辦公室開展的方法及標(biāo)準(zhǔn)

辦公室開展的方法及標(biāo)準(zhǔn)第一頁，共三十一頁，2022年，8月28日一、5S的定義：

所謂5S，是指對生產(chǎn)現(xiàn)場各生產(chǎn)要素（主要是物的要素）所處狀態(tài)不斷進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔和提高素養(yǎng)的活動。由于整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）這五個詞日語的羅馬拼音均以“S”開頭，因此簡稱為“5S”。第二頁，共三十一頁，2022年，8月28日1、整理：清除工作場所中不需要的一切物品?！叭绻q豫不決，即可馬上扔掉。”2、整頓：安置所有物件，做到舉手可得。“每一物件都有其位置,每一物件都在其位置上。”3、清掃：清潔并根除骯臟的來源。“通過本質(zhì)上的清潔（消滅骯臟的根源）達(dá)到不需要清潔?！?、清潔：設(shè)定最佳日常工作程序和標(biāo)準(zhǔn)?！耙谎鄞_認(rèn)需要解決的問題。”5、素養(yǎng)：使5S變成員工的第二本能?！靶枰淖月稍缴僭胶?。”

第三頁，共三十一頁，2022年，8月28日定義：區(qū)分必需品和非必需品，現(xiàn)場不放置非必需品目的：改善和增加作業(yè)面積；現(xiàn)場無雜物，通道通暢，提高工作效率；消除管理上的混放、混料等差錯事故；有利于減少庫存，節(jié)約資金。提示：1.如果你的工作崗位堆滿了非必需物品,就會導(dǎo)致你的必需物品無處擺放;你可能希望加一張工作臺（櫥）來堆放必需品,這樣一來就造成了浪費,并形成惡性循環(huán)。2.開展整理工作要有決心，不必要的物品應(yīng)斷然地加以處置，該丟的東西決不手軟！需對“留之無用，棄之可惜”的觀念予以突破，必須挑戰(zhàn)“好不容易才做出來的”、“丟了好浪費”、“可能以后還有機(jī)會用到”等傳統(tǒng)觀念?！罢怼币小吧釛墶钡闹腔?！1、整理第四頁，共三十一頁，2022年，8月28日必須品：是指經(jīng)常使用的物品，如果沒有它就必須購入替代品，否則影響正常工作的物品。非必須品：一種是使用周期較長的物品；另一種是對目前的生產(chǎn)或工作無任何作用的，需要報廢的物品。第四步:每天循環(huán)整理第一步:現(xiàn)場檢查第二步:區(qū)分必需品和非必需品第三步:處理非必需品推行步驟第五頁，共三十一頁，2022年，8月28日

2.整頓定義：要的東西依規(guī)定定位、定量擺放整齊，明確標(biāo)示。目的：排除尋找的浪費。提示：1.整頓其實也是研究提高效率的科學(xué)。它研究怎樣才可以立即取得物品，以及如何立即放回原位。任意決定物品的存放并不會讓你的工作速度加快，它會讓你的尋找時間加倍。我們必須思考分析怎樣拿取物品更快，并讓大家能理解這套系統(tǒng)，遵照執(zhí)行。2.整頓的關(guān)鍵是要做到定位置、定標(biāo)識、定數(shù)量。抓住了上述三個要點，就可以制作標(biāo)識牌，做到目視管理，從而提煉出適合本企業(yè)（部門）物品的放置方法，進(jìn)而使該方法標(biāo)準(zhǔn)化。生產(chǎn)現(xiàn)場物品的合理擺放使得工作場所一目了然，創(chuàng)造整齊的工作環(huán)境有利于提高工作效率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，保障生產(chǎn)安全。對這項工作有專門的研究，又被稱為定置管理，或者被稱為工作地合理布置。3.“整頓”是一門擺放、標(biāo)示的技術(shù)。第六頁，共三十一頁，2022年，8月28日推行步驟

第一步：分析現(xiàn)狀：取放物品時間長原因在于：物品在哪里？叫什么？有多遠(yuǎn)？是否太分散？是否太多？是否用完？必須物品管理狀況如何？物品的名稱、分類、放置等規(guī)范情況調(diào)查？找出問題，對癥下藥。

第二步：物品分類：制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；確定物品的名稱；標(biāo)示物品名稱。

第三步：決定儲存方法（三要素即：地點、方法、標(biāo)識）第七頁，共三十一頁，2022年，8月28日3.清掃定義：清除工作場所內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。目的：使不足、缺點顯現(xiàn)出，是品質(zhì)的基礎(chǔ)。提示：1.經(jīng)過整理、整頓,必需物品處于立即能取到的狀態(tài),但取出的物品還必須完好可用,這是清掃最大的作用。所以,清掃就是對環(huán)境和設(shè)備的維護(hù)和點檢。2.清掃活動的重點是必須按照企業(yè)或部門具體情況決定清掃對象，清掃人員，清掃方法，準(zhǔn)備清掃器具，實施清掃的步驟，方能真正起到效果。3.

