我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策研究我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

一、我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

〔一〕管理人員對檔案的重視程度不夠。檔案管理人員對單位檔案的重視程度不夠是我國當前事業(yè)單位檔案管理中面臨的主要問題，工作人員在實際工作中沒有意識到檔案對于單位未來開展的重大意義，所以，在主觀意識上就沒有形成一個嚴謹?shù)膶n案進行合理標準管理的思想態(tài)度，導致單位內(nèi)部檔案管理混亂，對檔案的管理措施實施不到位，造成局部檔案的喪失和不完善，在某種程度上，嚴重影響了事業(yè)單位的開展。

〔二〕根底環(huán)節(jié)工作單薄。對檔案管理的根底工作做得不到位，比方，對檔案的擺放位置等沒有嚴格按照標準來進行，使得工作人員在進行檔案的查閱時變得十分困難，嚴重影響了單位工作的進行。還有，沒有定期對檔案進行整理和檢查，這就容易造成檔案的遺失而渾然不覺，同時還很容易出現(xiàn)一些重要檔案被意外銷毀的情況。檔案管理的根底環(huán)節(jié)工作單薄是影響檔案管理工作質(zhì)量的一個重要因素。

〔三〕管理設備落后。由于單位內(nèi)部對檔案的重視程度不夠，使得他們在對檔案管理工作方面的資金投入較少，一些單位檔案管理的設備十分落后，有的甚至沒有專門的檔案管理室，只是簡單地將檔案都堆放在遺棄的庫房內(nèi)，內(nèi)部的環(huán)境十分簡陋，有的陰暗潮濕，檔案堆放進去容易造成腐爛，不利于檔案的保留和管理，有的直接將檔案與一些易燃易爆物堆放在一起，這也給檔案的平安帶來了極大的威脅。

〔四〕對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠。單位內(nèi)部的檔案管理工作人員對檔案沒有一個全面的認識，他們只單純地認為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時能夠很容易地找到就可以了，其實不然，檔案對單位內(nèi)部進行決策時有著非常重要的指導作用，能夠讓領導層對單位過去的開展進行分析總結，然后對未來提出一些有建設性的意見，所以，對檔案資源的開發(fā)和利用有著十分重大的現(xiàn)實意義。目前，許多事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員還沒有意識到這一點，對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠，嚴重制約了單位的未來開展。

二、如何提高我國事業(yè)單位的檔案管理水平

〔一〕提高工作人員的工作能力。要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理工作人員的能力必須有所提升。而提高檔案管理工作人員的工作能力的最有效、最直接的辦法就是對他們進行有針對性地培訓，以提升他們的專業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)提升可以保證工作更好地進行。單位要加強對檔案管理人員的能力培訓，包括綜合運用計算機的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠的能力來完成自己的工作。同時，加強宣傳，激勵他們培養(yǎng)根本職業(yè)道德素養(yǎng)，催促他們恪守職業(yè)道德。讓他們明白檔案管理工作的重要性和檔案對一個單位開展的影響力，這樣他們才會在工作中做到公平公道，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好。檔案管理和收集對單位的影響極為重大，保證了檔案管理人員的工作質(zhì)量，也就能更快地發(fā)現(xiàn)單位工作中的缺乏，便于單位未來的進一步開展。

〔二〕加大檔案管理方面的資金投入。當前，由于我國許多事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，導致單位對檔案管理方面工作的資金投入缺乏，檔案沒有獨立的、專門的管理室，檔案的管理自然就會出現(xiàn)很多困難，所以，要加強對檔案的有效管理，就要加大對檔案管理工作方面的資金投入，首先，要設置專門的檔案管理室，讓單位內(nèi)部檔案能夠獨立地保留起來，防止跟一些易燃易爆物品寄存在一起，減少檔案喪失、損毀的風險，還要設置一些關于檔案管理的現(xiàn)代化機械設備，使檔案管理變得更加專業(yè)化、現(xiàn)代化，保證工作人員在查找、檢閱檔案時能夠更加方便、快捷，只有當檔案管理更加專業(yè)化時，工作人員的操作才會正規(guī)化，才能降低檔案損壞的風險，檔案保留的時間才會更長久，保留質(zhì)量才會更高，才能發(fā)揮檔案給單位內(nèi)部進行決策作參考的作用，這就需要單位工作人員加強對檔案管理的重視，加大資金的投入，以便更好地促進事業(yè)單位的開展。

