后勤公司管理軟件

{售后服務}后勤服務公司管理系統(tǒng)文件名稱：蘇州工藝美術職業(yè)技術學院后勤管理需求分析說明書編寫人：汪榮華編寫時間：2006-6-22版本號：1.0單位名稱相關負責人簽字(可多個)簽字日期江蘇金智科技有限公司蘇州工藝美術職業(yè)技術學院修改人修改原因修改批準人修改完成日期版本號1.引言71.1編寫目的71.2文檔書寫約定71.3術語定義71.4參考資料72.業(yè)務系統(tǒng)流程及功能描述72.1系統(tǒng)總體目標72.2系統(tǒng)涉及角色82.3系統(tǒng)框架圖82.4醫(yī)療保健92.5餐飲管理92.5.192.5.292.5.392.5.499101111112.6學生公寓管理112.7專家公寓管理112.7.12.7.22.7.32.7.413132.8物業(yè)管理142.8.12.8.22.8.32.8.4161717172.9商務管理172.9.12.9.22.9.32.9.42.10文印服務192.10.12.10.22.10.32.10.420202020202.11收發(fā)室212.11.12.11.22.11.32.11.422222323233.非功能需求233.1用戶特點233.2系統(tǒng)環(huán)境233.3安全性233.4可靠性233.5性能243.6標準化要求241、《蘇州工藝美術職業(yè)技術學院后勤公司管理系統(tǒng)的需求記錄及初步分析記錄，供與客戶需求確認及開發(fā)人員設計開發(fā)的依據(jù)；2、明確項目的范圍和目的，明確涉及的用戶類別，確定項目需要實現(xiàn)的功能和需要解決的問題；3、澄清項目實施方案中的實施內(nèi)容；4、識別項目中面臨的用戶角色，明確每類用戶角色在每個系統(tǒng)中所做的主要活動；5、定義系統(tǒng)之間的關系（接口關系，數(shù)據(jù)關系），定義跨系統(tǒng)的業(yè)務流程；6、定義清楚已有系統(tǒng)的狀況；無。無。餐飲：無學生公寓：見《學生公寓用戶需求分析說明書》專家公寓：無物業(yè)：《報修單每日維修記錄每幢維修記錄使用維修材料記錄》商務：無文印社：《蘇州蘇州工藝美術職業(yè)技術學院文印申請單》收發(fā)室：無后勤公司系統(tǒng)涉及到醫(yī)療、餐飲、公寓管理、物業(yè)管理、商務管理、文印社、收發(fā)室多個部門多個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)相對對立，整個系統(tǒng)以后勤公司各部門的具體運作情況和實際需求為基礎，力求操作簡單使用方便溝通及時，以提高后勤公司的管理效率和服務質(zhì)量。子系統(tǒng)名稱主管部門說明備注醫(yī)療保健后勤公司餐飲管理后勤公司包括個人消費記錄查詢食堂信息更新、反饋意見、網(wǎng)上調(diào)查學生公寓管理后勤公司包括學生公寓信息查詢宿舍床位管理、網(wǎng)上報修程序、宿舍衛(wèi)生打分、宿舍點名、反饋統(tǒng)計專家公寓管理后勤公司包括專家公寓信息查詢專家公寓入住登記查詢常規(guī)收支記錄網(wǎng)上報修程序、反饋統(tǒng)計物業(yè)管理后勤公司包括資源分布信息、物業(yè)服務信息、物品領購記錄報修統(tǒng)計收發(fā)室服務電話信息、反饋統(tǒng)計商務管理后勤公司包括門面店信息超市信息反饋統(tǒng)計文印服務后勤公司包括服務信息查詢部門文印消費記錄、反饋統(tǒng)計收發(fā)室后勤公司包括收發(fā)室電話查詢物品登記反饋統(tǒng)計用戶類型用戶操作內(nèi)容備注學校領導瀏覽所有內(nèi)容后勤公司瀏覽所有內(nèi)容（醫(yī)保餐飲學生公寓教師瀏覽和更新本部門管理內(nèi)容公寓、商務中心、超市、宿舍）部門領導審批文印申請學校師生瀏覽部分信息、提交反饋信息略；見《醫(yī)療管理用戶需求說明書；餐飲管理包括個人消費記錄查詢、食堂信息更新、反饋意見、網(wǎng)上調(diào)查四個部分；個人消費記錄查詢：主要和校園卡系統(tǒng)對