辦公軟件應(yīng)用實(shí)例教程第十二章

辦公軟件實(shí)例教程

(WindowsXP+Office2003)第十二章

制作員工工資管理表12.1創(chuàng)建員工工資管理表步驟1新建一個(gè)Excel電子表格工作簿，在工作簿第一個(gè)工作表中建立基本工資記錄表格數(shù)據(jù)?；竟べY記錄表格是用來(lái)記錄員工基本記錄的表格，其中所列項(xiàng)目有員工編號(hào)、員工姓名、所屬部門、底薪、崗位工資、工齡工資及基本工資等，如圖12-2所示的是根據(jù)以上項(xiàng)目建立的基本工資記錄表。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2建立出勤表。員工出勤表格是用來(lái)統(tǒng)計(jì)單位員工出勤情況的，其中所列項(xiàng)目有員工編號(hào)、員工姓名、所屬部門、事假及病假等，如圖12-3所示的是根據(jù)以上項(xiàng)目建立的出勤表。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3建立員工福利表。員工福利表是用來(lái)記錄員工福利數(shù)據(jù)的，其所列項(xiàng)目包括員工編號(hào)、員工姓名、所屬部門、住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼及三險(xiǎn)一金等，如圖12-4所示是根據(jù)以上項(xiàng)目建立的員工福利表。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4建立員工工資管理表。員工工資管理表是用來(lái)匯總以上所有的表格數(shù)據(jù)的，計(jì)算出每位員工所應(yīng)獲得的工資總額和應(yīng)付工資等信息。其中所列項(xiàng)目包括月份、員工編號(hào)、員工姓名、所屬部門、基本工資、住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、請(qǐng)假扣款、三險(xiǎn)一金扣款、工資總額、應(yīng)扣所得稅、實(shí)際應(yīng)付工資等。由于系統(tǒng)默認(rèn)的工作簿只有3個(gè)工作表，因此需要在此工作簿中插入新的工作表。選擇“插入”|“工作表”，此時(shí)工作表標(biāo)簽處插入工作表Sheet4，雙擊工作表標(biāo)簽重新命名為“員工工資管理表”，如圖12-5所示的是根據(jù)以上項(xiàng)目建立的員工工資管理表。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)12.2在員工工資管理表中創(chuàng)建公式在工作表中輸入數(shù)據(jù)后，還需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算分析等。像我們剛才建立的員工工資管理表（圖12-5），表中的員工編號(hào)、姓名、基本工資等的數(shù)據(jù)我們?cè)谧龌竟べY記錄表時(shí)已經(jīng)輸入了，在員工工資管理表中能不能直接引用呢？而工資總額這一項(xiàng)，我們利用手工可以計(jì)算，但是能不能用電子表格直接幫我們計(jì)算得出結(jié)果呢？這就是我們這一小節(jié)要講的內(nèi)容。公式是單元格中一系列值、單元格的引用、名稱或運(yùn)算符的組合，可生成新的值。利用公式可以對(duì)工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算。在公式中，不但可以引用同一個(gè)工作表中的不同單元格，也可以引用同一工作簿中的不同工作表中的單元格，還能引用其他工作簿任意工作表中的單元格。我們學(xué)習(xí)完公式的組成及應(yīng)用后，就能利用公式來(lái)完成員工工資管理表中的數(shù)據(jù)。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)12.2.1輸入和編輯公式

