人力資源檔案管理制度V1.0-2015

資料小超市資料小超市/資料小超市電訊有限責(zé)任公司人力資源檔案管理制度V1.0

人力資源檔案管理制度目的將公司人力資源檔案管理工作制度化，規(guī)范化。維護(hù)人力資源檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于人力資源檔案材料的借閱和使用。適用范圍適用于公司各部門、分公司、辦事處。人力資源檔案范圍人力資源檔案包括以下七類：個(gè)人人事檔案在職、離職員工檔案勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、勞動(dòng)合同簽收記錄員工資質(zhì)證書(shū)培訓(xùn)檔案、薪酬檔案、考核檔案人力資源部收發(fā)文件其他人力資源相關(guān)檔案以上檔案可能以紙質(zhì)、電子版等形式存在，均屬于檔案管理范圍。人力資源檔案的歸檔人力資源所有檔案需統(tǒng)一存放在公司指定位置。歸檔時(shí)間新入職員工需在轉(zhuǎn)正前將人事檔案轉(zhuǎn)入公司；員工檔案、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等材料根據(jù)在職狀態(tài)分類整理，合并后隨時(shí)歸檔；員工資質(zhì)證書(shū)入職后或獲取后隨時(shí)歸檔；培訓(xùn)檔案、薪酬檔案、考核檔案，在檔案取得后隨時(shí)歸檔；人力資源部收發(fā)文在每次文件簽收后及時(shí)歸檔。歸檔要求歸檔前要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔；及時(shí)將新材料歸入檔案中，保持檔案完整性；歸檔的文件材料要齊全完整。其制成的材料應(yīng)利于長(zhǎng)久保存，對(duì)已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件按件裝訂，各種編號(hào)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，題名準(zhǔn)確，打印書(shū)寫(xiě)清晰工整；員工身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資質(zhì)證書(shū)、勞動(dòng)合同的電子掃描版需加印公司水印方為有效。登記制度員工資質(zhì)證書(shū)等檔案原件接收或歸還員工本人時(shí)應(yīng)在登記本上登記，并有員工本人簽字。人力資源檔案的借閱公司內(nèi)部人員因投標(biāo)、資質(zhì)申報(bào)、基金申報(bào)、員工管理等工作需要，需借閱人力資源檔案時(shí)，需在OA系統(tǒng)中提交借用申請(qǐng)，說(shuō)明用途，明確歸還日期，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借用；借閱、歸檔時(shí)辦理雙方要認(rèn)真檢查檔案的完整情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)面確定，并在第一時(shí)間上報(bào)雙方部門主管人員；嚴(yán)格按規(guī)定時(shí)間借閱，逾期未歸還者需續(xù)辦理借閱手續(xù)，并保證到期歸還；公司外部人員無(wú)權(quán)借閱公司人事檔案，因合作單位、客戶等需借用時(shí)，由公司內(nèi)部相關(guān)配合部門提出申請(qǐng)，并由申請(qǐng)人負(fù)責(zé)證書(shū)的安全使用；工作調(diào)離、離職時(shí)，需及時(shí)歸還借出檔案方可辦理調(diào)動(dòng)、離職手續(xù)；檔案工作人員要積極為借閱者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護(hù)管理工作，確保檔案的完整與安全。人事檔案安全性及保密性具有保密性質(zhì)的的人力資源檔案應(yīng)明確標(biāo)識(shí)密級(jí)，并嚴(yán)格按照公司信息安全管理制度進(jìn)行管理。檔案保管人、借閱人對(duì)檔案的完整性、保密性負(fù)責(zé)。相關(guān)人員要保證檔案完整、清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾勒、涂改、撕頁(yè)等。檔案保管者不得私自借出檔案，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，如有丟失、損壞，視檔案的損毀情況、重要程度、辦理難度、可能造成的法律風(fēng)險(xiǎn)等，給予檔案管理員或借用人100元以上罰款，并由責(zé)任人承擔(dān)補(bǔ)辦相關(guān)檔案的費(fèi)用，由此為公司帶來(lái)法律糾紛并造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)追究責(zé)任人，其主管負(fù)有連帶責(zé)任。檔案管理員及借閱人員要嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄露，違者視情節(jié)嚴(yán)重將給予經(jīng)濟(jì)處罰，必要時(shí)追究其法律責(zé)任。員工自行留存檔案復(fù)印件，并因公或因私對(duì)外使用的，公司可不予承認(rèn)，相關(guān)法律后果由本人承擔(dān)。檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲(chóng)蛀，防火、防水、防盜。電子版人力資源檔案需每月拷貝存檔，除薪酬文件外，由人力資源部助理統(tǒng)一保存，薪酬文件備份檔案由人力資源部總經(jīng)理保存。人力資源檔案保存期限、銷毀管理人事檔案：隨員工入、離職轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、員工檔案、員工資質(zhì)證書(shū)等與員工本人相關(guān)的檔案，在職人員相關(guān)檔案永久保存，離職人員相關(guān)檔案至少保存5年。培訓(xùn)檔案、薪酬檔案、考核檔案、收發(fā)文件及其它人力資源檔案，原則上永久保存，其中部分非重要內(nèi)容，經(jīng)人力資源部總經(jīng)理批準(zhǔn)后可予銷