淺析檔案管理現(xiàn)代化

淺析檔案管理現(xiàn)代化淺析檔案管理現(xiàn)代化

1前言

隨著社會的開展，人才競爭加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時，信息、網(wǎng)絡技術(shù)的出現(xiàn)和應用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)和機遇。在這種情況下，推進檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，不可耽擱。

2檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義

2.1檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導，充沛運用現(xiàn)代管理的辦法，以計算機和網(wǎng)絡技術(shù)為技術(shù)支持伎倆，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比方，利用計算機實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復制的方法制作電子版本，從而減少了對紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。

檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)開展、成熟的必然產(chǎn)物，適應了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保留，并通過檔案網(wǎng)絡或者圖書館系統(tǒng)等實現(xiàn)資源的共享等好處。當然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個一勞永逸的狀態(tài)，它是動態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實的變動而有所調(diào)整?？傊?，檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)等先進技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。

2.2檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實現(xiàn)檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現(xiàn)其價值。

3檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題

3.1檔案的規(guī)范化程度低下

檔案的規(guī)范化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應有之義。我國的檔案的規(guī)范化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的規(guī)范化文件。但是檔案的紛繁復雜以及各自為政的檔案管理，使得規(guī)范化的建設舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。

3.2不足高級管理專業(yè)人才

根據(jù)國家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學科內(nèi)具有很強的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢的開展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務性的工作運轉(zhuǎn)中，復合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘〞的心態(tài)，不愿意持續(xù)學習。同時，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作發(fā)展。

3.3檔案管理投入缺乏

在許多領(lǐng)導的眼中，檔案部門對經(jīng)濟增長和各項業(yè)績沒有什么實際的奉獻，因此不愿意加大資金投入。許多根底單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，平安隱患巨大。大量的檔案室不能到達要求的規(guī)范條件，建設既不規(guī)范，也不標準，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保留、合同等文件的保留和查閱以及少量技術(shù)書籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應有的功能。由于資金投入缺乏，檔案室的自動化、數(shù)字化建《O無從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。

4實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的倡議與措施

4.1加強規(guī)范化建設

檔案管理規(guī)范化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項根底工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范標準各類檔案的數(shù)字化。因此，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和標準各種類型檔案的規(guī)范，形成規(guī)范化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應建立在統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和體系規(guī)范之上，以防止檔案管理現(xiàn)代化的過程中出現(xiàn)不必要的混亂和無序，造成重復建設。某些部門過于強調(diào)部門利益，不重視檔案管理規(guī)范化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展和要求。因此，本項工作應當統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進。

4.2實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代管理科學是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理伎倆，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動效勞，發(fā)揮檔案應有的效益。檔案管理人員應有管理現(xiàn)代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4.3加快復合型人才的培養(yǎng)步伐

人才是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進，無法獲得稱心的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應當加強對檔案管理人員的崗位培訓，提高人員素質(zhì)，加強人才隊伍建設，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟、信息技術(shù)、檔案學等各方面的知識，以便更好地發(fā)展工作。對于有條件的單位，應中選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓機構(gòu)深造，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握相應的操作技能，推進檔案管理的現(xiàn)代化。同時，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的貢獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新開展奉獻更多的力量。

4.4加強管理，增加經(jīng)費投入

上級領(lǐng)導應當更加重視和關(guān)懷檔案管理的現(xiàn)代化工作，將其列入年度方案中，并列支必要的保障經(jīng)費；經(jīng)常性地聽取工作匯報，幫忙解決檔案管理中的實際疑難問題；激勵檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應以建設現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案室為抓手，購買和配