〔三〕完善管理制度。單位的檔案管理工作要想有一個良好的開展，就必須完善檔案的管理制度，首先要讓檔案管理人員樹立應有的法律意識，多對他們宣傳一些比方?檔案法》之類的法律知識，從提高他們的法律意識開始，讓他們明白自己工作的重要性，然后是完善檔案管理機構的各項規(guī)定制度，改變以往粗放式的管理模式，要對檔案進行分級化管理，然后責任到人，每個人都要分清自己的職責和義務，不能像以前一樣，單位檔案管理機構內(nèi)部組織混亂，沒有明確的責任分配，導致大家對檔案的管理工作都不上心，檔案的喪失和損毀也就在所難免了，新型的檔案管理制度要求大家都能做好自己的本職工作，強化檔案管理意識，把檔案管理工作做得更好。

〔四〕利用現(xiàn)代網(wǎng)絡進行檔案管理。當前我國許多事業(yè)單位在檔案收集整理中多采用人工辦法，檔案信息的采集、分析、核對及查找，都是靠工作人員手動完成的。采用這種方式進行檔案收集和整理，既繁瑣，又容易出錯，〔下轉(zhuǎn)第126頁〕〔上接第122頁〕而且保留以及查找也特別不方便。采用人工辦法，消耗大量人力，付出更多的資金，往往得不到更好的結果，尤其是收集處理冗長的文件時，勞神傷財，大大影響了工作效率。隨著現(xiàn)代信息技術的遍及，檔案收集整理工作可以借助信息技術有條不紊地進行下去，檔案收集整理的每個過程，包括對信息進行加工、分類、細化、分析、整理等，在信息技術的幫忙下，減少了紙質(zhì)的使用，同時也減少了數(shù)據(jù)喪失的可能性，在查找和分析上也能更加方便和快捷。集成化地處理信息，大大提高了工作效率，使得檔案收集整理工作可以有條不紊地進行。

另外，原始的紙質(zhì)文檔，記載的信息多、雜、亂，一旦要進行交流，需要攜帶大量的紙質(zhì)文檔，消耗大量人力財力。信息交流前的整理，更是一項大項目。需要花費大量的人力、財力校對信息，分類、挑揀出有效信息，然后進行整理，才能進行交流，一般都必須整理出厚厚的文件。而采用大型計算機以后，信息的交流和分享可以直接在網(wǎng)絡上進行。而且，信息本來就已經(jīng)分類好存盤，挑揀起來也輕松很多。數(shù)字化的管理，現(xiàn)代化的設備，讓交流暢通無阻。只需攜帶小小的U盤，大量數(shù)據(jù)都可以輕松帶走，方便快捷。而且，單位之間相距較遠，沒有信息技術之前，信息的交流和共享都必須差遣人員進行會面，路途上都會浪費很多時間。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的遍及，事業(yè)單位可通過互聯(lián)網(wǎng)這個平臺進行檔案信息的交流和共享。方便快捷，更保證了信息的時效性。

最后，采用紙質(zhì)文檔保留，由于紙質(zhì)本身的缺陷，人為的一點點小疏忽，都可能讓重要的數(shù)據(jù)含糊甚至是喪失。而采用信息化方式保留數(shù)據(jù)，既能生動準確地用多種方式記錄并保留數(shù)據(jù)，增強保密性，又可以確保數(shù)據(jù)保留的平安性，克服了紙質(zhì)文件會因為紙張的腐朽而造成數(shù)據(jù)喪失的缺點，所以被越來越多的人所接受。信息技術遍及后，檔案收集管理數(shù)據(jù)可存在于光盤、U盤、移動硬盤等設備中。與紙質(zhì)文檔不同，這些裝置具有良好的