Office電腦辦公綜合職業(yè)應(yīng)用視頻教程第08章

第8章Office2003組件資源共享

Office

2003是辦公集成套裝軟件，因此其包含的各個(gè)應(yīng)用程序之間有很多共同的地方，Word、Excel、PowerPoint等組件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相鏈接，或利用復(fù)制粘貼功能使所有數(shù)據(jù)資源共享。各種應(yīng)用程序產(chǎn)生的文檔之間可以是局部或全部的數(shù)據(jù)互用，這樣可以大大提高工作效率，減少因重復(fù)錄入產(chǎn)生的各種人為誤差，實(shí)現(xiàn)Office組件之間的無(wú)縫協(xié)同工作。本章就介紹這方面的有關(guān)知識(shí)。Office各組件間的資源互調(diào)Word與Excel數(shù)據(jù)鏈接Word與PowerPoint數(shù)據(jù)共享Outlook2003的使用8.1Office各組件間資源互調(diào)將Excel數(shù)據(jù)嵌入到Word文檔（1）啟動(dòng)Excel應(yīng)用程序，打開含有要嵌入數(shù)據(jù)的工作薄，選定要共享的數(shù)據(jù)（可以是整個(gè)工作表，一系列單元格或所需圖表），然后選擇【編輯】【復(fù)制】菜單命令，如圖1所示。（2）打開Word應(yīng)用程序，然后單擊要插入嵌入對(duì)象的位置。選擇【編輯】【選擇性粘貼】命令，打開如圖2所示的對(duì)話框。（3）選中“粘貼”單選按鈕，并在“形式”列表框中選擇“MicrosoftOfficeExcel工作表對(duì)象”。如果希望將嵌入對(duì)象顯示為圖標(biāo)，請(qǐng)選中“顯示為圖標(biāo)”復(fù)選框，這樣該對(duì)象將作為一個(gè)圖標(biāo)出現(xiàn)，雙擊該圖標(biāo)才能看到其內(nèi)容。（4）單擊【確定】按鈕即可將Excel數(shù)據(jù)嵌入到Word文檔中，如圖3所示。如果要將一個(gè)文件作為對(duì)象嵌入，可以按照下述步驟進(jìn)行操作。（1）打開要嵌入對(duì)象的應(yīng)用程序，將插入點(diǎn)移到要嵌入對(duì)象的位置。然后選擇【插入】【對(duì)象】菜單命令，在打開的“對(duì)象”對(duì)話框中單擊“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，如圖4所示。（2）在“文件名”框中，鍵入要用來(lái)創(chuàng)建嵌入對(duì)象的文件的路徑和名稱，或者單擊【瀏覽】按鈕選擇要插入的文件，并確認(rèn)清除“鏈接到文件”復(fù)選框。根據(jù)需要，選中或清除“顯示為圖標(biāo)”。最后單擊【確定】按鈕即可。

12348.2Word與Excel數(shù)據(jù)共享

Word和Excel兩程序之間還可以通過創(chuàng)建鏈接對(duì)象實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。所謂鏈接對(duì)象是指在源文件中創(chuàng)建并插入到目標(biāo)文件，同時(shí)保持兩文件間連接關(guān)系的信息。目標(biāo)文件僅存儲(chǔ)源文件的位置并顯示代表鏈接數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)。更新源文件時(shí)，目標(biāo)文件中的鏈接對(duì)象也將隨之更新。鏈接對(duì)象不能成為目標(biāo)文件的一部分。1.在Word文檔中鏈接（1）啟動(dòng)Excel應(yīng)用程序，打開含有要鏈接數(shù)據(jù)的工作薄，選定要共享的數(shù)據(jù)（可以是整個(gè)工作表，一系列單元格或所需圖表），然后選擇【編輯】【復(fù)制】菜單命令。（2）打開Word文檔，然后單擊要插入鏈接對(duì)象的位置。選擇【編輯】【選擇性粘貼】菜命令，打開如右圖所示的對(duì)話框。（3）選中“粘貼鏈接”單選按鈕，并在“形式”列表框中選擇“MicrosoftOfficeExcel工作表對(duì)象”。如果希望將鏈接對(duì)象顯示為圖標(biāo)，選中“顯示為圖標(biāo)”復(fù)選框即可。（4）設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕。2.鏈接文件將一個(gè)文件作為對(duì)象鏈接到目標(biāo)文件的操作與嵌入整個(gè)文件基本相同，只需將如右圖所示的“對(duì)象”對(duì)話框中的“鏈接到文件”復(fù)選框選中即可。8.3Word與PowerPoint數(shù)據(jù)共享1.Word文檔發(fā)送到PowerPoint程序打開已經(jīng)設(shè)置好格式的用來(lái)創(chuàng)建PowerPoint演示文稿的Word文檔，選擇【文件】→【發(fā)送】→【MicrosoftOfficePowerPoint】菜單命令，如圖1所示。2.PowerPoint演示文稿發(fā)送到Word文檔（1）打開要輸出到Word的演示文稿，選擇【文件】→

