案管理學(xué)講義

專門(mén)檔案是指人們?cè)趶氖赂黜?xiàng)專業(yè)工作活動(dòng)中直接形成的記錄特定對(duì)象的專門(mén)內(nèi)容，具有專門(mén)的文件格式、名稱和形成規(guī)律，從專門(mén)檔案做為一個(gè)整體與其它文書(shū)檔案、科技檔案相比較，其主要特點(diǎn)就體現(xiàn)在一個(gè)“?！弊?，在上面的定義中就介紹了它的幾個(gè)主要的特點(diǎn)，就是具有專門(mén)的內(nèi)容、專門(mén)的文件格式、專門(mén)名稱、專門(mén)形成規(guī)律、專門(mén)的整理方法和管理方法。這些特點(diǎn)，都是1、來(lái)源上的專業(yè)性。專門(mén)檔案只限于產(chǎn)生某些專業(yè)部門(mén)、專業(yè)2、內(nèi)容上的專指性。專門(mén)檔案的內(nèi)容是專門(mén)揭示某個(gè)專門(mén)問(wèn)題的，是某個(gè)專門(mén)問(wèn)題的歷史記錄。專門(mén)檔案對(duì)其他方面的內(nèi)容具有3、文件材料形成上特殊性。文書(shū)檔案的形成是有嚴(yán)格的手續(xù)和一定的程序的。而專門(mén)檔案產(chǎn)生于各專業(yè)部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人之會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳簿、病歷等的文件格式均有統(tǒng)一規(guī)格，有各自5、整理方法上的獨(dú)特性。由于各類專門(mén)檔案的不同點(diǎn)，因此各專門(mén)檔案的種類繁多，曾有專家做過(guò)統(tǒng)計(jì)，據(jù)說(shuō)有近五百種，基本上每個(gè)專業(yè)職能部門(mén)都有自己的專門(mén)檔案，我們比較熟悉的有訴訟檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案、審計(jì)檔案、公證檔案等。另外，也有一些專門(mén)檔案是各個(gè)單位所共有的，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、照片檔案、音像檔案、家庭檔案等。因?yàn)閷ｉT(mén)檔案的種類繁多，限于時(shí)間關(guān)系，我不能一一與在家學(xué)習(xí)，我今天主要就會(huì)計(jì)檔案和照計(jì)檔案管理講義會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)等在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算工作活動(dòng)直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的專門(mén)文件材料。它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。 (1)會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。(2)會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。(3)會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件，主要有主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明(4)其他會(huì)計(jì)核算資料。其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。產(chǎn)生和發(fā)展的，各行政和形成大量的會(huì)計(jì)，立卷集中凡具有保存和利用價(jià)值收支說(shuō)明、財(cái)務(wù)情況分析、財(cái)會(huì)工各種往來(lái)文書(shū)、重要的銀錢(qián)契及會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)是我們?cè)谡頃?huì)計(jì)檔案時(shí)，必：應(yīng)該像文書(shū)檔案部門(mén)一樣，搞檔案材料分門(mén)別類地放到平時(shí)并或者是人員變動(dòng)，應(yīng)將其會(huì)或者半年收集一次。三、會(huì)計(jì)檔案的整理的零散的會(huì)計(jì)檔案材料持會(huì)保存價(jià)值，便于科學(xué)持會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿裝訂，一般地說(shuō)，要充分利用、報(bào)表進(jìn)行必要的加工整的。比如：有些雖然已裝，這樣我們還是要拆封重辦人員一起研究，共同拆憑證號(hào)、缺少憑證等情況。因此，在憑證整理前應(yīng)將憑證按日期、左上角讓出來(lái)，以便證，一般不能直接裝角，裝訂的方法有兩孔孔一線的裝訂法。裝訂憑證鉆或電鉆打兩個(gè)針眼，實(shí)行兩只要每年編大流水類位會(huì)計(jì)、民政會(huì)計(jì)、計(jì)育會(huì)面，除單位會(huì)計(jì)憑證比較多(一般財(cái)政所每年有三四十本)，其它的數(shù)量都比較少(一般一年只有幾本)，在這種情況下，我們建議除單位會(huì)計(jì)憑證每年編流左至右依次排列，同時(shí)對(duì)以便今后年度會(huì)計(jì)憑證的架上要制作標(biāo)簽，注明名證中的一些重要的材，這些材料清理出來(lái)以后，都要重新裝訂、重新組卷，這些材料即不能放報(bào)表里立卷，又不能放帳簿里立卷，更不能放憑證立卷，那么放到那里立卷呢，各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。其基本要求是：(1)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁(yè)數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序排列的賬頁(yè)、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。(2)活頁(yè)賬簿裝訂要求：a．保留已使用過(guò)的賬頁(yè)，將賬頁(yè)數(shù)填寫(xiě)齊全，去除空白頁(yè)和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè)。b．多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁(yè)裝訂在一起。c．在本賬的封面上填寫(xiě)好賬目的種類，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。(3)賬簿裝訂后的其他要求：a．會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。b．會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)d．會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年按年度報(bào)表數(shù)量比較少，也可以季報(bào)、月報(bào)分卷，但又考慮一年了解決這個(gè)矛盾，我們認(rèn)以把一至二年的年報(bào)，該進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)長(zhǎng)表再進(jìn)行裝訂。