醫(yī)學(xué)院校教務(wù)系統(tǒng)運行管理的實踐與思考

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)系統(tǒng)運行管理的實踐與思考醫(yī)學(xué)院校教務(wù)系統(tǒng)運行管理的實踐與思考

【中圖分類號】G473【文獻標(biāo)識碼】A

隨著我國高等教育的快速開展，高等教育辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴大，高校教學(xué)管理事務(wù)也隨之《≡觶《傳統(tǒng)的教務(wù)管理方式很難滿足日益增長的教學(xué)管理需要，在這種形勢下，教務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)運而生。教務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了教務(wù)人員的工作效率，使教務(wù)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、人性化，從而簡化了教務(wù)管理流程，提高了教務(wù)管理質(zhì)量。本文將站在一線教學(xué)管理人員的角度，談一談在徐州醫(yī)科大學(xué)使用教務(wù)管理系統(tǒng)的感受，針對我校具體情況對教務(wù)管理系統(tǒng)提出需求，并就該系統(tǒng)優(yōu)缺點進行分析，從中提煉出進一步優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)的思路，以期能更加適應(yīng)醫(yī)學(xué)院校開展。

一、我校對教務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)功能的需求

1.滿足日常教務(wù)管理要求，推動教務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級

我校教學(xué)管理的主要任務(wù)可以分為兩大類：事務(wù)性管理和戰(zhàn)略性管理。事務(wù)性管理包括日常的學(xué)籍管理、課表編排、成績錄入、考試安頓等具體事務(wù)的操作；戰(zhàn)略性管理包括培養(yǎng)計劃制定、教學(xué)工作評價、教學(xué)改革管理等、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督等概念化建設(shè)。因此，系統(tǒng)不僅要滿足管理日常教學(xué)事務(wù)的要求，還要兼顧教學(xué)價值層面的活動，實現(xiàn)我校教務(wù)工作從“事務(wù)型〞向“戰(zhàn)略型〞的轉(zhuǎn)變，從“效勞型〞向“管理型〞的轉(zhuǎn)變。

2.通過人性化設(shè)計傳達先進的教學(xué)管理理念

教務(wù)管理系統(tǒng)的宗旨在于使學(xué)校教學(xué)管理向高水平、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、便捷化邁進。通過教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)，體系設(shè)計應(yīng)將先進的教學(xué)管理思想和辦法體系納入并具體體現(xiàn)，如注重教學(xué)管理中以人為本、全面開展、素質(zhì)教育、創(chuàng)新能力培養(yǎng)、主體性、個性化、開放式、多樣化、生態(tài)和諧、系統(tǒng)性等。這對打破專業(yè)界限，培養(yǎng)復(fù)合型人才及各類各層懂醫(yī)的專業(yè)人員具有極大的意義，合乎在“大醫(yī)學(xué)〞背景社會對醫(yī)學(xué)人才的需求。

3.最大程度實現(xiàn)教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、便捷化

這個要求是要使整個教學(xué)管理流程中的各環(huán)節(jié)、各角色的操作運用，能最大限度地在系統(tǒng)中完成，最大限度地減少紙質(zhì)文本、減輕工作人員辦理的繁瑣程度，具體體現(xiàn)在：

〔1〕實現(xiàn)移動教務(wù)

實現(xiàn)移動教務(wù)的功能可以使教師和學(xué)生用手機隨時隨地使用系統(tǒng)，完成一切可以在電腦上完成的操作。經(jīng)過調(diào)查得知，學(xué)校里有少局部學(xué)生沒有配備電腦，但幾乎所有學(xué)生都有手機。每次選課時，沒有電腦的同學(xué)都要借用別人的電腦或是去圖書館的公共機房操作，極為不便。如果所有操作都可以在手機上完成會大大提高系統(tǒng)使用率、工作效率和便捷度。

〔2〕節(jié)省教學(xué)資源，力求實現(xiàn)無紙化辦公

我校一直以來調(diào)停課、借教室都要走線下，申請人要交紙質(zhì)申請單給院系領(lǐng)導(dǎo)審批，審批過后再去教務(wù)科審批，最后蓋過章的紙質(zhì)申請單交給教室管理員。如果所有的審核和傳遞都能在網(wǎng)上實現(xiàn)，一方面可以節(jié)約在各個部門奔走的時間，另一方面可以省去大量辦公用紙，減少不必要的開支。