接，學生可以根據(jù)自己的校園卡號和查詢密碼，查詢自己的消費記錄；食堂信息更新：食堂管理員可以及時的更新食堂的服務承諾、飯菜種類、價目表、經(jīng)營者及其電話信息的及時更新；反饋信息：學生可以對食堂的服務、食品價格、食品質(zhì)量等提交反饋意見；網(wǎng)上調(diào)查：食堂管理員可以發(fā)布網(wǎng)上調(diào)查，以反映學生對于食堂各方面的看法；調(diào)查需要設定時間期限，并生成統(tǒng)計結(jié)果；用戶類型用戶操作內(nèi)容備注學校領導瀏覽學校食堂信息餐飲中心更新食堂信息，發(fā)布問卷調(diào)查教職工學生查詢消費記錄，提交反饋意見和問卷調(diào)查無食堂管理根據(jù)特定情況（季節(jié)變換、市場變動），可以動態(tài)的管理食堂的服務承諾、各食堂經(jīng)營者服務電話。輸入：食堂的服務承諾、各食堂經(jīng)營者服務電話輸出：無食堂管理根據(jù)特定情況（季節(jié)變換、市場變動），可以動態(tài)的管理食堂的飯菜品種及價格，并且可以向?qū)W生推薦。輸入：飯菜名稱、所屬種類（炒菜、湯……、圖片、飯菜價格、計量單位、制作方法輸出：無該功能提供給學生向食堂推薦菜，經(jīng)過食堂管理審核通過的推薦菜可以列入到學校推薦菜名單。輸入：飯菜名稱、所屬種類（炒菜、湯……、圖片、飯菜價格、計量單位、制作方法、審核狀態(tài)輸出：無該功能類似于在線投票，學生可以對每道推薦菜進行打分和評價（每人限投一次）。輸入：評價人、評價分值、評價意見、評價日期輸出：圖形或圖表形式顯示評價效果食堂管理可以對原材料的價格進行動態(tài)管理，可以根據(jù)具體行情修改原材料的價格；學生或教職工可以在網(wǎng)上查詢到原材料的價格。輸入：原材料名稱、單價、計量單位查詢條件：原材料名稱輸出：查詢結(jié)果：原材料的單價[k1]:各食堂管理可以對每周的菜譜進行動態(tài)管理，方便學生或教職工可以在網(wǎng)上查詢到每天的菜譜。輸入：菜譜信息：輸出：查詢結(jié)果：每周菜譜食堂管理將食堂所有工作人員信息錄入系統(tǒng)，并在系統(tǒng)上公布，教職工和學生都能夠瀏覽到所有工作人員的信息，并可以對每位工作人員進行投票，并注明投票理由（每人限投一次）。輸入：投票人、投票結(jié)果（滿意，不滿意）、投票原因、投票日期輸出：圖形或圖表形式投票結(jié)果統(tǒng)計個人消費記錄查詢功能提供給教職工學生網(wǎng)上查詢食堂消費記錄詳細該功能需要跟校園一卡通系統(tǒng)做集成。輸入：一卡通帳號、查詢密碼輸出：消費記錄信息餐飲管理可以發(fā)布問卷調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容和調(diào)查有效期可以根據(jù)需要由管理自行設定，并且以圖表顯示調(diào)查結(jié)果。輸入：調(diào)查選項、調(diào)查有效期限輸出：調(diào)查詳細結(jié)果該功能方便學校教職工學生對于餐飲提供投訴建議，提交內(nèi)容須經(jīng)過食堂管理審核后才能對外公布，評比反饋針對每個食堂。[k2]:輸入：相應食堂、反饋內(nèi)容、反饋人、反饋時間、審核狀態(tài)（未審核）輸出：無見《學生公寓用戶需求說明書；專家公寓管理包括專家公寓信息查詢專家公寓入住登記查詢常規(guī)收支記錄網(wǎng)上報修程序、反饋意見、電子屏顯示信息（待定）五個功能部分。專家公寓信息查詢：主要錄入專家公寓服務電話、收費標準信息；專家公寓入住登記查詢：相當于客房管理，從登記入住、正常入住、正常離開，需要錄入客人信息，入住時間和離開時間，所有客房入住情況的查詢；常規(guī)收支：錄入專家公寓常規(guī)的收入和支出信息；物品管理：主要是對公寓使用物品進行統(tǒng)一管理，包括物品的進庫、出庫、庫存等；網(wǎng)上報修程序：網(wǎng)上提交報修單；維修費用的登記；反饋意見：教職工、學生可以提交反饋意見；用戶類型用戶操作內(nèi)容備注學校領導瀏覽公寓客房入住情、公寓收支等專家公寓中心客房管理、收支記錄、網(wǎng)上報修教職工、學生瀏覽公寓信息，提交反饋無該功能提供給公寓管理對公寓信息進行管理，包括公寓的服務電話收費標準等信息，公寓管理對這些信息進行添加、更新。