Excel中的公式由等號(hào)、單元格和運(yùn)算符號(hào)三部分組成，以“=”開頭，公式中也可以出現(xiàn)函數(shù)。公式實(shí)質(zhì)上也是單元格數(shù)據(jù)，Excel會(huì)將輸入單元格中的以等號(hào)開頭的數(shù)據(jù)自動(dòng)認(rèn)為是公式。接下來(lái)介紹以簡(jiǎn)單公式求出“基本工資記錄表”中的數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下所述。步驟1在“基本工資”列中的單元格G3中輸入公式“=D3+E3+F3”，如圖12-6所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2按回車鍵確認(rèn)公式輸入，此時(shí)單元格G3中的數(shù)據(jù)如圖12-7所示。步驟3利用自動(dòng)句柄填充功能填充底下的單元格，如圖12-8所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)12.2.2引用員工基本工資記錄表數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)完公式的輸入與編輯后，現(xiàn)在我們開始填充員工工資管理表中的數(shù)據(jù)，因?yàn)楣べY是按月發(fā)的，所以月份一項(xiàng)我們可以設(shè)置單元格格式如圖12-9所示,然后填入2006-12-31，就可把月份填充了。按住Ctrl鍵把月份復(fù)制到相應(yīng)的單元格，如圖12-10所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)員工編號(hào)與員工姓名及所屬部門項(xiàng)我們可以復(fù)制“基本工資記錄表”里的數(shù)據(jù)，而基本工資、住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、三險(xiǎn)一金扣款等在基本工資記錄表、出勤表中也已經(jīng)有數(shù)據(jù)了，也可利用復(fù)制來(lái)完成。但是如果前面幾個(gè)基本表的數(shù)據(jù)有變動(dòng)，員工工資管理表的數(shù)據(jù)我們又得重新一一復(fù)制，在這里我們教大家利用電子表格的引用公式來(lái)直接引用，用引用公式來(lái)引用就可以避免這個(gè)麻煩，保持?jǐn)?shù)據(jù)同步更新。具體操作步驟如下所述。步驟1單擊“員工工資管理表”單元格E3,在其中輸入公式：=基本工資記錄表!G3。這個(gè)公式的含義是引用基本工資記錄表中G3單元格的數(shù)據(jù)，按回車鍵確認(rèn)輸入后，在單元格D4中顯示相應(yīng)的數(shù)據(jù)，如圖12-11所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2使用自動(dòng)句柄填充功能復(fù)制單元格至此列區(qū)域單元格，如圖12-12所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、三險(xiǎn)一金扣款等項(xiàng)利用相同的方法引用數(shù)據(jù)。除了可以直接引用數(shù)據(jù)以外，我們還可以利用引用的數(shù)據(jù)進(jìn)行公式的計(jì)算，如請(qǐng)假扣款這一項(xiàng)，假設(shè)請(qǐng)事假一天扣50塊人民幣，請(qǐng)病假一天扣30塊人民幣，則請(qǐng)假扣款的公式為：=出勤表!D4*50+出勤表!E4*30。在員工工資管理表單元格H3中輸入公式，結(jié)果如圖12-13所示，再把所有員工的請(qǐng)假扣款利用拖動(dòng)填充手柄的方法填充。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)得出上面的數(shù)據(jù)后，現(xiàn)在我們可以計(jì)算出稅前的總工資了：工資總額=基本工資+住房補(bǔ)貼+交通補(bǔ)貼-請(qǐng)假扣款-三險(xiǎn)一金扣款在員工工資管理表單元格J3中輸入公式：=E3+F3+G3-H3-I3。按回車鍵后得出如圖12-14所示結(jié)果。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)小貼士三險(xiǎn)一金指的是基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和住房公積金。國(guó)家新的財(cái)稅法規(guī)定，三險(xiǎn)一金可在稅前扣除。到現(xiàn)在，我們已經(jīng)把每個(gè)員工的工資總額求出來(lái)了，但是根據(jù)國(guó)家的財(cái)稅法規(guī)定，個(gè)人工資總額超過(guò)1600元人民幣的要交個(gè)人所得稅，所以我們還要計(jì)算出要交納的個(gè)人所得稅，才能得出每個(gè)員工的實(shí)發(fā)工資，下面我們就來(lái)學(xué)習(xí)函數(shù)，用函數(shù)來(lái)計(jì)算個(gè)人所得稅。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)12.3在員工工資管理表中

用函數(shù)來(lái)計(jì)算個(gè)人所得稅函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)兩個(gè)部分組成。函數(shù)名通常由大寫字母組成，一般可以通過(guò)函數(shù)名來(lái)了解函數(shù)的功能。如MAX函數(shù)是用來(lái)求最大值的函數(shù)。參數(shù)是函數(shù)中用來(lái)執(zhí)行操作或計(jì)算的數(shù)值，參數(shù)的類型與具體的函數(shù)有關(guān)。函數(shù)中使用的參數(shù)包括數(shù)值、文本、單元格引用、單元格區(qū)域、名稱、標(biāo)志、嵌套函數(shù)等。函數(shù)的格式是：=函數(shù)名（參數(shù)值，參數(shù)值…）。使用函數(shù)可以幫助我們快速計(jì)算一些數(shù)據(jù)。12.3.1函數(shù)組成函數(shù)既可以執(zhí)行簡(jiǎn)單又可以執(zhí)行復(fù)雜的計(jì)算，是一種預(yù)定義的公式，利用函數(shù)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速計(jì)算。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)12.3.2利用函數(shù)來(lái)計(jì)算個(gè)人所得稅

薪金所得，是指?jìng)€(gè)人因任職或者受雇而取得的工資、獎(jiǎng)金、年終加薪、勞動(dòng)分紅、津貼、補(bǔ)貼以及與任職或受雇有關(guān)的其他所得（如業(yè)務(wù)提成），包括現(xiàn)金、實(shí)物和有價(jià)證券。

