重慶聯(lián)興物業(yè)管理有限公司采購管理程序

-PAGE1-采購管理程序編制：劉原春日期：2010年06月審核：王平日期：2010年06月批準(zhǔn)：周祖春日期：2010年06月20日修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1．目的：確保采購物資符合質(zhì)量要求，采購價格合理，采購程序規(guī)范。2．范圍：適用于重慶聯(lián)興物業(yè)公司各部門。3．職責(zé)3.1公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)對所有采購業(yè)務(wù)的財務(wù)監(jiān)控，每半年公布一次常用物資參考價格，并負(fù)責(zé)每半年對各類物資供應(yīng)商進(jìn)行抽查回訪，了解采購人員的職務(wù)行為及各類物資價格的浮動情況，對各部門物資的調(diào)劑和資產(chǎn)管理進(jìn)行監(jiān)督。3.2公司總監(jiān)辦公室負(fù)責(zé)審核各部門家私、家電、電腦及其配件類物資、車輛及配件類物資的采購，VI產(chǎn)品的制作；3.3公司綜合部負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)設(shè)備設(shè)施及工具、工作制服等物資的采購，審核評估A類物資供應(yīng)商或品牌，并協(xié)助財務(wù)管理部公布統(tǒng)一采購物資的價格。4．定義4.1VI產(chǎn)品：公司VI手冊所規(guī)范的各種標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字、標(biāo)準(zhǔn)色以及在其組合基礎(chǔ)上所形成的各種事務(wù)類、廣告宣傳類、服飾、汽車、印刷品、環(huán)境等與視覺接觸的物品。4.2單宗采購額：一次性采購物資的總額。4.3A類物資：經(jīng)營性物資4.4B類:物資其他非經(jīng)營性物資。5．方法和過程控制5.1物資供應(yīng)商或品牌的選擇、評估5.1.1采購B類物資，由物資使用部門對供應(yīng)商的資信、服務(wù)和所提供物資的質(zhì)量、價格、服務(wù)及時性、品質(zhì)保證系統(tǒng)、售后服務(wù)質(zhì)量等情況進(jìn)行綜合評價，填寫《物資申請報告》，必要時需附采購合同樣本、質(zhì)量檢驗數(shù)據(jù)或現(xiàn)場檢測證明，報相關(guān)職能部門審核。5.1.2公司內(nèi)任一部門評估合格的B類物資品牌或供應(yīng)商，半年內(nèi)公司其他部門無須再次評估，可直接按采購程序進(jìn)行采購。5.1.3綜合部負(fù)責(zé)選擇并評估合格A類物資供應(yīng)商或品牌，每年進(jìn)行一次采購回訪，簽定合同的在合同期滿前進(jìn)行一次現(xiàn)場評估，重點(diǎn)對資信情況進(jìn)行評估并將結(jié)果記錄在《物資供應(yīng)商回訪表》中，合格者方可續(xù)約。5.1.4綜合部應(yīng)及時公布已評估合格的物資供應(yīng)商或品牌，以便各部門直接與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系。5.1.5如因服務(wù)質(zhì)量要求需要增加A類物資種類、供應(yīng)商或品牌時，由使用部門根據(jù)該物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程度進(jìn)行評價，填寫《A類物資采購信息變更申請表》，報綜合部審批后，增加A類物資種類、供應(yīng)商或品牌。5.1.6對A類物資供應(yīng)商無法滿足服務(wù)質(zhì)量要求或供應(yīng)商資信降低、破產(chǎn)倒閉或搬遷、更名時，結(jié)合實際情況，填寫《A類物資采購信息變更申請表》，報綜合部審批后，更改或取消該項物資供應(yīng)商資格。5.1.7在指定品牌、供應(yīng)商處采購物資時，如購到偽劣商品，采購員或倉庫管理員需在三天內(nèi)上報綜合部，如一個月內(nèi)在某一個供應(yīng)商處采購兩次以上偽劣商品或半年內(nèi)出現(xiàn)四次偽劣商品，綜合部將取消其合格供應(yīng)商資格，在三天內(nèi)通知到各部門，并會同有關(guān)部門選擇新的合格供應(yīng)商。