輸入：服務電話、收費標準輸出：無客房管理主要在系統(tǒng)初始化時，由公寓管理員添加、修改客房信息，客房信息包括：客房編號、客房類型（單人間、標準間……、客房金額、客房設施、客房狀態(tài)（空閑）。輸入：客房編號、客房類型、客房金額、客房設施、客房狀態(tài)（空閑）輸出：無學校領導公寓管理可以查看客房的入住情況，以圖形化形式表現(xiàn)為好，這樣便于查看房間未入住和已入住情況。輸入：查詢條件：未入住、已入住輸出：查詢使用情況：房間信息（未入?。⒎块g信息+入住人信息（已入?。┛腿嗽陔娫掝A定時，公寓管理員需要根據(jù)客人的要求，查找合適的空閑房間，對客人的預定進行登記，分配房間（修改房間狀態(tài)）。輸入：預定信息：姓名、單位、聯(lián)系電話、預定時間、預定入住時間、預定人數(shù)、房間編號、批注、房間狀態(tài)（已預定）輸出：無客人在電話預定后，在預定入住時間內(nèi)沒有前來入住，公寓管理員需要將房間狀態(tài)修改至空閑狀態(tài)。輸入：房間狀態(tài)（空閑）輸出：無客人前來入住時，公寓管理員需要根據(jù)客人的要求，查找合適的空閑房間，對客人進行登記，并分配房間（修改房間狀態(tài)）。輸入：登記信息：姓名、身份證號、來自何方、單位、有無貴重物品、入住時間、押金數(shù)額、房間編號、折扣率、批注、房間狀態(tài)（已入住）輸出：無客人離開時，系統(tǒng)需要進行退房登記，公寓管理員調(diào)出該房間該入住人的住房登記單，填寫客人的離開時間、結(jié)賬金額等退房信息后，即完成退房操作（房間狀態(tài)自動重置為空閑），與此同時，系統(tǒng)自動保存房間入住歷史記錄。輸入：退房信息：離開時間、結(jié)賬金額、損壞物品、賠償金額、房間狀態(tài)（空閑）輸出：無系統(tǒng)根據(jù)房間入住的歷史記錄自動生成收入報表，學校領導或公寓管理員可以\查看某一時間段公寓入住收入報表。輸入：選擇條件：時間段（如2006-5-13——2006-5-15）輸出：收入詳細報表公寓因物品維修物品添置，更換等情況發(fā)生費用支出時，公寓管理員需要對支出進行登記，以便生成公寓支出記錄進行保存。輸入：登記內(nèi)容：支出事由、支出金額、經(jīng)辦人、支出日期輸出：支出歷史記錄學校領導或公寓管理員可以查看某一時間段公寓的支出報表。輸入：選擇條件：時間段輸出：支出詳細報表公寓在購進內(nèi)部使用物品時，需要對所購物品進行登記，以便統(tǒng)一管理和調(diào)度，避免浪費。輸入：登記內(nèi)容：物品名稱、物品數(shù)量、進價、進貨日期、使用日期輸出：無公寓物品在被領取使用時，需要對物品的使用做出庫登記，以保證庫存數(shù)量的正確性。輸入：登記內(nèi)容：物品名稱、使用數(shù)量、使用用途、領取人、經(jīng)辦人、使用日期輸出：無公寓物品損壞時，由公寓管理在網(wǎng)上提交報修單，物業(yè)管理瀏覽到該報修單后，將派人進行維修處理。輸入：公寓房間號、維修項目、備注輸出：待處理報修單該功能方便學校教職工學生對于公寓服務提供投訴建議，提交內(nèi)容須經(jīng)過公寓管理審核后才能對外公布。輸入：反饋內(nèi)容、反饋人、反饋時間、審核狀態(tài)（未審核）輸出：無物業(yè)管理包括資源分布信息物業(yè)服務信息物品領購記錄報修統(tǒng)計收發(fā)室服務電話信息、反饋意見六個功能部分。資源分布信息：主要錄入學校資源的品名位、位置、時間等信息，以便查詢；物業(yè)服務信息：錄入物業(yè)服務內(nèi)容、標準、服務電話等信息；物品領購記錄：錄入物業(yè)購買和分配物品的詳細記錄以備案；報修統(tǒng)計：接受來自學生公寓和專家公寓的報修請求；記錄所有的電話報修；記錄所有維修的費用等詳細；反饋意見：教職工、學生可以提交反饋意見；用戶類型用戶操作內(nèi)容備注學校領導瀏覽物業(yè)情況物業(yè)管理處資源信息、物品領購、報修統(tǒng)計、收發(fā)室信息教職工、學生瀏覽，反饋窨井車庫純凈水站、地下管網(wǎng)等，物業(yè)管理員根據(jù)學校資源的變更情況對資源進行添加修改和刪除，以便于校園網(wǎng)用戶在網(wǎng)上進行查詢。