現(xiàn)場在生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現(xiàn)場變得臟亂。臟亂會使設(shè)備精度喪失，故障多發(fā)，從而影響產(chǎn)品質(zhì)量，使安全事故防不勝防；臟亂的現(xiàn)場更會影響人們的工作情緒。因此，必須通過清掃活動來清除那些雜物，創(chuàng)建一個明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。第八頁，共三十一頁，2022年，8月28日4.清掃活動應(yīng)遵循下列原則：◎自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人，不增加專門的清掃工；◎?qū)υO(shè)備的清掃要著眼于對設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，清掃設(shè)備要同設(shè)備的點檢和保養(yǎng)結(jié)合起來；◎清掃的目的是為了改善，當(dāng)清掃過程中發(fā)現(xiàn)有油水泄露等異常狀況發(fā)生時，必須查明原因，并采取措施加以排除，不能聽之任之。推行要領(lǐng)：建立清掃責(zé)任區(qū)（室內(nèi)、外）。執(zhí)行例行掃除，清理臟污；調(diào)查污染源，予以杜絕；建立清掃基準(zhǔn)，作為規(guī)范。第九頁，共三十一頁，2022年，8月28日4.清潔定義：將3S實施制度化、規(guī)范化、并維持成果。目的：通過制度化來維持成果，并顯現(xiàn)“異?！敝凇Ｌ崾荆?.要成為一種制度，必須充分利用創(chuàng)意改善和全面標(biāo)準(zhǔn)化，從而獲得堅持和制度化的條件，提高工作效率；2.清潔是在整理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護(hù)、保持完善和最佳狀態(tài)。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中，永遠(yuǎn)會伴隨著沒用的物品的產(chǎn)生，這就需要不斷加以區(qū)分，隨時將它清除，這就是清潔的目的。3.

清潔并不是單純從字面上進(jìn)行理解，它是對前三項活動的堅持和深入，從而消除產(chǎn)生安全事故的根源，創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對企業(yè)提高生產(chǎn)效率，改善整體的績效有很大幫助。清潔是一種隨時隨地的工作，而不是上下班前后的工作。第十頁，共三十一頁，2022年，8月28日推行要領(lǐng)：

⒈落實前面的3S工作；

2.制定目視管理實施辦法；

3.制定考評方法；

4.制定獎懲制度，加強(qiáng)執(zhí)行；

5.高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶頭巡查，以表重視。第十一頁，共三十一頁，2022年，8月28日5.素養(yǎng)定義：人人依規(guī)定行事，從心態(tài)上養(yǎng)成好習(xí)慣。目的：養(yǎng)成遵章守紀(jì)的好習(xí)慣。提示：1.公司應(yīng)向每一位員工灌輸遵守規(guī)章制度、工作紀(jì)律的意識；此過程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。堅持不懈地教育、考評，才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣。2.5S最終是為了提高員工素質(zhì)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，營造團(tuán)隊精神，這是5S活動的核心。沒有人員素質(zhì)的提高，各項活動就不能順利開展，也不能持續(xù)下去。而員工素質(zhì)的高低，只能通過行為來判斷，所以素養(yǎng)是通過外在的行為規(guī)范來引導(dǎo)的。第十二頁，共三十一頁，2022年，8月28日推行要領(lǐng)：⒈持續(xù)推動前面5S至習(xí)慣化；⒉制訂共同遵守的有關(guān)規(guī)則、規(guī)定；⒊制訂禮儀守則；⒋教育訓(xùn)練（新進(jìn)人員強(qiáng)化5S教育、實踐）；⒌推動各種精神提升活動（早會、禮貌運動等）。第十三頁，共三十一頁，2022年，8月28日只有整理沒整頓，物品真難找得到；只有整頓沒整理，無法取舍亂糟糟；整理整頓沒清掃，物品使用不可靠；3S之效果怎保證？清潔出來先一招；日節(jié)月累勤改善，公司管理水平高。5S之間的關(guān)系口訣第十四頁，共三十一頁，2022年，8月28日二、辦公室開展5S的重要性