【發(fā)送】→

【MicrosoftOfficeWord】菜單命令，如圖2所示。（2）在彈出的如圖3所示的對(duì)話框中，選擇所要的版式，可將已有的備注定位到幻燈片旁邊或下面，給附加的備注加入空白行，或者只輸出演示文稿的文本大綱而不帶有幻燈圖像。然后選擇將幻燈片添加到MicrosoftOfficeWord文檔的方式，要將幻燈片作為嵌入對(duì)象插入，請(qǐng)選擇“粘貼”單選按鈕；要將幻燈片作為鏈接對(duì)象插入，請(qǐng)選擇“粘貼鏈接”單選按鈕。（3）設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕。這時(shí)Word程序會(huì)自動(dòng)打開顯示用PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿的內(nèi)容。1238.4使用Outlook收發(fā)郵件

Outlook2003是Microsoft公司在Office2003中推出的個(gè)人信息管理器和通信程序，它為用戶提供了一個(gè)統(tǒng)一的界面，幫助管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人及有關(guān)其他人和工作組的信息。Outlook2003中的增強(qiáng)功能，如“緩存Exchange模式”、郵件自動(dòng)分組、處理垃圾郵件和全新的閱讀視圖等，都旨在改進(jìn)信息的組織和管理方式，提高效率，改善服務(wù)器的連接性能。認(rèn)識(shí)Outlook2003的工作界面導(dǎo)航面板功能區(qū)按鈕信息查看器郵件列表導(dǎo)航面板閱讀窗口8.4使用Outlook收發(fā)郵件創(chuàng)建賬戶（1）在首次啟動(dòng)Outlook2003時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)配置Outlook2003的“電子郵件賬戶”向?qū)?，如圖1所示。用戶也可以在Outlook2003主窗口中，單擊菜單欄中的【工具】選項(xiàng)，然后選擇【電子郵件賬戶】命令，如圖2所示，同樣可以打開“電子郵件賬戶”向?qū)А＃?）在“電子郵件賬戶”向?qū)е羞x擇“添加新電子郵件賬戶”，單擊【下一步】按鈕，打開如圖3所示的對(duì)話框，在該對(duì)話框中根據(jù)具體情況選擇合適的服務(wù)器類型，這里以POP3為例，單擊【下一步】繼續(xù)。（3）打開如圖3所示的對(duì)話框。在該對(duì)話框中輸入個(gè)人用戶信息和郵件服務(wù)器信息，然后單擊【測(cè)試賬戶設(shè)置】按鈕進(jìn)行測(cè)試，在彈出的對(duì)話框中用戶可看到測(cè)試的結(jié)果。（4）測(cè)試成功后，單擊如圖4所示對(duì)話框中的【下一步】按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊【完成】按鈕即可創(chuàng)建自己的賬戶。

12348.4使用Outlook收發(fā)郵件收取郵件單擊【發(fā)送和接收】按鈕，在彈出的如圖1所示的對(duì)話框中會(huì)顯示發(fā)送和接收郵件的進(jìn)度。撰寫郵件（1）選擇【文件】【新建】【郵件】菜單命令，如圖2所示。（2）在打開的“郵件”窗口中，輸入收件人、抄送人的電子郵件地址，或者單擊【收件人】按鈕或【抄送】按鈕，在如圖3所示的對(duì)話框中選擇收件人和抄送人。在“郵件”窗口的“主題”框中輸入郵件的主題，該主題會(huì)顯示在收件人的郵件列表中。在下面的空白文本框中輸入郵件的具體內(nèi)容，如圖4所示。如果要發(fā)送附件，可以單擊【插入文件】按鈕，在彈出的“插入文件”對(duì)話框中選擇要發(fā)送的文件即可。（3）根據(jù)需要設(shè)置郵件的重要性級(jí)別，在默認(rèn)情況下為“普通”郵件。若要標(biāo)記為“很重要”，請(qǐng)單擊【重要性高】按鈕；若要標(biāo)記為“不重要”，請(qǐng)單擊【重要性低】按鈕。

