公司財務(wù)電算化管理制度

廣西創(chuàng)新港灣公司財務(wù)電算化管理制度二零零三年九月北大縱橫管理咨詢公司根據(jù)公司財務(wù)工作的特點，結(jié)合公司實際情況,為了確保財務(wù)管理信息系統(tǒng)的正常運行，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的正確性、及時性、安全性，特制訂本制度。本管理制度包括五個方面的內(nèi)容:組織管理制度、操作使用管理制度、操作記錄制度、帳務(wù)系統(tǒng)管理制度、系統(tǒng)維護制度。第一部分財務(wù)電算化組織管理制度為建立與日常運行相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)，明確有關(guān)人員的職責、設(shè)備的配置及分工，明確人機關(guān)系、保證人機協(xié)作，制定本制度。財務(wù)電算化管理職責根據(jù)目前實際情況和實現(xiàn)電算化的需要，財務(wù)部需具備如下職責：系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)復(fù)核、數(shù)據(jù)管理。崗位職責財務(wù)部崗位和財務(wù)電算化職責對應(yīng)關(guān)系如下:1、系統(tǒng)管理（財務(wù)部經(jīng)理）參與制定本公司財務(wù)電算化發(fā)展規(guī)劃；根據(jù)財務(wù)軟件的特點和本單位業(yè)務(wù)發(fā)展實際情況來建立本單位的財務(wù)電算化體系和核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合會計制度與本單位核算管理的要求，報表數(shù)據(jù)格式必須符合財政部門和其他有關(guān)部門的要求；負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作，并保證和監(jiān)督系統(tǒng)的有效、安全和正常運轉(zhuǎn)，發(fā)生故障時應(yīng)及時查明原因，盡快糾正；協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的關(guān)系；負責系統(tǒng)運行環(huán)境的建立、完善以及系統(tǒng)建立中的各項初始化工作；負責系統(tǒng)信息資源（包括設(shè)備、軟件及文檔資料等）的調(diào)用，提出更新軟件的需求報告；對系統(tǒng)的安全性、正確性負責，并做好上機記錄的整理工作和系統(tǒng)運行情況的總結(jié)，按規(guī)定及時歸檔；負責管理上機人員的使用權(quán)限。2、系統(tǒng)維護（公司信息管理員）定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況；負責監(jiān)督系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖馁|(zhì)量性、適應(yīng)性和正確性進行維護；除實施數(shù)據(jù)維護外，不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作，實施數(shù)據(jù)維護時不準修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。3、數(shù)據(jù)錄入（會計）執(zhí)行財務(wù)部經(jīng)理和信息管理員對數(shù)據(jù)錄入的具體指揮和要求；按規(guī)定標準輸入手工記帳憑證，以生成機制憑證及帳本；及時、準確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)；嚴格執(zhí)行財務(wù)電算化管理中有關(guān)操作、使用的各項規(guī)定；發(fā)現(xiàn)問題，及時反映給財務(wù)部經(jīng)理和信息管理員。根據(jù)有關(guān)財務(wù)規(guī)定，及時進行對帳、結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年等工作對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)負責，不允許任何人進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作；注意保管、查閱計算機操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向信息管理。4、數(shù)據(jù)復(fù)核（財務(wù)部經(jīng)理）對輸入計算機的憑證負責質(zhì)量把關(guān)，保證錄入憑證與手工憑證的一致性；對已錄入的憑證及時復(fù)核，最遲應(yīng)在次日復(fù)核完畢；發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析責任原因，通知有關(guān)人員進行修改，財務(wù)部經(jīng)理不得擅自修改；復(fù)核后的憑證要加蓋本人印章，并對審核結(jié)果負責。員報告并負責操作記錄的整理、裝訂及歸檔。第二部分財務(wù)電算化操作使用管理制度操作使用管理為了避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、糾正，同時保證財務(wù)電算化信息資源正確性、完整性和連續(xù)性，現(xiàn)就操作使用制定以下規(guī)定：１、財務(wù)部經(jīng)理、信息管理員、會計以及其他財務(wù)部有關(guān)人員有權(quán)上機操作本系統(tǒng)。上機操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄密，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和信息管理員有不可推卸的責任；上機人員必須按照各自的權(quán)限進行操作，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理和信息管理員批準，不能執(zhí)行格式化和刪除等命令；嚴禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲軟件；上機操作注意事項參見附錄。