5.1.8綜合部每年對各部門經(jīng)營過程中所需的常用、批量或重要物資進(jìn)行一次統(tǒng)計，可通過報紙或其他公開的形式對物資供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)，一方面及時了解市場信息，并促使現(xiàn)有供應(yīng)商及時調(diào)整物資價格；另一方面通過對前來投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行選擇、評估，以使常用、批量或重要物資的合格供應(yīng)商保持在三個以上。5.1.9各部門確定以定期結(jié)算方式的物資供應(yīng)商時，須由部門填寫《物資申請報告》，按B類物資評審程序進(jìn)行評估，并簽訂物資采購合同或協(xié)議，在結(jié)賬時須以市場平均價或合同協(xié)議價為標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真核對物資價格，無誤后方可結(jié)賬。合同期滿前需重新評估，填寫《物資申請報告》報相關(guān)職能部門審批后，再續(xù)簽或新簽采購合同或協(xié)議。5.2物資采購5.2.1每月底使用部門根據(jù)工作計劃列出物資采購清單，倉庫管理員結(jié)合倉庫庫存情況《物資申請單》，按照審批權(quán)限及程序報批后安排采購。5.2.2如屬A類物資中的統(tǒng)一結(jié)算物資，由倉庫管理員負(fù)責(zé)每月五日前單獨(dú)填寫《物資申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在指定品牌或供應(yīng)商處采購，并于每月25日前直接向供應(yīng)商索取正式發(fā)票，以綜合部提供協(xié)議價為結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真核對物資價格無誤后，按財務(wù)制度結(jié)帳。5.2.3采購員進(jìn)行采購時，應(yīng)檢查物資采購審批文件是否齊全，如文件不齊全應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人報告，補(bǔ)齊必備文件后，再安排采購或簽訂采購合同。5.2.4A類物資須在指定品牌或供應(yīng)商處采購，如無法在指定品牌或供應(yīng)商處采購，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人與綜合部經(jīng)理協(xié)商，并在《物資申請單》“備注”欄簽署意見后再安排采購。5.2.5采購資產(chǎn)須依照公司資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行5.2.6采購價值大于2000元以上B類物資的，須提供三家以上供應(yīng)商的相關(guān)資料，并將有關(guān)供應(yīng)商情況記錄在《物資申請報告》中，同時附供應(yīng)商背景資料如資信、技術(shù)能力、資格證書、售后服務(wù)及擬定商家的合同樣本等報相關(guān)職能部門審核，物業(yè)總監(jiān)審批。對于某種特殊物質(zhì)（如兒童娛樂設(shè)施、健身器材等），無法取得三家同類型產(chǎn)品的資料時，須在表格評估結(jié)論中注明。5.2.7A類物資中的統(tǒng)一結(jié)算物資，由公司于每年評審后統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保物美價廉。5.3資產(chǎn)采購5.3.1a）家私、家電、車輛及配件報綜合部；b）電腦及配件報總監(jiān)辦公室；c）保安器材、檢測儀表報營運(yùn)管理部。5.3.2部門購買的資產(chǎn)單價在2000元以上的，由總監(jiān)辦公室派專人到現(xiàn)場檢驗核實，并在發(fā)票聯(lián)簽字確認(rèn)后，采購員方可到財務(wù)管理部辦理報銷手續(xù)。5.4VI產(chǎn)品采購5.4.1VI產(chǎn)品設(shè)計必須符合公司VI手冊的規(guī)定。5.4.2制作公司VI手冊內(nèi)包括的VI產(chǎn)品時，由部門經(jīng)理填寫《VI產(chǎn)品設(shè)計/制作審批表》(不含已審批過的VI產(chǎn)品)，按權(quán)限報批后，在指定供應(yīng)商處制作。5.4.3部門負(fù)責(zé)人須指定專人對制作