輸入：資源編號、資源名稱、資源分類（樹木、窨井等）、資源位置、平面圖、備注[k3]:輸出：無該功能提供給物業(yè)對物業(yè)服務信息的添加、修改和刪除。輸入：服務內(nèi)容、服務標準、服務電話輸出：無物業(yè)在維修或其他情況需要使用庫存物品時，發(fā)現(xiàn)庫存物品不足時，可以填寫和提交申購單給后勤公司服務部門，以保證使用物品的庫存。輸入：申購信息：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、申請部門、時間輸出：物品申購單（需打印）物業(yè)在購進內(nèi)部使用物品時，需要對所購物品進行登記，以便統(tǒng)一管理和調(diào)度。輸入：物品名稱、物品數(shù)量、單價、金額、進庫時間、經(jīng)辦人輸出：物品進庫記錄物業(yè)在維修或其他情況需要使用庫存物品時，需要對物品的使用進行登記，并更新物品的庫存中物品的數(shù)量。輸入：物品名稱、使用數(shù)量、使用日期、經(jīng)辦人、使用說明輸出：物品出庫記錄學校各部門學生公寓專家公寓等部門網(wǎng)上提交維修申請后，物業(yè)可以看到所有的網(wǎng)上報修單；如果是電話報修，則物業(yè)管理必須填寫報修單；提供報修單打印功能。輸入：報修部門（學生公寓，專家公寓為公寓編號+宿舍號，教職工為系+部）報修人聯(lián)系電話、損壞物品說明、處理狀態(tài)（未處理）輸出：自動生成報修單號物業(yè)接到報修并且成功維修后，需要對維修記錄進行登記，物業(yè)管理員根據(jù)報修單號查找出該報修單，對報修的維修情況進行記載，并將該報修狀態(tài)置“已維修”狀態(tài)。輸入：報修單+處理結(jié)果說明、維修費+其他費用、維修人、維修時間、維修狀態(tài)（已維修）輸出：無物品統(tǒng)計報表包括物品進庫報表、物品庫存報表、物品使用報表。輸入：選擇條件：時間段（如2006-5-13——2006-5-30）輸出：物品進庫報表（物品名稱、數(shù)量、單價、總價、進庫日期、經(jīng)辦人）物品庫存報表（物品名稱、所剩數(shù)量）物品出庫報表（物品名稱、出庫數(shù)量、出庫日期、領取人）可以根據(jù)每天時間段一幢公寓查看維修記錄情況并生成報表，同時，也可以生成某一時間段內(nèi)的物品使用報表，提供打印功能（樣式參見《物業(yè)維修記錄。輸入：選擇條件：時間段（如2006-5-13——2006-5-30、公寓編號輸出：每日維修記錄報表每日物品使用詳細每幢樓維修記錄物品使用報表（參見《使用維修材料記錄）該功能方便學校各部門對于物業(yè)管理的服務提出投訴、意見和建議。輸入：反饋內(nèi)容、反饋部門、反饋人、反饋時間、反饋狀態(tài)輸出：無商務管理包括門面店信息、超市信息、反饋意見三個功能部分。門面店信息：各門面店的商務項目、租金標準、租賃期限、電話等信息；超市信息：超市商品信息；（待定）反饋意見：教職工、學生可以提交反饋意見；用戶類型用戶操作內(nèi)容備注學校領導瀏覽門面店信息、超市信息商務中心管理門面店管理、超市信息管理教職工、學生瀏覽超市信息無該功能給商務管理提供學校門面店的管理，由商務管理統(tǒng)一錄入門面店的信息，并對信息進行修改或者刪除操作。輸入：登記修改內(nèi)容：門店面位置、經(jīng)營項目、租金、租賃期限、門面店電話、負責人（注：有些信息保密，外界不可瀏覽；如租金、租賃期限）輸出：無輸入：輸出：該功能方便學校教職工學生對商務中心提供投訴建議，反饋必須針對每家商鋪，提交內(nèi)[k4]:容須經(jīng)過商務管理審核后才能對外公布。