12348.4使用Outlook收發(fā)郵件編輯郵件1.設(shè)置電子郵件格式（1）選擇【工具】【選項(xiàng)】菜單命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“郵件格式”選項(xiàng)卡，如右圖所示。（2）在“郵件格式”選項(xiàng)區(qū)域的“以該郵件格式撰寫”下拉列表中選擇一種文本格式：純文本、RTF（RichTextFormat、Rich-Text格式）或HTML。其中，HTML和RTF格式支持豐富的格式化編輯，只需要在郵件中選中要執(zhí)行格式化的文本，單擊工具欄上的快捷圖標(biāo)就可以進(jìn)行相應(yīng)的格式化編輯，比如改變字體屬性、調(diào)整段落對(duì)齊方式等，如右圖所示。8.4使用Outlook收發(fā)郵件2.選擇合適的郵件信紙如果要設(shè)置默認(rèn)信紙，可按如下操作。（1）打開Outlook”選項(xiàng)“對(duì)話框，在“郵件格式”選項(xiàng)卡的“信紙與字體”選項(xiàng)組中單擊【信紙選取器】按鈕，在打開的“信紙選取器”對(duì)話框中選擇合適的信紙，如圖1所示，在對(duì)話框下面的“預(yù)覽”窗口中可以看到所選信紙的樣式。在這里用戶也可以新建信紙或?qū)υ行偶堖M(jìn)行編輯，在連網(wǎng)的情況下，還可以從網(wǎng)上下載更多的信紙。（2）選擇完畢后，單擊【確定】按鈕即可。如果要在撰寫郵件的過程中更換信紙，可進(jìn)行以下操作。（1）在“郵件”窗口中，打開工具欄上【選項(xiàng)】的下拉菜單，選擇【信紙】選項(xiàng)，打開如圖2所示的對(duì)話框。（2）單擊該對(duì)話框中的【主題】按鈕，在彈出的“主題或信紙”對(duì)話框中選擇自己喜歡的信紙，如圖3所示，然后單擊【確定】按鈕即可。

1238.4使用Outlook收發(fā)郵件3.編輯個(gè)性化郵件簽名（1）打開Outlook”選項(xiàng)“對(duì)話框，單擊“郵件格式”選項(xiàng)卡的“簽名”選項(xiàng)組中的【簽名】按鈕，會(huì)打開“創(chuàng)建簽名”對(duì)話框，此時(shí)“簽名”列表中沒有任何簽名文件。單擊【新建】按鈕，彈出如圖1所示的對(duì)話框。（2）在該對(duì)話框的“輸入新簽名的名稱”文本框中輸入簽名的名稱，并選擇“由空白簽名開始”選項(xiàng)。設(shè)置完成后單擊【下一步】按鈕，打開“編輯簽名”對(duì)話框，如圖2所示。（3）在“該文本將包含在待發(fā)郵件中”文本框中輸入簽名的文字，并可以通過單擊【字體】和【段落】按鈕，對(duì)文本框中的文字進(jìn)行美化處理，或者單擊【高級(jí)編輯】按鈕打開Word應(yīng)用程序進(jìn)行簽名編輯。（4）編輯完成后單擊【完成】按鈕，返回到“創(chuàng)建簽名”對(duì)話框。此時(shí)，用戶可看到編輯好的簽名，如圖3所示，單擊【確定】按鈕即可。4.設(shè)定郵件傳遞時(shí)間（1）在“郵件”窗口中，單擊工具欄上的【選項(xiàng)】按鈕，打開如圖4所示的對(duì)話框。（2）在“傳遞選項(xiàng)”選項(xiàng)組中，選中“過期時(shí)間”復(fù)選框，然后輸入希望的到期日期。選中“傳遞不早于”復(fù)選框，然后輸入希望的傳遞日期和時(shí)間。