〔3〕理想狀態(tài)下可從系統(tǒng)直接導(dǎo)出每位教師的工作量

課時登記與統(tǒng)計不僅是很多高校的日常工作工程，還是各項評估、認證必然要求完成的任務(wù)，且根據(jù)任務(wù)要求不同，統(tǒng)計口徑也有所不同，這就使得教務(wù)部門工作人員的統(tǒng)計工作量非常龐大。到目前為止我校教師工作量的統(tǒng)計還處于人工統(tǒng)計階段，這種人工統(tǒng)計辦法弊端很大，效率低下，數(shù)據(jù)平安性差，且容易失誤，所以很有必要將這項工作從人工走向計算機。采用電腦代替人工，可以控制成人工本錢，減輕教學(xué)管理人員的壓力，提高我們的統(tǒng)計管理效率[1]。

〔4〕具備統(tǒng)計教師調(diào)課率的功能，實時掌握教師調(diào)課情況

由于我校大局部教師是從醫(yī)院聘請的臨床醫(yī)生，接收急診或其他原因調(diào)課、停課、補課的情況較多，有了統(tǒng)計調(diào)課率的功能，發(fā)現(xiàn)教師調(diào)課率偏高時可以及時查證原因，提醒教師注意，杜絕教師因個人原因隨意調(diào)課的現(xiàn)象，維持良好的教學(xué)秩序。

二、正方教務(wù)管理系統(tǒng)在我校運行展現(xiàn)出的優(yōu)點

正方教務(wù)管理系統(tǒng)在我校的運行能夠根本滿足日常工作的需要，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在：

1.用多樣化的操作角色劃分各級部門權(quán)限

正方軟件公司根據(jù)我校的實際情況進行量身定制，打造了一個支持多角色切換的師生共享的本科生信息效勞平臺，權(quán)限級別包括學(xué)生、教師、教學(xué)管理人員、二級學(xué)院管理人員、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、督導(dǎo)專家、系統(tǒng)管理員七個層級，在這七個層級中又細分了二十多個具有不同權(quán)限的角色，如二級學(xué)院管理人員包括：教學(xué)院長、教學(xué)秘書、專業(yè)負責(zé)人、教研室主任四個角色。教學(xué)院長有初步審核教師調(diào)課申請的權(quán)限，專業(yè)負責(zé)人有提出申請創(chuàng)立、修訂本專業(yè)培養(yǎng)計劃的權(quán)限。靈活多樣的訪問與管理權(quán)限體系，會給教學(xué)管理帶來很多好處，能夠調(diào)動全校高低師生使用新系統(tǒng)的積極性，杜絕處理教學(xué)管理事務(wù)時僭越職權(quán)的行為發(fā)生。

2.業(yè)務(wù)流程簡潔適用

基于使用舊版正方教務(wù)系統(tǒng)的經(jīng)驗，我校在引用新系統(tǒng)時提出了許多改良意見，力求做到細致、便捷、流暢、用戶操作簡單。經(jīng)過一個學(xué)期的調(diào)試，業(yè)務(wù)流程有了明顯優(yōu)化。在此系統(tǒng)中具體功能的實現(xiàn)同時具備細致和簡潔兩個特點，細致是由醫(yī)學(xué)院校本身課程的特殊性決定的，針對醫(yī)學(xué)類課程教師多、內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強的特點，功能模塊都設(shè)計得非常精細；而簡潔是為了使教師和教學(xué)管理人員都能更加容易地掌握辦法，流暢、快捷地進行操作。

3.初步實現(xiàn)教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、便捷化

〔1〕可用手機登錄網(wǎng)頁的方式進行簡單操作目前，已經(jīng)可以通過登錄網(wǎng)頁的形式進行一些根底的簡單操作。學(xué)生可以用手機查看課表、選課，非常便捷。對老師們，尤其是校外醫(yī)院工作的老師們來說，能用手機隨時隨地可以查看課表，進行調(diào)課場地預(yù)約和調(diào)課處理，也非常方便。但許多功能無法在網(wǎng)頁上實現(xiàn)，還需依賴于客戶端的開發(fā)。

〔2〕已能實現(xiàn)大局部調(diào)停課、預(yù)約場地環(huán)節(jié)在網(wǎng)上進行

使用此系統(tǒng)后，教師可以從網(wǎng)上進行調(diào)課，無需親自到教務(wù)科來交調(diào)課申請單，簡化了調(diào)課流程，節(jié)約了老師們的時間。并且借用教室和調(diào)課從網(wǎng)上進行審批，不用人工遞交紙質(zhì)申請單給教務(wù)科，大大節(jié)約了辦公用紙，朝實現(xiàn)無紙化辦公的目標(biāo)邁進了一大步[2]。

三、影響教務(wù)管理系統(tǒng)運行效果的因素分析

我校自使用正方教務(wù)管理系統(tǒng)以來，學(xué)生、教師及教學(xué)管理人員根據(jù)學(xué)校特性在開發(fā)過程中提出珍貴意見，并就使用中出現(xiàn)的問題與公司積極交流，配合解決。目前雖已實現(xiàn)大局部功能，但仍存在一些沒能解決的問題，局部功能沒能得以發(fā)揮最大效果，現(xiàn)就這些目前仍然存在的問題及可能造成這些問題遺留的原因做一闡述：