定為永四、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編制清冊(cè)移交本單位的檔案部門(mén)保管。”根據(jù)上述①會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)在將會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門(mén)時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：AB移交日期；C．交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章。②會(huì)計(jì)檔案的保管要求。來(lái)為兩個(gè)方面，一多展開(kāi)分析。主要整齊全。降理，會(huì)計(jì)檔案要交綜合檔案室集中③會(huì)計(jì)檔案的利用。A．會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。B．外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C．借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記，拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。D．借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。④會(huì)計(jì)檔案的保管期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的，記述和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別年、20年和25年6種。會(huì)計(jì)檔案的保如：1996年度終了日為了全面反映會(huì)計(jì)檔案情況，上檔部門(mén)應(yīng)設(shè)置“會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸怼奔皶r(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯(cuò)。五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀(1)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。(2)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案要銷毀時(shí)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國(guó)有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀。(3)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。(4)銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)共同派員參加監(jiān)銷；會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)湔掌瑱n案的整理照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片分為傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片，傳統(tǒng)照片檔案通常由底片、紙質(zhì)照片和文字說(shuō)明三部分組成。照片檔案的這三個(gè)部分是相輔相成、不可分割的整體。數(shù)碼照片檔案指用數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器中的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片可沖洗為紙質(zhì)照片，但也要二、紙質(zhì)照片檔案的整理1、整理的原則：有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管、有利于提供利用。該原則包括三層含義：一是有利于保持照片檔案的聯(lián)系。主要是要保持同一類、同一組照片間的聯(lián)系，把相同或相近的照片組為一卷，把不同的照片分開(kāi)；要保持照片與其他文件材料的聯(lián)系，主要通過(guò)參見(jiàn)號(hào)(是與本張照片有著密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號(hào))說(shuō)明，保持照片與其反映的會(huì)議、活動(dòng)等文書(shū)、科技、專業(yè)文件材料的聯(lián)系。二是有利于保管照片檔案。主要是指：底片與照片保管要求不同，應(yīng)分別組卷，底片與照片的裝具、固定方式等方面都應(yīng)適應(yīng)其保管條件，照片及底片檔案裝具應(yīng)盡量遮住光線，以防紫外線等光線對(duì)檔案的損害。三是有利于利用照片檔案，主要是要注意照片的成套性，即照片及其底片、文字說(shuō)明缺一不可，應(yīng)將同一內(nèi)容的照片組為一卷，并編寫(xiě)說(shuō)明，注明與其相關(guān)的照片、文字材料的參見(jiàn)號(hào)，照片的保存期限一般應(yīng)與其相對(duì)字材料一致。照片的分類，就是按照片的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等不通常，照片在同一全宗內(nèi)按保管期限—年度—問(wèn)題進(jìn)片分到相應(yīng)保管期限中，再按問(wèn)題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌诸?，可按保管期限—問(wèn)題—年度進(jìn)行分類。按這種分類方案進(jìn)行分類主要是難以區(qū)分年度。一般采用流水號(hào)編號(hào)法，其編號(hào)格式為：全宗號(hào)—案卷號(hào)—順序號(hào)。這種編號(hào)法的優(yōu)點(diǎn)是照片的順序號(hào)在相冊(cè)內(nèi)自成一體，符合習(xí)慣，便于插入新的照片。全宗號(hào)是檔案館給立卷檔案的代號(hào)。案卷號(hào)是指在某一全宗內(nèi)相冊(cè)從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。順序號(hào)是照片在相冊(cè)內(nèi)排列時(shí)從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。4、文字說(shuō)明的填寫(xiě)作為照片檔案的照片，必須要有文字說(shuō)明，否則就不能弄清楚照片上記錄的信息的具體內(nèi)容，不便于利用。具體舉例說(shuō)明單張照片檔案文字說(shuō)明的填寫(xiě)：題名：國(guó)家檔案局原副局長(zhǎng)劉國(guó)能同志視察新化縣檔案館攝影者：張三局長(zhǎng)劉國(guó)能同志(左二)在市檔案局局長(zhǎng)袁洪清(右二)、縣