附錄上機操作注意事項一、開機步驟打開電源開頭；打開ＵＰＳ電源開關(guān)；打開打印機開關(guān)；打開顯示器開關(guān)；打開主機開關(guān)。二、關(guān)機步驟１、關(guān)上主機開關(guān)；2、關(guān)上顯示器開關(guān)；關(guān)上打印機開關(guān)；關(guān)上ＵＰＳ電源開關(guān)；關(guān)上電源開關(guān)。每次關(guān)機后再一次開機要間隔一至二分鐘。停電后ＵＰＳ不間斷電源會發(fā)出警告聲，要及時將數(shù)據(jù)存盤，通過ＥＳＣ鍵退出。使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打。第三部分財務(wù)電算化操作記錄制度為更好地完成系統(tǒng)維護任務(wù)，及時、全面、準確地了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，為此規(guī)定如下：一、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作人員姓名、操作內(nèi)容、運行時間行運行情況。操作過程中若沒有問題則應(yīng)在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記記錄，并向信息管理員報告。信息管理員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記錄。對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須填寫運行故障報告單，并向總經(jīng)理匯報。操作記錄每月裝訂成冊，日常由信息管理員妥善保管，年終整理歸檔。要真實完整地填寫操作記錄。對發(fā)生問題不登記者，將根據(jù)問題的嚴重程度，按有關(guān)制度予以處理。第四部分帳務(wù)系統(tǒng)管理制度本制度包括操作管理、帳務(wù)處理程序、業(yè)務(wù)標準等內(nèi)容。一、操作管理制度１、日常業(yè)務(wù)管理①必須以自己的真實姓名進入帳務(wù)系統(tǒng)，工作完畢后要及時退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進行其他操作；②不得將口令泄露給他人，并定期修改自己的口令；③原始憑證的審核：數(shù)據(jù)錄入人員在收到原始憑證后，應(yīng)首先根據(jù)公司有關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定審查其真實性和合法性，確認無誤后，錄入系統(tǒng)④記帳憑證的審核：財務(wù)部經(jīng)理應(yīng)及時、認真地審核憑證的規(guī)范性、清晰性，會計分錄和數(shù)據(jù)的準確性、合法性。如無誤后再檢查憑證科目的平衡關(guān)系，審核制單人是否蓋章。要將審核后的憑證及時交會計復(fù)核；⑤憑證錄入的管理：會計錄入憑證時應(yīng)簡潔、完整地錄入摘要，摘要要反映實際業(yè)務(wù)情況；⑦及時進行目錄（包括單位、部門、個人及支票）維護；⑧復(fù)核后的記帳憑證必須打印輸出，和原始憑證一起裝訂存檔。年度結(jié)轉(zhuǎn)會計應(yīng)依照《年初帳務(wù)工作流程圖》在新會計年度開始后的２０天內(nèi)完成年初結(jié)轉(zhuǎn)，根據(jù)公司現(xiàn)行財務(wù)制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則，正確地設(shè)置、調(diào)整全部級次的會計科目，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調(diào)整，只能通過記帳憑證進行，會計年度中間可以增刪會計科目，但對于已制單或記帳的會計科目不得修改或刪除，以上操作必須進行書面登記。其他①任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要應(yīng)簡明規(guī)范。在計算機填制的記帳憑證編號應(yīng)當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)中斷號后的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明間斷的原因并簽字蓋章。②數(shù)據(jù)復(fù)核必須在屏幕上直接對計算機存儲的記帳憑證進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑證簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人，記帳憑證在記帳前，必須打印輸出《科目匯總表》，沒被匯總的記帳憑證不得登記入帳。③出納人員可根據(jù)需要設(shè)輔助帳。④信息管理員根據(jù)計算機使用和人員分工情況以及工作需要確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應(yīng)將當月所有收支及轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)全部登記入帳。⑤每月電算化財務(wù)信息都都必須進行數(shù)據(jù)備份，備份是通過對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的。備份前應(yīng)填寫《備份數(shù)據(jù)登記簿》，每月備份不得少于一次，此項工作由會計執(zhí)行。數(shù)據(jù)備份實行雙備份，備份軟盤應(yīng)分別存入在兩個地點，一份交會計，一份密封后交秘書存檔。