辦公自動化教案課件

辦公自動化：Instituteofhumanities&socialtechnologyOfficeAutomation2009年2月23日課程簡介第1章辦公自動化的理論基礎(chǔ)第2章辦公中的文檔處理第3章辦公中的表格與圖表制作第4章辦公中的數(shù)據(jù)處理第5章辦公中的演示文稿的制作第6章辦公中的電子郵件與桌面信息管理第7章辦公局域網(wǎng)的組建和應(yīng)用第8章辦公中的因特網(wǎng)資源應(yīng)用第9章辦公中的網(wǎng)絡(luò)電話與網(wǎng)絡(luò)會議第10章復(fù)印機(jī)和速印機(jī)第11章打印機(jī)第12章掃描儀和數(shù)字照相機(jī)第13章移動存儲設(shè)備和光盤刻錄機(jī)第1章辦公自動化的理論基礎(chǔ)【本章主要知識點(diǎn)】辦公自動化的概念和層次辦公自動化的組成與功能辦公自動化的發(fā)展過程辦公自動化的發(fā)展趨勢我國辦公自動化的發(fā)展歷程

影響我國辦公自動化發(fā)展的因素

電子政務(wù)的基本知識

辦公自動化的安全與保密重點(diǎn)難點(diǎn)重點(diǎn)辦公自動化的基本概念辦公自動化的組成國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展情況難點(diǎn)辦公自動化的發(fā)展趨勢電子政務(wù)的相關(guān)知識辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密措施1.1辦公自動化的基本概念1.概念辦公自動化作為一個術(shù)語是由D.S.哈特于1936年首先提出。20世紀(jì)70年代M.C.Zisman(杰斯曼)為其下了一個較為完整的定義：辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的

。

說明:對OA概念的全新認(rèn)識在OA功能上：對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)；對于中層管理者而言，OA是管理信息系統(tǒng)；對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。在技術(shù)范疇上：計算機(jī)技術(shù)是OA的前提，通信技術(shù)是OA的基礎(chǔ)，科學(xué)的管理思想是實(shí)現(xiàn)OA的核心。2.層次:辦公自動化分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。

3.組成:辦公自動化涉及了四個方面：辦公人員、辦公信息、辦公程序和辦公設(shè)備。辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。辦公自動化系統(tǒng)綜合體現(xiàn)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系。信息是被加工的對象，機(jī)器是加工的工具，人是加工過程中的設(shè)計者、指揮者和成果的享用者。4.OA基本功能:個人辦公管理領(lǐng)導(dǎo)日程管理文檔資料管理人員/權(quán)限管理。部門事務(wù)處理公文管理會議管理1.2辦公自動化的發(fā)展演變1.起源:20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機(jī),最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關(guān)知識:美國GE(通用電器)公司最早使用計算機(jī)進(jìn)行工資計算,開始了計算機(jī)數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機(jī)開始進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作.1946年,美國賓西法尼亞大學(xué)研制成功電子數(shù)字計算機(jī)ENIAC。重28噸，耗電150kW，占地170平米，用電子管18800個，每秒5000次加法。2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)四個階段。

1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機(jī)為中心。

20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機(jī)發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。

20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)發(fā)展的階段。

20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化”的階段。

3.辦公自動化的未來發(fā)展

辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，使用MSOffice系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。我國OA發(fā)展存在的問題

目前困擾我國辦公自動化的應(yīng)用主要有以下問題：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善系統(tǒng)的安全難以令人滿意與辦公自動化相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全落后的管理模式與先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的支持不夠軟件應(yīng)用相對滯后于硬件平臺不能慎重選擇適合自身條件的設(shè)備、軟件和服務(wù)廠商。

3.實(shí)現(xiàn)辦公自動化的必備條件

要實(shí)現(xiàn)辦公自動化，就得為它創(chuàng)造必備的條件。沒有這些條件，辦公自動化就只是一句空話。這些必備條件是:經(jīng)濟(jì)條件技術(shù)條件設(shè)備條件標(biāo)準(zhǔn)化的建立辦公環(huán)境的現(xiàn)代化辦公人員的高素質(zhì)?？傊?，辦公自動化實(shí)現(xiàn)的條件，涉及到機(jī)構(gòu)、人、機(jī)等項目，還包括思想觀念、工作機(jī)構(gòu)、工作方式的相應(yīng)變化。以MicrosoftOffice為代表的辦公軟件的完善，使辦公過程中公文的流轉(zhuǎn)得以順利實(shí)現(xiàn)，同時多媒體、數(shù)字簽名等技術(shù)的應(yīng)用，又使電子公文能得到普遍認(rèn)可，初步解決了電子文檔的法律問題。