個(gè)人取得工資、薪金所得，以每月收入額減去費(fèi)用1600元后的余額為應(yīng)納稅所得額。

外籍人員工資、薪金，中國(guó)居民境外取得工資、薪金所得，可在減去費(fèi)用1600元的基礎(chǔ)上，再減除附加減去費(fèi)用3200元，僅就超過(guò)部分作為應(yīng)納稅所得額。

個(gè)人在兩處或兩處以上取得工資、薪金所得的，應(yīng)合并計(jì)稅。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)個(gè)人取得的工資、薪金所得適用于5%至45%的九級(jí)超額累進(jìn)稅率計(jì)算繳納個(gè)人所得稅，詳見如表12-1所示個(gè)人所得稅稅率表一（工資、薪金所得適用）。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)計(jì)算公式為：應(yīng)納稅所得額=月工資、薪金收入總額“三險(xiǎn)一金”1600元或4800元應(yīng)納稅額=應(yīng)納稅所得額×適用稅率速算扣除數(shù)從員工工資管理表的工資總額列上看，該公司員工工資的應(yīng)納稅所得額中沒(méi)有超過(guò)2000的，因此我們只需要考慮3種情況：全月不用交稅的，全月應(yīng)交稅所得額不在500的，全月應(yīng)交稅所得額超過(guò)500至2000之間的。因此我們考慮用IF函數(shù)來(lái)求個(gè)人所得稅。但是IF函數(shù)只能處理兩種情況，而計(jì)算個(gè)人所得稅要處理3種情況，在這里我們可以使用函數(shù)的嵌套。函數(shù)的嵌套是指將某函數(shù)作為另一函數(shù)的參數(shù)，當(dāng)嵌套函數(shù)作為參數(shù)使用時(shí)，它返回的數(shù)值類型必須與參數(shù)使用的數(shù)值類型相同。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)利用IF函數(shù)的嵌套，我們可以這樣來(lái)實(shí)現(xiàn)。K3=IF(J3<1600,0,(IF(J31600<500,(J31600)*0.05,(J31600)*0.125)))這個(gè)公式表示，如果工資總額J3<1600則應(yīng)扣所得稅為0,否則所得稅按下面這個(gè)表達(dá)式來(lái)計(jì)算IF(J31600<500,(J31600)*0.05,(J31600)*0.125)當(dāng)（工資總額1600）小于500時(shí)，按照個(gè)人所得稅稅率表的第一級(jí)計(jì)算所得稅，即按(J31600)*0.05計(jì)算。當(dāng)（工資總額1600）大于500小于2000時(shí)，按照個(gè)人所得稅稅率表的第二級(jí)計(jì)算所得稅，即按(J3-1600)*0.125來(lái)計(jì)算。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)具體操作步驟如下所述。步驟1在編輯欄輸入公式。輸入公式確定后結(jié)果如圖12-15所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2用填充手柄把應(yīng)扣所得稅列填充數(shù)據(jù)。步驟3求出實(shí)發(fā)工資，在單元格L3中輸入公式：=J3-K3。按回車鍵確認(rèn)公式輸入，然后利用自動(dòng)句柄填充功能填充數(shù)據(jù)，得出實(shí)發(fā)工資如圖12-16所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)12.3.4數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用

在實(shí)際發(fā)放工資時(shí)，會(huì)將工資按部門統(tǒng)計(jì)，這就要用到數(shù)據(jù)透視表了。

數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，可以快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。你可以旋轉(zhuǎn)行或列看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。

我們借助“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，得出每個(gè)部門的實(shí)發(fā)工資。操作步驟如下所述。

步驟1單擊員工工資管理表的任一單元格。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2選擇“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?duì)話框，如圖12-17所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3在“請(qǐng)指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”欄中選擇“MicrosoftExcel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，然后在“所需創(chuàng)建的報(bào)表類型”欄中選擇“數(shù)據(jù)透視表”，單擊下一步按鈕，打開如圖12-18所示的對(duì)話框。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在“選定區(qū)域”中輸入數(shù)據(jù)清單區(qū)域，或單擊右邊的折疊按鈕拖動(dòng)選擇，如圖12-19所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟5單擊“下一步”按鈕，打開如圖12-20所示的對(duì)話框，選擇“新建工作表”選項(xiàng)。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟6單擊“布局”選項(xiàng)，打開如圖12-21所示的對(duì)話框。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)在“數(shù)據(jù)透視表布局”對(duì)話框中，可以設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)透視表的布局，將數(shù)據(jù)清單中的字段名拖至頁(yè)、行、列或數(shù)據(jù)區(qū)域。例如我們要得出“