1.我校各個部門各自使用不同系統(tǒng)，無法較好地整合數(shù)據(jù)

學(xué)生入校后各方面數(shù)據(jù)都是互相關(guān)聯(lián)的，如學(xué)生一旦有學(xué)籍異動情況就波及到方案財務(wù)處、學(xué)生工作處、后勤保障處、教務(wù)處、學(xué)生所在學(xué)院等多個部門。我校目前不同部門使用了至少三個系統(tǒng)，有獨立的財務(wù)報賬系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)之間沒能很好地進行對接，就容易導(dǎo)致各個系統(tǒng)里數(shù)據(jù)不一致，無法得到真實有效的共享[3]，也就是形成了“信息孤島〞。使用的系統(tǒng)多，也容易造成教師和學(xué)生的困擾。目前我?，F(xiàn)教中心正在建設(shè)的數(shù)字化校園就在解決多個系統(tǒng)之間如何對接、如何進行整合的問題。

2.分級管理沒能得到完全實現(xiàn)

校院兩級管理部門職權(quán)不明確就會導(dǎo)致系統(tǒng)無法理想化運作、管理秩序混亂。我們在使用過程中出現(xiàn)屢次這樣的問題：學(xué)生在使用系統(tǒng)時遇到困難，不去找輔導(dǎo)員或是教學(xué)辦的老師幫助解決，而是直接找到教務(wù)處。教務(wù)處一方面不能在學(xué)院不知情的情況下改動學(xué)生信息，另一方面，大量此類問題的出現(xiàn)會加重教務(wù)處的工作負擔(dān)。醫(yī)院的教師有時會以工作太忙，無暇顧及的理由拒絕學(xué)習(xí)使用系統(tǒng)，而醫(yī)院教務(wù)科對此行為聽之任之，要么將此任務(wù)退給學(xué)校教務(wù)管理部門，要么不辦理任何手續(xù)，教師與學(xué)生私下調(diào)課，這些情況都會導(dǎo)致教學(xué)秩序混亂。因此二級管理的松懈會造成校級管理部門只能埋頭處理事務(wù)性的問題，不堪重負的情況，直接導(dǎo)致教務(wù)系統(tǒng)運行不暢，工作難以推進。

3.校園網(wǎng)的建設(shè)不完善，硬件投入缺乏

我校網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還有待提高。雖然在每個教學(xué)樓都設(shè)立了教室管理員的辦公室，但并沒有配《淶縋裕《調(diào)課及借教室申請單需要申請人打印并交給教室管理員，無法真正實現(xiàn)無紙化辦公，浪費教學(xué)資源。教務(wù)管理系統(tǒng)必須在良好的硬件的設(shè)施的支持下，才能發(fā)揮其最大的作用。

4.落后的管理觀念制約教務(wù)信息化開展

一些教務(wù)管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理辦法，對新的辦法和伎倆不適應(yīng)，在應(yīng)用教務(wù)管理系統(tǒng)的同時還存有傳統(tǒng)的管理方式的慣性，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的應(yīng)用效果不明顯[4]。尤其是使用此系統(tǒng)就要推進分級管理，大多數(shù)二級學(xué)院的教學(xué)辦要承當(dāng)更多工作任務(wù)，難免會產(chǎn)生抵觸情緒，有些教學(xué)辦甚至將任務(wù)落實工作下發(fā)給教研室里的教師自己去做，教師有繁重的教學(xué)任務(wù)且沒有加入培訓(xùn)，無法正確操作系統(tǒng)，導(dǎo)致工作難以防止地出現(xiàn)錯誤。先進的管理理念還需要全體教職員工接受認可，才能使得學(xué)校教務(wù)管理信息化建設(shè)得到最大發(fā)揮，學(xué)校的教務(wù)運行才能逐步走上正軌。

5.系統(tǒng)的使用較復(fù)雜，技術(shù)培訓(xùn)不到位

高校的教務(wù)管理人員的變動比擬頻繁，想要完全掌握系統(tǒng)操作，需要花大量的時間培訓(xùn)，不然難以到達最好的效果。我校組織了三次培訓(xùn)，都是針對各個學(xué)院教學(xué)辦和醫(yī)院科教科的老師，但對同樣需要使用系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生沒有進行培訓(xùn)，只發(fā)出了通知和使用表明，這就造成了除少數(shù)運行管理人員外，其他使用者不熟悉操作的情況出現(xiàn)；且有些教務(wù)人員對培訓(xùn)并沒有引起足夠的重視，不積極加入培訓(xùn)，培訓(xùn)后不總結(jié)學(xué)習(xí)操作步驟，無法充沛發(fā)揮系統(tǒng)的功能。