20世紀(jì)90年代末，我國“政府上網(wǎng)”工程的開展，極大地調(diào)動了政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位信息化建設(shè)的積極性，為辦公自動化帶來了新的發(fā)展契機(jī)。近兩年國家各級政府部門如火如荼開展了“電子政務(wù)”建設(shè)，同時國家的政府機(jī)構(gòu)改革也在緊鑼密鼓地進(jìn)行，政府一邊精簡機(jī)構(gòu)、縮減人員，一邊要求利用計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)政府管理的現(xiàn)代化。與此同時，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深化和市場競爭的逐漸激烈，企業(yè)也認(rèn)識到暴利時代已經(jīng)過去，企業(yè)的真正利潤增長點(diǎn)在于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品競爭能力上。21世紀(jì)，將是我國辦公自動化發(fā)展的一個黃金時代。

1.4電子政務(wù)簡介

1.什么是電子政務(wù):電子政務(wù)就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的政務(wù)活動，是指各級政府部門運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將政府可公開的信息面向社會、面向企業(yè)、面向公眾發(fā)布，并使政府的服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化。

對于政府機(jī)關(guān)來說，OA建設(shè)就是電子政務(wù)工作開展的前提，電子政務(wù)是對OA建設(shè)的發(fā)展。2.我國電子政務(wù)的發(fā)展概況

我國電子政務(wù)的發(fā)展經(jīng)歷了以下三個階段:1)初期緩慢發(fā)展階段80年代末，中央和地方黨政機(jī)關(guān)所開展的辦公自動化（OA）工程，建立了各種縱向和橫向內(nèi)部信息辦公網(wǎng)絡(luò)2)快速完善發(fā)展1998年4月，青島市在互聯(lián)網(wǎng)上建立了我國第一個嚴(yán)格意義上的政府網(wǎng)站“青島政務(wù)信息公眾網(wǎng)”（http://）。

1999年1月，40多個部委（局、辦）的信息主管部門共同倡議發(fā)起了“政府上網(wǎng)工程”,其目標(biāo)是在1999年實(shí)現(xiàn)60%以上的部委和各級政府部門上網(wǎng)，在2000年實(shí)現(xiàn)80%以上的部委和各級政府部門上網(wǎng)。截止到2002年1月15日，以為結(jié)尾注冊的域名總數(shù)達(dá)到5864個，占國內(nèi)域名總數(shù)的4.6%;已經(jīng)建成的WWW下的政府網(wǎng)站達(dá)4677個，占總數(shù)的1.7%，所有的省級政府機(jī)構(gòu)和中央部委、95%以上的市級政府和省政府的廳局辦、70%以上的縣級政府以及經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)級政府都已經(jīng)在網(wǎng)上設(shè)立了辦事窗口。高深層次發(fā)展階段最近，電子政務(wù)開始向更高層次發(fā)展，主要表現(xiàn)：首先，許多地方政府都將國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化作為“十一五”規(guī)劃的重要內(nèi)容其次，專業(yè)化的政府服務(wù)網(wǎng)站日益增多，服務(wù)內(nèi)容更加豐富，功能不斷增強(qiáng)，互動性得到很大提高。第三，電子政務(wù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了我國IT行業(yè)的發(fā)展，包括硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件等。近幾年都在一定程度上受惠于電子政務(wù)的發(fā)展。第四，電子政務(wù)的軟課題研究已經(jīng)提到議事日程3.國外電子政務(wù)發(fā)展?fàn)顩r

從世界范圍來看，推進(jìn)政府部門辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，全面信息共享已是大勢所趨。美國加拿大新加坡英國日本韓國德國印度4.電子政務(wù)系統(tǒng)優(yōu)越性分析

1998年4月，青島市在互聯(lián)網(wǎng)上建立了我國第一個嚴(yán)格意義上的政府網(wǎng)站“青島政務(wù)信息公眾網(wǎng)”（http://），發(fā)展至今，該網(wǎng)站設(shè)計已經(jīng)非常精美、功能非常完善，對于大部分市民關(guān)心的問題已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)式”電子政務(wù)，真正體現(xiàn)了電子政務(wù)的基本原則，在技術(shù)的使用、內(nèi)容和管理等諸多方面都走在全國前列，對我國當(dāng)前建設(shè)電子政務(wù)具有參考價值。

建設(shè)原則先進(jìn)技術(shù)實(shí)用化。在政府管理中采用先進(jìn)的信息和通信技術(shù)可以使政府做到以前不可能做到的事情，如倍增的效率、高度的透明、巨大的管理幅度、充分的管理授權(quán)等。管理集成和系統(tǒng)開發(fā)的互動。即：按信息和通信技術(shù)的應(yīng)用要求對現(xiàn)有流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)重組，在進(jìn)行管理集成時充分挖掘信息和通信技術(shù)的應(yīng)用潛力，使先進(jìn)技術(shù)為管理集成服務(wù)。需求與實(shí)現(xiàn)的互動。即技術(shù)開發(fā)人員懂得如何實(shí)現(xiàn)工作業(yè)務(wù)的電子化，而政府工作人員知道正確地提出實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)電子化的需求。建立“可視”政府。實(shí)現(xiàn)政府管理和服務(wù)的四個“可視”，即流程可視、過程可視、狀態(tài)可視和對象可視，可視功能對反腐倡廉具有重要意義。

