檔案信息化建設(shè)若干問題研究

檔案信息化建設(shè)若干問題研究檔案信息化建設(shè)假設(shè)干問題研究

所謂的檔案信息化，就是在我國(guó)檔案管理相關(guān)部門的規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行融合，從而讓檔案資源更好地為社會(huì)進(jìn)行效勞。檔案信息化波及的領(lǐng)域較為廣泛，并且相關(guān)建設(shè)也關(guān)系到實(shí)現(xiàn)國(guó)家信息化的目標(biāo)。

1我國(guó)檔案信息化現(xiàn)狀

我國(guó)的檔案信息化在進(jìn)入二十一世紀(jì)以來取得了不菲的成績(jī)，在當(dāng)前也處于快速的開展階段。目前在我國(guó)的不同地區(qū)檔案管理工作都在不斷地現(xiàn)代化，將從以往為國(guó)家機(jī)構(gòu)效勞的職能拓展到現(xiàn)在的為社會(huì)效勞，并且在實(shí)現(xiàn)了開放效勞的根底上為廣闊人民效勞。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，可以為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的效勞，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，通過信息技術(shù)強(qiáng)大的整合能力為用戶提供內(nèi)容更加豐盛的檔案資源，如學(xué)歷驗(yàn)證、拆遷補(bǔ)償?shù)群兔裆P(guān)系密切的檔案資源，以及住房公積金、社會(huì)最低保障信息、養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶等，都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化效勞，給使用者帶來了極大的便利。但是檔案信息化不僅僅局限于資源數(shù)字化，還包括了檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息化人才建設(shè)、檔案資源的開發(fā)等工作，以及在檔案信息化過程相關(guān)法規(guī)的制定與支持等，可以說這項(xiàng)工作非常復(fù)雜，需要我們共同努力去建設(shè)。

2我國(guó)檔案信息化過程存在的假設(shè)干問題

2.1人才隊(duì)伍較為落后

檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目較為復(fù)雜，對(duì)統(tǒng)籌規(guī)劃相關(guān)工作的人員素質(zhì)要求很高，需要的是對(duì)相關(guān)技術(shù)和管理工作精通的人才，但是往往會(huì)出現(xiàn)專家和管理者在技術(shù)上因?yàn)樗刭|(zhì)緣由難以交流溝通，從而導(dǎo)致技術(shù)工作和管理工作不銜接，致使檔案信息化工作發(fā)展的實(shí)際難度較大。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)創(chuàng)新型項(xiàng)目，首先要轉(zhuǎn)變相關(guān)工作者的觀念。由于該建設(shè)具有明顯的前瞻性等特點(diǎn)，導(dǎo)致現(xiàn)有工作人員在觀念上無法接受，無法擺脫傳統(tǒng)管理模式和舊觀念的禁錮，更有甚者對(duì)相關(guān)工作持有抵觸情緒，堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的做法，使得有些管理系統(tǒng)就算建設(shè)好也沒有被應(yīng)用，造成了資源的浪費(fèi)。

2.2不足資金支持

檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)長(zhǎng)期項(xiàng)目，期間需要投入大量的資金予以支持。相對(duì)于其他項(xiàng)目，當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入比擬少，不足資金致使相關(guān)項(xiàng)目遇到瓶頸。造成這方面的原因和檔案工作本身的性質(zhì)有關(guān)，同時(shí)和檔案工作人員也有很大的關(guān)系。許多工作人員沒有創(chuàng)新精神，在資金支持上不主動(dòng)去爭(zhēng)取，長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)，使得項(xiàng)目失去了大量的資金支持，開展較為《慢。

2.3開發(fā)利用滯后

當(dāng)代的檔案管理流程較為復(fù)雜，主要有檔案的整理、立卷、移交、歸檔、庫房管理等過程，并且相關(guān)流程都要合乎一定的標(biāo)準(zhǔn)。而對(duì)于當(dāng)前的工作情況來說，有很多檔案館的工作人員在使用管理系統(tǒng)時(shí)僅僅是手工計(jì)算機(jī)化，僅僅可以利用檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)目錄等數(shù)據(jù)。對(duì)于更加程序化、流程化的管理操作卻無法實(shí)現(xiàn)，究其原因，主要是沒有更好地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，沒有做好對(duì)于相關(guān)信息的組織、收集等，使得信息資源的開發(fā)和利用較為滯后。

2.4總體規(guī)劃無序

對(duì)于當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)并沒有統(tǒng)一規(guī)劃。由于沒有單位的全局調(diào)動(dòng)和調(diào)整，使得檔案信息化工作的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)方面沒有統(tǒng)一的安頓，實(shí)際過程大多是各自為政，各取所需。