⑥每年定期對備份數(shù)據(jù)整理，刻錄到光盤上存檔保存。二、嚴格遵循帳務(wù)處理程序日常帳務(wù)處理程序見附錄１《帳務(wù)系統(tǒng)工作流程圖》年初帳務(wù)處理程序見附錄２《年初帳務(wù)工作流程圖》三、關(guān)于帳簿打印總帳及現(xiàn)金和銀行存款帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂。出納人員每天必須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)以《庫存日報表》的形式打印輸出，并在表上簽字或蓋章后交財務(wù)部經(jīng)理，作為歸檔正式資料。必須將儲存在計算機內(nèi)的帳簿打印輸出為書面帳簿，打印明細帳進，根據(jù)各明細帳的業(yè)務(wù)量滿頁打印，但每年年末必須將全部明細帳簿打印輸出，總帳數(shù)據(jù)必須每月打印。各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負責其分管明細帳及總帳的打印。會計年度終了時，按檔案交接制度及時交會計保存。作為正式的帳簿不能有“查詢“字樣，否則為非正式帳簿。各種輔助帳的打印可視管理上的需要隨時打印。附錄１帳務(wù)系統(tǒng)工作流程圖輸入、修改記帳憑證復(fù)核記賬憑證輸入、修改記帳憑證復(fù)核記賬憑證匯總記帳憑證記帳打印日報表通用轉(zhuǎn)帳復(fù)核通用轉(zhuǎn)帳記賬往來帳兩清銀行對帳結(jié)帳財務(wù)分析非月末月末錯誤正確錯誤正確年初帳務(wù)工作流程圖上年度各項工作完成設(shè)置帳簿上年度各項工作完成設(shè)置帳簿修改記賬憑證類別、結(jié)算方式在設(shè)置會計科目中調(diào)整會計科目年初結(jié)轉(zhuǎn)錄入科目余額、調(diào)整科目余額調(diào)整部門目錄調(diào)整往來目錄調(diào)整項目目錄調(diào)整銀行未達調(diào)整部門期初調(diào)整往來期初調(diào)整項目期初日常帳務(wù)業(yè)務(wù)標準一、備用金按規(guī)定的要求填制憑證；及時進行目錄維護，嚴格控制分戶；定期按部門、經(jīng)辦人、金額等打印欠款金額表；按借款不超過一個月為限及時催交報銷；當日業(yè)務(wù)不拖至次日；屬普通帳，統(tǒng)一打印。二、現(xiàn)金認真核對手工憑證與輸入計算機憑證的一致性；每天必須結(jié)帳，與庫存現(xiàn)金核對；嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，按庫存限額存儲；當日業(yè)務(wù)不拖至次日；每日打印《庫存日報表》，一份交財務(wù)部經(jīng)理，一份自己保存，對現(xiàn)金日記帳要求滿頁打印。三、支票管理新購入支票首先按整本、分帳戶一次錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途、使用部門及個人；報帳時及時核銷支票；月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細，催交報銷；作廢支票應(yīng)隨正式支票一起作為憑證附件。四、銀行存款隨時錄入銀行對帳單；根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款的標準摘要，審核未記帳銀行明細帳；根據(jù)計算機產(chǎn)生的待核銀行帳進行對帳，對帳后打印出余額調(diào)節(jié)表；對于單位未達帳項要求按部門、經(jīng)辦人等明細打印，送交各部門催辦；銀行未達帳，及時送開戶銀行查實；當日業(yè)務(wù)當日錄入。五、預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款按制定的標準正確錄入；根據(jù)往來單位的變化及時進行目錄維護，每月整理一次，于每月２８日前交會計錄入；根據(jù)管理的需要，每月進行一次帳齡分析；隨時與經(jīng)營部核對應(yīng)收及預(yù)收貨款，及時、準確地提供欠款單位及金額，通知有關(guān)部門清理債權(quán)、債務(wù)；定期（每月一次）對單位往來帳進行核對；經(jīng)常與對方單位進行帳目核對；必須進行參照錄入，嚴格控制往來帳戶分戶；要對每月發(fā)生的匯款、匯票等支出進行統(tǒng)計，于次月５日前交財務(wù)部經(jīng)理；屬普通帳，統(tǒng)一打印。六、費用按有關(guān)規(guī)定正確地錄入憑證；及時進行部門目錄維護，每月整理一次，并于每月２８日前交數(shù)據(jù)錄入員；根據(jù)管理需要，及時進行費用預(yù)算分析，按部門、分項目列出節(jié)約與超支數(shù)額；結(jié)合所用電子報表，填好費用分配表，反饋到有關(guān)部門；屬普通帳，統(tǒng)一打印。七、固定資產(chǎn)及時與固定資產(chǎn)明細帳進行核對；定期與設(shè)備處有關(guān)人員核對固定資產(chǎn)增減情況；帳簿打印按普通帳統(tǒng)一打印。八、在建工程按資金來源及用途及時進行核對；通過所用電子報表，建立專項資金管理報表，反映專項資金使用情況；及時進行工程結(jié)轉(zhuǎn)；屬普通帳，帳簿統(tǒng)一打印。九、其它總帳科目１、嚴格執(zhí)行新會計制度、新稅制，正確設(shè)置會計科目；按標準摘要正確錄入，能準確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容；及時核對總帳與明細帳，做到帳帳相符；準確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額；隨時提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時間、支付利息情況；按公司投資的構(gòu)成，掌握“長期投資”科目內(nèi)容及投資收回情況；對于普通帳，可統(tǒng)一打印。第五部分系統(tǒng)維護制度為保證系統(tǒng)硬件設(shè)備在發(fā)生故障時能夠及時修復(fù),為增強系統(tǒng)