輸入：反饋內(nèi)容、反饋人、反饋時間、審核狀態(tài)（未審核）輸出：無該功能提供每個商鋪發(fā)布自己的物品（商品）信息，發(fā)布自己的商業(yè)公告，實現(xiàn)電子商鋪。輸入：物品信息：公告信息：輸出：無文印管理包括服務信息查詢、部門文印消費記錄、反饋意見三個功能部分。服務信息查詢：學校各部門教職工以及學生可以查看學校文印社的服務承諾、服務價格等信息；部門文印消費記錄：各部門在網(wǎng)上提交文印申請（包括文印數(shù)量、對文印申請進行審核，審核通過的將發(fā)送到文印社，文印社打印出文印資料，文印管理確認領取人的身份，符合的情況下將文印資料交付給領取人，并且各部門的消費記錄錄入系統(tǒng)，以備各部門及時查詢；反饋意見：教職工可以提交反饋意見；用戶類型用戶操作內(nèi)容備注學校領導瀏覽文印信息、消費信息、反饋信息文印管理錄入消費信息部門管理審核文印申請、瀏覽部門消費記錄教職工提交文印申請文印信息發(fā)布主要是方便各部門對于學校文印社服務的了解；輸入：文印服務信息；輸出：無文印初始化包括打印方式添加和修改紙張規(guī)格添加和修改對應某種打印方式和紙張規(guī)格的單價設定和修改，初始化要求打印方式、紙張規(guī)格、相應的單價都能添加、修改和刪除；輸入：打印方式：復印、打字、彩打、一體機掃描、帶盤輸出、裝訂紙張規(guī)格：A4、A5、A6、B5、B6單價：一種打印方式+一種紙張規(guī)格=打印單價輸出：無部門教職工需要打印復印資料時，首先需要填寫文印申請（包括文印要求和領取密碼，領取密碼為該用戶領取打印資料的憑證）并提交，等待部門領導的審核。輸入：參見《蘇州蘇州工藝美術職業(yè)技術學院文印申請單——結(jié)算憑單》輸出：待審批的文印申請部門領導在接受到其所在部門的文印申請后，審核該申請的內(nèi)容，確認無誤后通過申請，否則打回該申請。輸入：待審核的文印申請，文印申請狀態(tài)“待打印，可取消”輸出：審核通過或打回申請班級需要打印資料時，同樣需要提交文印申請（同GYMY83擇班級所有或部分學生，以便將打印費用計算到具體學生。輸入：參見《蘇州蘇州工藝美術職業(yè)技術學院文印申請單——結(jié)算憑單》+班級學生名單輸出：待審批的文印申請2.10.10GYMY86_教務處在接受到班級的文印申請后，審核該申請的內(nèi)容，確認無誤后通過申請，否則打回該申請。輸入：待審核的文印申請，文印申請狀態(tài)“待打印，可取消”輸出：待審批的文印申請2.10.11GYMY87_[k5]:提出文印申請的部門可以在兩個小時內(nèi)取消其文印申請請求，若兩個小時之內(nèi)沒有取消，文印社將執(zhí)行打印，并且強制收費。輸入：文印申請狀態(tài)“打印已取消”輸出：無2.10.12GYMY87_[k6]:文印社在接受到文印申請后，增加收到申請確認回復功能；申請人在接受到回復后再確認可否打印。輸入：文印申請狀態(tài)輸出：無2.10.13GYMY88_文印社看到部門領導審核通過的文印申請后，對該文印資料進行打?。ㄅc系統(tǒng)無關），打印完資料后，由文印社人員填入打印金額（注：打印金額系統(tǒng)也需要自動生成，總金額=單價*數(shù)量），如果實際打印數(shù)量和原申請打印數(shù)量不符，需由打印社填寫實際打印金額，并對超出打印數(shù)量在備注的注明原因。輸入：金額、備注，文印申請狀態(tài)“已打印，待領取”輸出：無2.10.14GYMY89_領取打印資料的人在‘已打印，待領取’狀態(tài)的文印單中輸入領取密碼（即申請時設置的密‘已領取’狀態(tài)。輸入：‘已打印，待領取’狀態(tài)的文印單輸出：‘已領取’狀態(tài)的文印單文印社在每次完成打印，教職工領取資料后每次在領取人正確確認領取時，該功能將自動保存該打印記錄，以便生成文印社的財務報表和部門消費記錄報表。輸入：參見《蘇州蘇州工藝美術職業(yè)技術學院文印申請單——結(jié)算憑單》輸出：無文印社可以按需要查看某一時間段（如2006-5-13——2006-5-30總。輸入：選擇時間段（2006-5-13——2006-5-30）輸出：該時間段的打印記錄報表學校各行政部門可以按需要