12348.4使用Outlook收發(fā)郵件創(chuàng)建聯(lián)系人（1）選擇【文件】【新建】【聯(lián)系人】菜單命令，如左下圖所示。（2）在打開的“聯(lián)系人”窗口中鍵入聯(lián)系人的名稱和電子郵件地址，如右下圖所示。發(fā)送郵件對(duì)于保存在收件箱中的郵件，可以單擊Outlook主窗口中的【發(fā)送和接收】按鈕，這樣Outlook會(huì)把發(fā)件箱里所有的新郵件一次發(fā)送出去。8.5Office2003其他組件1.Access2004Access2003是微軟公司推出的辦公自動(dòng)化套裝軟件Office2003中的一個(gè)重要組件——關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件，主要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建和修改，為數(shù)據(jù)庫(kù)管理提供了簡(jiǎn)單易用、功能強(qiáng)大的平臺(tái)，其完善程度足以滿足專業(yè)開發(fā)人員的需要。與其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相比，Access具有界面規(guī)范易于掌握的特點(diǎn)。通過創(chuàng)建或使用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)解決方案，用戶能夠更為輕松地組織、訪問和共享信息資源。2.FrontPage2003FrontPage是Microsoft公司專門為制作Web網(wǎng)頁(yè)開發(fā)的軟件。FrontPage2003包括創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的高級(jí)網(wǎng)站時(shí)所需的專業(yè)的設(shè)計(jì)、創(chuàng)作、數(shù)據(jù)和發(fā)布工具，它提供的特性、靈活性和功能可幫助用戶更好地構(gòu)建網(wǎng)站。8.6制作工作總結(jié)報(bào)告制作“工作總結(jié)報(bào)告”幻燈片母版選擇【視圖】→【母版】→【幻燈片母版】菜單命令，打開“幻燈片母版視圖”工具欄，如圖1所示。選中頁(yè)面中對(duì)象，選擇【格式】→【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】菜單命令，在彈出的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中選擇修改項(xiàng)目符號(hào)的樣式，如圖2所示。根據(jù)需要，為母版添加頁(yè)眉和頁(yè)腳。選擇【視圖】→【頁(yè)眉和頁(yè)腳】菜單命令，彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框，選擇“幻燈片”選項(xiàng)卡，對(duì)日期、頁(yè)腳等進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置如圖3所示。設(shè)置完畢后，選擇【文件】【另存為】菜單命令，打開“另存為”對(duì)話框。在該對(duì)話框中選擇其保存類型為“演示文稿設(shè)計(jì)模板”，則系統(tǒng)默認(rèn)“保存位置”為“Templates”，在“文件名”方框中輸入“工作總結(jié)報(bào)告”，如圖4所示。設(shè)置完畢后，關(guān)閉“幻燈片母版視圖”，此時(shí)效果如圖5所示。

123458.6制作工作總結(jié)報(bào)告設(shè)置背景選擇【格式】→【背景】菜單命令，屏幕將出現(xiàn)如圖1所示的“背景”對(duì)話框。在“背景填充”下的色條中，單擊左邊的小箭頭，然后單擊“填充效果”，打開“填充效果”對(duì)話框，選擇自己喜歡的背景顏色，并全部應(yīng)用，如圖2所示。輸入大綱演示文稿的大綱是文稿中的文本內(nèi)容，利用演示文稿大綱，可以先不考慮演示文稿的整體外觀情況，而集中揣摩演示文稿的主題論點(diǎn)，使制作出的演示文稿具有更強(qiáng)大的說服力。輸入大綱后的演示文稿如圖3所示。插入圖片選擇【插入】→【圖片】→【剪貼畫】菜單命令，在該窗口的右邊會(huì)顯示“剪貼畫”窗格，從中選擇需要的剪貼畫，單擊即可插入到幻燈片中，如圖4所示。

12348.6制作工作總結(jié)報(bào)告編輯幻燈片切換到“幻燈片瀏覽視圖”，根據(jù)需要對(duì)幻燈片進(jìn)行刪除、復(fù)制、移動(dòng)等操作。效果如圖1所示。打開Word應(yīng)用程序，制作“表?yè)P(yáng)信”文檔，如圖2所示。完成后將其保存為“表?yè)P(yáng)信.doc”。打開Excel應(yīng)用程序，制作“銷售對(duì)比”表格，如圖3所示。完成后，保存為“銷售對(duì)比表.xls”。1238.6制作工作總結(jié)報(bào)告在幻燈片中嵌入文檔和電子表格切換到PowerPoint窗口，打開需要插入表?yè)P(yáng)信的幻燈片，選擇【插入】【對(duì)象】菜單命令，在打開的對(duì)話框中，選中“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，然后單擊【瀏覽】按鈕，找到建立的“表?yè)P(yáng)信.doc”文件，單擊【確定】按鈕，如圖1所示。單擊【確定】按鈕后，“表?yè)P(yáng)信”文檔就會(huì)插入到幻燈片中，如圖2所示。切換到需要插入“銷售對(duì)比”電子表格的幻燈片，打開“插入對(duì)象”對(duì)話框，以同樣的方法將“銷售對(duì)比表.xls”文件插入，如圖3所示。放映制作的幻燈片選擇【幻燈片放映】→【設(shè)置放映方式】菜單命令，打開“設(shè)置放映方式”對(duì)話框，如圖4所示。當(dāng)然，用