6.系統(tǒng)沒能完全滿足醫(yī)學(xué)院校的個性化使用要求

我校具有醫(yī)學(xué)院校的特殊性，如臨床見習(xí)、實驗課程多；課程專業(yè)性強，同一門課的各個章節(jié)由不同教師傳授，給一個班上一門課最多的能有十幾位教師；教師多為臨床醫(yī)生，突發(fā)狀況較多，時間變動頻繁，調(diào)停課要求多，諸如此類，就給教學(xué)管理帶來很多困難。系統(tǒng)的任務(wù)落實功能復(fù)雜，導(dǎo)致課程落實任務(wù)、排課非常困難，無法完全按照實際上課情況操作，不能達成預(yù)期效果，最終導(dǎo)出的工作量也不夠準(zhǔn)確。

四、優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)使用效果的構(gòu)想

影響教務(wù)管理系統(tǒng)運行效果的有兩者，一是開發(fā)者，二是使用者，可以說教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)與開展離不開公司的技術(shù)支持人員與學(xué)校所有應(yīng)用系統(tǒng)的教學(xué)管理人員的通力合作，因此繼續(xù)改良教務(wù)管理系統(tǒng)使其更適應(yīng)本校開展，還需從技術(shù)支持和學(xué)校配合兩方面著手。

1.軟件開發(fā)層面

〔1〕應(yīng)提供支持主流移動終端本地APP，實現(xiàn)移動教務(wù)功能

目前學(xué)生可以用手機登錄網(wǎng)頁查看成績和選課，教師可以查看課表，但功能較少，且不方便。如果能以APP的形式出現(xiàn)，會更方便教師和學(xué)生使用，還能增加一些更加人性化的功能，如提醒教師和學(xué)生上課時間，就能很好地提前預(yù)防臨床教師因為醫(yī)院工作繁忙忘記上課的情況；教師調(diào)課成功后，系統(tǒng)會自動給這個教學(xué)班的學(xué)生推送提醒通知，也能減輕教師自行通知學(xué)生的負擔(dān)，諸如此類。

〔2〕克服目前出現(xiàn)的系統(tǒng)不穩(wěn)定性

目前系統(tǒng)會頻繁出現(xiàn)打印借用單時需屢次點擊才能打印的情況，還出現(xiàn)過從老系統(tǒng)把數(shù)據(jù)導(dǎo)入新系統(tǒng)時出現(xiàn)數(shù)據(jù)不匹配、數(shù)據(jù)錯誤的情況，這些都需要軟件公司進一步調(diào)試。〔3〕根據(jù)實際要求進行局部功能的個性化定制

由于學(xué)生白天課業(yè)繁重，我校長期以來都是利用晚上的時間段開設(shè)公共選修課。目前系統(tǒng)會自行判斷，只要有學(xué)生沖突就會終止調(diào)課程序，但當(dāng)晚上開設(shè)了公選課、以及重修《竺《開始后，有教師想調(diào)課到晚上，學(xué)生沖突的現(xiàn)象就會難以防止地出現(xiàn)?，F(xiàn)請項目師修改程序，最終達成教師在調(diào)課時會跳出對話框，上面顯示沖突的學(xué)生個數(shù)，如小于班級總?cè)藬?shù)的10%那么教師可以選擇繼續(xù)調(diào)課，調(diào)課申請達到教學(xué)院長和教務(wù)處時多一列沖突學(xué)生個數(shù)，由教務(wù)處判斷是否同意調(diào)課申請，解決了不能調(diào)課到晚上的問題，這種細致的個性化定制對于課程任務(wù)較多的醫(yī)學(xué)類院校十分必要。

2.學(xué)校建設(shè)層面

新的教務(wù)管理信息系統(tǒng)對波及教學(xué)管理的各個部門都有影響。過去的一個學(xué)期，各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視校園網(wǎng)和教務(wù)綜合信息管理系統(tǒng)以及其它系統(tǒng)的建設(shè)；主管領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷和指揮教務(wù)綜合信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作，肯定教務(wù)管理信息化在教務(wù)管理現(xiàn)代化中的作用與地位。校領(lǐng)導(dǎo)對系統(tǒng)予以重視并親自參與，有利于進一步建立和健全各項規(guī)章制度，做到管理工作有章可循；硬件設(shè)施條件也有望得到改善；學(xué)校各相關(guān)部門應(yīng)加強分工，明確職責(zé)；轉(zhuǎn)變思想觀念，改良管理辦法和伎倆；教務(wù)部門應(yīng)繼續(xù)和公司聯(lián)合組織培訓(xùn)，加強宣傳力度。只有從思想上和