2)基本構(gòu)成

“青島政務(wù)信息公眾網(wǎng)”網(wǎng)站設(shè)置有市長專頁、市長信箱、開放之窗、政務(wù)公開、友好往來、政府文庫、青島市情、城市規(guī)劃、新聞發(fā)布會、要聞回顧、圖片新聞、政策法規(guī)、組織機(jī)構(gòu)、為民服務(wù)、青島經(jīng)貿(mào)、招商引資、青島名牌、重點(diǎn)企業(yè)、交通信息、房地產(chǎn)信息、醫(yī)療保險等21個子欄目，可以說內(nèi)容非常全面，可以涉及到公眾生活、企業(yè)辦公、政府內(nèi)部信息交流的方方面面。3)管理特征電子政務(wù)引起的政府辦公管理變革具有兩個突出特征：開放式管理交互式管理1.5辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟(jì)和實(shí)用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強(qiáng)其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析安全保密因素:人為原因計算機(jī)病毒系統(tǒng)安全的標(biāo)志能防止對信息的非法竊??；預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時間較短；安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟(jì)要求；安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。一只熊貓，三炷香，憨態(tài)可掬，卻是歹毒至極。2006年底，這個命名“熊貓燒香”的病毒，在近乎一夜之間使數(shù)以百萬臺計算機(jī)遭到感染和破壞，該病毒更一舉拿下了“2006十大計算機(jī)病毒之首”的“桂冠”。今年1月中旬，該病毒的制作者李俊被湖北警方逮捕，成為我國破獲的國內(nèi)首例制作計算機(jī)病毒大案。但時至今日，“熊貓燒香”病毒的新變種還在不斷出現(xiàn)，繼續(xù)危害著計算機(jī)用戶。數(shù)據(jù)保密的基本要求:數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件。加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的對策加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：a)行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會允許的各種方式法律措施針對計算機(jī)犯罪的打擊、制裁手段軟件保護(hù)措施采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密物理保護(hù)措施對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護(hù)保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：安全監(jiān)視技術(shù)用戶登記設(shè)置權(quán)限存取控制工作日志“防火墻”技術(shù)自適應(yīng)安全管理件終端識別計算機(jī)安全加權(quán)加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：用戶認(rèn)證技術(shù)利用用戶專有信息:口令密碼通行字利用用戶專有用品:鑰匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜計算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰”-----共鑰密鑰數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理；（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范；（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；（4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。小結(jié)辦公自動化是一種技術(shù)，是一個系統(tǒng)工程。辦公自動化作為一個術(shù)語是由D.S.哈特于1936年首先提出。20世紀(jì)70年代M.C.Zisman為其下了一個較為完整的定義?，F(xiàn)在我們一般認(rèn)為：辦公自動化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。辦公自動化一般可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型，整個辦公過程包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)7個方面的功能，分別是：內(nèi)部通信平臺的建立；信息發(fā)布平臺的建立；工作流程的自動化；文檔管理的自動化；輔助辦公；信息集成以及分布式辦公的實(shí)現(xiàn)。20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，因種種原因的制約，各個單位辦公自動化程度有所不同。對于政府機(jī)關(guān)來說，OA建設(shè)就是電子政務(wù)工作開展的前提，電子政務(wù)是對OA建設(shè)的發(fā)展。電子政務(wù)就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的政務(wù)活動，是指各級政府部門運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將政府可公開的信息面向社會、面向企業(yè)、面向公眾發(fā)布，并使政府的服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化。我國電子政務(wù)分為初期緩慢發(fā)展、快速完善發(fā)展和高深層次發(fā)展三個階段。今后，電子政務(wù)引起的政府辦公管理變革具有五個突出特征：開放式管理、交互式管理、一網(wǎng)式管理、一表式管理、自律式管理。辦公自動化系統(tǒng)中，客觀存在著許多不安全因素。必須加強(qiáng)對辦公自動化系統(tǒng)的安全和保密管理。加強(qiáng)OA系統(tǒng)安全和保密的措施有：強(qiáng)化管理、加速立法、宣傳教育、技術(shù)研究。保證系統(tǒng)安全的技術(shù)對策有：安全監(jiān)視、“防火墻”、終端識別、計算機(jī)安全加權(quán)等。加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的技術(shù)對策有：用戶認(rèn)證、計算機(jī)數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽字等。習(xí)題

一、填空1.辦公自動化一般可分為三個層次，即事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。2.辦公自動化涉及了四個方面，即辦公人員、辦公信息、辦公程序和辦公設(shè)備。辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。3.20世紀(jì)70年代初，美國最先將電腦引入辦公室。此后辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備使用上大都經(jīng)歷了設(shè)備以單機(jī)為中心、局部網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)發(fā)展的階段、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化”的四個階段。4.我國電子政務(wù)發(fā)展過程