2.5信息資源整合問題

檔案信息資源的整合問題主要出在前端業(yè)務(wù)部門，由于對(duì)檔案相關(guān)資源的整合工作不到位，導(dǎo)致檔案信息化的瓶頸問題。主要體現(xiàn)在獲取檔案信息資源的電子化信息困難和相關(guān)資源整合難度較大。前者出現(xiàn)的原因是由于許多的檔案歸類工作還處于初始狀態(tài)，并沒有廣泛發(fā)展，因此相關(guān)電子資源的獲取并沒有可靠的來源，導(dǎo)致大量工作堆積在上層無法解決，從而在一定程度上妨礙了檔案信息化建設(shè)。再者由于相關(guān)資源的整合難度較大，資源相對(duì)分散，而且有一定的信息平安隱患，致使檔案部門的積極性較低。

3加快實(shí)施檔案信息化的措施

3.1加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)所波及的領(lǐng)域較為廣泛，包括信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)等，在這個(gè)長(zhǎng)期的復(fù)雜項(xiàng)目中，需要大量的信息資源開發(fā)和整合工作，需要積累大量作為該工作核心的高素質(zhì)人才。要加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。

3.2創(chuàng)新檔案信息的產(chǎn)業(yè)化開展

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷開展，人民的生活質(zhì)量也顯著提高，當(dāng)前市場(chǎng)對(duì)于文化產(chǎn)業(yè)和信息效勞的需求也越來越大。因此實(shí)現(xiàn)檔案信息產(chǎn)業(yè)化，不但可以在一定程度上解決資金投入缺乏的現(xiàn)狀，還能促進(jìn)檔案信息的社會(huì)化和知識(shí)化，提升其內(nèi)在價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)檔案信息產(chǎn)業(yè)化的開展，可以通過以下途徑實(shí)施具體措施：〔1〕可以和地方或者是國(guó)家文化產(chǎn)業(yè)進(jìn)行合作，開發(fā)相關(guān)的檔案信息來吸引更多的資金和投入，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和經(jīng)濟(jì)利益的共享?！?〕發(fā)展新興的社會(huì)效勞，可以針對(duì)有需要的人士或者企業(yè)提供有償開放的檔案信息效勞?！?〕可以舉辦檔案主題展覽，促進(jìn)其社會(huì)價(jià)值更好地實(shí)現(xiàn)。〔4〕利用當(dāng)代信息技術(shù)制作稀有、貴重的歷史檔案的復(fù)制件，并有償?shù)孛嫦蛏鐣?huì)進(jìn)行開放?！?〕加強(qiáng)與國(guó)際間的合作，更好地進(jìn)行合作與文化交流，從而使信息資源產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

3.3需求驅(qū)動(dòng)開展

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，不能僅僅依靠信息技術(shù)，更應(yīng)該根據(jù)實(shí)際制定相應(yīng)的規(guī)劃，從而到達(dá)需求促進(jìn)開展的目的。要在相關(guān)工作的開始，進(jìn)行大量的市場(chǎng)調(diào)研，從用戶的需求出發(fā)來確定具體的信息化內(nèi)容，即確定市場(chǎng)開展方向。比方在當(dāng)前雖然實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)檔案目錄檢索，但是人們更加需求的是全文檢索；有些歷史檔案極為寶貴，人們急需將其數(shù)字化來更好地保留；當(dāng)前雖然網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用比擬人性化，但是人們當(dāng)前需要的是網(wǎng)絡(luò)信息效勞等。因此檔案部門要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，在掌握了用戶的需求的情況下來規(guī)劃其具體的階段性建設(shè)方向，從而一步步完善檔案信息化的整體建設(shè)。

3.4加大對(duì)信息資源的開發(fā)和利用

檔案信息化的難點(diǎn)就在于相關(guān)資源的整合，其價(jià)值也表現(xiàn)在對(duì)資源的開發(fā)上。由于當(dāng)前社會(huì)處于信息化開展時(shí)代，而且社會(huì)信息化開展也離不開檔案信息，因此要加大相關(guān)資源的利用工作，主要體現(xiàn)在下列兩點(diǎn)：面向市場(chǎng)，轉(zhuǎn)變觀念。在檔案信息化建設(shè)過程要樹立效勞、開放、競(jìng)爭(zhēng)的觀念，在為國(guó)家或是機(jī)關(guān)提供信息資源的同時(shí)還要加大對(duì)社會(huì)群體的重視；再者就是建立新的檔案利用體系，摒棄傳統(tǒng)的檔案利用辦法，積極引進(jìn)新技術(shù)。

4結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期項(xiàng)目，應(yīng)該遵循自身開展規(guī)律，