辦公室是企業(yè)進(jìn)行行政與管理工作的場所，它每天都接觸內(nèi)部和外部顧客，是公司對內(nèi)對外的窗口，代表公司的形象，這就要求辦公室內(nèi)的工作必須保證有效果和有效率地完成。而實施5S是辦公室提高效率的重要方法。辦公室的工作過程和生產(chǎn)現(xiàn)場的生產(chǎn)過程是一樣的，所有的辦公室和生產(chǎn)現(xiàn)場都有輸入和輸出活動。在辦公室實施5S的過程可以讓管理人員能更好的理解5S的內(nèi)涵，有利于生產(chǎn)現(xiàn)場實施5S取得成功。所以，5S管理不但適應(yīng)生產(chǎn)現(xiàn)場也同樣適應(yīng)辦公室的管理第十五頁，共三十一頁，2022年，8月28日三、辦公室5S活動方向

辦公室實施5S的目標(biāo)主要是提高辦公室工作人員的工作效率，塑造一個清爽明凈的工作場所，其活動方向為：工作標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化資料標(biāo)準(zhǔn)格式化、共有化業(yè)務(wù)的精簡與效率化

每天工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)程序（什么時間按什么程序完成哪些工作）

各種資料現(xiàn)已形成標(biāo)準(zhǔn)格式化（各種文件、通知、通報等）但是否共有化？包括書面材料和電子材料不必要的不產(chǎn)生價值的業(yè)務(wù)能精簡的精簡能合并的合并實現(xiàn)效率化第十六頁，共三十一頁，2022年，8月28日四、辦公室開展5S的內(nèi)容1、將不要的東西丟棄；減少總帳、表格、工具的數(shù)量，消除不必要的混亂用哪支用哪種？過期的資料、無用的表格、不能使用的工具要堅決消除，需要的東西要以最低限度還能保證正常工作的限量存放，所用的東西多了，節(jié)約就拋在腦后了。是否有這種感覺？第十七頁，共三十一頁，2022年，8月28日要與不要物品的判斷標(biāo)準(zhǔn)序號物品使用的頻率處理的方法存放地點1用不到的物品（不能用、不再用）清除廢品存放區(qū)2半年到1年使用1次的物品遠(yuǎn)離工作區(qū)放倉庫或柜中32個月到半年使用一次的物品41個月使用1-2次的物品工作區(qū)集中存放做好標(biāo)識、集中存放5每周使用1次的物品6每日使用1次的物品離工作人員較近存放放桌臺上7每小時都使用的物品離工作人員最近存放帶在身上或放桌臺上第十八頁，共三十一頁，2022年，8月28日2、把所有文件（包括電子文件）、工具進(jìn)行分類并按類別確定保存這些物品的方法。所有的文件（包括電子文件）都要入夾，每個文件夾都要有標(biāo)識？兩邊的文件哪種最易尋找？第十九頁，共三十一頁，2022年，8月28日3、對工作流程進(jìn)行重新設(shè)計，使個人為基礎(chǔ)的工作向以團(tuán)隊為基礎(chǔ)的工作轉(zhuǎn)變。

團(tuán)隊個人辦公室內(nèi)也要消除孤島作業(yè)，每一項工作都是為團(tuán)隊服務(wù)的第二十頁，共三十一頁，2022年，8月28日4、責(zé)任區(qū)劃分

將辦公室劃分成不同的區(qū)域，確定相應(yīng)的責(zé)任人，做到“事事有人做，物物有人管”（針對較大的辦公室）。同時應(yīng)將責(zé)任者的姓名、工作內(nèi)容及工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明示，將分工表張貼，避免吃大鍋飯注意事項：自己的事情盡量自己去做，如自己的電腦、桌子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理公用物品要明確責(zé)任人，如墻壁、天花板、地面、暖壺、布告欄、衛(wèi)生潔具等對于各種物品要明確開展5S活動的作業(yè)內(nèi)容、頻率、標(biāo)準(zhǔn)序號作業(yè)對象個人每天作業(yè)內(nèi)容值日（人）集體開展5S內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)1桌、椅每天下午下班后桌椅歸位、整理桌面上各種資料檢查桌椅、資料全部歸位2地面去除桌子周圍的污垢清掃地面每周五衛(wèi)生大掃除清理死角3墻壁、天花板、門窗、玻璃每周五衛(wèi)生大掃除去除污垢、灰塵、蜘蛛網(wǎng)‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥5S分工職責(zé)表（只是一個例子）第二十一頁，共三十一頁，2022年，8月28日

定義：將管理的方法、內(nèi)容及存在的問題用一目了然的形式展示出來，讓一個不了解情況的人能夠很清楚的知道現(xiàn)場的概況。辦公室的目視化體現(xiàn)在信息共有化、視覺化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化等幾個方面。

每個部門根據(jù)本部門的職能特點，確定要進(jìn)行目視管理的內(nèi)容。一般辦公室的目視管理包括：管理看板和各種標(biāo)識。管理看板：一般是本部門管理的重點和部門的核心工作，比如：工作計劃、企業(yè)方針、人員去向、質(zhì)量變化趨勢、個人5S責(zé)任等等；5、目視管理各種管理項目目視墻姓名人員去向休班曠工請假現(xiàn)場正常張三李四王五人員去向目視板第二十二頁，共三十一頁，2022年，8月28日標(biāo)識的內(nèi)容包括：文件資料、資料柜、清掃工具、公用物品及其他所有易移動辦公用品。安全帽安全帽作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書表格資料柜的標(biāo)識內(nèi)部公用物品存放區(qū)書籍借閱目視方法標(biāo)識內(nèi)部也要有標(biāo)識第二十三頁，共三十一頁，2022年，8月28日

辦公室的定置管理主要包括：辦公室的整體定置、辦公室局部定置。首先辦公室要有一個整體定置管理圖并放置于辦公室的明顯位置，該圖要將辦公室的主要物品，如辦公桌、文件柜及其它設(shè)備等的位置標(biāo)示出。其次辦公室局部的定置管理內(nèi)容包括：文件資料的定置、公用物品的定置、抽屜內(nèi)部的定置、清掃工具的定置、辦公桌桌面的定置等。6、定置管理

注意：根據(jù)實際情況較小的辦公室可以將各種物品的定置在定置圖上體現(xiàn)，但是對于較大的辦公室，只需將主要物品定置即可第二十四頁，共三十一頁，2022年，8月28日

各種物品的定置標(biāo)準(zhǔn)：辦公室內(nèi)所有的易移動的物品都要進(jìn)行定置管理

桌面物品及地面小件物品的定置：用2.2厘米寬、8厘米長的黃膠帶進(jìn)行標(biāo)識，定置線與物品相距0.5厘米。

地面大件物品的定置：用5厘米寬、8厘米長的黃膠帶進(jìn)行標(biāo)識，定置線與物品相距1厘米。（以上兩種規(guī)格黃膠帶為庫房現(xiàn)有品種）物品第二十五頁，共三十一頁，2022年，8月28日五、辦公室開展5S活動的技巧1、為簡化操作和促進(jìn)管理，開展“以一為榮”的活動⑴一套文具/工具盡量減少文具和工具，每人最多一套，對于使用頻率不高的文具，辦公室人員可以共用一套。⑵一個地點把文件集中存放在一個地方，這樣做將會減少你自認(rèn)為必須的文件數(shù)量。而電子文件管理時，必須有一種能夠系統(tǒng)性的方法來給文件命名，以便每個人能夠理解文件名的表示方法。第二十六頁，共三十一頁，2022年，8月28日⑶一份文件只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的話，把所有文件存在電腦里。⑷一分鐘電話在拿起話筒之前，綜合一下你的思想和問題。在談話的時候力求用語簡潔和準(zhǔn)確地表達(dá)出自己地思想。如果有可能的話，盡量在一分鐘內(nèi)與對方說“再見”⑸一天內(nèi)處理完畢事情當(dāng)天內(nèi)處理完畢會大大減少滯后的工作數(shù)量，縮短處理工作的時間，減少文件所報閱部門的數(shù)量和簽字人的數(shù)量，消滅文件滯留，把入和出和未處理的文件盒制作的盡量小。確保每天兩次檢查“電子郵件”信箱，并盡一切可能立刻回復(fù)郵件。第二十七頁，共三十一頁，2022年，8月28日2、開展“30秒找文件活動”為了提高企業(yè)辦公室員工的工作效率，有必要開展“30秒找文件活動”。首先，將企業(yè)的資料（包括電子文件）歸檔、定位并做好標(biāo)識；其次，按一定的時間間隔對文件資料進(jìn)行整理、清掃，文件夾內(nèi)只保留有用的文件，并且將文件夾的文件資料按一定的排序方法進(jìn)行排序；第三，做好文件資料借閱標(biāo)識，做到誰都能一眼就看出是誰借走了文件；最后，開展“30秒找文件活動”競賽。3、開展“椅子歸位”活動

辦公室工作的人員，要隨著5S的不斷深入和推進(jìn)，逐漸養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，從而使辦公室成為清潔明朗的工作場所。為了做到這一點，可以開展類似“椅子歸位”的活動，逐漸讓員工從身邊的點點滴滴做起，隨著這種活動的開展和深入，就能未企業(yè)塑造一支高效的工作團(tuán)隊。第二十八頁，共三十一頁，2022年，8月28日4、開展“辦公室”掃除活動辦公室的掃除活動包括日常和定期掃除。首先，要確定日常掃除和定期掃除的分類，哪些掃除是